Bez porozumienia z pracownikiem trudno odzyskać nadwyżkę pensji

Zatrudniony, który dostał większe wynagrodzenie od należnego, nie zdając sobie z tego sprawy, nie ma obowiązku jego zwrotu. Ma prawo zakładać, że pieniądze wypłacone przez wyspecjalizowane służby pracodawcy zostały ustalone w prawidłowej wysokości i dlatego nie musi się liczyć z obowiązkiem jego zwrotu (wyroki Sądu Najwyższego: z 9 stycznia 2007 r., sygn. akt II PK 138/06, OSNP 2008/3-4/38, oraz z 23 października 2008 r., sygn. akt II PK 76/08, M.P.Pr. 2009/4/201). Co do zasady pracodawca nie może więc odebrać nadpłaty z wypłacanej mu na bieżąco pensji, poza jednym wyjątkiem.

W zasadzie ma prawo wnioskować do podwładnego o dobrowolne oddanie naddatku w gotówce, przelewem bądź o wyrażenie akceptacji na jego odbiór w formie dobrowolnego potrącenia. Jeśli pracownik odrzuci takie propozycje (a nie musi ich przyjąć), to pracodawcy pozostaje roszczenie do sądu o zwrot z tytułu bezpodstawnego wzbogacenia i/lub nienależnego świadczenia. Jednak to rozwiązanie ostateczne, bez gwarancji sukcesu. Spory tego typu należą do najtrudniejszych i najmniej przewidywalnych. Przedstawiamy krok po kroku, co ma zrobić pracodawca w celu odzyskania nadwyżki płacy i zabezpieczenia się przed nieuczciwością wzbogaconego zatrudnionego.

Bezwzględna ochrona

Pracodawca, który przekazał podwładnemu wyższą pensję, niż powinien, nie może jej sobie po prostu odebrać z okazji kolejnego terminu wypłaty, poza wyjątkiem określonym w art. 87 par. 7 kodeksu pracy (dalej: k.p.). Z wynagrodzenia wolno mu ująć, bez zgody pracownika, wyłącznie:

wskładki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczkę na podatek dochodowy,

wobowiązkowe potrącenia z wynagrodzenia za pracę, do których należą:

- alimenty egzekwowane na mocy tytułu wykonawczego,

- inne należności niż alimenty egzekwowane na mocy tytułu wykonawczego, np. niespłacony kredyt bankowy, pożyczka,

- zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi, np. na zakup materiałów biurowych, na pokrycie kosztów podróży służbowej,

- kary pieniężne z art. 108 k.p. nakładane na pracowników za nieprzestrzeganie przepisów bhp lub przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy (art. 87 par. 1 k.p.).

Bezwzględnej ochronie przed potrąceniami podlegają również wynagrodzenie i świadczenia należne pracownikowi po rozwiązaniu z nim stosunku pracy (orzeczenie SN z 14 października 1997 r., sygn. akt I PKN 319/97, OSNP 1998/15/450). Nadpłaconego wynagrodzenia pracodawca nie może także samowolnie odliczyć z należności wypłacanych byłemu pracownikowi.

Od zakazu pomniejszenia wynagrodzenia o nadpłatę bez zgody pracownika przepisy przewidują jedno odstępstwo, określone w art. 87 par. 7 k.p. Mianowicie kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okresy nieświadczenia pracy, za jakie nie przysługuje wynagrodzenie, zakład ma prawo odliczyć w pełnej wysokości, w następnym terminie płatności (wyrok SN z 11 października 1994 r., sygn. akt I PRN 81/94, OSNP 1995/5/65). Wyjątek ten, określany mianem uproszczonego trybu odzyskania nadpłaty wynagrodzenia, ma bardzo wąski, ograniczony zakres, bowiem aby z niego skorzystać, muszą zostać łącznie spełnione kryteria:

1. Nadpłata dotyczy wynagrodzenia za okresy niewykonywania pracy, za jakie zatrudniony nie zachowuje prawa do wynagrodzenia.

