Limitów miesięcznych nie wolno przekroczyć

Artykuł 85 par. 1 kodeksu pracy mówi, że wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Zatem można dopuścić większą częstotliwość wypłat. Jednak technicznie, jeśli przedsiębiorca nie dysponuje dobrym programem do obliczania płac, może okazać się to trudne, bo sprawę komplikuje ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: u.p.d.o.f.). A dokładnie chodzi o przepisy dotyczące pracowniczych kosztów uzyskania przychodu oraz stosowania miesięcznej ulgi podatkowej.

Do ustawowej wysokości

Artykuł 22 par. 2 u.p.d.o.f. mówi, że koszty uzyskania przychodów ze stosunku pracy wynoszą miesięcznie 111,25 zł lub 139,06 zł dla pracowników zamieszkujących poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy (a pracownik nie otrzymuje dodatku za rozłąkę). Oznacza to, że przy rozliczaniu kilku wypłat występujących w jednym miesiącu kalendarzowym koszty uzyskania nie mogą sumarycznie przekroczyć tego limitu. Innymi słowy, jeśli pracodawca wypłacił 10 marca premię za luty w wysokości 100 zł brutto, to może do jej rozliczenia zastosować koszty w wysokości 86,29 zł - od kwoty brutto odejmuje się składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika, czyli 13,71 zł, a różnica kwoty brutto i składek jest podstawą do dalszego obliczenia podatku dochodowego. Zatem 100 zł minus 13,71 zł składek daje 86,29 zł i maksymalne koszty uzyskania do odliczenia to właśnie ta kwota. Przy kolejnej wypłacie wynagrodzenia w tym samym miesiącu, czyli jeśli na ostatni dzień marca pracodawca wypłaci wynagrodzenie za ten miesiąc, to zastosuje do obliczeń koszty uzyskania przychodu w wysokości różnicy między limitem kosztów pracownika a kosztami już uwzględnionymi przy wypłatach za ten miesiąc. W rozpatrywanym przypadku jeśli miesięczny limit kosztów uzyskania tego pracownika to 111,25 zł, a kosztu uwzględnione przy pierwszej w miesiącu kalendarzowym wypłacie to 86,29 zł, przy drugiej wypłacie można zastosować koszty w wysokości 24,96 zł.

Analogicznie do kosztów uzyskania - jeśli pracownik złożył PIT-2 [tabela] zatem ma prawo do miesięcznej ulgi podatkowej, to przy wielu wypłatach w jednym miesiącu należy ją stosować do wysokości miesięcznego limitu. Zatem w miesiącu kalendarzowym zastosowana ulga nie może być wyższa niż 46,33 zł.

Gdy nieznaczne wartości

Największe niebezpieczeństwo błędu w obliczeniach zachodzi, jeśli mamy do czynienia z wypłatami składników o nieznacznej wartości. Ponieważ w myśl przepisów, w przypadku gdy składka na ubezpieczenie zdrowotne obliczona przez płatnika jest wyższa od zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych - składkę obniża się do wysokości tej zaliczki. Inny przepis mówi, że podstawą składek jest suma wypłat w miesiącu. Zatem jeżeli przy pierwszej w miesiącu wypłacie obniżymy składkę do wysokości zaliczki, to przy kolejnej musimy obliczyć składkę zdrowotną od sumy podstawy wymiaru. Inaczej zaniżymy należną składkę zdrowotną i zawyżymy zaliczkę na podatek dochodowy. Najlepsze programy płacowe radzą sobie z takimi obliczeniami, w innych przypadkach pozostaje dokonanie korekty listy płac bezzwłocznie po zauważeniu błędu w wyliczeniach.

Realizacja komorniczego zajęcia wynagrodzenia za pracę przy wielu wypłatach w miesiącu nastręcza najwięcej problemów, jednak i w tym przypadku chodzi o miesięczny limit.

