Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop

Na podstawie art. 173 kodeksu pracy zarządza się, co następuje:

Jeżeli okresy nieobecności w pracy wymienione w art. 155² § 1 kodeksu pracy obejmują części miesięcy kalendarzowych, przy proporcjonalnym obniżeniu wymiaru urlopu wypoczynkowego, zgodnie z art. 155² § 2 kodeksu pracy, za miesiąc uważa się łącznie 30 dni.

●Przepis ten uściśla sposób ustalania proporcjonalnego urlopu wypoczynkowego po powrocie zatrudnionego do pracy w trakcie roku kalendarzowego po trwającej co najmniej miesiąc i zaczętej w tym roku kalendarzowym jednej z następujących nieobecności:

- urlop bezpłatny,

- odbywanie zasadniczej służby wojskowej lub jej formy zastępczej, okresowej służby wojskowej, przeszkolenia wojskowego albo ćwiczeń wojskowych,

- tymczasowe aresztowanie,

- kara pozbawienia wolności,

- nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy.

W takiej sytuacji osobie stawiającej się do pracy przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze obniżonym o 1/12 za każdy miesiąc takiej absencji (art. 155² par. 2 k.p.). Chodzi o pracownika wracającego do zakładu po nabyciu prawa do urlopu wypoczynkowego za dany rok kalendarzowy (1 stycznia pozostawał w zatrudnieniu).

W praktyce nieobecności obejmujące równo miesiąc bądź jego wielokrotność rzadko się zdarzają. Dlatego komentowany przepis podpowiada, co zrobić ze wskazanymi okresami niewykonywania pracy wykraczającymi poza pełny miesiąc kalendarzowy. Te wystające dni sumujemy, choćby były różnego rodzaju (np. urlop bezpłatny i kara pozbawienia wolności), a za miesiąc uważamy, gdy łącznie dają 30 dni. [przykład 1]

●Przypomnijmy, że z katalogu okresów niewykonywania pracy powodujących obniżenie wymiaru urlopu wypoczynkowego zgodnie z art. 155² par. 2 k.p. został wykreślony od 1 października 2013 r. urlop wychowawczy (na mocy ustawy z 26 lipca 2013 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy; Dz.U. poz. 1028). Oznacza to, że z powodu urlopu wychowawczego rozpoczętego w ciągu roku kalendarzowego po powrocie do pracy nie zmniejszamy puli wypoczynku za ten rok. [przykład 2]

Jednak wciąż ponadmiesięczny urlop wychowawczy zaczęty przed danym rokiem kalendarzowym i przeciągający się na ten rok skutkuje koniecznością ustalenia proporcjonalnego urlopu wypoczynkowego zatrudnionemu wracającemu do dotychczasowego szefa w danym roku kalendarzowym. W tej sytuacji przysługuje urlop wypoczynkowy proporcjonalny do okresu pozostałego do końca:

- danego roku kalendarzowego - gdy pracownik jest zatrudniony na stałe,

- zatrudnienia terminowego - jeżeli został on zaangażowany na czas krótszy niż do końca roku kalendarzowego (art. 155² par. 1 w związku z art. 155¹ par. 1 pkt 2 k.p.). [przykład 2]

Wymiar proporcjonalnego urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył u danego pracodawcy prawo do urlopu wypoczynkowego w wyższym wymiarze, ustala się uwzględniając wyższy wymiar tego urlopu.

●Przepis daje wskazówki, jak określać proporcjonalny urlop wypoczynkowy w roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał prawo do urlopu w wyższym wymiarze. Proporcję układamy wówczas z uwzględnieniem tego wyższego wymiaru.

Dotyczy to np. pracownika, który nabył podczas zatrudnienia prawo do urlopu uzupełniającego wskutek upływu okresu zatrudnienia (osiągnięcie 10. roku zatrudnienia uprawniającego do 26 dni roboczych urlopu w roku kalendarzowym) bądź zaliczenia na poczet wymiaru urlopowego okresu odpowiedniej nauki ukończonej podczas stosunku pracy (art. 154 par. 1 pkt 2 i art. 154¹ k.p.). [tabela 1, przykłady 3 i 4]

●Komentowany przepis odnosi się również do zatrudnionego, który w trakcie roku kalendarzowego uzyskał prawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego. [przykład 5]

W okolicznościach uzasadniających przesunięcie urlopu na inny termin niż określony w planie urlopów lub ustalony po porozumieniu z pracownikiem, pracodawca udziela pracownikowi niewykorzystanego urlopu w terminie z nim uzgodnionym.

●Zakład udziela urlopów zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala, kierując się wnioskami pracowników i koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy. Nie obejmuje w nim urlopu na żądanie w wymiarze 4 dni roboczych rocznie; ten nie podlega planowaniu. Pracodawca nie ustala planu urlopu, jeśli nie funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa, a gdy takowa działa - po uzyskaniu jej zgody. W tych okolicznościach szef planuje termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem, stosując te same kryteria co przy tworzeniu planu urlopów (wnioski zainteresowanych i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy).

●Zaplanowany we wskazany sposób termin urlopu ulega obowiązkowemu przesunięciu z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność zatrudnionego w pracy, w szczególności z powodu:

- czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,

- odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

- powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,

- urlopu macierzyńskiego (art. 165 k.p.).

Przesunięcie terminu urlopu jest również możliwe na wniosek pracownika uzasadniony ważnymi motywami oraz ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy, jeżeli absencja danej osoby spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy (art. 164 k.p.).

Z kolei do przesunięcia części trwającego urlopu wypoczynkowego dochodzi w razie:

- czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,

- odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

- powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,

- urlopu macierzyńskiego (art. 166 k.p.).

●W okolicznościach kiedy doszło do przesunięcia na później urlopu wypoczynkowego, pracodawca ma obowiązek udzielić go w terminie uzgodnionym z pracownikiem. Strony stosują w tym wypadku kryteria obowiązujące przy planowaniu urlopu w planie urlopów bądź po porozumieniu z zatrudnionym, a więc: wnioski pracownika i konieczność zapewnienia normalnego toku funkcjonowania zakładu. Mają też swobodę w wyborze daty odbioru przesuniętego urlopu, ale powinny zmieścić się w terminach narzuconych przez art. 168 k.p., czyli najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.

W praktyce uzgodnienie terminu wykorzystania przesuniętego wypoczynku odbywa się najczęściej na wniosek podwładnego i jego akceptację przez przełożonego. Jedno jest pewne - samo złożenie wniosku w tej sytuacji przez pracownika nie uprawnia go do rozpoczęcia urlopu wypoczynkowego w dacie podanej we wniosku, jeżeli szef go nie zaakceptował. Nawet jeśli podany we wniosku termin rozpoczęcia wypoczynku wynika z planu urlopów. Stanowisko to potwierdza liczne orzecznictwo. I tak pracownik musi złożyć wniosek urlopowy, a szef musi go zaakceptować, jeżeli:

- podany we wniosku termin rozpoczęcia urlopu wynika z planu urlopów (m.in. wyrok Sądu Najwyższego z 5 września 1979 r., sygn. akt I PRN 82/72; Mon.Pr. 1997/7/2),

- w firmie nie ma planu urlopów (orzeczenie SN z 13 maja 1998 r., sygn. akt I PKN 99/98; OSNAP 1999/10/331),

- z powodu długiej absencji zatrudniony nie został ujęty w planie urlopów (wyrok SN z 10 listopada 1998 r., sygn. akt I PKN 364/98; OSNAPiUS 1999/24/788),

- zakład naruszył obowiązek udzielenia wypoczynku do 30 września kolejnego roku kalendarzowego (orzeczenie SN z 5 grudnia 2000 r., sygn. akt I PKN 121/2000; OSNAPiUS 2002/15/353),

- podwładny zgłosił wniosek o urlop w terminie nieprzewidzianym przez plan urlopów; konieczna jest zgoda zatrudniającego (wyrok SN z 15 marca 2001 r., sygn. akt I PKN 306/2000; OSNAPiUS 2002/24/591).

Nie dotyczy to wniosku pracownicy o przyznanie urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po podstawowym urlopie macierzyńskim/na warunkach macierzyńskiego lub dodatkowym urlopie macierzyńskim/na warunkach macierzyńskiego albo po urlopie rodzicielskim. Wtedy pracodawca ma obowiązek dać przyzwolenie na urlop w żądanym terminie. Odnosi się to również do pracownika ojca wychowującego dziecko (art. 163 par. 3 w zw. z art. 182¹ par. 7, art. 182^1a par. 6, art. 182³ par. 3, art. 183 par. 1 i 4 k.p.).

Wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego, zwane dalej "wynagrodzeniem urlopowym", ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniem:

1) jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,

2) wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,

3) gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,

4) wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

5) ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,

6) dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,

7) wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

7a) kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,

8) nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,

9) odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,

10) wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy

- stosując zasady określone w par. 7-11.

●Za urlop wypoczynkowy zatrudnionemu przysługuje takie wynagrodzenie, jakie by uzyskał, gdyby podczas niego pracował (art. 172 k.p.). Z tej podstawowej reguły obliczania płacy urlopowej wynikają cztery ważne wnioski co do uwzględniania w niej składników pensji:

- pomijamy elementy wynagrodzenia, jakie pracownik otrzymał podczas poprzedniego stosunku nawiązanego z innym zakładem pracy, choćby zakończonego bezpośrednio przed aktualnym zatrudnieniem;

- przyjmujemy tylko składniki otrzymane od obecnego pracodawcy w ramach trwającej umowy o pracę. Jeśli wcześniej strony łączył angaż, wykluczamy wynagrodzenie uzyskane z jego tytułu;

- gdy podwładny pracuje na dwóch umowach o pracę, wynagrodzenie urlopowe ustalamy odrębnie dla każdego stosunku pracy - niezależnie od tego, czy w grę wchodzi pojedynczy pracodawca, czy dwóch (uchwała SN z 12 września 1979 r.; sygn. akt I PZP 33/79; OSNCP 1980/2/20);

- gdy w momencie przebywania podwładnego na wypoczynku dany składnik płacowy już mu nie przysługuje, nie uwzględniamy go przy rachowaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Dotyczy to również sytuacji, gdy ta osoba zaprzestała pobierania danego składnika przed rozpoczęciem wypoczynku. [tabela 3]

●W wynagrodzeniu urlopowym uwzględniamy wszystkie wynagrodzenia i inne świadczenia ze stosunku pracy, za wyjątkiem wyliczonych w komentowanym przepisie. Poniżej opisujemy najciekawsze wyłączenia.

Zwrot zatrudnionemu kosztów pracy

W wynagrodzeniu urlopowym uwzględniamy też "inne świadczenia ze stosunku pracy" niż wynagrodzenie (par. 6 rozporządzenia). Problem w tym, że prawo pracy nie definiuje tego pojęcia. Wedle słownikowego znaczenia świadczenie skutkuje przysporzeniem korzyści zatrudnionemu. Nie ma o tym mowy, jeśli pracownikowi oddajemy zgodnie z przepisami koszty:

- wykorzystywania prywatnego auta do celów służbowych,

- z tytułu diet i innych należności za podróż służbową,

- przeniesienia służbowego,

- używania na potrzeby firmy narzędzi, sprzętu i materiałów będących własnością podwładnego.

Wymienione wypłaty nie stanowią świadczeń ze stosunku pracy i dlatego nie uwzględniamy ich w wynagrodzeniu i ekwiwalencie za urlop wypoczynkowy.

Jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie

Dotyczy to głównie nagród, czyli uznaniowych wypłat uzależnionych od swobody pracodawcy, których warunków uzyskania zwykle nie określają wewnątrzzakładowe przepisy. Nie wliczamy ich do płacy i ekwiwalentu za urlop, nawet jeśli zostały nazwane premiami uznaniowymi (wyrok SN z 20 lipca 2000 r., sygn. akt I PKN 17/00; OSNAPiUS 2002/3/77). Jednak klasyczne premie włączamy do wynagrodzenia urlopowego.

Za jednorazowe i nieperiodyczne wypłaty nie można uznać wynagrodzenia i dodatków za godziny nadliczbowe. W wynagrodzeniu za czas urlopu uwzględnia się także wynagrodzenie pracownika za pracę w godzinach nadliczbowych, chociażby była ona wykonywana na rzecz innego przedsiębiorstwa, do którego zakład skierował pracownika, i przez to przedsiębiorstwo opłacana na podstawie umowy-zlecenia z zakładem pracy (uchwała SN z 10 sierpnia 1976 r., sygn. akt I PZP 39/76; OSNCP 1977/2/24).

Płaca i ekwiwalent za urlop

W pensji urlopowej nie uwzględniamy też wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy. To naturalna konsekwencja zasady, że za urlop wypoczynkowy należy się taka płaca, jaką zatrudniony otrzymałby wtedy za pracę. Faktycznie chodzi tu o wyłączanie z podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy zmiennego wynagrodzenia za urlop wypłaconego w ciągu 3 lub do 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia wypoczynku. Przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy nie bierzemy pod uwagę ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Ekwiwalent ma bowiem charakter jednorazowy, a ponadto nie stanowi równoważnika pracy.

