Jak prawidłowo potrącić z wynagrodzenia pracownika alimenty i inne należności obowiązkowe

Dokonując potrąceń z wynagrodzenia pracownika, należy kierować się zasadami określonymi w przepisach kodeksu pracy. Wskazują one, w jaki sposób oraz w jakiej wysokości potrącać można poszczególne świadczenia. Z wynagrodzenia za pracę - po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych - podlegają potrąceniu tylko następujące należności:

● sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,

● sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne (tzw. potrącenia komornicze),

● zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,

● kary pieniężne nakładane na pracowników (art. 87 k.p.).

Inne należności mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie. Dodatkowo, wykaz świadczeń określonych w tym przepisie wskazuje jednocześnie hierarchię potrąceń, czyli kolejność ich dokonywania.

Zabierając pracownikowi część wynagrodzenia, należy przede wszystkim uwzględnić dopuszczalne granice potrąceń, czyli tzw. kwoty graniczne. Określają one wysokość, do jakiej można potrącać poszczególne świadczenia.

Kolejnym ograniczeniem jest kwota wolna od potrąceń - czyli wysokość wynagrodzenia, która jest gwarantowana pracownikowi. Pamiętajmy, że potrąceń dokonuje się z wynagrodzenia po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych (art. 87 par. 1 k.p.). Wysokość kwoty wolnej od potrąceń zależy od rodzaju dokonywanych potrąceń.

Kwota wolna od potrąceń nie obowiązuje przy dokonywaniu potrąceń świadczeń alimentacyjnych. Kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę w danym roku, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, składki zdrowotnej oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy jest wolna od potrąceń przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne. Dlatego też jedynym ograniczeniem przy dokonywaniu takich potrąceń będzie kwota graniczna. Jak wynika z art. 87 par. 3 k.p., w razie egzekucji świadczeń alimentacyjnych potrącenia mogą być dokonywane do wysokości trzech piątych wynagrodzenia.

Potrąceń dokonuje się z wynagrodzenia za pracę, jakie otrzymują pracownicy. Dlatego też, potrąceniom podlega zarówno wynagrodzenie zasadnicze wypłacane pracownikom, jak i jego dodatkowe składniki, do których pracownik ma prawo.

Inne świadczenia związane z pracą to między innymi odprawa rentowa lub emerytalna, różnego rodzaju dodatki do wynagrodzenia pracownika, a także nagroda jubileuszowa (wyrok z 17 lutego 2004 r., sygn. akt I PK 217/03, OSNP 2004/24/419).

Jak wynika z art. 87 par. 8 k.p., potrąceń należności z wynagrodzenia pracownika w miesiącu, w którym są wypłacane składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, dokonuje się od łącznej kwoty wynagrodzenia uwzględniającej te składniki wynagrodzenia.

Na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych podlegają egzekucji do pełnej wysokości:

● nagroda z zakładowego funduszu nagród (czyli nagrody jubileuszowe, nagrody za szczególne osiągnięcia w pracy)

● dodatkowe wynagrodzenie roczne oraz

● należności przysługujące pracownikowi z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej.

W przypadku wypłaty w tym samym miesiącu, obok wynagrodzenia za pracę, także świadczeń z innego tytułu prawnego (np. odprawy emerytalnej czy nagrody) zasady i warunki dokonywania potrąceń z tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż alimentacyjne mają zastosowanie do każdego z takich świadczeń osobno. Świadczenia te bowiem są względem siebie odrębne i przysługują z dwóch różnych tytułów prawnych. W świetle tego stanowiska należałoby zatem odrębnie ustalić wysokość netto wynagrodzenia za dany miesiąc i z tak obliczonej kwoty dokonać potrącenia w granicach ustawowych (do 1/2 lub 3/5 jego wysokości oraz jednocześnie - w razie konieczności - pozostawiając pracownikowi co najmniej wartość minimalnego wynagrodzenia). Następnie takich samych ustaleń dokonać wobec naliczonej nagrody jubileuszowej czy odprawy.

Egzekucja świadczeń alimentacyjnych	do wysokości 3/5 wynagrodzenia
Egzekucja innych należności lub potrącenia zaliczek pieniężnych	do wysokości 1/2 wynagrodzenia
Sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne oraz zaliczki pieniężne	łącznie do wysokości 1/2 wynagrodzenia
Świadczenia alimentacyjne oraz sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne oraz zaliczki pieniężne	łącznie do wysokości 3/5 wynagrodzenia

Tytuł potrącenia wskazuje nam kolejność ich dokonywania oraz granice potrącenia i gwarantowaną pracownikowi kwotę wolną od potrąceń. W pierwszej kolejności potrącamy zawsze świadczenia alimentacyjne, później inne świadczenia potrącane na mocy tytułów wykonawczych (np. potrącenia komornicze). W następnej kolejności zaliczki i kary.

Ustalając, ile pracodawca może faktycznie potrącić z wynagrodzenia swojego pracownika, stosujemy dwa kryteria. Po pierwsze ustalamy, ile można pracownikowi potrącić zgodnie z obowiązującymi granicami potrąceń, a po drugie, czy po takim potrąceniu pracownik otrzyma kwotę wolną od potrąceń. Potrącając świadczenia alimentacyjne, kierujemy się jedynie kwotą graniczną (do 3/5 wynagrodzenia), gdyż w przypadku takich potrąceń brak jest kwoty wolnej od potrąceń. Przy ustalaniu kwoty wolnej od potrąceń dla innych świadczeń należy uwzględnić tytuł potrącenia oraz wymiar czasu pracy, w jakim pracownik świadczy pracę. Kwota wolna od potrąceń w przypadku niepełnoetatowców powinna być pomniejszana proporcjonalnie do wymiaru etatu pracownika. Zgodnie bowiem z art. 87¹ par. 2 k.p., jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, kwoty wolne od potrąceń ulegają zmniejszeniu proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.

