Jak rozliczać prowizje przedstawicieli handlowych

Realizowana poprzez sieci przedstawicieli sprzedaż bezpośrednia rozwija się dynamicznie. Ten rok dla sprzedawców odwiedzających klientów w domach i miejscu pracy, jak wskazują szacunki branżowego pisma "Network Magazine", ma być szczególny - wielkość obrotów przechodzących poprzez ten kanał dystrybucji ma przekroczyć 3 mld zł, a liczba przedstawicieli - 1 milion.

W ostatnich latach znacznie poszerzył się asortyment. O przychylność konsumentów walczą dziesiątki, jeśli nie setki firm oferujących ubezpieczenia, telefony komórkowe, bardziej wyszukane produkty spożywcze, artykuły gospodarstwa domowego, kursy językowe, a nawet usługi ubiegania się o odszkodowanie, odzyskiwania przeterminowanych należności czy porady prawne.

Nadal piętą achillesową branży pozostaje skomplikowany i wymagający sporego nakładu pracy system prowizji. Firmy zatrudniają nierzadko po kilkanaście tysięcy przedstawicieli handlowych, działają na całym świecie, realizując setki drobnych zamówień dziennie, a ich obroty, z uwagi na stosowane w branży niskie, na granicy opłacalności marże, muszą być wysokie. Angażuje to pracę zarówno działu sprzedaży, księgowości, kontrolingu, jak i dystrybucji. Bez przeznaczonych specjalnie do obsługi systemów sprzedaży bezpośredniej zaawansowanych aplikacji informatycznych prowadzona jeszcze do niedawna tradycyjną metodą przy użyciu prostych arkuszy kalkulacyjnych obsługa łańcucha dystrybucji staje się niemożliwa. - Działom księgowości i kontrolingu podsumowanie pracy 1500 reprezentantów zajmuje średnio 48 godzin miesięcznie - mówi Piotr Bugała, kierownik działu baz danych i Business Intelligence z NetLine Group. - Zaawansowana aplikacja informatyczna tę samą pracę wykonuje w 15 minut.

Siła motywacji

Zarządzanie sprzedażą poprzez sieci w różnym stopniu związanych z firmą przedstawicieli handlowych jest procesem skomplikowanym. Aplikacja informatyczna służąca do rozliczania prowizji handlowych powinna zatem kontrolować na bieżąco nie tylko przepływy finansowe, lecz także wielu drobnych procesów, które zachodzą rzadko albo nawet w ogóle podczas tradycyjnej dystrybucji.

Podstawowym zadaniem systemu informatycznego jest zapewnienie harmonijnej współpracy między pionami sprzedaży, realizacji zamówień, dystrybucji i księgowości. Procesy uruchamiane przez poszczególne normalnie stosunkowo luźno związane ze sobą działy w tym przypadku muszą być bardzo ze sobą skorelowane. Aplikacja powinna zatem rejestrować cały proces handlowy, począwszy od spotkania przedstawiciela z klientem, po zlecenie kupna produktu, wystawienie rachunku i dostarczenie artykułu pod wskazany adres.

Kluczowym jednak, decydującym zazwyczaj o powodzeniu i rozwoju sieci sprzedaży elementem jest rozliczanie przedstawicieli handlowych, które także na bieżąco powinno być monitorowane przez system informatyczny. - Najpopularniejszym modelem jest pensja prowizyjna połączona z elastycznym systemem motywacyjnym - twierdzi Piotr Bugała. - Grafik opłat musi zatem jednocześnie zapewniać odpowiedni zysk firmie, ale także skłaniać do rozwoju przedstawicieli handlowych, tak aby powiększali zarówno wielkość sprzedaży własnej, jak i sieć przynoszących firmie dodatkowe korzyści przedstawicieli handlowych na niższym poziomie.

Wysokość prowizji powinna być uzależniona zarówno od obrotów, osiąganych wyników finansowych, jak i liczby stałych i nowych klientów, jak również nowych pozyskanych do współpracy osób. Na każdym poziomie muszą być ustawione odpowiednie premie i rabaty. Trzeba pamiętać, że zysk nie zawsze związany jest z bieżącym wydarzeniem. Prowizja natomiast powinna być wypłacona sprzedawcy od razu, w przeciwnym razie straci swoją motywującą moc.

Z uwagi na uzależniony od wielu niedających się przewidzieć czynników proces sprzedaży ważnym elementem aplikacji powinna być również możliwość bieżącej korekty wysokości wypłacanej przedstawicielom premii, prowizji, rabatów oraz optymalizacji planów motywacyjnych. - Zarządzający łańcuchem dystrybucji program powinien zatem dawać maksymalnie pełny obraz wszystkich przebiegających w przedsiębiorstwie procesów - mówi Bugała.

Analiza potrzeb

Przed implementacją programu konieczne jest przeprowadzenie trwającego nawet kilka tygodni przygotowania przedsiębiorstwa. W wyniku analizy firma informatyczna powinna przedstawić projekt nowej architektury systemu, która uwzględni konieczne do sprawnego zarządzania sprzedażą funkcjonalności.

Bardzo istotne jest aby nowa architektura systemu była maksymalnie elastyczna. - Motywujące składniki wynagrodzenia muszą być na przykład cały czas modyfikowane, inaczej tracą na atrakcyjności, a firma traci handlowców, którzy rzadko przywiązani są do konkretnej organizacji - mówi Piotr Bugała.

@RY1@i02/2012/095/i02.2012.095.13000050i.802.jpg@RY2@

Sprzedaż bezpośrednia w liczbach

Aleksandra Kozicka-Puch

mf dgp@infor.pl