Potrącenia

W zależności od stosowanych kosztów i ulgi każdy pracownik ma inną kwotę wolną od potrąceń, jaką należy dla niego zastosować do sumy wypłat w danym miesiącu. [przykład]

Jednak z uwagi na różnorodność składników możliwych do wypłaty należy każdą listę płac w miesiącu zbadać - czy nie zawiera zasiłków, świadczeń z ZFŚS, nagrody jubileuszowej, ponieważ te składniki traktuje się przy potrąceniach inaczej niż zwykłe wynagrodzenie za pracę.

Jednak sumarycznie w miesiącu kalendarzowym limity kosztów uzyskania przychodu, ulgi podatkowej oraz potrąceń komorniczych muszą być zachowane. W przypadku ich przekroczenia, a w konsekwencji zaniżenia należnej zaliczki na podatek dochodowy, osoba odpowiedzialna za pobranie i obliczenie podatku może być pociągnięta do odpowiedzialności karnej skarbowej.

PRZYKŁAD

Indywidualne kwoty wolne

Pracownikowi zajęto wynagrodzenie za pracę z tytułu świadczeń niealimentacyjnych. Ma podstawowe koszty uzyskania przychodu oraz złożył PIT-2. Pracodawca wypłaca wynagrodzenie w trzech terminach:

● 5. dnia miesiąca - płaca zasadnicza,

● do 10. dnia miesiąca - wynagrodzenie za nadgodziny, nocki, dodatki za urlop i inne,

● do 20. dnia miesiąca - premie.

Trzeba ustalić kwoty potrąceń dla każdej wypłaty osobno.

Pierwsza wypłata netto:

● płaca zasadnicza = 1300 zł netto

● kwota wolna = 1237,20 zł

Zatem potrącenia można dokonać w kwocie 62,80 zł (płaca zasadnicza minus kwota wolna)

Druga wypłata netto

● nadgodziny = 300 zł netto:

Sumujemy wypłaty netto = 1300 zł + 300 zł = 1600 zł netto

Potrącenia można dokonać w kwocie 362,80 zł (suma netto minus kwota wolna). Jednak potrącono już 62,80 zł, zatem należy potrącić różnicę, czyli 362,80 zł - 62,80 zł = 300 zł.

Trzecia wypłata netto:

● premia = 1000 zł netto

Sumujemy wypłaty netto = 1300 zł + 300 zł + 1000 zł = 2600 zł netto

Potrącenia można dokonać o 1300 zł (tj. 1/2 wynagrodzenia, bo 1/2 wynagrodzenia jest wyższa niż kwota wolna). Wcześniej potrącono już 362,80 zł, zatem należy potrącić kwotę 937,20 zł.

Podsumowując, komornikowi należy przelać sumę potrąconych kwot, czyli 62,80 zł + 300 zł + 937,20 zł = 1300 zł

Dwa rozliczenia w jednym okresie (w zł)

Płaca zasadnicza	100	2100	2200
Godziny nadliczbowe	0	200	200
Razem brutto (przychód)	100	2300	2400
Podstawa składek	100	2300	2400
Składki ZUS pracownika (13,71 proc.)	13,71	315,33	329,04
Przychód minus składki	86,29	1984,67	2070,96
Koszty uzyskania	86,29	24,96	111,25
Dochód	0	1959,71	1959,71
Podstawa opodatkowania	0	1960	1960
Ulga podatkowa	0	46,33	46,33
Podatek nominalny	0	306,47	306,47
Podstawa składki zdrowotnej	86,29	2070,96	2157,25
Składka na ubezpieczenie zdrowotne (9 proc.)	0	186,39	186,39
Składka na ubezpieczenie zdrowotne (7,75 proc.)	0	160,5	160,5
Zaliczka podatku	0	146	146
Do potrącenia łącznie	13,71	647,72	661,43
Netto	86,29	1652,28	1738,57

@RY1@i02/2014/079/i02.2014.079.21700100b.802.jpg@RY2@

Marta Nowakowicz-Jankowiak ekspert. ds. płac

Marta Nowakowicz-Jankowiak

ekspert. ds. płac

Podstawa prawna

Art. 22 i 32 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).