Wynagrodzenie chorobowe

Z wynagrodzenia urlopowego wykluczamy wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną. Ich wliczanie kłóciłoby się z generalnym kanonem, że pensja za urlop ma odzwierciedlać należność za pracę. Oczywiste jest również, że w wynagrodzeniu urlopowym nie uwzględniamy zasiłków: chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, wyrównawczego i świadczenia rehabilitacyjnego. Te zasiłki i świadczenie rehabilitacyjne nie stanowią bowiem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, lecz przysługują z ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego.

Pieniężne odprawy

W pensji urlopowej nie uwzględniamy należności stanowiących rekompensatę za samą utratę posady, czyli odpraw: emerytalnych lub rentowych albo innych. Te inne odprawy to np.:

- z racji zwolnienia z pracy z przyczyn niedotyczących pracowników w wysokości miesięcznego, dwumiesięcznego albo trzymiesięcznego wynagrodzenia w zależności od stażu zatrudnienia w zwalniającym podmiocie (art. 8 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, Dz.U. nr 90, poz. 844 ze zm.),

- dla powołanego do zasadniczej służby wojskowej (art. 125 ustawy z 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony RP, Dz.U. z 2004 r. nr 241, poz. 2416 ze zm.),

- dla wójta, burmistrza, prezydenta miasta, starosty, wicestarosty, członka zarządu powiatu, marszałka, wicemarszałka i członka zarządu województwa za rozwiązanie stosunku pracy w chwili upływu kadencji na poziomie trzymiesięcznego wynagrodzenia (art. 40 ustawy z 21 listopada 2008 o pracownikach samorządowych, Dz.U. nr 223, poz. 1458 ze zm.).

Świadczenia pieniężne

Niektórzy pracownicy sfery budżetowej zatrudnieni na podstawie mianowania, którzy zostali zwolnieni z pracy z przyczyn organizacyjnych, dostają świadczenie pieniężne finansowane z budżetu państwa - przez czas między ustaniem zatrudnienia a podjęciem kolejnego bądź otworzeniem działalności gospodarczej, ale nie dłużej niż przez sześć miesięcy. Świadczenie pieniężne przysługuje m.in.:

- mianowanemu pracownikowi samorządowemu, z którym stosunek pracy został rozwiązany za wypowiedzeniem z powodu: likwidacji czy reorganizacji urzędu albo niezawinionej utarty uprawnień do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku w razie niemożliwości powierzenia mu innego etatu - tylko do końca 2011 roku, gdyż 1 stycznia 2012 r. stosunki pracy nawiązane na podstawie mianowania przekształcają się z mocy prawa w bezterminowe umowy o pracę (art. 55 ust. 2 i art. 54 ustawy o pracownikach samorządowych),

- urzędnikowi państwowemu mianowanemu, który dostał wypowiedzenie w związku z likwidacją lub jego reorganizacją, gdy nie było możliwe jego przeniesienie na inne stanowisko w tym samym urzędzie (art. 13 ust. 1 pkt 2 i art. 131 ustawy z 16 września 1982 o pracownikach urzędów państwowych, t.j. Dz.U. z 2001 r. nr 86, poz. 953 ze zm.),

- urzędnikowi służby cywilnej, który stracił posadę ze względu na likwidację urzędu, jeżeli nie dało się go przesunąć do innego urzędu w tej samej albo innej miejscowości (art. 73 i art. 71 ust. 1 pkt 4 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej; Dz.U. nr 227, poz. 1505 ze zm.).

Świadczenia pieniężnego nie uwzględniamy przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, ponieważ należy się ono już po zerwaniu współpracy przez strony. Nawet jeśli pracownik korzystałby z urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po zakończeniu pobierania świadczenia pieniężnego, robiłby to już w ramach nowego angażu pracowniczego. A do pensji urlopowej wliczamy wyłącznie składniki otrzymywane z tytułu trwającego stosunku pracy.

Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu.

●Składniki płacowe i inne świadczenia (z wyjątkiem wyliczonych w par. 6 niniejszego rozporządzenia) dzielimy na trzy grupy, z których każdą inaczej uwzględniamy w pensji urlopowej.

Składniki wynagrodzenia w stałej stawce miesięcznej to takie, o których z góry wiemy, jaka stała kwota przysługuje pracownikowi w skali miesiąca. Określamy je dwojako:

- stałą kwotą miesięczną, np. 2300 zł brutto miesięcznie,

- jednakowym procentem od podstawy wymiaru w stałej stawce miesięcznej, np. miesięczna premia w wysokości 20 proc. stawki zasadniczej wynoszącej 2400 zł brutto miesięcznie.

Bez znaczenia jest nazwa danego składnika: wynagrodzenie zasadnicze, miesięczna premia czy dodatek, byleby został określony na jeden z podanych sposobów - sklasyfikuje go to w kategorii składników płacowych w stałej stawce miesięcznej. Zdarza się, że np. zgodnie z regulaminem wynagradzania generalnie dodatek motywacyjny należy się w granicach od 100 do 700 zł brutto miesięcznie, a konkretnej osobie przyznaje go szef na okres od 2 do 6 miesięcy w stałej kwocie. Mamy wówczas do czynienia ze składnikiem w stałej stawce miesięcznej. Bywa też i tak, że np. regulamin płac przewiduje dodatek motywacyjny od 50 do 500 zł brutto miesięcznie, a pracodawca co miesiąc decyduje, na jaką kwotę zasłużył zatrudniony (co miesiąc dostaje on inną sumę). Jest to tym razem zmienny składnik.

●Składnik w stałej stawce miesięcznej nie wchodzi do podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Za miesiąc korzystania z urlopu wypoczynkowego wypłacamy go pracownikowi w kwocie należnej w tym miesiącu, nie dokonując żadnych przeliczeń z racji urlopu. Inaczej mówiąc, składnik poborów wyrażony w stałej stawce miesięcznej nie ulega zmniejszeniu z powodu pobytu danej osoby na urlopie wypoczynkowym w tym miesiącu. Za miesiąc, kiedy pracownik tylko pozostawał na wypoczynku i nie zanotował innych absencji, przysługuje mu więc pełna stała stawka miesięczna należna, obejmująca w sobie niejako też pensję za urlop wypoczynkowy ze stałej stawki miesięcznej.

Jeśli pracownik przebywa na urlopie wypoczynkowym na przełomie dwóch miesięcy, w obu miesiącach rozpatrujemy stałą stawkę należną w danym miesiącu.

●Niekiedy istnieje konieczność przeliczenia składników ustalonych w stałej stawce miesięcznej za miesiąc, kiedy zatrudniony korzystał z urlopu wypoczynkowego, jeśli w tym miesiącu był on jednocześnie chory lub nieobecny w pracy z innych przyczyn. Musimy wtedy wyodrębnić ze stałej stawki miesięcznej wynagrodzenie za dni przepracowane, tzw. częściowe. Polega to na zmniejszeniu stałych stawek miesięcznych według dwóch metod, stosując dzielnik 30 lub nominał czasu pracy (par. 11 i 12 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu obliczania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy, Dz.U. nr 62, poz. 289 ze zm.). W obu wariantach wynagrodzenie częściowe zawiera w sobie zapłatę za urlop wypoczynkowy przypadający w badanym miesiącu. A to dlatego, że za czas urlopu przysługuje takie wynagrodzenie, jak za pracę. Szczegóły przedstawiamy poniżej.

1. Choroba i urlop wypoczynkowy w jednym miesiącu

Gdy w tym samym miesiącu pracownik pozostawał na zwolnieniu lekarskim, za co przysługiwało mu wynagrodzenie chorobowe bądź zasiłek z ubezpieczenia chorobowego albo wypadkowego, i wypoczywał, stałą stawkę miesięczną zmniejszamy wyłącznie z powodu niedyspozycji zdrowotnej, a z racji urlopu wypoczynkowego - nie. Stałe stawki miesięczne przeliczamy wówczas metodą dniówkową (par. 11 rozporządzenia o obliczaniu wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy). [ramka 1, przykład 6]

2. Bezpłatna absencja i urlop wypoczynkowy w jednym miesiącu

Jeśli w jednym miesiącu zatrudniony był nieobecny w pracy z innych przyczyn niż choroba i za ten okres nie zachował wynagrodzenia oraz korzystał z urlopu wypoczynkowego, stałe stawki miesięczne redukujemy tylko z tytułu innej darmowej absencji (np. urlop bezpłatny, urlop wychowawczy, nieobecność nieusprawiedliwiona). Wynagrodzenie częściowe za ten miesiąc szacujemy na podstawie metody godzinowej, dzieląc przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu (par. 12 rozporządzenia o obliczaniu wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy). Jako liczbę godzin przypadających do przepracowania w miesiącu rozumiemy nominał czasu pracy danego miesiąca obliczony w świetle art. 130 k.p. (interpretacja Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 23 stycznia 2008 r.). [ramka 2, przykład 7]

3. Choroba, inna absencja i urlop w jednym miesiącu

Pracownikowi, który w jednym miesiącu chorował, był nieobecny z innego powodu, nie zachowując za ten czas wynagrodzenia, i wypoczywał, stałe stawki miesięczne zmniejszamy wyłącznie z powodu choroby i innej absencji, ale nie z tytułu urlopu wypoczynkowego. [ramka 3, przykład 8]

4. Zmiana stałej stawki miesięcznej w trakcie miesiąca

Zdarza się, że składnik w stałej stawce miesięcznej wzrasta lub zmniejsza się w ciągu miesiąca w wyniku modyfikacji wymiaru czasu pracy. Jeśli w takim miesiącu zatrudniony był na urlopie wypoczynkowym, najpierw liczymy wynagrodzenie należne pod rządami dotychczasowego wymiaru i według nowego wymiaru (stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 6 kwietnia 2009 r., sygn. GPP-471-4560-24/09/PE/RP). [ramka 4, przykład 9]

Jeśli składnik w stałej stawce miesięcznej zmienił się w trakcie miesiąca (bez podwyższenia lub obniżenia wymiaru czasu pracy), postępujemy analogicznie. Najpierw stary składnik w stałej stawce miesięcznej dzielimy przez wymiar czasu pracy i mnożymy przez liczbę godzin przepracowanych "pod rządami" starego składnika, wliczając godziny robocze przypadające na urlop wypoczynkowy. Potem nowy składnik w stałej stawce miesięcznej dzielimy przez wymiar i mnożymy przez liczbę godzin przepracowanych "pod rządami" nowego składnika, wliczając godziny robocze przypadające na urlop wypoczynkowy. Wyniki sumujemy. Na rachunki nie wpływa fakt, że w analizowanym miesiącu pracownik pojechał na urlop wypoczynkowy.

5. Urlop wypoczynkowy i zwolnienie od pracy w jednym miesiącu

Za miesiąc, w którym zatrudniony pozostawał na urlopie i odpłatnym zwolnieniu od pracy (np. z racji własnego ślubu, urodzenia się dziecka czy pogrzebu członka rodziny), stałe stawki miesięczne nie ulegają redukcji z powodu tych nieobecności. Za czas zwolnienia od pracy przysługuje wynagrodzenie w stałej stawce miesięcznej w wysokości należnej w miesiącu korzystania z urlopu, bez żadnych przeliczeń (par. 5 rozporządzenia o obliczaniu wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy). Dotyczy to odpowiednio urlopu szkoleniowego. [przykład 10]

1. Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, z wyjątkiem określonych w § 7, uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

2. W przypadkach znacznego wahania wysokości składników wynagrodzenia, o których mowa w ust. 1, składniki te mogą być uwzględnione przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

3. Wynagrodzenie ustalone według zasad przewidzianych w ust. 1 i 2 stanowi podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego, zwaną dalej "podstawą wymiaru".

●W podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego uwzględniamy tylko składniki zmienne (ruchome) przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc; ruchome składniki za okresy dłuższe niż miesiąc (np. kwartalne, półroczne i roczne) w ogóle nie wchodzą do tej podstawy (więcej w komentarzu do par. 12 niniejszego rozporządzenia). Zmienne składniki za okresy nie dłuższe niż miesiąc to takie, o których nie wiadomo z góry, ile konkretnie pracownik ich otrzyma podczas miesiąca, bo uzyskuje z tej racji co miesiąc inne sumy. Określamy je zatem inaczej niż składniki w stałej stawce miesięcznej, kwalifikując do nich m.in.: stawki godzinowe, dzienne, tygodniowe, akordowe, prowizyjne, zadaniowe, wskazane widełkami procentowymi bądź kwotowymi (od ... do ...), normalne wynagrodzenie i dodatki za godziny nadliczbowe, dodatki nocne. Nie ma znaczenia nazwa składnika (pensja zasadnicza, dodatek, premia), lecz sposób jego określenia w umowie o pracę, innym akcie nawiązującym stosunek pracy (np. w akcie mianowania) albo w przepisach płacowych.

