Jak rozliczyć pracownicę za miesiąc, w którym chorowała i przeszła na urlop wychowawczy

Za październik pracownicy przysługuje wynagrodzenie chorobowe za 3 dni niezdolności do pracy oraz wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca, a także dodatek stażowy odpowiednio zmniejszony ze względu na trwający przez część miesiąca urlop wychowawczy. Część dodatku przysługująca za okres choroby nie będzie podlegała oskładkowaniu. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu urlopu wychowawczego należy ustalić w wysokości proporcjonalnej do okresu podlegania ubezpieczeniom z racji urlopu.

Wynagrodzenie chorobowe

Z tytułu niezdolności pracownika do pracy, spowodowanej chorobą, przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe płatne ze środków pracodawcy, na podstawie art. 92 kodeksu pracy.

Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Wyznaczając podstawę zasiłkową, należy brać pod uwagę wynagrodzenie rozumiane jako przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz chorobowe, finansowanych ze środków pracownika. Ta część wynagrodzenia odpowiada łącznie kwocie w wysokości 13,71 proc. Ustalając podstawę wynagrodzenia chorobowego, trzeba pominąć m.in. te składniki płacowe, które przysługują - zgodnie z wewnętrznymi przepisami płacowymi - za okresy pobierania danego rodzaju świadczeń, np. wynagrodzenia bądź zasiłku chorobowego. Z tego względu dodatek stażowy nie powiększy podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego należnego za październik. W celu obliczenia tego wynagrodzenia trzeba wykonać następujące kroki:

- wyznaczamy podstawę wymiaru; w tym celu wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy poprzedzających miesiąc zachorowania trzeba podzielić przez 12, aby uzyskać średnie miesięczne wynagrodzenie;

- od tak ustalonej podstawy odliczamy część składkową 13,71 proc.;

- dzielimy podstawę wymiaru przez 30;

- ustalamy 80 proc. dniówki;

- mnożymy obniżoną dniówkę przez liczbę dni choroby wynikającą z zaświadczenia lekarskiego.

Jeżeli wynagrodzenie pracownika to stała stawka miesięczna, nie ma potrzeby ustalania średniej płacy. Wystarczy przyjąć kwotę z umowy o pracę i pomniejszyć ją o 13,71 proc.

Wynagrodzenie chorobowe nie podlega składkom na ubezpieczenia społeczne, ale stanowi podstawę naliczenia składki zdrowotnej. Jest to przychód ze stosunku pracy, a więc obciążony jest zaliczką na podatek dochodowy.

Za czas pracy

Jeżeli pracownik w jednym miesiącu chorował, za co otrzymał wynagrodzenie chorobowe, a także był nieobecny w pracy z innej przyczyny i ta absencja jest niepłatna (jak np. urlop wychowawczy), to przy obliczaniu wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, należy zastosować równocześnie dwie reguły wynikające z par. 11 i par. 12 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. z sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy. Oznacza to wykonanie następujących działań:

- dzielimy stałą stawkę zasadniczą przez 30, mnożymy dniówkę przez liczbę dni z zaświadczenia lekarskiego;

- dzielimy stałą stawkę zasadniczą przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu, mnożymy otrzymaną kwotę przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy z powodu np. urlopu wychowawczego;

- odejmujemy od stałej stawki wynagrodzenia zasadniczego sumę kwot uzyskanych podczas poprzednich dwóch obliczeń.

Wynagrodzenie za pracę stanowi podstawę wymiaru składek ubezpieczeniowych oraz podstawę do opodatkowania.

Dodatek stażowy

W rozpatrywanym przypadku, zgodnie z układem zbiorowym pracy, dodatek stażowy przysługuje nie tylko za okres wykonywania pracy, ale także za okresy nieobecności pracownika w pracy, z tytułu których pobierane są zasiłki z ubezpieczenia społecznego lub wynagrodzenie chorobowe. Dodatek nie przysługuje zaś za czas trwania urlopu wychowawczego. Wynika z tego, że dodatek za październik należy odpowiednio pomniejszyć tylko za czas urlopu wychowawczego.