W praktyce najczęściej chodzi o sytuacje, gdy:

wjuż po odebraniu pełnej pensji za dany miesiąc pracownik zachorował lub pracownica urodziła dziecko,

wpobierający pobory z góry (np. nauczyciel) rzucił pracę z dnia na dzień w trakcie miesiąca,

wpo wzięciu pensji za dany miesiąc zatrudniony wziął udział w strajku (orzeczenie SN z 23 października 1996 r., sygn. akt I PRN 110/96, OSNP 1997/9/148).

Na podstawie art. 87 par. 7 k.p. nie wolno więc pracodawcy potrącić nadwyżki wynagrodzenia za pracę, za urlop wypoczynkowy czy nagrody jubileuszowej. Są to bowiem należności za czas świadczenia pracy bądź za okresy nieobecności w pracy, za jakie przysługuje wynagrodzenie.

2. Nadpłata powstała w poprzednim terminie płatności, a odbiór może nastąpić tylko przy kolejnej wypłacie (wyrok SN z 4 października 1994 r., I PRN 71/94, OSNP 1995/7/89).

Jako termin wypłaty rozumiemy przy tym daty fizycznego uiszczenia pracownikowi wynagrodzenia (np. datę wyrównania premii kwartalnej bądź nagrody rocznej), a nie daty wypłaty pensji przewidziane w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo umowie o pracę (wyrok SN z 12 kwietnia 1996 r., sygn. akt I PRN 32/96, LEX 328075). Tak tłumaczymy pojęcie terminu płatności poprzedniej i następnej; chodzi więc o sąsiadujące ze sobą terminy wypłaty.

3. Nadpłatę wolno odliczyć wyłącznie z wynagrodzenia; nie można jej odzyskać z zasiłku bądź świadczenia rehabilitacyjnego. [przykłady 1-4]

Liczy się czas

Pracodawca, który nie może skorzystać z art. 87 par. 7 k.p., ma dwie możliwości:

wwystąpić do pracownika o zwrot nadpłaty albo o wyrażenie zgody na jej potrącenie z jego pensji,

wwystąpić do sądu o oddanie bezpodstawnego wzbogacenia/nienależnego świadczenia.

Bez względu na to, na jaki wariant się decyduje, powinien jak najszybciej po wykryciu nadwyżki poinformować zatrudnionego na piśmie o zaistnieniu nadpłaty i wezwać do jej dobrowolnego zwrotu. Błyskawiczne sporządzenie i przekazanie takiego oświadczenia zapewnia firmie trzy atuty:

wminimalizuje ryzyko wydania kwoty bezpodstawnego wzbogacenia przez obdarowanego oraz wytrąca z ręki argument obrony przed sądem, że nie miał pojęcia o jej nienależności,

wznacznie zwiększa szanse na jej wygraną w sporze przed wymiarem sprawiedliwości,

wstanowi jednocześnie apel o zwrot nadpłaty m.in. w trybie dobrowolnego potrącenia z wynagrodzenia za pracę. [wzór]

Pracodawca powinien domagać się oddania nadpłaty w kwocie brutto obejmującej nienależne świadczenie w kwocie netto oraz naliczone od niego i pobrane przez płatnika składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczkę na podatek dochodowy (wyrok SN z 22 kwietnia 1998 r., sygn. akt I PKN 55/98, OSNAPiUS 1999/8/278, uchwały SN: z 23 października 1964 r., sygn. akt III PO 19/63, OSNCP 1965/6/88, z 20 września 1990 r., sygn. akt III PZP 14/90; OSNCP 1991/2-3/29, i z 7 sierpnia 2001 r., sygn. akt III ZP 13/01, OSNP 2002/2/35)