Zasadniczo wskazane składniki wliczamy do podstawy wymiaru pensji za urlop wypoczynkowy w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi podczas 3 miesięcy (niekiedy podczas 12 miesięcy) poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu wypoczynkowego. Jeśli zatrudniony wykorzystywał urlop wypoczynkowy na przełomie lipca i sierpnia 2014 roku, do podstawy wynagrodzenia za ten urlop przyjmujemy składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż miesiąc, uiszczone mu w czerwcu, maju i kwietniu 2014 roku. Podstawa wynagrodzenia za urlop przypadający w sierpniu 2014 roku pozostaje bez zmian - nadal jest nią suma wskazanych składników wypłaconych w czerwcu, maju i kwietniu 2014 roku.

W podstawie wynagrodzenia urlopowego nie uwzględniamy składników zmiennych za okresy nie dłuższe niż miesiąc należnych za 3 lub do 12 miesięcy wypadających przed miesiącem rozpoczęcia wypoczynku. Chodzi o składniki wypłacone podczas tych miesięcy. Jeśli zakład uiszcza ruchome premie miesięczne do 10. dnia następnego miesiąca, to do podstawy płacy za urlop wzięty w sierpniu 2014 roku przyjmujemy premie: za czerwiec wypłaconą w lipcu, za maj wypłaconą w czerwcu i za kwiecień wypłaconą w maju. [przykład 11]

●Bywa, że pracodawca wypłaca zatrudnionemu w jednym miesiącu bieżące składniki płacy i jednocześnie zaległe (np. z powodu trudności finansowych zakładu) albo przyspieszone akonto następnej płacy (na wniosek zainteresowanego). Gdy miesiąc ten uwzględniamy w podstawie wymiaru pensji za urlop wypoczynkowy, odstępujemy od głównej zasady ustalania podstawy jako sumy ruchomych składników za okresy nie dłuższe niż miesiąc wypłaconych podczas 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Do podstawy tej nie wliczamy ani zaległych składników, ani przyspieszonych, by nie doszło do nieuzasadnionego zawyżenia płacy urlopowej (interpretacja GIP z 15 września 2010 r.; sygn. GPP-364-4560-47-1/10/PE/RP).

●Do podstawy wymiaru pensji za urlop wypoczynkowy można przyjąć ruchome składniki za okresy nie dłuższe niż miesiąc, wypłacone nawet podczas 12 miesięcy wypadających przed miesiącem rozpoczęcia urlopu, jeśli składniki te ulegają znacznym wahaniom. Niniejsze rozporządzenie nie precyzuje jednak, co znaczą "znaczne wahania". Przyjmuje się, że pracodawca ma prawo określić te kwestie w przepisach zakładowych (układ zbiorowy pracy, regulamin płac) bądź w umowach o pracę lub innych aktach ustanawiających stosunek pracy (gdy zakład nie jest objęty układem zbiorowym i nie musi tworzyć regulaminu wynagrodzeń). Dla przykładu: postanowienie w regulaminie płacowym może wyglądać tak:

"1. Składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż miesiąc, jakie otrzymuje pracownik, ulegają znacznym wahaniom, jeśli różnica między sumą takich składników wypłaconych mu podczas każdego z 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu wynosi co najmniej 20 proc.

2. W takiej sytuacji podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego stanowią składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż miesiąc wypłacone pracownikowi podczas 6 lub 12 miesięcy wypadających przed miesiącem rozpoczęcia urlopu - w zależności, która opcja jest dla pracownika korzystniejsza".

Jeżeli składniki zmienne przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc ulegają znacznym wahaniom, można je zakwalifikować do podstawy wymiaru pensji za urlop w łącznej kwocie wypłaconej podwładnemu w okresie dłuższym niż 3 miesiące, byle nie dłuższym niż 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia wypoczynku. W grę wchodzą zatem składniki o tym charakterze uiszczone w ciągu 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11 lub 12 miesięcy przypadających przed miesiącem rozpoczęcia urlopu (stanowisko GIP z 9 sierpnia 2010 r., sygn. GPP-110-4560-50-1/10/PE/RP).

●Normalne wynagrodzenie za nadgodziny pracodawca wypłaca zatrudnionemu co miesiąc w przyjętych terminach wypłaty. Stanowi ono zatem składnik zmienny za okres nie dłuższy niż miesiąc, który wliczamy do podstawy wymiaru płacy urlopowej w łącznej wysokości wypłaconej w ciągu 3 lub do 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia wypoczynku.

Dodatki za nadgodziny z tytułu przekroczenia dobowej normy czasu pracy (dodatki za nadgodziny dobowe) zaliczamy do ruchomych składników za okresy nie dłuższe niż miesiąc - dla zatrudnionych zarówno w miesięcznych, jak i dłuższych okresach rozliczeniowych. Do podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy kwalifikujemy je w łącznej wysokości uiszczonej w ciągu 3 lub do 12 miesięcy występujących przed miesiącem rozpoczęcia urlopu.

Dodatki za godziny nadliczbowe z tytułu przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy (nadgodziny średniotygodniowe) to zmienne składniki za okresy nie dłuższe niż miesiąc dla zatrudnionych w miesięcznych okresach rozliczeniowych. Uwzględniamy je w podstawie wymiaru wynagrodzenia za urlop w łącznej kwocie wypłaconej w ciągu 3 lub do 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia wypoczynku. Zatrudnionym w ponadmiesięcznych okresach rozliczeniowych wyłączamy je z podstawy płacy za urlop, gdyż przybierają wówczas cechy ruchomych składników za okresy dłuższe niż miesiąc.

1. Wynagrodzenie urlopowe oblicza się:

1) dzieląc podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa, a następnie,

2) mnożąc tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.

2. (uchylony)

●Podstawę wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy (sumę różnych zmiennych składników za okresy nie dłuższe niż miesiąc) dzielimy przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych w okresie wliczonym do tej podstawy - 3 lub do 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia wypoczynku. Do limitu godzin, przez które dzielimy podstawę wymiaru, przyjmujemy przepracowane w tym okresie godziny nadliczbowe. W ten sposób uzyskujemy godzinową stawkę wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy.

Do dzielnika podstawy wymiaru pensji urlopowej wchodzą rzeczywiście przepracowane godziny podczas 3 lub do 12 miesięcy przypadających przed miesiącem rozpoczęcia urlopu, a nie godziny, za jakie dany składnik przysługiwał. Wliczamy do niego godziny nadliczbowe, ale wyłączamy dni urlopu wypoczynkowego czy innych nieobecności w pracy, choćby usprawiedliwionych. W podstawie tej dodajemy więc wszystkie składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż miesiąc wypłacone pracownikowi podczas 3 lub do 12 miesięcy (nawet różnego rodzaju), a następnie dzielimy je przez liczbę godzin faktycznej pracy w tych 3 lub do 12 miesiącach. Podstawa wymiaru wynagrodzenia urlopowego nie ma bowiem uosabiać średnich zarobków zatrudnionego z 3 lub do 12 miesięcy, lecz kwoty faktycznie w tym okresie wypłacone. [przykład 12]

W następnym etapie stawkę godzinową płacy urlopowej mnożymy przez liczbę godzin, jakie podwładny powinien przepracować zgodnie z jego harmonogramem czasu pracy w trakcie urlopu wypoczynkowego. Wynika z tego, że nawet na czas zaplanowanego wypoczynku pracodawca musi tworzyć dla zatrudnionych rozkłady czasu pracy. [ramka 5]

W razie zmiany w składnikach wynagrodzenia, o których mowa w § 8, lub zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu, podstawę wymiaru ustala się ponownie z uwzględnieniem tych zmian.

●Firmy często przekształcają ruchome składniki płacy za okresy nie dłuższe niż miesiąc co do ich struktury (np. premię wynikową zamieniają w prowizyjną), rodzaju (dodatek w stałej stawce miesięcznej w dodatek zmienny) czy wysokości (podwyżka albo obniżka). Niekiedy wprowadzają nowy składnik o takich właściwościach albo też zaprzestają jego wypłaty. Wskazane modyfikacje powodują konieczność ponownego ustalenia podstawy wymiaru płacy za urlop wypoczynkowy, z uwzględnieniem korekt.

●Komentowany przepis nakazuje przeliczenie od nowa podstawy wymiaru pensji urlopowej wedle zmienionych ruchomych składników za okresy nie dłuższe niż miesiąc pod warunkiem, że przeobrażenia weszły w życie przed rozpoczęciem urlopu:

- w miesiącu wziętym do podstawy wymiaru tej pensji lub

- w miesiącu wykorzystywania urlopu wypoczynkowego.

Zwłaszcza ostatnie sformułowanie budzi wątpliwości - należy uznać, że ponowne ustalenie tej podstawy wchodzi w grę, gdy zmiany nastąpiły w miesiącu wykorzystywania wypoczynku, byleby najpóźniej w trakcie jego odbierania. Jeżeli zaczęły obowiązywać już po zakończeniu urlopu, nie dokonujemy przeliczenia podstawy. [przykład 13]

●Zdarza się, że zmiany dotyczące zmiennych składników za okresy nie dłuższe niż miesiąc zostały wprowadzone w trakcie pobytu pracownika na urlopie wypoczynkowym. Należy wówczas osobno obliczyć podstawę wymiaru wynagrodzenia za urlop przypadający przed datą wejścia modyfikacji w życie i osobno podstawę wymiaru pensji za część urlopu przypadającą począwszy od daty obowiązywania korekt. W ten sposób pozostaniemy w zgodzie z generalną zasadą, że za czas urlopu wypoczynkowego przysługuje takie wynagrodzenie, jakie pracownik dostałby za ewentualną pracę podczas urlopu (art. 172 k.p.). [przykład 14]

●Zmiany w składnikach zmiennych za okresy nie dłuższe niż miesiąc wprowadzone już po powrocie zatrudnionego z urlopu (choćby w miesiącu korzystania z niego) nie wywierają żadnego wpływu na wynagrodzenie za wypoczynek. W wyniku takich modyfikacji nie ustalamy od nowa podstawy wymiaru pensji urlopowej.

1. Jeżeli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, poprzedzający miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego, lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie określone w § 8, przy ustalaniu podstawy wymiaru uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi przysługiwało takie wynagrodzenie.

2. Jeżeli pracownik przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego otrzymał wynagrodzenie określone w § 8 za okres krótszy niż przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, podstawę wymiaru stanowi wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres faktycznie przepracowany.

●Przepis określa sposób ustalania podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy w bardziej skomplikowanych okolicznościach, gdy nie da się jej oszacować według generalnej reguły - jako sumy zmiennych składników za okresy nie dłuższe niż miesiąc wypłaconych w ciągu 3 lub do 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia wypoczynku. Ustęp 1 dotyczy sytuacji, kiedy przez cały okres przyjmowany do tej podstawy (3 lub do 12 miesięcy występujących przed miesiącem rozpoczęcia wypoczynku) lub przez okres krótszy, ale obejmujący pełny miesiąc bądź pełne miesiące kalendarzowe, zatrudnionemu w ogóle nie przysługiwały jakiekolwiek ruchome składniki za okresy nie dłuższe niż miesiąc (taki miesiąc kalendarzowy powszechnie nazywamy pustym). Pusty miesiąc wyłączamy z podstawy wymiaru, zastępując go najbliższym miesiącem, w którym pracownikowi należało się to wynagrodzenie choćby za jeden dzień.

W rozumieniu potocznym zwrot najbliższy miesiąc oznacza sąsiedni miesiąc, czyli poprzedzający dziurawy miesiąc bądź następujący po nim. Większość ekspertów uważa, że chodzi o któryś z miesięcy poprzedzających wyłączany miesiąc. Powołują się na art. 172 k.p., w świetle którego zmienne składniki uwzględnia się z 3 lub do 12 wcześniejszych miesięcy. Poniżej omawiamy szczególne przypadki.