Gdy wiemy już, w jakich granicach i z jaką kwotą wolną od potrąceń mamy do czynienia, dokonujemy obliczeń. Potrącenia oblicza się z wynagrodzenia za pracę - po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Podstawą do odliczenia potrąceń będzie zatem kwota netto wynagrodzenia naszego pracownika. Kwota netto minimalnego wynagrodzenia za pracę będzie różna w zależności od formy rozliczenia, jaką wybiera pracownik. Wybór ten zależy od tego, czy pracownik jest zatrudniony tylko u jednego pracodawcy (złożył PIT-2 z podstawowymi kosztami uzyskania przychodu), czy u kilku (u drugiego pracodawcy korzysta z podstawowych kosztów uzyskania przychodów), jak również od tego, czy pracuje w miejscowości, w której mieszka, czy też dojeżdża do pracy.

Pracodawca z wynagrodzenia pracownika za grudzień ma dokonać następujących potrąceń: 500 zł - świadczenia alimentacyjne, 200 zł - potrącenia komornicze, 100 zł - zaliczka udzielona pracownikowi. Pracownik otrzymuje wynagrodzenie w wysokości 2250 zł brutto. Pracownik w grudniu otrzymał również nagrodę w wysokości 400 zł. W jaki sposób dokonać wymaganych potrąceń i ile pracownik musi otrzymać tytułem wynagrodzenia?

Chcąc obliczyć potrącenia z wynagrodzenia tego pracownika, musimy najpierw obliczyć kwotę jego wynagrodzenia netto. Najpierw obliczamy składki na ubezpieczenia społeczne od kwoty brutto wynagrodzenia za pracę pracownika, czyli od kwoty 2250 zł.

2250 zł × 9,76 proc. = 219,60 zł - składka na ubezpieczenie emerytalne,

2250 zł × 1,5 proc. = 33,75 zł - składka na ubezpieczenia rentowe,

2250 zł × 2,45 proc. = 55,13 zł - składka na ubezpieczenie chorobowe.

Razem (13,71 proc.) składki te wynoszą: 308,48 zł.

Obliczamy składkę na ubezpieczenie zdrowotne:

2250 zł - 308,48 zł = 1941,52 zł - podstawa składki na ubezpieczenie zdrowotne,

1941,52 zł × 9 proc. = 174,74 zł - składka na ubezpieczenie zdrowotne należna do ZUS,

1941,52 zł × 7,75 proc. = 150,47 zł - składka na ubezpieczenie zdrowotne podlegająca odliczeniu od zaliczki na podatek.

Obliczamy zaliczkę na podatek dochodowy dla pracownika, który złożył pracodawcy oświadczenie PIT-2 (z podstawowymi kosztami uzyskania przychodów - KUP):

1941,52 zł - 111,25 zł (KUP) = 1830,27 zł; po zaokrągleniu 1830 zł - podstawa opodatkowania,

(1830 zł × 18 proc.) - 46,33 zł = 283,07 zł - zaliczka na podatek dochodowy,

283,07 zł - 150,47 zł = 132,60 zł (po zaokrągleniu 133 zł) - zaliczka na podatek dochodowy należna do urzędu skarbowego.

2250 zł - (308,48 zł + 174,74 zł + 133 zł) = 1633,78 zł - kwota netto wynagrodzenia za pracę w grudniu 2011 r.

Nasz pracownik w grudniu ma zatem prawo do wynagrodzenia w wysokości 1633,78 zł oraz 400 zł nagrody. Przy dokonywaniu potrącenia z kilku tytułów musimy sprawdzić, jaka jest kwota graniczna dopuszczalnego potrącenia. Dla świadczeń alimentacyjnych oraz sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne oraz zaliczek pieniężnych ustanowiona została jedna łączna granica potrąceń, która wynosi 3/5 wynagrodzenia pracownika. Oznacza to zatem, że potrącenia, którymi obciążony jest nasz pracownik, nie mogą łącznie przekroczyć kwoty 3/5 x (1633,78 + 400 zł) = 1220,27 zł. To kwota wyższa niż gwarantowane minimalne wynagrodzenie za pracę, które w 2011 r. wynosi netto 1032,34 zł.

W pierwszej kolejności dokonujemy potrącenia świadczeń alimentacyjnych w wysokości 500 zł. Na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych nagroda pracownika podlega egzekucji w pełnej wysokości: 500 zł - 400 zł nagrody = 100 zł tytułem świadczeń alimentacyjnych do potrącenia z wynagrodzenia pracownika.

1633,78 zł - 100 zł świadczenia alimentacyjne = 1533,78 zł wynagrodzenia

Następnie potrącimy tytuł komorniczy w wysokości 200 zł.

1533,78 zł - 200 zł świadczenia komornicze = 1333,78 zł wynagrodzenia.

Ostatnie potrącenie dotyczy zaliczki udzielonej pracownikowi i wynosi 100 zł. Przy dokonywaniu tego potrącania pamiętamy, że pracownikowi nie może pozostać z wynagrodzenia kwota niższa niż 1220,27 zł - tyle bowiem wynosi granica wszystkich dokonanych potrąceń.

1333,78 zł - 100 zł zaliczki = 1233,78 zł - tyle pracownik otrzyma tytułem wynagrodzenia po dokonaniu wszystkich potrąceń.

@RY1@i02/2011/247/i02.2011.247.217000300.802.jpg@RY2@

Magdalena Kasprzak, ekspert z zakresu prawa pracy

Magdalena Kasprzak

ekspert z zakresu prawa pracy

Art. 87, art. 87¹, art. 88 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).