Pracownik może zgodzić się na piśmie na potrącanie nadwyżki pensji z wypłacanego mu na bieżąco wynagrodzenia (art. 91 k.p.). Aprobata wyrażona w innej formie (np. ustnie, e-mailem) jest nieważna (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 21 grudnia 2005 r., sygn. akt I OSK 461/05; LEX nr 228247). Pisemna zgoda musi opiewać na konkretną kwotę zaległości, istniejącą w chwili składania takiego oświadczenia (m.in. orzeczenie SN z 5 maja 2004 r., sygn. akt I PK 529/03, Pr.Pracy 2004/10/35). Określenie formy zwrotu przez dobrowolne potrącenie pozostaje w gestii podwładnego. To on wedle swego wyboru wskazuje termin, sposób (raty czy jednorazowo).

Pracodawca, który dokonuje potrącenia nadpłaconego wynagrodzenia z bieżącej wypłaty, ma obowiązek pozostawić zatrudnionemu 100 proc. minimalnego wynagrodzenia netto, czyli kwotę wolną od dobrowolnego potrącenia z wynagrodzenia za pracę na rzecz pracodawcy. W przeciwieństwie do obligatoryjnych potrąceń nie wiąże wówczas maksymalna dopuszczalna kwota potrącenia. [przykład 5]

Ostateczne rozwiązanie

Gdy podwładny odrzucił propozycję zwrotu nadwyżki wynagrodzenia, a szef nadal chce ją odzyskać, pozostaje skierowanie sporu do sądu w trybie przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu/nienależnym świadczeniu. Bezpodstawne wzbogacenie to uzyskanie korzyści majątkowej kosztem innej osoby bez podstawy prawnej. Osoba, która uzyskała korzyść, musi ją zwrócić w naturze bądź jej pieniężną wartość (art. 405 k.p.). Nienależne świadczenie jest zaś szczególną formą bezpodstawnego wzbogacenia (wyrok SN z 21 listopada 1966 r., sygn. akt II PR 512/66, OSNC 1967/7-8/136). Mamy z nim do czynienia, gdy wystąpiła jedna z przesłanek:

wpracodawca nie był w ogóle zobowiązany do spełnienia świadczenia lub był zobowiązany, ale nie względem danej osoby,

wprzed wypłaceniem świadczenia ustała podstawa prawna do jego przyznania,

wnie został osiągnięty zamierzony cel świadczenia,

wczynność prawna zobowiązująca do świadczenia była nieważna i nie stała się ważna po jego spełnieniu (art. 410 par. 2 k.c.).

Roszczenia z racji bezpodstawnego wzbogacenia i/lub nienależnego świadczenia rozpatrują sądy pracy, ponieważ jest to roszczenie ze stosunku pracy (art. 476 par. 1 pkt 1 k.p.c. i uchwała SN z 27 marca 2007 r., sygn. akt II PZP 2/07; OSNP 2007/15-16/210). Pracodawca składa pozew przed właściwym dla miejsca zamieszkania pracownika, faktycznego bądź planowanego świadczenia pracy albo dla siedziby zakładu pracy sądem:

wrejonowym - gdy nadpłacone wynagrodzenie nie przekracza 75 tys. zł,

wokręgowym - gdy nadpłacone wynagrodzenie przewyższa 75 tys. zł.

Jeśli kwota nienależnego świadczenia nie przekracza 50 tys. zł, wniesienie pozwu jest wolne od opłat. Dopiero gdy pomyłka pracodawcy przewyższa 50 tys. zł, opłata za złożenie pozwu ma charakter stosunkowy i wynosi 5 proc. wartości przedmiotu sporu, ale nie mniej niż 30 zł i nie więcej niż 100 tys. zł (art. 13 i art. 35 ust. 1 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych).