1. Puste miesiące

Chodzi tu o różnego rodzaju nieobecności w pracy, za które zatrudniony nie zachowuje prawa do wynagrodzenia, np. choroba, urlop bezpłatny, podstawowy lub dodatkowy urlop macierzyński/na warunkach macierzyńskiego, urlop rodzicielski, urlop wychowawczy. Ustęp 1 nie odnosi się natomiast do pracownika, który nie dostał w danym miesiącu np. zmiennej premii miesięcznej lub ruchomego dodatku miesięcznego, ponieważ nie spełnił wszystkich przesłanek jego nabycia. Taki miesiąc przyjmujemy do podstawy wymiaru płacy urlopowej w kwocie zero zł, a podstawę wymiaru dzielimy odpowiednio przez 3 lub więcej miesięcy w razie jej wydłużenia z powodu znacznego wahania zmiennych składników za okresy nie dłuższe niż miesiąc. [przykład 15]

2. Absencje krótsze niż miesiąc kalendarzowy

Inaczej postępujemy, gdy w okresie przyjmowanym do podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy pracownik zanotował nieobecności, za które nie zachowuje wynagrodzenia, krótsze niż miesiąc kalendarzowy (np. trwające kilka lub kilkanaście dni chorobę czy urlopy: bezpłatny, podstawowy lub dodatkowy macierzyński/na warunkach macierzyńskiego, rodzicielski albo wychowawczy), a w miesiącu tym dostał składniki zmienne ze okres nie dłuższy niż miesiąc choćby za jeden dzień. Taki miesiąc wchodzi do podstawy wymiaru płacy urlopowej na ogólnych zasadach, a więc pod warunkiem, że przypada w ciągu 3 lub do 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia wypoczynku. [przykład 16]

3. Krótki okres zatrudnienia

Ustęp 2 komentowanego przepisu reguluje sposób szacowania podstawy wynagrodzenia za urlop w sytuacji, gdy pracownik poszedł na urlop wypoczynkowy przed upływem odpowiednio 3 lub do 12 pełnych miesięcy kalendarzowych zatrudnienia. Chodzi więc o sytuację, kiedy przed miesiącem rozpoczęcia wypoczynku łącznie pracował krócej niż wymagane 3 lub do 12 miesięcy kalendarzowych. Wówczas podstawę wymiaru płacy za urlop stanowią ruchome składniki za okresy nie dłuższe niż miesiąc wypłacone za okres faktycznie przepracowany w nowym miejscu pracy. Przy tej okazji odstępujemy też od zasady, że do podstawy tej wliczmy wskazane składniki wypłacone w danym okresie. W opisanych okolicznościach trzeba przyjąć składniki wypłacone za okres faktycznie przepracowany, bo inaczej nie mielibyśmy w ogóle podstawy wymiaru. [przykład 17]

Paragraf 11 ust. 2 omawianego rozporządzenia stosujemy odpowiednio także, gdy firma:

- niedawno wprowadziła do siatki płac dany zmienny składnik za okres nie dłuższy niż miesiąc i pracownik pobiera go przez okres krótszy niż odpowiednio 3 lub do 12 miesięcy wypadających przed miesiącem rozpoczęcia wypoczynku,

- przekształciła składnik w stałej stawce miesięcznej lub zmienny za okres dłuższy niż miesiąc w ruchomy składnik za okres nie dłuższy niż miesiąc i zatrudniony otrzymuje go przez okres krótszy niż odpowiednio 3 lub do 12 miesięcy wypadających przed miesiącem rozpoczęcia wypoczynku.

Podstawę wymiaru pensji urlopowej stanowi wówczas zmienny składnik za okres nie dłuższy niż miesiąc wypłacony za okres faktycznie przepracowany. [przykład 18]

1. Składniki wynagrodzenia wypłacane za okresy dłuższe niż jeden miesiąc wypłaca się w przyjętych terminach wypłaty tych składników, przy czym okres urlopu jest traktowany na równi z okresem wykonywania pracy.

2. Okres urlopu wypoczynkowego w zakresie prawa do deputatu traktuje się na równi z okresem wykonywania pracy.

●Składniki przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc nie wchodzą do podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Chodzi tu zarówno o te w stałej stawce miesięcznej, jak i ruchome, np. premie i dodatki kwartalne, półroczne czy roczne. Składniki te wypłacamy pracownikowi w przyjętych terminach ich wypłaty, traktując urlop wypoczynkowy za okres zatrudnienia. Oznacza to, że składników zmiennych za okresy dłuższe niż miesiąc nie wolno zmniejszać z powodu przebywania przez zatrudnionego na urlopie wypoczynkowym.

●Jednym z takich składników może być deputat. Jest on składnikiem wynagrodzenia za pracę wyrażonym w naturze, np. węgiel dla górników, drewno opałowe dla leśników. Rodzaj i wielkość deputatu zazwyczaj określa układ zbiorowy pracy. W zakresie prawa do deputatu okres urlopu wypoczynkowego pracodawca również musi uważać za okres zatrudnienia. Przez sam fakt przebywania na urlopie wypoczynkowym w czasie, za który przysługuje deputat, zatrudnionemu nie wolno pomniejszyć jego wartości.

●Firmy często wypłacają pracownikom ruchome składniki, których nie da się od razu zakwalifikować do przysługujących za okresy nie dłuższe niż miesiąc czy za okresy dłuższe niż miesiąc, np.:

- premia dla audytora badającego bilans, należna w częściach po zakończeniu każdego etapu badań niezidentyfikowanego co do długości; jeden odcinek premiowy może trwać 2 tygodnie, ale równie dobrze 3 miesiące, co zależy od wielu czynników (liczba wykrytych w dokumentach księgowych nieprawidłowości, sprawność współpracowników),

- prowizja dla przedstawiciela handlowego wypłacana po uregulowaniu przez kontrahenta firmy faktury sprzedażowej (nigdy nie wiadomo, kiedy opłaci on fakturę).

"Premia wypłacana co pewien czas za okresy zróżnicowane co do ich długości jest świadczeniem periodycznym, do którego nie ma zastosowania wyłączenie przewidziane w par. 6 pkt 1 rozporządzenia urlopowego" - stwierdził SN wyroku z 22 września 2000 r. (sygn. akt I PKN 33/00; OSNAPiUS 2002/8/182). Polecił weryfikację częstotliwości wypłaty takich składników w ciągu 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. I tak, jeśli między terminami wypłat takich składników w podanym okresie przeważają przerwy:

- nie dłuższe niż miesiąc - składniki te wliczamy do podstawy wymiaru pensji za urlop jak zmienne składniki za okresy nie dłuższe niż miesiąc, czyli w łącznej sumie uiszczonej pracownikowi w ciągu tego roku,

- dłuższe niż miesiąc - wyłączamy z pensji za urlop; regulujemy je w standardowych terminach, urlop wypoczynkowy traktując na równi z okresem zatrudnienia. [przykład 19]

Ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy, zwany dalej "ekwiwalentem", ustala się stosując zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego, ze zmianami określonymi w § 15-19.

●W pierwszej kolejności zatrudniony powinien wykorzystać urlop wypoczynkowy w naturze (wyrok SN z 12 kwietnia 2007 r., sygn. akt I PK 261/2006; LexPolonica nr 2422730). Nie jest dopuszczalne oszczędzanie urlopu podczas stosunku pracy tak, by uzyskać większy ekwiwalent pieniężny z tego tytułu po jego ustaniu. Pracownik musi np. pójść na urlop wypoczynkowy podczas wypowiedzenia, jeśli szef udzieli mu urlopu. Zakład posyła go w tej sytuacji na urlop poza planem urlopów i bez uzgodnień z zainteresowanym, a ten musi odebrać cały urlop zaległy i bieżący ustalony proporcjonalnie do okresu przepracowanego w firmie w roku kalendarzowym ustania stosunku pracy (art. 167¹ k.p.). Okres wypowiedzenia biegnie w tych okolicznościach od złożenia oświadczenia wypowiadającego, choćby faktycznie jest on dłuższy od kodeksowych terminów wypowiedzenia (wyrok SN z 26 kwietnia 2011 r., sygn. akt II PK 302/2010; OSNP 2012/17-18/215).

Pieniężny ekwiwalent za niewykorzystany w naturze urlop wypoczynkowy przysługuje jedynie zatrudnionemu, który nie wykorzystał wypoczynku w całości bądź w części w związku z rozwiązaniem bądź wygaśnięciem stosunku pracy (art. 171 par. 1 k.p.). Przepisy przewidują sytuacje zwalniające pracodawcę z tej powinności. Po pierwsze nie musi on wypłacać ekwiwalentu mimo spełnienia ustawowych przesłanek, gdy strony postanowiły o przełożeniu urlopu do odbioru podczas trwania kolejnej umowy o pracę z tym samym zakładem zawartej bezpośrednio po rozwiązaniu albo wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę. Po drugie uiszczenia ekwiwalentu unika firma, która na podstawie odrębnych przepisów objęła pracownika obowiązkowo ubezpieczeniem gwarantującym mu świadczenie pieniężne za czas urlopu. Chodzi o popularne w Europie Zachodniej kasy urlopowe polegające na wpłacaniu do nich przez pracodawców ułamka poborów pracownika, z czego otrzymuje on potem od kasy pieniądze na okres wypoczynku. System taki spotykamy w Austrii, Niemczech, Francji, Danii czy Belgii. Jeśli jednak świadczenie ubezpieczeniowe okazuje się niższe od ekwiwalentu za urlop, jaki podwładny otrzymałby na podstawie kodeksu pracy, pracodawcy nie ominie wyrównanie.

●Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy ustalamy niemal identycznie jak wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, z odrębnościami wynikającymi z par. 15-17 rozporządzenia. Kierujemy się przy tym odpowiednio art. 172 k.p., zgodnie z którym świadczenie to ma oddawać wynagrodzenie, jakie pracownik dostałby, gdyby w tym czasie pracował. Ekwiwalent powinien jak najbardziej przypominać wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy (wyrok SN z 5 lipca 2005 r., sygn. akt III PK 20/07; OSNP 2008/17-18/253). Innowacje stosowane przy kalkulacji podstawy ekwiwalentu za urlop to:

- podstawa ekwiwalentu stanowiąca średnią miesięczną pensję,

- przyjmowanie do tej podstawy składników w stałej stawce miesięcznej w pełnej kwocie należnej w miesiącu ustania zatrudnienia według umowy o pracę albo innego aktu nawiązującego stosunek pracy,

- wliczanie do niej wszystkich rodzajów składników, w tym w stałej stawce miesięcznej oraz przysługujących za okresy dłuższe niż miesiąc,

- uwzględnianie w niej składników zmiennych w średnich miesięcznych kwotach wypłaconych podczas 3 lub 12 miesięcy poprzedzających miesiąc ustania zatrudnienia,

- dzielenie podstawy przez współczynnik ekwiwalentu (a nie przez liczbę godzin faktycznej pracy w okresie branym do podstawy) i jeszcze przez normę czasu pracy obowiązującą zatrudnionego.

Do podstawy wymiaru ekwiwalentu urlopowego przyjmujemy te same rodzaje wynagrodzeń i świadczeń, co do podstawy płacy urlopowej. Do podstawy wymiaru ekwiwalentu przyjmujemy zatem wszystkie wynagrodzenia wypłacane pracownikowi za wyjątkiem wymienionych enumeratywnie w par. 6 rozporządzenia.

Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu.

●W odróżnieniu od wynagrodzenia za urlop składniki określone w stałej stawce miesięcznej wchodzą do podstawy wymiaru ekwiwalentu za urlop. Przyjmujemy je do tej podstawy w pełnej kwocie należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu. Zatrudniony uzyskuje prawo do ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy w dniu rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy (wyrok SN z 29 marca 2001 r., sygn. akt I PKN 336/2000; OSNP 2003/1/14). Skoro tak, to składniki w stałych stawkach miesięcznych uwzględniamy w podstawie ekwiwalentu w pełnych kwotach miesięcznych przysługujących w miesiącu ustania zatrudnienia, zgodnie z umową o pracę czy innym aktem nawiązującym stosunek pracy (stanowisko Departamentu Prawa Pracy MPiPS z 29 grudnia 1999 r., sygn. PP-024-1227/99). Przyjmując je w wysokości faktycznie przysługującej za miesiąc ustania zatrudnienia, doprowadzilibyśmy niejednokrotnie do nieuzasadnionego zaniżenia podstawy ekwiwalentu, jak i samego ekwiwalentu za urlop. Podstawa ekwiwalentu ma natomiast uosabiać jak najbardziej miesięczną średnią płacę, jaką pracownik dostawał przed ustaniem stosunku pracy.

1. Składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, z wyjątkiem określonych w § 7, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu.

2. Jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu, o którym mowa w ust. 1, wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

3. Przepis § 11 stosuje się odpowiednio.

●Zmienne składniki za okresy nie dłuższe niż miesiąc wliczamy do podstawy wymiaru ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy w przeciętnej kwocie wypłaconej pracownikowi podczas 3 miesięcy poprzedzających miesiąc ustania zatrudnienia. Okresu referencyjnego nie możemy wydłużyć ponad owe 3 miesiące. Zwrot "3 miesiące bezpośrednio poprzedzające miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu" oznacza dokładnie 3 miesiące wypadające przed miesiącem ustania zatrudnienia niezależnie od tego, czy koniec pracy przypadł na pierwszy, czy też końcowy dzień ostatniego miesiąca zatrudnienia (interpretacja Departamentu Prawa Pracy MPiPS z 9 września 1997 r., sygn. PP-024-1377/97). Regułę określoną w ust. 1 komentowanego przepisu (mediana uiszczona w 3 miesiącach) stosujemy wprost do osoby, która przepracowała pełne 3 miesiące występujące przed miesiącem rozwiązania bądź wygaśnięcia umowy o pracę. [przykład 20]

●Jeżeli przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy zatrudniony nie przepracował pełnych 3 miesięcy kalendarzowych branych do podstawy ekwiwalentu za urlop, musimy uzupełnić tę podstawę do wynagrodzenia za pełne 3 miesiące, oczywiście tylko w zakresie ruchomych składników za okresy nie dłuższe niż miesiąc. Jest to konieczne, ponieważ podstawa ekwiwalentu powinna odzwierciedlać średnie miesięczne wynagrodzenie pracownika. [ramka 6]

Dni pobytu na urlopie wypoczynkowym, szkoleniowym, okolicznościowym lub innym odpłatnym zwolnieniu od pracy również uważamy za dni nieprzepracowane. Zmienne wynagrodzenie należne za wskazane absencje podlega bowiem wyłączeniu z podstawy wymiaru wynagrodzenia i ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Podstawę ekwiwalentu za urlop w okresie, w którym wystąpiły takie nieobecności, trzeba zatem wyrównać; inaczej nie oddawałaby ona średniej miesięcznej płacy.