Dodatek stażowy podlega zarówno opodatkowaniu podatkiem dochodowym, jak i oskładkowaniu. Jednak trzeba zwrócić uwagę, że zwolniona ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne jest ta część dodatku jako składnika wynagrodzenia, która przysługuje za czas pobierania świadczenia chorobowego na podstawie układu zbiorowego pracy i została wypłacona za okres choroby. Aby wyznaczyć taką część dodatku bez składek, należy:

- podzielić kwotę dodatku przez liczbę dni kalendarzowych miesiąca i wynik pomnożyć przez liczbę dni choroby;

- od kwoty dodatku odjąć powyższy wynik.

Pozostała część dodatku, przysługująca za okres pracy, wchodzi do podstawy składkowej.

Urlop wychowawczy

Przebywanie na urlopie wychowawczym stanowi tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych oraz zdrowotnego, o ile pracownik nie ma innego tytułu rodzącego obowiązek w tych ubezpieczeniach i nie ma ustalonego prawa do emerytury/renty. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe u tych osób stanowi kwota 60 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale, ale nie może być wyższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy. W przypadku gdy pracownik rozpoczął/zakończył urlop wychowawczy w trakcie danego miesiąca, podstawę wymiaru składek emerytalnej i rentowej obniża się proporcjonalnie, w następujący sposób:

- ustaloną podstawę dzieli się przez liczbę dni kalendarzowych danego miesiąca;

- wynik mnoży się przez liczbę dni, w których dana osoba była ubezpieczona z tytułu urlopu wychowawczego.

Podstawę wymiaru składki zdrowotnej z tytułu urlopu wychowawczego stanowi kwota świadczenia pielęgnacyjnego.

Kartoteka płacowa

	1 - 3 października	4 - 21 października	22 - 31 października
Rodzaj należności	wynagrodzenie chorobowe oraz dodatek stażowy	wynagrodzenie zasadnicze za przepracowaną część miesiąca oraz dodatek stażowy	urlop wychowawczy (brak świadczeń ze stosunku pracy)

Katalog świadczeń pracownika

Wynagrodzenie zasadnicze za przepracowaną część miesiąca	Krok 1. 4285 zł : 30 = 142,83 zł; 142,83 zł x 3 dni choroby = 428,49 zł Krok 2. 4285 zł : 184 godz. (wymiar godzin w październiku)= 23,29 zł x 64 godz. (liczba godzin urlopu wychowawczego w okresie od 22 do 31 października) = 1490,56 zł Krok 3. 4285 zł - (428,49 zł + 1490,56 zł) = 2365,95 zł
Dodatek stażowy (pomniejszamy podobnie jak wynagrodzenie zasadnicze za okres urlopu wychowawczego)	300 zł : 184 godz. (wymiar pracy w październiku) = 1,63 zł x 64 godz. = 104,32 zł; 300 zł - 104,32 zł = 195,68 zł
Wynagrodzenie chorobowe	Krok 1. 4285 zł - 13,71 proc. = 3697,53 zł (podstawa wymiaru tylko z płacy zasadniczej) Krok 2. 3697,53 zł : 30 = 123,25 zł Krok 3. 123,25 zł x 80 proc. = 98,60 zł Krok 4. 98,60 zł x 3 dni = 295,80 zł

Lista płac za październik 2012 roku (podwyższone koszty uzyskania przychodów, prawo do ulgi podatkowej)