Bez gwarancji wygranej

Skierowanie sporu na drogę sądową w trybie przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu/nienależnym świadczeniu (art. 405-414 k.c.) to ostateczność (orzeczenie SN z 18 listopada 2009 r., sygn. akt II CSK 242/09; LEX nr 551103). Sprawy te są trudne, nieprzewidywalne, a wskazane przepisy nie zabezpieczają interesów zakładu i nie gwarantują mu wygranej. Przepisy te wskazują bowiem szeroko sytuacje, kiedy obdarowany pracownik nie musi oddawać nienależnego świadczenia - kiedy zużył lub utracił korzyść w taki sposób, że nie jest już wzbogacony, chyba że powinien był liczyć się z koniecznością jej zwrotu (art. 409 k.c.). "Pracownik, który nie zawinił ani nie przyczynił się w żaden sposób do wypłaty nienależnego mu składnika wynagrodzenia za pracę, co do zasady nie musi liczyć się z obowiązkiem zwrotu tego typu płatności ze stosunku pracy, choćby nie były mu one należne" - wynika z wyroku SN z 8 czerwca 2010 r. (sygn. akt I PK 31/10; LEX nr 818424). Nie ma również obowiązku oddania nadpłaty wynagrodzenia (np. nagrody) wypłaconego przez upoważniony organ pracodawcy, chociażby to upoważnienie zostało udzielone błędnie (wyrok SN z 18 maja 2007 r., sygn. akt I PK 358/06; OSNP 2008/13-14/190). Nie doszło tu bowiem do bezpodstawnego wzbogacenia zatrudnionego, który uzyskał świadczenie w dobrej wierze i zużył je na potrzeby własne i najbliższych, zanim się dowiedział, że świadczenie mu się nie należy.

Zatem podwładny musi oddać nadpłatę wyłącznie wtedy, gdy miał świadomość nienależnego świadczenia. Dlatego bardzo ważne jest, aby szef błyskawicznie po odkryciu nadwyżki przekazał zainteresowanemu pismo o jej powstaniu z wezwaniem do jej oddania. Od tego czasu zatrudniony nie może się bowiem tłumaczyć, że nie powinien był się liczyć z obowiązkiem zwrotu. "Powinność ta oznacza sytuacje, (...) kiedy wiedział, że korzyść mu się nie należy, jak również sytuację, gdy co prawda był subiektywnie przekonany, iż korzyść mu się należy, lecz na podstawie okoliczności sprawy obiektywnie powinien się liczyć z możliwością obowiązku zwrotu" - uznał SN w wyroku z 2 marca 2010 r. (sygn. akt II PK 246/09; LEX nr 574533).

Ponadto w swoim dorobku SN wylicza okoliczności, kiedy pracownik powinien był się liczyć z koniecznością zwrotu bezpodstawnie pobranej korzyści - gdy chodzi o:

wwynagrodzenie wypłacane z góry, jeśli w danym miesiącu przez pewien czas pracownik nie wykonywał pracy, chyba że przepis szczególny gwarantuje mu wynagrodzenie z tego tytułu (uchwała SN z 8 grudnia 1994 r., sygn. akt I PZP 49/94; OSNP 1995/16/202),

wświadczenie wykonane na podstawie nieprawomocnego wyroku, który został następnie zmieniony bądź uchylony (orzeczenie SN z 4 kwietnia 2008 r., sygn. akt I PK 247/07; OSNP 2009/17-18/223),

wraty odszkodowania za naruszenie zakazu konkurencji uiszczane nadal przez zakład po naruszeniu przez podwładnego zakazu (wyrok SN z 3 grudnia 2008 r., sygn. akt I PK 94/08; LEX nr 565993),

wpieniężne świadczenie określone w art. 13¹ ustawy o pracownikach urzędów państwowych, gdy zwolniony został przywrócony do pracy na poprzednich warunkach (wyrok SN z 2 marca 2010 r., sygn. akt II PK 246/09; LEX nr 574533),

wodprawę z ustawy o zwolnieniach grupowych, gdy zwolniony wykazał przed sądem, że przyczyna rozwiązania stosunku pracy była nierzeczywista (wyrok SN z 3 października 2005 r., sygn. akt III PK 82/05; OSNP 2006/15-16/239),

wkorzyści uzyskane mimo uchybienia przez zatrudnionego podstawowym obowiązkom służbowym (wyrok z 29 stycznia 1975 r., sygn. akt III PRN 67/74; OSNC 1975/7-8/123).