Opisane zasady dopełniania wynagrodzenia w podstawie ekwiwalentu stosujemy, gdy zatrudniony nie przepracował kilku czy kilkunastu dni w okresie kwalifikowanym do tej podstawy (nieobecność trwała krócej niż miesiąc kalendarzowy). Nie ma przy tym znaczenia przyczyna absencji (choroba, urlop okolicznościowy, opieka nad dzieckiem czy nieusprawiedliwiona nieobecność). Nieobecność obejmująca pełny miesiąc powoduje wyłączenie danego miesiąca z podstawy ekwiwalentu i zastąpienie go innym miesiącem. [przykład 21]

●Gdy przez pełny miesiąc bądź pełne miesiące kalendarzowe, przypadające w okresie przyjmowanym do podstawy ekwiwalentu, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie zmienne za okresy nie dłuższe niż miesiąc, miesiąc ten wyłączamy z tej podstawy, stosując odpowiednio par. 11 ust. 1 omawianego rozporządzenia. Chodzi o chorobę, podstawowy lub dodatkowy urlop macierzyński/na warunkach macierzyńskiego, urlop rodzicielski, urlop wychowawczy albo urlop bezpłatny obejmujący pełny miesiąc (tzw. pusty miesiąc). Okresy wskazanych nieobecności sumujemy. Jeżeli więc przez część miesiąca kalendarzowego kobieta chorowała, a przez pozostałą część była na podstawowym urlopie macierzyńskim, mamy do czynienia z pustym miesiącem podlegającym zastąpieniu. W zamian szukamy wstecz innego, najbliższego miesiąca, za który pracownik otrzymał podane składniki choćby za jeden dzień; wystąpi wtedy ewentualnie konieczność uzupełnienia podstawy ekwiwalentu do ruchomego wynagrodzenia za pełne 3 miesiące, wedle zasad wskazanych w par. 16 ust. 2 niniejszego rozporządzenia. [przykład 22]

●Do podstawy wymiaru ekwiwalentu stosujemy też odpowiednio par. 11 ust. 2 rozporządzenia. Gdy zmienne składniki za okresy nie dłuższe niż miesiąc pracownik otrzymał przed ostatnim miesiącem zatrudnienia za okres krótszy niż 3 wcześniejsze miesiące, do podstawy ekwiwalentu przyjmujemy te uśrednione składniki wypłacone za okres faktycznie przepracowany. Chodzi o dwie sytuacje, kiedy pracownik w trakcie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc ustania zatrudnienia:

- podjął zatrudnienie,

- zaczął pobierać wskazane składniki.

1. Składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu.

2. Przepisy § 11 i 16 ust. 2 stosuje się odpowiednio.

●W przeciwieństwie do wynagrodzenia za urlop składniki za okresy dłuższe niż miesiąc (zarówno w stałej stawce miesięcznej, jak i ruchome) uwzględniamy w podstawie wymiaru ekwiwalentu za wypoczynek w przeciętnej kwocie wypłaconej podczas 12 miesięcy poprzedzających miesiąc ustania zatrudnienia. Stosujemy tu odpowiednio opisane w komentarzu do par. 16 niniejszego rozporządzenia zasady:

- uzupełniania wynagrodzenia przyjętego do podstawy ekwiwalentu ze składników za okresy dłuższe niż miesiąc, jeśli pracownik pozostawał w zatrudnieniu przez cały okres 12 miesięcy poprzedzających miesiąc ustania zatrudnienia, ale nie przepracował pełnego okresu (odpowiednie stosowanie par. 16 ust. 2 niniejszego rozporządzenia), [przykład 23]

- zastąpienie pustego miesiąca, podczas którego pracownikowi nie przysługiwały składniki za okresy dłuższe niż miesiąc, wcześniejszym najbliższym miesiącem, kiedy takie wynagrodzenie należało się choćby za 1 dzień (odpowiednie stosowanie par. 11 ust. 1 rozporządzenia),

- ustalania podstawy ekwiwalentu ze średniego wynagrodzenia za okresy dłuższe niż miesiąc wypłaconego za czas faktycznie przepracowany przed miesiącem ustania zatrudnienia, gdy przez okres krótszy niż 12 wcześniejszych miesięcy:

● pracownik pozostawał w stosunku pracy,

● otrzymywał składniki za okresy dłuższe niż miesiąc.

1. Ekwiwalent za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy oblicza się:

1) dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń ustalonych na podstawie § 15-17 przez współczynnik, o którym mowa w § 19, a następnie

2) dzieląc tak otrzymany ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika, a następnie,

3) mnożąc tak otrzymany ekwiwalent za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.

●O ile poprzednie przepisy niniejszego rozporządzenia, dotyczące ekwiwalentu za urlop (par. 15-17), odnosiły się do wliczania poszczególnych składników pensji pobieranych przez pracownika, to par. 18 odnosi się do rozliczania podstawy ekwiwalentu. Przypominamy, że podstawa ta stanowi średnie miesięczne wynagrodzenie zatrudnionego.

W następnym etapie podstawę ekwiwalentu dzielimy przez wskaźnik zwany współczynnikiem ekwiwalentu, który w 2014 roku wynosi dla pełnego etatu 20,83 i jest proporcjonalny do wymiaru czasu pracy. Szczegółowe zasady ustalania współczynnika ekwiwalentu opisaliśmy w komentarzu do par. 19 niniejszego rozporządzenia. W ten sposób uzyskujemy stawkę dzienną ekwiwalentu za urlop.

Ekwiwalent za dzień urlopu dzielimy potem przez dobową normę czasu pracy, według jakiej pracuje zatrudniony. Dobowa norma czasu pracy to pojęcie obrazujące maksymalną liczbę godzin roboczych, jaką podwładny powinien pracować w ciągu doby w ramach normalnego czasu pracy. Nie ma jednolitej dla wszystkich pracowników dobowej normy czasu pracy. Dla większości zatrudnionych dobowa norma czasu pracy to osiem godzin, również dla zatrudnionych na niepełnym etacie. Jednak dla innych pracowników jest ona niższa i wynosi:

- 7 godzin na dobę - dla niepełnosprawnych w stopniu znacznym lub umiarkowanym,

- 7 godzin 35 minut na dobę - dla zatrudnionych w podmiotach leczniczych, za wyjątkiem pracowników technicznych, obsługi i gospodarczych (tych wiąże 8-godzinna norma dobowa),

- 6 godzin na dobę - dla niewidomych pracowników podmiotów leczniczych zatrudnionych na stanowiskach wymagających kontaktu z pacjentami (art. 93 i 94 ustawy z 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej, Dz.U. nr 112, poz. 654).

W ostatnim etapie godzinową stawkę ekwiwalentu mnożymy przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego na dzień rozwiązania bądź wygaśnięcia stosunku pracy. Otrzymujemy w ten sposób finalną kwotę ekwiwalentu za urlop. [tabela 4]

1. Współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego.

2. Współczynnik ustala się odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel i świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12.

3. Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, wartość współczynnika, ustaloną zgodnie z ust. 2, obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika.

●Podstawę ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy dzielimy przez współczynnik ekwiwalentu, aby uzyskać stawkę ekwiwalentu za jeden dzień urlopu. Współczynnik ekwiwalentu przedstawia przeciętną liczbę dni roboczych w poszczególnych miesiącach roku kalendarzowego. Ustalamy go dla każdego roku kalendarzowego, a służy do obliczenia ekwiwalentu za urlop, do którego pracownik nabył prawo od 1 stycznia do 31 grudnia. Nie ma przy tym znaczenia, że ekwiwalent przysługuje z racji bieżącego urlopu wypoczynkowego czy też należnego za lata poprzednie. [przykład 24]

Współczynnik ekwiwalentu ustalamy tak:

- od liczby dni roku kalendarzowego odejmujemy sumę występujących w tym roku niedziel, świąt i dni wolnych z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy,

- wynik dzielimy przez 12 miesięcy.

Często święto pokrywa się z dniem wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Zdaniem inspekcji pracy oraz resortu pracy przy takiej kumulacji dzień ten wliczamy pojedynczo jako święto (stanowiska Departamentu Prawa Pracy MPiPS z 17 grudnia 2010 r. oraz Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy z 15 lutego 2011 r., sygn. GPP-364/501-4560-93-1/10/PE/RP).

W 2014 roku występuje:

- 365 dni kalendarzowych,

- 52 niedziele,

- 11 dni świątecznych, łącznie ze świętami wypadającymi w sobotę,

- 52 dni wolne od pracy z racji przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.

(365 dni - 52 dni - 11 dni - 52 dni) : 12 miesięcy = 20,83 - współczynnik ekwiwalentu w 2014 r.

Współczynnik ekwiwalentu dla zatrudnionego na niepełnym etacie jest proporcjonalny do wymiaru czasu pracy.

PRZYKŁAD 1

Korzystniej dla pracownika

Pan Grzegorz jako pracownik uzyskał 1 stycznia 2014 r. prawo do kolejnego urlopu wypoczynkowego w wysokości 26 dni rocznie. Od 12 marca do 9 kwietnia 2014 r. był nieobecny w pracy w związku z tymczasowym aresztowaniem, po którym w pracy stawił się dopiero 28 kwietnia 2014 r. Mimo tej nieusprawiedliwionej absencji szef nie zwolnił go z pracy, ponieważ aresztowanie okazało się bezpodstawne. Wymiar urlopu wypoczynkowego za 2014 rok należy obniżyć tylko z tytułu jednomiesięcznego okresu niewykonywania zadań (29 dni tymczasowego aresztowania plus 18 dni nieobecności nieusprawiedliwionej daje 47 dni okresów niewykonywania pracy, czyli 1 miesiąc i 17 dni).

Specjaliści dopuszczają dwa sposoby ustalania proporcji w tej sytuacji:

● 26 dni - (26 dni x 1/12) = 26 dni - 2,17 dnia = 26 dni - 3 dni, po zaokrągleniu 23 dni robocze,

● 26 dni - (26 dni x 1/12) = 26 dni - 2,17 dnia = 23,83 dni, po zaokrągleniu 24 dni robocze.

Na potrzeby komentarza wybraliśmy drugi sposób jako korzystniejszy. Pracownikowi przysługują 24 dni urlopu wypoczynkowego za 2014 rok, chyba że przed tymczasowym aresztowaniem wykorzystał część wypoczynku. Jeśli tak, pulę 24 dni zmniejszamy o odebrane już dni urlopu.

PRZYKŁAD 2

Proporcjonalnie, gdy wychowawczy przechodzi na drugi rok

Pani Iza, pracownica zatrudniona na czas nieokreślony, pozostawała na urlopie wychowawczym od 1 grudnia 2012 r. do 30 czerwca 2014 r. Do pracy wróciła 1 lipca 2014 r. Należy się jej urlop wypoczynkowy proporcjonalny do 6 miesięcy zatrudnienia (za okres 1 lipca - 31 grudnia), biorąc za podstawę całoroczny wymiar wypoczynku. Przysługuje jej 20 dni roboczych urlopu wypoczynkowego rocznie. Wyliczenia: 20 dni x 6/12 = 10 dni.

PRZYKŁAD 3

Za niewykorzystane wolne ekwiwalent

Pani Agata nabyła 1 stycznia 2014 r. prawo do kolejnego urlopu wypoczynkowego w wymiarze 20 dni rocznie. Studia ukończyła 25 lipca 2014 r. (data zdania egzaminu dyplomowego) i tego dnia uzyskała prawo do 26 dni roboczych urlopu wypoczynkowego rocznie. Jej stosunek pracy uległ rozwiązaniu 30 września 2014 r., a podczas jego trwania wykorzystała 7 dni urlopu wypoczynkowego za bieżący rok. Do końca grudnia nie podejmie innego zatrudnienia. W 2014 roku należy się jej urlop wypoczynkowy proporcjonalny do okresu zatrudnienia, czyli do 9 miesięcy.