Przychód	2857,43 zł	2365,95 zł + 195,68 zł + 295,80 zł
Składki na ubezpieczenia społeczne	347,36 zł	podstawa wymiaru - 2533,67 zł; 2365,95 zł + 167,72 zł (dodatek stażowy 195,68 zł : 21 dni kalendarzowych, za które przysługuje w październiku = 9,32 zł x 3 dni choroby = 27,96 zł; 195,68 zł - 27,96 zł = 167,72 zł) składka emerytalna - 2533,67 zł x 9,76 proc. = 247,29 zł składka rentowa - 2533,67 zł x 1,5 proc. = 38 zł składka chorobowa - 2533,67 zł x 2,45 proc. = 62,07 zł suma składek - 347,36 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne - odliczana od podatku - przekazywana do ZUS	192,36 zł 223,39 zł	podstawa wymiaru - 2482,11 zł (2533,67 zł po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne - 347,36 zł i po dodaniu wynagrodzenia chorobowego 295,80 zł) 2482,11 zł x 7,75 proc. = 192,36zł 2482,11 zł x 9 proc. = 223,39 zł
Zaliczka na podatek dochodowy	188 zł	podstawa opodatkowania - 2371,01 zł; po zaokrągleniu - 2371 zł [2857,43 zł (przychód) - 139,06 zł (koszty uzyskania przychodów) - 347,36 zł (składki na ubezpieczenia społeczne)] - zaliczka do US, po zaokrągleniu 188 zł [(2371 zł x 18 proc.) - 46,33 zł (ulga podatkowa) - 192,36 zł (składka zdrowotna)]
Kwota do wypłaty	2098,68 zł	2857,43 zł - 347,36 zł (składki na ubezpieczenia społeczne) - 223,39 zł (składka zdrowotna do ZUS) - 188 zł (zaliczka na podatek)

Ustalenie podstawy wymiaru składki emerytalnej i rentowej za październik z tytułu urlopu wychowawczego

4585 zł (4285 zł + 300 zł - przy założeniu, że dodatek zawsze był oskładkowany w całości)	2098,09 zł	2098,09 zł : 31 dni x 10 dni = 676,80 zł (wynagrodzenie faktyczne pracownicy jest wyższe niż maksymalna podstawa wymiaru dla osób przebywających na urlopach wychowawczych, w okresie wrzesień - listopad br., zatem podstawę stanowi kwota limitu obniżona proporcjonalnie do okresu podlegania ubezpieczeniom z tego tytułu w październiku)	520 zł

 

Zasady obowiązujące przy dokonywaniu wyliczeń

● Najpierw ustalamy kwotę wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca z uwzględnieniem okoliczności, w których pracownicy za część miesiąca przysługuje wynagrodzenie chorobowe (za część obejmującą urlop wychowawczy wynagrodzenie nie przysługuje).

● Ustalamy wysokość dodatku stażowego, który nie przysługuje za okres urlopu wychowawczego; przysługuje natomiast za okres choroby.

● Obliczamy wynagrodzenie chorobowe z podstawy wymiaru, którą stanowi tylko płaca zasadnicza, bez dodatku stażowego; dodatek bowiem nie jest redukowany za okresy choroby opłacane wynagrodzeniem chorobowym.

● Dla potrzeb ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne wyliczamy część dodatku stażowego zwolnioną ze składek, a przysługującą za okres choroby.

● Ustalamy faktyczne wynagrodzenie pracownicy z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu wychowawczego i porównujemy z kwotą 60 proc. miesięcznego średniego wynagrodzenia za ostatni kwartał podanego przez GUS; podstawę wymiaru składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za październik z tytułu urlopu wychowawczego stanowi kwota limitu ustalona proporcjonalnie do okresu podlegania ubezpieczeniom z tego tytułu.

@RY1@i02/2012/198/i02.2012.198.21700090q.101.jpg@RY2@

Izabela Nowacka, ekspert ds. wynagrodzeń

Izabela Nowacka

ekspert ds. wynagrodzeń

Podstawa prawna

Art. 92 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Art. 6 ust. 1 pkt 19, art. 9 ust. 6, art. 18 ust. 2, ust. 5b, ust. 14 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Art. 81 ust. 5, ust. 8 pkt 10 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 z późn. zm.).

Art. 36 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 77, poz. 512 z późn. zm.).

Art. 12 ust. 1, art. 32 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.)

Par. 11 i 12 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. z sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 z późn. zm.).

Par. 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).