Przepisy o bezpodstawnym wzbogaceniu/nienależnym świadczeniu zakreślają także okoliczności, gdy pracodawca nie może żądać zwrotu korzyści - jeżeli:

wwiedział, że nie jest zobowiązany do świadczenia, chyba że spełnienie świadczenia nastąpiło z zastrzeżeniem zwrotu albo w celu uniknięcia przymusu bądź lub w wykonaniu nieważnej czynności prawnej,

wspełnienie świadczenia czyni zadość zasadom współżycia społecznego,

wświadczenie zostało spełnione w celu zadośćuczynienia przedawnionemu roszczeniu,

wświadczenie spełnił, zanim wierzytelność stała się wymagalna (art. 411 k.c.). [przykład 6]

Roszczenia pracodawcy z tytułu nienależnego świadczenia przedawniają się po 3 latach od daty jego płatności (art. 291 par. 1 k.p., wyrok SN z 8 czerwca 2010 r., sygn. akt I PK 38/10; OSNP 2011/23-24/290). Nie ma przy tym znaczenia data, kiedy pracodawca znalazł błąd powodujący nadpłatę wynagrodzenia. Zakład ma prawo domagać się odsetek za zwłokę, począwszy od dnia następnego po dniu dostarczenia pracownikowi wezwania do dobrowolnego oddania nadpłaconej części wynagrodzenia (art. 455 k.c. w związku z art. 300 k.p., cytowane orzeczenie SN z 8 czerwca 2010 r.). Ustawowe odsetki za zwłokę wynoszą obecnie 13 proc. w skali roku.

Rozliczenie składkowo-podatkowe

Zatrudniony powinien zwrócić pracodawcy nienależne świadczenie (dobrowolnie lub na podstawie orzeczenia sądowego) w kwocie brutto, obejmującej kwotę netto nienależnego świadczenia, pobraną z tego tytułu zaliczkę na podatek dochodowy (indywidualna interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 10 maja 2010 r.; IPPB2/415-94/10-4/MK) oraz składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne pobrane przez płatnika. Wersja kwoty podlegającej zwrotowi (brutto czy netto) wzbudza kontrowersje, gdyż beneficjent otrzymał nadpłacone wynagrodzenie w kwocie netto. Jednak należne od niego składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych pracodawca przekazał do ZUS i urzędu skarbowego w następnym miesiącu po miesiącu wypłaty wynagrodzeń.

Gdy pracownik zwrócił nienależne świadczenie, pracodawca powinien obniżyć o całą oddaną kwotę brutto przychód wypłacany lub stawiany do dyspozycji podwładnego w tym miesiącu (art. 41b w związku z art. 26 ust. 1 pkt 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych; dalej: u.p.d.o.f.). W ten sposób wszystko się zbilansuje, a zatrudniony i zakład odzyskają niejako składki oraz podatek dochodowy odprowadzone wcześniej od kwoty naddatku. Jeśli kwota nadpłaty przewyższa dochód z miesiąca, w którym pracownik zwrócił nadpłatę. Wówczas pracodawca może ją odliczać z dochodów kolejno następujących po sobie miesięcy, ale nie dłużej niż przez 5 kolejnych lat kalendarzowych (art. 26 ust. 7h u.p.d.o.f.).