Rachunków dokonujemy według wyższego wymiaru urlopu w następujący sposób:

26 dni x 9/12 = 19,5 dni w zaokrągleniu 20 dni.

W sumie pracownicy przysługuje od zakładu ekwiwalent za 13 dni urlopu wypoczynkowego.

PRZYKŁAD 4

W obu zakładach proporcjonalnie

Pan Ignacy jako pracownik ma prawo do 20 dni roboczych urlopu wypoczynkowego. Jego stosunek pracy uległ rozwiązaniu 20 lipca 2014 r., a podczas jego trwania odebrał 4 dni urlopu wypoczynkowego za 2014 rok. Zakładamy, że nowego zajęcia na stałe podejmie się 1 października 2014 r., a dziesięcioletni staż uprawniający go do większego wymiaru urlopu wypoczynkowego (26 dni roboczych rocznie) osiągnie 12 października 2014 r. W obu miejscach pracy przysługuje mu proporcjonalny urlop wypoczynkowy:

● u pierwszego pracodawcy - do okresu zatrudnienia u niego w 2014 roku, biorąc za podstawę mniejszy wymiar urlopu (i zaokrąglając niepełny miesiąc pracy w górę) 20 dni x 7/12 = 11,67 dnia, w zaokrągleniu 12 dni roboczych urlopu; skoro skonsumował 4 dni, to poprzedni szef powinien mu wypłacić ekwiwalent za 8 dni (64 godziny) urlopu,

● u drugiego pracodawcy - do okresu pozostałego do końca 2014 roku, biorąc za podstawę wyższy wymiar urlopu 26 dni x 3/12 = 6,5 dnia, w zaokrągleniu 7 dni.

Pierwszy pracodawca nie mógł ustalić proporcji według wyższego wymiaru, ponieważ uprawnienie do niego zatrudniony uzyskał dopiero podczas drugiego zatrudnienia (prawo nie działa wstecz).

PRZYKŁAD 5

Dla niepełnosprawnego podstawa to 36 dni

Pani Sylwia, pracownica niepełnosprawna umiarkowanie, ma prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze 26 dni roboczych rocznie. Rok pracy od przedstawienia przez nią zaświadczenia o zaliczeniu do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności minął 13 czerwca 2014 r. i tego dnia nabyła prawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego w wysokości 10 dni roboczych rocznie. Jej stosunek pracy uległ rozwiązaniu 12 sierpnia 2014 r. za porozumieniem stron, a podczas niego kobieta odebrała 8 dni urlopu wypoczynkowego. Przysługuje jej ekwiwalent za urlop wypoczynkowy proporcjonalny do okresu zatrudnienia w 2014 roku, a więc do 8 miesięcy zatrudnienia (niepełny miesiąc pracy zaokrąglamy w górę do pełnego miesiąca). Za podstawę przyjmujemy wyższy wymiar urlopu, czyli 36 dni.

36 dni x 8/12 = 24 dni - 8 dni = 16 dni

Kobiecie należy się ekwiwalent za 16 dni urlopu wypoczynkowego (za 128 godzin urlopu).

PRZYKŁAD 6

Pensja za urlop w wynagrodzeniu częściowym

W sierpniu 2014 roku pani Zofia jako pracownica chorowała przez 5 dni, a 4 dni przebywała na urlopie wypoczynkowym. Dostaje ona pensję zasadniczą w wysokości 2200 zł. Wynagrodzenie częściowe za sierpień 2014 roku ustalamy następująco:

● podstawa wymiaru 2200 zł,

● dzienna stawka 2200 zł : 30 = 73,33 zł,

● kwota zmniejszenia 73,33 zł x 5 dni = 366,65 zł,

● finalne wynagrodzenie częściowe 2200 zł - 366,65 zł = 1833,35 zł.

Kwota wynagrodzenia częściowego zawiera w sobie pensję za urlop wypoczynkowy odbyty w sierpniu ze stałej stawki miesięcznej.

Tabela 1. Okresy nauki kwalifikowane do stażu wpływającego na wymiar urlopu wypoczynkowego (art. 155 par. 1 k.p.).

Okres ukończonej nauki	Zaliczany wymiar
W zasadniczej lub innej równorzędnej szkole zawodowej	Przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, ale nie więcej niż 3 lata
W średniej szkole zawodowej	Przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, ale nie więcej niż 5 lat
W średniej szkole zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych	5 lat
W średniej szkole ogólnokształcącej	4 lata
W szkole policealnej	6 lat
W szkole wyższej	8 lat

Tabela 2. Dodatkowy urlop wypoczynkowy

	10 dni roboczych w roku kalendarzowym	po przepracowaniu roku od daty zaliczenia go do jednego z podanych stopni niepełnosprawności
	10 dni roboczych raz na dwa lata	faktyczne i nieprzerwane zatrudnienie w ośrodku pomocy społecznej lub powiatowym centrum pomocy rodzinie przy pracy socjalnej i rodzinnych wywiadach środowiskowych
	od 5 do 13 dni roboczych rocznie	z tytułu służby w warunkach szkodliwych dla zdrowia lub uciążliwych - po roku pełnienia służby w tych warunkach
od 5 do 13 dni roboczych rocznie	z tytułu osiągnięcia określonego wieku - z dniem osiągnięcia określonego wieku
od 5 do 13 dni rocznie	z tytułu osiągnięcia określonego stażu służby - z dniem osiągnięcia określonego stażu służby
	5 dni roboczych rocznie	po dniu stania się ostateczną decyzji o nadaniu statusu weterana lub weterana poszkodowanego, ale nie wcześniej niż z dniem przedstawienia decyzji pracodawcy
	1 dzień roboczy rocznie	po 5 latach zatrudnienia w administracji publicznej; pula urlopu dodatkowego wzrasta z każdym rokiem pracy o 1 dzień aż do osiągnięcia pułapu 12 dni
	l 6 dni rocznie ● 10 dni rocznie	po 20 latach pracy w PG po 10 latach pracy w PG
	l 6 dni rocznie ● 12 dni rocznie	po co najmniej 10 latach pracy w NIK po co najmniej 20 latach pracy Zatrudnienie o podanej długości na konkretnych stanowiskach wymienionych w art. 66a ustawy o NIK, m.in.: - dyrektora i wicedyrektora kontrolnej jednostki organizacyjnej NIK, - radcy prezesa NIK, - doradcy prawnego, ekonomicznego i technicznego, - głównego specjalisty kontroli państwowej.
	l 6 dni roboczych rocznie ● 12 dni roboczych rocznie	po 10 latach pracy na tym stanowisku po 20 latach orzekania na tym stanowisku

Tabela 3. Wyłączenia z pensji urlopowej

Składniki jednorazowe i nieperiodyczne	Wynagrodzenie za czas nieobecności w pracy	Składniki długoterminowe	Należności gwarancyjne, w tym za czas po ustaniu zatrudnienia
l jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie ● ekwiwalent za urlop wypoczynkowy ● dodatkowe wynagrodzenie radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego	l wynagrodzenie za czas gotowości do pracy i oraz za czas niezawinionego przestoju ● wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego ● wynagrodzenie za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy ● wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy i odosobnienia w związku z chorobą zakaźną	l nagroda jubileuszowa ● nagrody z zakładowego funduszu nagród ● dodatkowe wynagrodzenie roczne	l wyrównanie do wysokości minimalnego wynagrodzenia ● odprawy emerytalne i rentowe oraz inne odprawy ● wynagrodzenie i odszkodowanie należnego w razie rozwiązania stosunku pracy

PRZYKŁAD 7

Za wypoczynek odbierany w weryfikowanym miesiącu

Załóżmy, że we wrześniu 2014 roku pan Zenon, zatrudniony na 3/4 etatu, weźmie 6 dni urlopu wypoczynkowego i 4 dni urlopu bezpłatnego, podczas którego zgodnie z rozkładem powinien przepracować 26 godzin. Otrzymuje płacę zasadniczą 1900 zł miesięcznie i miesięczne premie wynoszące 20 proc. pensji zasadniczej (380 zł brutto miesięcznie). Wynagrodzenie częściowe za wrzesień 2011 roku należy ustalić tak:

● podstawa wymiaru 1900 zł + 380 zł = 2280 zł,

● godzinowa stawka 2280 zł : 132 godz. = 17,27 zł,

● kwota zmniejszenia 17,27 zł x 26 godz. = 449,02 zł,

● finalne wynagrodzenie częściowe 2280 zł - 449,02 zł = 1830,98 zł.

Wynagrodzenie częściowe za wrzesień 2014 roku w kwocie 1830,98 zł zawiera także pensję za urlop wypoczynkowy przebyty w tym miesiącu ze składników w stałej stawce miesięcznej.

PRZYKŁAD 8

Dodatek motywacyjny obniżony za urlop

Pani Karolina, zatrudniona w pełnym wymiarze czasu pracy, w lipcu 2014 roku pozostawała przez 3 dni na zwolnieniu lekarskim, przez 2 dni na urlopie wypoczynkowym i przez 5 dni na urlopie wychowawczym, podczas którego przepracowałaby wedle rozkładu 40 godzin. Uzyskuje pensję podstawową 2700 zł brutto miesięcznie i dodatek motywacyjny wynoszący maksymalnie 1200 zł brutto miesięcznie. Wynagrodzenie częściowe szacujemy tak:

● podstawa wymiaru 2700 zł,

● dzienna/godzinowa stawka 2700 zł : 30 = 90 zł / 2700 zł : 184 godz. = 14,67 zł,

● kwoty zmniejszenia z tytułu choroby/urlopu wychowawczego 90 zł x 3 dni = 270 zł / 14,67 zł x 40 godz. = 586,80 zł,

● finalne wynagrodzenie częściowe 2700 zł - 270 zł - 586,80 zł = 1843,20 zł.

Wynagrodzenie częściowe 1843,20 zł obejmuje wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy ze stałych stawek miesięcznych wykorzystany w lipcu 2014 roku. Ponadto kobieta powinna dostać dodatek motywacyjny w kwocie przyznanej przez zatrudniającego, który zapewne obniży go z racji urlopu wypoczynkowego.

PRZYKŁAD 9

Dwie stawki po zmianie wymiaru etatu

Wymiar czasu pracy pana Irka uległ od 22 sierpnia 2014 r. podwyższeniu z połowy do pełnego etatu, a w konsekwencji wzrosła stawka zasadnicza z 900 do 1800 zł brutto miesięcznie. Od 21 do 26 sierpnia 2014 r. przebywał na urlopie wypoczynkowym. Wedle rozkładu czasu pracy od 1 do 21 sierpnia powinien przepracować 56 godzin, a od 22 do 31 sierpnia - 48 godzin.

Wynagrodzenie należne za ten miesiąc ustalamy tak:

● wynagrodzenie należne za pracę na połowę etatu 900 zł : 80 godz. = 11,25 zł; 11,25 zł x 56 godz. = 630 zł,

● wynagrodzenie należne za pracę na pełnym etacie 1800 zł : 160 zł = 11,25 zł; 11,25 zł x 48 godz. = 540 zł,

● finalne wynagrodzenie 630 zł + 540 zł = 1170 zł.

Finalne wynagrodzenie obejmuje wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy.

PRZYKŁAD 10

Urlop szkoleniowy nie obniża pensji

W sierpniu 2014 roku pan Tadeusz jako pracownik korzystał z 2 dni urlopu szkoleniowego i z 5 dni urlopu wypoczynkowego. Otrzymuje on wynagrodzenia zasadnicze 3200 zł brutto miesięcznie i dodatek ekspercki w kwocie 500 zł brutto miesięcznie. Za sierpień 2014 roku powinien otrzymać 3700 zł brutto (3200 zł + 500 zł) bez żadnych obniżek z racji któregoś z podanych urlopów.

Ramka 1. Ustalanie wynagrodzenia częściowego za miesiąc, w którym pracownik korzystał z urlopu wypoczynkowego i chorował

● Podstawa wymiaru - suma składników w stałej stawce miesięcznej należnych za dany miesiąc.

● Dzienna stawka - podstawę wymiaru dzielimy przez 30, niezależnie od tego, czy miesiąc liczy 28, 29, 30 lub 31 dni.

● Kwota zmniejszenia stałej stawki miesięcznej - dzienną stawkę mnożymy przez liczbę dni, na jakie opiewa zwolnienie lekarskie.

● Finalne wynagrodzenie częściowe - od podstawy wymiaru odejmujemy kwotę zmniejszenia; obejmuje ona pensję za urlop wypoczynkowy wykorzystywany tym miesiącu.

Ramka 2. Wyliczenie poborów częściowych za miesiąc, w którym zatrudniony miał bezpłatną nieobecność i urlop wypoczynkowy

● Podstawa wymiaru - suma stałych stawek miesięcznych należnych za dany miesiąc.

● Godzinowa stawka - podstawę wymiaru dzielimy przez nominał czasu pracy.