Jeżeli były pracownik oddał nadwyżkę pensji, pracodawca nie powinien rozliczać tego zwrotu (interpretacja z 10 maja 2005 r. oraz indywidualna interpretacja dyrektora IS w Warszawie z 13 stycznia 2010 r., IPPB2/415-647/09-2/AS). Rozliczenia dokonuje wyłącznie zatrudniony, odliczając nienależne świadczenie od dochodu dopiero w rocznym zeznaniu podatkowym składanym za rok kalendarzowy, kiedy doszło do zwrotu nadpłaty. Dowodem potwierdzającym zwrócenie pracodawcy nienależnego świadczenia i stanowiącym dla pracownika podstawę rozliczenia może być przelew, przekaz lub ewentualnie zaświadczenie sporządzone przez pracodawcę. W związku z tym firma nie ma obowiązku korygować deklaracji o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od wynagrodzeń (PIT-4R). W celu odzyskania składek na ubezpieczenia społeczne w części pokrywanej przez płatnika powinien on skorygować imienny raport ZUS RCA złożony za byłego pracownika za miesiąc, w którym powstała nadpłata. Powinien także złożyć do ZUS wniosek o ich zwrot.

WZÓR

Wezwanie pracownika do zwrotu nadpłaty wynagrodzenia

Wrocław, 28 lutego 2014 r.

.........................................................

(Nazwa i adres zakładu pracy)

.........................................................

(Pieczęć zakładu pracy)

Do: Adam Malinowski

grafik komputerowy

Informuję, że 27 lutego 2014 r. wskutek pomyłki pracownicy działu rachuby płac na Pana konto bankowe została przelana pensja należna panu Andrzejowi Malinowskiemu w kwocie 2400 zł netto.

Wzywam Pana do dobrowolnego zwrotu wymienionego nienależnego świadczenia w ciągu 10 dni od dnia dostarczenia Panu niniejszego pisma, poprzez jego wpłatę na rachunek bankowy zakładu pracy albo udzielenie w tym terminie pisemnej zgody na potrącenie wymienionej kwoty z wypłacanego Panu na bieżąco wynagrodzenia (ewentualną pisemną zgodę na potrącenie proszę dostarczyć do sekretariatu prezesa zarządu).

W razie braku w wyznaczonym terminie wpłaty bądź pisemnej zgody na dokonanie potrącenia, zostanie przeciwko Panu wytoczona sprawa sądowa na podstawie przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu/nienależnym świadczeniu (art. 405-414 kodeksu cywilnego).

Beata Kalicka

prezes zarządu

......................................................................................................

Data i potwierdzenie odbioru pisma przez pracownika

PRZYKŁAD 1

W trybie uproszczonym

Pracownica urodziła dziecko 27 lutego 2014 r. już po odebraniu pełnej płacy za ten miesiąc (firma reguluje pensje do 24. dnia każdego miesiąca). Załóżmy, że bez przerwy przebywała na podstawowym urlopie macierzyńskim, dodatkowym urlopie macierzyńskim, urlopie rodzicielskim i urlopie wychowawczym. Podczas tych urlopów zakład nie będzie wypłacał jej żadnego wynagrodzenia, lecz tylko zasiłki. Do pracy kobieta wróci 19 lutego 2016 r. Z wypłaconego jej wynagrodzenia za ten miesiąc (co nastąpi prawdopodobnie 24 lutego 2016 r.) pracodawca może ująć nadwyżkę pensji za luty 2014 r. w trybie uproszczonym z art. 87 par. 7 k.p. Gdy tego nie zrobi, przepadnie bezpowrotnie możliwość jej odzyskania.

PRZYKŁAD 2

Przy następnym terminie płatności

Pracownica urodziła dziecko 28 lutego 2014 r., już po pobraniu pełnej wypłaty za ten miesiąc. Z tego tytułu powstała nadpłata za okres niewykonywania pracy, za który nie należy się wynagrodzenie (przysługuje zasiłek macierzyński). Załóżmy, że bez przerwy będzie korzystała z podstawowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego i urlopu wychowawczego. Podczas jej pobytu na podstawowym urlopie macierzyńskim 10 kwietnia 2014 r. pracodawca wypłaci jej nagrodę za I kw. tego roku w wysokości 340 zł brutto. Do pracy wróci 3 marca 2016 r. Nadwyżkę za luty 2014 r. szef ma prawo potrącić z wypłaty 10 kwietnia 2014 r., jest to bowiem następny termin płatności po terminie wypłaty, kiedy powstała nadpłata. Gdy przeoczy tę datę, nie może już w ogóle do niej zastosować uproszczonego trybu określonego w art. 87 par. 7 k.p.