● Kwota zmniejszenia stałych stawek miesięcznych - godzinową stawkę mnożymy przez liczbę godzin, jakie zatrudniony powinien przepracować w ciągu absencji, za czas której nie zachował prawa do wynagrodzenia.

● Finalne wynagrodzenie częściowe - od podstawy wymiaru odejmujemy kwotę zmniejszenia.

Wynagrodzenie częściowe zawiera w sobie pensję za urlop wypoczynkowy odbierany w weryfikowanym miesiącu.

Ramka 3. Obliczenie wynagrodzenia częściowego za miesiąc, w którym pracownik chorował, był nieobecny z innej przyczyny i miał urlop wypoczynkowy

● Podstawa wymiaru - suma składników w stałej stawce miesięcznej należnych za ten miesiąc.

● Dzienna/godzinowa stawka - podstawę wymiaru dzielimy przez 30/przez nominał czasu pracy danego miesiąca.

● Kwoty zmniejszenia stałej stawki miesięcznej z tytułu choroby/innej absencji:

- dzienną stawkę mnożymy przez liczbę dni choroby.

- godzinową stawkę mnożymy przez liczbę godzin, jakie pracownik powinien przepracować zgodnie z rozkładem podczas innej absencji.

● Finalne wynagrodzenie częściowe - od podstawy wymiaru odejmujemy kwoty zmniejszenia; obejmuje w sobie wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy ze stałych stawek miesięcznych.

Ramka 4. Określenie wynagrodzenia za miesiąc, w którym pracownik był na urlopie i nastąpiła zmiana wymiaru czasu pracy

● Wynagrodzenie należne za pracę w dotychczasowym wymiarze - starą stałą stawkę miesięczną - dzielimy przez stary wymiar czasu pracy stosowany do rozmiaru etatu i mnożymy przez liczbę godzin pracy podczas "rządów“ starego wymiaru (wliczając godziny robocze przypadające na urlop wypoczynkowy).

● Wynagrodzenie należne za pracę w nowym wymiarze czasu pracy - nową stałą stawkę miesięczną - dzielimy przez nowy wymiar czasu pracy odpowiednio do rozmiaru etatu i mnożymy przez liczbę godzin przepracowanych podczas obowiązywania nowego wymiaru (wliczając godziny przypadające do przepracowania w trakcie urlopu wypoczynkowego).

● Finalne wynagrodzenie - wyniki sumujemy. Finalne wynagrodzenie obejmuje wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy ze stałych stawek miesięcznych.

Ramka 5. Schemat ustalania wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy

● Podstawa wymiaru - suma składników zmiennych za okresy nie dłuższe niż miesiąc wypłaconych podczas 3/12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

● Godzinowa stawka - podstawę wymiaru dzielimy przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych w ciągu 3/12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

● Finalne wynagrodzenie za urlop - godzinową stawkę pensji urlopowej mnożymy przez liczbę godzin, jakie pracownik powinien zgodnie z rozkładem czasu pracy przepracować podczas urlopu wypoczynkowego.

PRZYKŁAD 11

Składniki zmienne, ale za okresy nie dłuższe niż miesiąc

Pani Daria jako pracownica otrzymuje tylko zmienne składniki wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż miesiąc: akordowe wynagrodzenie zasadnicze i dodatki wynikowe o wartości 12 proc. pensji zasadniczej. Składniki te nie ulegają znacznym wahaniom, a zakład wypłaca je pracownikom: stawki zasadnicze do końca bieżącego miesiąca i premie - do 10. dnia kolejnego miesiąca. Kobieta była na urlopie wypoczynkowym przez 6 dni lipca 2014 roku. Podczas wcześniejszych miesięcy uzyskała:

● w czerwcu: 2500 zł wynagrodzenia zasadniczego za czerwiec i 300 zł premii za maj,

● w maju: 2270 zł wynagrodzenia zasadniczego za maj i 272,40 zł premii za kwiecień,

● w kwietniu: 2674 zł wynagrodzenia zasadniczego za kwiecień i 320,88 zł premii za marzec.

Do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego wliczamy składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż miesiąc uiszczone kobiecie w czerwcu, maju i kwietniu 2014 roku. Podstawa wymiaru wynosi 8337,28 zł (2500 zł + 300 zł + 2270 zł + 272,40 zł + 2674 zł + 320,88 zł).

PRZYKŁAD 12

Kwoty faktycznie wypłacone

Pani Katarzyna, zatrudniona na pół etatu w miesięcznym okresie rozliczeniowym, uzyskuje tylko zmienne składniki za okresy nie dłuższe niż miesiąc: pensję zasadniczą według stawki 15 zł za godzinę roboczą i premie miesięczne w wysokości 20 proc. pensji zasadniczej. Pracuje w godzinach nadliczbowych. W sierpniu 2014 roku korzystała z 8 dni urlopu wypoczynkowego, podczas którego powinna przepracować 34 godziny. Zakład wypłaca wynagrodzenia do ostatniego dnia roboczego bieżącego miesiąca. W 2014 roku kobieta otrzymała:

- w lipcu: 1350 zł pensji zasadniczej (90 godzin pracy x 15 zł) i 270 zł premii,

- w czerwcu: 1200 zł pensji zasadniczej (80 godzin pracy x 15 zł), 240 zł premii i łącznie 45 zł normalnego wynagrodzenia i dodatków za 2 nadgodziny,

- w maju: 1080 zł pensji zasadniczej (72 godziny pracy x 15 zł) i 216 zł premii.

Jej wynagrodzenie nie ulega znacznym wahaniom. Podstawę wymiaru wynagrodzenia za urlop w sierpniu 2014 roku stanowią zsumowane wszystkie składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż miesiąc wypłacone w lipcu, czerwcu i maju. Podstawa wymiaru wynosi 4401 zł. Dzielimy ją przez liczbę godzin rzeczywiście przepracowanych przez panią Katarzynę w lipcu, czerwcu i maju (łącznie przez 244 godziny).

4401 zł : 244 godz. = 18,04 zł

Godzinowa stawka pensji za urlop to 18,04 zł.

PRZYKŁAD 13

Według nowych stawek

Pani Sylwia, zatrudniona na 3/4 etatu, korzystała z urlopu wypoczynkowego na przełomie lipca i sierpnia 2014 roku. Dostawała pensję zasadniczą według stawki 14 zł brutto miesięcznie i miesięczne premie wynoszące 17 proc. pensji zasadniczej. Jednak od maja 2014 roku uzyskała podwyżkę stawki zasadniczej o 5 proc. (do 14,70 zł). Podstawę wymiaru wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy stanowią zsumowane pensje zasadnicze i premie wypłacone w czerwcu, maju i kwietniu 2014 roku. Ta generalna zasada pozostaje bez zmian. Jednak podstawę tę trzeba ustalić od początku według nowych stawek, mimo że w kwietniu 2014 roku kobieta otrzymywała niższe składniki. W okresie tym kobieta przepracowała: w czerwcu 122 godziny, w maju 120 godzin i w kwietniu 120 godzin. Ustalenie podstawy wymiaru pensji za urlop wygląda tak:

Miesiąc wliczany do podstawy 2014 r.	Sposób ustalania
Czerwiec	122 godz. x 14,70 zł = 1793,40 zł 1793,40 zł x 17 proc. = 304,88 zł 1793,40 zł + 304,88 zł = 2098,28 zł
Maj	120 godz. x 14,70 zł = 1764 zł 1764 zł x 17 proc. = 299,88 zł 1764 zł + 299,88 zł = 2063,88 zł
Kwiecień	120 godz. x 14,70 zł = 1764 zł 1764 zł x 17 proc. = 299,88 zł 1764 zł + 299,88 zł = 2063,88 zł
Łącznie podstawa wymiaru	2098,28 zł + 2063,88 zł + 2063,88 zł = 6226,04 zł

Tyle wynosi podstawa wymiaru za urlop wypadający w lipcu i sierpniu.

PRZYKŁAD 14

Osobne podstawy

Pan Wojtek, zatrudniony na pełny etat, był na urlopie wypoczynkowym od 14 do 25 sierpnia 2014 r., podczas którego powinien zgodnie z rozkładem czasu pracy przepracować 56 godzin. Uzyskiwał wynagrodzenie prowizyjne i miesięczny dodatek funkcyjny wynoszący 35 proc. pensji podstawowej. Od 20 sierpnia 2014 r. weszła w życie zmiana regulaminu płac, obniżająca dodatki funkcyjne do maksymalnie 20 proc. pensji zasadniczej. W 2014 roku mężczyzna pobrał w lipcu 2900 zł brutto prowizji, w czerwcu 3030 zł brutto i w maju 2800 zł brutto. Jego wynagrodzenie nie ulega znacznym wahaniom. W okresie tym nie opuścił żadnego dnia pracy i nie pracował w nadgodzinach.

Osobno ustalamy podstawę wymiaru płacy za urlop wypoczynkowy od 14 do 19 sierpnia (3 dni, czyli 24 godziny) i osobno - za urlop od 20 do 25 sierpnia (4 dni, czyli 32 godziny).

Miesiąc wliczany do podstawy 2014 r.	Sposób ustalania
lipiec	2900 zł x 35 proc. = 1015 zł 2900 zł + 1015 zł = 3915 zł
czerwiec	3030 zł x 35 proc. = 1060,50 zł 3030 zł + 1060,50 zł = 4090,50 zł
maj	2800 zł x 35 proc. = 980 zł 2800 zł + 980 zł = 3780 zł
Łącznie podstawa wymiaru	3915 zł + 4090,50 zł + 3780 zł = 11 785,50 zł

● godzinowa stawka pensji za urlop 11 785,50 zł : 504 godz. = 23,38 zł

● finalna pensja za urlop od 14 do 19 sierpnia 23,38 zł x 24 godz. = 561,12 zł.

Miesiąc wliczany do podstawy 2014 r.	Sposób ustalania
lipiec	2900 zł x 20 proc. = 580 zł 2900 zł + 580 zł = 3480 zł
czerwiec	3030 zł x 20 proc. = 606 zł 3030 zł + 606 zł = 3636 zł
maj	2800 zł x 20 proc. = 560 zł 2800 zł + 560 zł = 3360 zł
Łącznie podstawa wymiaru	3480 zł + 3636 zł + 3360 zł = 10 476 zł

● godzinowa stawka pensji za urlop 10 476 zł : 504 godz. = 20,79 zł

● finalna pensja za urlop od 20 do 25 sierpnia 20,79 zł x 32 godz. = 665,28 zł.

Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy to łącznie 1226,40 zł.

PRZYKŁAD 15

Spóźnienia obniżają dodatek

W lipcu 2014 roku pan Sylwester, zatrudniony na pełnym etacie, miał 7 dni urlopu wypoczynkowego. Dostaje pensję zasadniczą według stawki 12 zł za godzinę oraz ruchome dodatki motywacyjne w wysokości 10 proc. płacy zasadniczej. Jednym z warunków przyznania dodatku jest niezanotowanie w analizowanym miesiącu nieusprawiedliwionego spóźnienia do pracy. Podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego kalkulujemy na podstawie czerwca, maja i kwietnia 2014 roku. W okresie tym mężczyzna w czerwcu przepracował 152 godziny i uzyskał dodatek, w maju przepracował 160 godzin i nie otrzymał dodatku z powodu dwóch spóźnień do pracy i w kwietniu przepracował 160 godzin i pobrał dodatek. Wynagrodzenie za urlop liczymy tak:

Etapy rachunków	Sposób obliczania
Podstawa wymiaru	l czerwiec: 12 zł/godz. x 152 godz. + 12 zł/godz. x 152 godz. x 10 proc. = 2006,40 zł
l maj: 12 zł/godz. x 160 godz. + 0 zł = 1920 zł
l kwiecień: 12 zł/godz. x 160 godz. + 12 zł/godz. x 160 godz. x 10 proc. = 2112 zł
l łącznie podstawa wymiaru: 6038,40 zł
Godzinowa stawka	6038,40 zł : 472 godz. = 12,79 zł
Finalne wynagrodzenie za urlop	12,79 godz. x 56 godz. 716,24 zł

Zakładając, że w lipcu 2014 roku poza urlopem wypoczynkowym pan Sylwester nie opuścił innego dnia roboczego, w miesiącu tym powinien dostać 1536 zł brutto wynagrodzenia zasadniczego (128 godz. x 12 zł/godz.), 153,60 zł brutto dodatku motywacyjnego, jeśli spełnił warunki jego nabycia za ten miesiąc, oraz 716,24 zł brutto wynagrodzenia urlopowego.