PRZYKŁAD 3

Tylko z urlopowego

Przyjmijmy, że pracownica urodzi dziecko 28 marca 2014 r. po otrzymaniu wypłaty za ten miesiąc (zakład reguluje pensje do 28. dnia każdego miesiąca). Z tego tytułu powstanie nadpłata za okres niewykonywania pracy, za który nie należy się wynagrodzenie. Bezpośrednio potem pracownica pozostanie na podstawowym urlopie macierzyńskim, dodatkowym urlopie macierzyńskim i urlopie rodzicielskim. Potem skorzysta z 28 dni roboczych urlopu wypoczynkowego (do wypłaty płacy urlopowej dojdzie w lutym 2015 r.) i przejdzie na urlop wychowawczy. Zakładamy, że do pracy wróci po urlopie wychowawczym 4 kwietnia 2016 r. Nadpłatę za marzec 2014 r. zakład może odebrać, zgodnie z art. 87 par. 7 k.p., jedynie z wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, które zostanie uiszczone w marcu 2015 r. Inaczej przepadnie możliwość sięgnięcia po uproszczony tryb odzyskania nadwyżki.

PRZYKŁAD 4

Zwolnienie lekarskie po wypłacie

Pracownik 27 lutego 2014 r. przedstawił zwolnienie lekarskie obejmujące okres 27 lutego - 5 marca, już po pobraniu pełnej płacy za ten miesiąc. Z tego tytułu powstała nadpłata za okres niewykonywania pracy, za jaki pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Otrzymuje on wynagrodzenie zasadnicze 2200 zł brutto miesięcznie i dodatek stażowy 200 zł brutto miesięcznie. Kolejny termin płatności nastąpi 24 marca 2014 r. Tego dnia pracodawca może odebrać sobie nadpłatę za luty 2014 r. w poniższy sposób:

Ustalenie kwoty nadpłaty za okres niewykonywania pracy, za który nie przysługuje wynagrodzenie (za czas choroby)

2400 zł : 30 = 80 zł

80 zł x 2 dni = 160 zł

2400 zł - 160 zł = 2240 zł

2400 zł - 2240 zł = 160 zł - kwota nadpłaty

Obliczenie wynagrodzenia za dni przepracowane w marcu 2014 r. (zakładamy, że poza chorobą pracownik nie opuścił w tym miesiącu innego dnia roboczego)

2400 zł : 30 zł = 80 zł

80 zł x 5 dni = 400 zł

2400 zł - 400 zł = 2000 zł

Odbiór lutowej nadpłaty z wynagrodzenia częściowego za marzec 2014 r.

2000 zł - 160 zł = 1840 zł.

PRZYKŁAD 5

Przy zachowaniu kwoty wolnej

Zakład błędnie wyliczył premię pracownicy Izy Petkowskiej za IV kwartał 2013 r. i w lutym 2014 r. wypłacił jej więcej niż powinien o 430 zł brutto. W oświadczeniu z 27 lutego 2014 r. powiadomił ją o powstaniu nadpłaty i wezwał do dobrowolnego oddania w ciągu 7 dni. Pracownica zgodziła się na piśmie, aby pracodawca potrącił nadpłatę z jej wynagrodzenia wypłacanego w marcu 2014 r. W miesiącu tym otrzymała ona 1540 zł netto wynagrodzenia za pracę i za urlop wypoczynkowy. Przysługują jej podstawowe koszty uzyskania przychodu (111,25 zł miesięcznie), stawka podatkowa 18 proc. i złożyła PIT-2, uprawniając zakład do obniżania jej zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych o miesięczną ulgę (46,33 zł),

Izabela PetkowskaWarszawa, 3 marca 2014 r.

młodsza krawcowa

Do zarządu BETAKO Sp. z o.o.

Wyrażam zgodę na potrącenie nadpłaconego przez pracodawcę wynagrodzenia w kwocie 430 zł brutto z wynagrodzenia wypłaconego mi w marcu 2014 r. Potrącenie ma charakter jednorazowy.

Izabela Petkowska

Pracodawca dokonuje dobrowolnego potrącenia w następujący sposób:

● podstawa dokonania potrącenia (wynagrodzenie wypłacone w marcu 2014 r. netto) 1540 zł

● kwota wolna od dobrowolnego potrącenia na rzecz pracodawcy - 100 proc. minimalnego wynagrodzenia netto, czyli przy podstawowych kosztach uzyskania przychodu i złożonym przez pracownicę PIT-2 - 1237,20 zł

● kwotę dobrowolnego potrącenia - od podstawy dokonania potrącenia odejmujemy kwotę wolną 1540 zł - 1237,20 zł = 302,80 zł.

Z wynagrodzenia wypłaconego Izabeli Petkowskiej w marcu 2014 r. pracodawca ma prawo na podstawie pisemnej zgody z 3 marca 2014 r. potrącić jedynie 302,80 zł z racji nadwyżki. Nie może on odebrać całej kwoty nadpłaty z wynagrodzenia wypłaconego w marcu, ponieważ naruszyłby kwotę wolną od dobrowolnego potrącenia z wynagrodzenia za pracę - nawet gdyby, zatrudniona wyraziła zgodę na jej naruszenie. Zakładowi nie wolno również odliczyć reszty naddatku 127,20 zł (430 zł - 302,80 zł) z wynagrodzenia wypłaconego w kwietniu 2014 r. Na to musi zdobyć od pani Izy nową pisemną zgodę na dobrowolne potrącenie.

PRZYKŁAD 6

Za okres po rzuceniu pracy

Nauczyciel geografii był we wrześniu 2013 r. zatrudniony w trzech szkołach podstawowych w jednej gminie według pensum 6/18. W trakcie tego miesiąca dyrektor pobliskiego gimnazjum zaoferował mu zajęcie w połowie wymiaru zajęć, na co nauczyciel przystał. Od 25 września 2013 r. rzucił pracę w dwóch podstawówkach, nie informując o tym pracodawców. Jednak na początku tego miesiąca dostał pełne miesięczne wynagrodzenia w obu. Ich dyrektorzy mogą żądać od niego zwrotu części wynagrodzenia przysługującego za okres od 25 do 30 września, a nauczyciel nie może się zastawiać zużyciem bądź utraceniem całej pensji. Nie wytłumaczy się także, że nie miał świadomości nienależności kwoty, ponieważ żadne przepisy nie przyznają wynagrodzenia za okres po rzuceniu pracy.

@RY1@i02/2014/045/i02.2014.045.217000600.802.jpg@RY2@

Renata Majewska szkoleniowiec z zakresu wynagrodzeń, właścicielka firmy Biuro Kadr i Płac

Renata Majewska

szkoleniowiec z zakresu wynagrodzeń, właścicielka firmy Biuro Kadr i Płac

Podstawa prawna

Art. 87-92, art. 291 par. 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.).

Art. 405-414, art. 455 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 121).

Art. 476 par. 1 pkt 1 ustawy z 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 101).

Art. 13, art. 35 ust. 1 ustawy z 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 90, poz. 594 ze zm.).

Art. 39 ust. 3 ustawy z 26 stycznia 1982 r. - Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 191).

Art. 26 ust. 1 pkt 5 i ust. 7h, art. 41b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).