PRZYKŁAD 19

Gdy przerwy są krótsze niż miesiąc

W sierpniu 2014 roku pan Kamil, przedstawiciel handlowy zatrudniony na pełny etat, korzystał z 7 dni urlopu wypoczynkowego. Otrzymuje pensję podstawową 4200 zł brutto miesięcznie oraz prowizję ustaloną jako 1,5 proc. zysku z zawartych przez niego umów z kontrahentami pracodawcy. Prowizję zakład wypłaca mu w ciągu 7 dni od daty faktycznego opłacenia przez klienta faktury sprzedażowej wynikającej z umowy wynegocjowanej przez pracownika. W celu weryfikacji, czy prowizja wchodzi do podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop w sierpniu 2014 roku, pracodawca analizuje odstępy między terminami jej wypłat w okresie od sierpnia 2013 roku do lipca 2014 roku. Okazało się, że przeważały przerwy krótsze niż miesiąc, wobec czego prowizję wliczamy do tej podstawy w kwotach rzeczywiście wypłaconych w ciągu wskazanych 12 miesięcy. Tak ustaloną podstawę wymiaru płacy urlopowej dzielimy następnie przez liczbę godzin, jakie zatrudniony faktycznie przepracował przez te 12 miesięcy (wliczając nadgodziny), a uzyskaną godzinową stawkę mnożymy przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w trakcie sierpniowego urlopu.

PRZYKŁAD 20

Średnia z 3 miesięcy

Stosunek pracy pani Joanny uległ rozwiązaniu za porozumieniem stron 5 sierpnia 2014 r. i tego dnia zostało jej 88 godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Zgodnie z umową o pracę przysługiwała jej płaca zasadnicza 2400 zł brutto miesięcznie i zmienne premie miesięczne wahające się od 2 do 35 proc. pensji zasadniczej. W 2014 roku uzyskała:

● w lipcu: 480 zł brutto (20 proc. podstawy) premii oraz 97,80 zł brutto normalnego wynagrodzenia i dodatków za nadgodziny,

● w czerwcu: 360 zł brutto (15 proc. podstawy) premii,

● w maju: 480 zł brutto (20 proc. podstawy) premii oraz 78,24 zł normalnego wynagrodzenia i dodatków za godziny nadliczbowe.

Całe te 3 miesiące kobieta przepracowała i w konsekwencji podstawę ekwiwalentu za urlop tworzy przeciętna suma wynagrodzenia zasadniczego w pełnej kwocie miesięcznej i średnich premii oraz normalnego wynagrodzenia i dodatków za nadgodziny z wypłaconych w ciągu 3 miesięcy wypadających przed sierpniem 2014 roku: 2400 zł + (480 zł + 97,80 zł + 360 zł + 480 zł + 78,24 zł) : 3 miesiące = 2400 zł + 1496,04 zł : 3 miesiące = 2898,68 zł.

PRZYKŁAD 16

Bez zmian przy wyliczaniu

Pani Iza, przedstawiciel handlowy zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, otrzymuje tylko wynagrodzenie prowizyjne. W sierpniu 2014 roku była przez 6 dni na urlopie wypoczynkowym (48 godzin). Podstawę wymiaru powinniśmy ustalić z prowizji wypłaconych kobiecie w lipcu, czerwcu i maju 2014 roku (prowizja nie podlega znacznym wahaniom). W okresie tym w lipcu uzyskała 3400 zł brutto prowizji za cały miesiąc pracy, w czerwcu zero zł, gdyż cały miesiąc korzystała z urlopu bezpłatnego, a w maju 1500 zł za 10 dni pracy, bo przez pozostałą część miesiąca chorowała. Zwolnienie lekarskie nieobejmujące pełnego miesiąca kalendarzowego nie powoduje zmiany sposobu kalkulacji podstawy wymiaru pensji urlopowej, a czerwiec zastępujemy kwietniem, kiedy to pobrała 3200 zł prowizji za cały miesiąc pracy. Wynagrodzenie za urlop obliczamy tak:

Etapy rachunków	Sposób obliczania
Podstawa wymiaru	lipiec: 3400 zł
kwiecień: 3200 zł
maj: 1500 zł
łącznie podstawa wymiaru: 8100 zł
Godzinowa stawka	8100 zł : 432 godz. = 18,75 zł
Finalne wynagrodzenie za urlop	18,75 godz. x 48 godz. = 900 zł

W sierpniu 2014 roku pani Iza powinna otrzymać prowizję uzależnioną od wyników pracy i 900 zł wynagrodzenia za urlop.

PRZYKŁAD 17

Składniki wypłacone za okres faktycznie przepracowany

Pan Arek, zatrudniony na pół etatu, podjął 21 lipca 2014 r. pracę na okres próbny 3 miesięcy. Od początku nie sprawdzał się i strony rozstały się na mocy porozumienia 14 sierpnia 2014 r., uzgodniwszy, że 13 i 14 sierpnia pracownik odbierze urlop wypoczynkowy (8 godzin). Otrzymuje on pensję zasadniczą w wysokości minimalnej płacy oraz ruchome premie miesięczne wynoszące do 30 proc. pensji zasadniczej. Od 21 do 31 lipca mężczyzna zgodnie z rozkładem przepracował 36 godzin, a od 1 do 12 sierpnia - 32 godziny. Dodajemy 8 godzin do przepracowania podczas urlopu wypoczynkowego i łącznie uzyskujemy 40 godzin. Za czas faktycznie przepracowany w tych okresach dostał łącznie 150 zł miesięcznych premii (50 zł za lipiec i 100 zł za sierpień).

Częściową stawkę zasadniczą za lipiec 2014 roku liczymy tak:

● podstawa wymiaru 840 zł brutto

● godzinowa stawka 840 zł : 92 godz. = 9,13 zł

● kwota zmniejszenia 9,13 zł x 56 godz. = 511,28 zł

● finalna stawka zasadnicza za lipiec 2014 roku 840 zł - 511,28 zł = 328,72 zł.

Częściową stawkę zasadniczą za sierpień 2014 roku ustalamy tak:

● podstawa wymiaru 840 zł brutto

● godzinowa stawka 840 zł : 80 godz. = 10,50 zł

● kwota zmniejszenia 10,50 zł x 40 godz. = 420 zł

● finalna stawka zasadnicza za sierpień 2014 roku 840 zł - 420 zł = 420 zł.

Etapy rachunków	Sposób obliczania
Podstawa wymiaru	150 zł
Godzinowa stawka	150 zł : 68 godz. = 2,21 zł
Finalne wynagrodzenie za urlop	2,21 zł x 8 godz. = 17,68 zł

Za lipiec 2014 roku pan Arek powinien dostać 328,72 zł brutto wynagrodzenia zasadniczego i 50 zł premii, a za sierpień 2014 roku 420 zł brutto wynagrodzenia zasadniczego (zawiera ona w sobie pensję urlopową ze składnika w stałej stawce miesięcznej), 100 zł premii i 17,68 zł pensji za urlop wypoczynkowy.

PRZYKŁAD 18

Po zmianie siatki płac

Pani Ewa, zatrudniona w danym zakładzie od 7 lat na pełnym etacie, 25 i 26 sierpnia 2014 r. pozostawała na urlopie wypoczynkowym. Otrzymywała tylko wynagrodzenie w stałej stawce miesięcznej 1980 zł brutto. Pracodawca zmienił regulamin płac, wprowadzając zmienne miesięczne dodatki motywacyjne w granicach od 10 do 500 zł brutto. Korekta regulaminu wynagradzania weszła w życie 5 sierpnia 2014 r., a za czas faktycznie przepracowany w tym miesiącu przed rozpoczęciem urlopu (od 6 do 21 sierpnia przypadło 11 dni, czyli 88 godzin pracy) pani Ewa uzyskała 120 zł dodatku. Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy kalkulujemy tak:

Etapy rachunków	Sposób obliczania
Podstawa wymiaru	120 zł
Godzinowa stawka	120 zł : 88 godz. = 1,36 zł
Finalne wynagrodzenie za urlop	1,36 zł x 16 godz. = 21,76 zł

W sierpniu 2014 roku pani Ewa powinna dostać 1980 zł wynagrodzenia zasadniczego, dodatek motywacyjny w kwocie przyznanej przez szefa i 21,76 zł wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy.

Ramka 6. Uzupełnienie podstawy ekwiwalentu

● Ruchome wynagrodzenie za okresy nie dłuższe niż miesiąc faktycznie uzyskane w okresie rzeczywiście przepracowanym w ciągu tych 3 miesięcy, ale poprzedzającym miesiąc ustania zatrudnienia, dzielimy przez liczbę dni, za które ono przysługiwało.

● Wynik mnożymy przez liczbę dni, jaką zatrudniony powinien przepracować w ciągu 3 miesięcy w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z rozkładem czasu pracy.

PRZYKŁAD 21

Po uzupełnieniu podstawy

Umowa o pracę pana Romana, zatrudnionego na pełnym etacie, uległa 31 lipca 2014 r. rozwiązaniu i tego dnia zostało mu 40 godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Otrzymywał jedynie wynagrodzenie prowizyjne. W 2014 roku pobrał w czerwcu 2700 zł brutto prowizji, w maju 2920 zł, a w kwietniu tylko 1500 zł, gdyż przez 12 dni w tym miesiącu chorował i przez 3 był na urlopie wypoczynkowym. Podstawę wymiaru ekwiwalentu ze składników zmiennych za okresy nie dłuższe niż miesiąc tworzy średnia miesięczna prowizja, po uprzednim uzupełnieniu. Uzupełnienie podstawy ekwiwalentu wygląda tak: (2700 zł + 2920 zł + 1500 zł) : (20 dni + 20 dni + 6 dni) x 61 dni = 7120 zł : 46 dni x 61 dni = 9441,74 zł. Podstawa wymiaru wynosi 3147,25 zł (9441,74 zł : 3 miesiące).

PRZYKŁAD 22

Marzec zamiast kwietnia

Umowa o pracę pana Wiesława, zatrudnionego na w pełnym wymiarze czasu pracy, uległa rozwiązaniu 31 lipca 2014 r. i tego dnia zostało mu 80 godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Dostawał on tylko płacę podstawową według stawki godzinowej 13 zł. W czerwcu i maju 2014 roku nie opuścił żadnego dnia roboczego, ale przez cały kwiecień chorował. Kwiecień wyłączamy z podstawy wymiaru ekwiwalentu za wypoczynek, przyjmując zamiennie marzec 2014 roku, w którym zatrudniony przepracował 70 godzin (a powinien 168 godzin). Musimy uzupełnić wynagrodzenie wchodzące do podstawy ekwiwalentu ze względu na to, że pan Henryk nie przepracował pełnego okresu wliczanego do tej podstawy. Jednak ze względu na to, że otrzymywał wyłącznie składnik godzinowy, dopełnienia podstawy dokonujemy na podstawie stawki godzinowej, ustalając, ile godzin w marcu przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy: 13 zł/godz. x 160 godz. + 13 zł/godz. x 160 godz. + 13 zł/godz. x 168 godz. = 2080 zł + 2080 zł + 2184 zł = 6344 zł. Podstawa wymiaru wynosi 6344 zł : 3 miesiące = 2114,67 zł brutto.

PRZYKŁAD 23

231 zamiast 250 dni

Stosunek pracy pani Iwony, zatrudnionej na 2/3 etatu, uległ rozwiązaniu z 31 lipca 2014 r. i tego dnia zostało jej 48 godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Otrzymywała 1200 zł brutto miesięcznie pensji zasadniczej i zmienne premie kwartalne do 500 zł brutto, wypłacane do 10. dnia następnego miesiąca kalendarzowego po zakończeniu kwartału. W ciągu 12 miesięcy poprzedzających miesiąc ustania zatrudnienia (lipiec 2013 r. - czerwiec 2014 r.) kobieta przepracowała 231 dni, a powinna przepracować 250 dni. W okresie tym dostała łącznie 1790 zł premii. Uzupełnienie podstawy ze składników zmiennych za okresy dłuższe niż miesiąc wygląda tak: 1790 zł : 231 dni x 250 dni = 1937,23 zł; 1937,23 zł : 12 miesięcy = 161,44 zł. Podstawa ekwiwalentu wynosi 1361,44 zł.

Tabela 4. Schemat ustalania ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy

Podstawa wymiaru	Suma: ● składników w stałej stawce miesięcznej - należnych w pełnych kwotach miesięcznych w ostatnim miesiącu zatrudnienia zgodnie z umową o pracę lub innym aktem nawiązującym stosunek pracy, ● zmiennych składników za okresy nie dłuższe niż miesiąc - w średniej kwocie wypłaconej w ciągu 3 miesięcy poprzedzających ostatni miesiąc zatrudnienia, ● składników za okresy dłuższe niż miesiąc - w średniej kwocie wypłaconej w ciągu 12 miesięcy poprzedzających ostatni miesiąc zatrudnienia
Dzienna stawka ekwiwalentu	Podstawę wymiaru dzielimy przez współczynnik ekwiwalentu, czyli w 2014 r. przez 20,83 zł (wskaźnik jest proporcjonalny do wymiaru czasu pracy).
Godzinowa stawka ekwiwalentu	Dzienną stawkę ekwiwalentu dzielimy przez normę dobową czasu pracy obowiązującą pracownika.
Finalny ekwiwalent za urlop	Godzinową stawkę ekwiwalentu mnożymy przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.