PPK w kilku krokach

Cykl wdrażania PPK w firmie otworzy się poinformowaniem załogi o przysługujących im prawach i możliwościach, a zamknie w momencie wysłania pierwszych przelewów i raportów. Potem funkcjonowanie planów powinno stać się rutyną. Jakie zadania czekają pracodawców, których obowiązek utworzenia PPK dotknie już 1 lipca – podpowiadamy krok po kroku.

Krok 1. Spełnienie obowiązku informacyjnego

Pracodawcy muszą skutecznie i w przyjęty w firmie sposób poinformować swoich pracowników o celach, konsekwencjach i zasadach przystąpienia do PPK oraz o możliwości rezygnacji z udziału w programie. Można to zrobić – zależnie od praktyki przyjętej w przedsiębiorstwie – wywieszając informacje na tablicach, rozsyłając pocztą elektroniczną, organizując zebrania i prelekcje. By jednak dopełnić obowiązku „skutecznie”, warto, by pracownicy poświadczyli podpisem, że poinformowani zostali.

Krok 2. Spełnienie obowiązku konsultacji

Instytucję finansową, która będzie zarządzać pracowniczym planem kapitałowym, trzeba wybrać w porozumieniu z załogą – z zakładową organizacją związkową, a jeśli takiej w firmie nie ma – z reprezentacją pracowników wyłonioną specjalnie w tym celu. Jeśli pracodawca i reprezentacja pracownicza nie osiągną porozumienia na miesiąc przed upływem terminu zawarcia umowy o zarządzanie PPK (do 25 września), pracodawca może podjąć decyzję sam.

Krok 3. Wybór zarządzającego PPK

Na podpisanie umowy o zarządzanie PPK jest czas do 25 października. Pracowniczymi planami kapitałowymi mogą zarządzać tylko wyliczone w ustawie instytucje: towarzystwa funduszy emerytalnych, towarzystwa funduszy inwestycyjnych i zakłady ubezpieczeń. Wybrana instytucja powinna mieć co najmniej trzyletnie doświadczenie w zarządzaniu otwartymi funduszami inwestycyjnymi lub emerytalnymi, a zakłady ubezpieczeń – w ubezpieczeniach z funduszem kapitałowym. Musi mieć też kapitał własny w wysokości co najmniej 25 mln zł (w tym 10 mln zł w środkach płynnych). W praktyce wybór ograniczy się do 15–20 instytucji umieszczonych w ewidencji PPK, która do 1 lipca zostanie opublikowana na portalu www.mojePPK.pl.

Krok 4. Podpisanie umowy o zarządzanie PPK

Umowa ta określa m.in.: warunki i tryb zawierania umów z uczestnikami, warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi, wysokość wpłat dodatkowych finansowanych przez pracodawcę, sposób deklarowania wpłat dodatkowych finansowanych przez pracownika, wysokość wynagrodzenia za zarządzanie i opłat obciążających pracownika, warunki zmiany i wypowiedzenia umowy oraz konwersji. Jeśli umowa zawierana jest z zakładem ubezpieczeń, należy dołączyć regulamin ubezpieczeniowego funduszu kapitałowego oraz ogólne warunki ubezpieczenia i wysokość sumy ubezpieczenia.

Krok 5. Podpisanie umowy o prowadzenie PPK

Pracodawca powinien podpisać tę umowę w imieniu i na rzecz pracowników, zapisując ich tym samym do PPK. Jest na to czas do 12 listopada. Nie ma konieczności zawierania umów z każdym pracownikiem z osobna – wystarczy załącznik z listą przystępujących do PPK.

Krok 6. Przygotowanie kadr i płac

Trzeba zrewidować budżety i przewidzieć dodatkowe fundusze na opłacenie przynajmniej obowiązkowych (1,5 proc. wynagrodzenia każdego pracownika brutto) wpłat do PPK. Zapewne konieczne też będzie zmodyfikowanie systemów księgowych, płacowych i kadrowych tak, by obsługiwały nowe zadania. Konieczne może się okazać zatrudnienie lub oddelegowanie pracownika, by na bieżąco obliczać wysokość wpłat oraz terminowo przekazywać pieniądze do wybranej instytucji finansowej, gromadzić i archiwizować dokumentację oraz informować pracowników o przepływach pieniędzy, a także przyjmować rezygnacje tych, którzy uczestnictwem w PPK zainteresowani nie będą.

Informatyczne wsparcie

Paweł Szczerbak dyrektor ds. sprzedaży w PKO TFI

Zaraz po wybraniu instytucji finansowej, nawet jeszcze przed podpisaniem z nią umowy o zarządzanie PPK, pracodawca powinien zadbać o przygotowanie systemu kadrowo-płacowego pod kątem naliczania wpłat do PPK (podstawowych i dodatkowych) oraz generowania raportów ze składkami na potrzeby ich rozliczania przez instytucję zarządzającą PPK. Większość systemów kadrowo-płacowych ma możliwość dodania i zdefiniowania nowych składników wynagrodzenia, zazwyczaj wymaga to jednak kontaktu z producentem lub serwisantem. Sama parametryzacja związana z naliczaniem wpłat powinna być zrealizowana bezkosztowo w związku z dostosowaniem systemu do zmieniających się przepisów. Z opłatą należy się liczyć jedynie w kwestii takiego skonfigurowania systemu, aby generował dodatkowy raport pozwalający później na rozliczanie przez instytucję finansową wpłat do PPK i zaksięgowanie ich na indywidualnych rejestrach uczestników PPK. Każda instytucja finansowa, która będzie zarządzała PPK, niezależnie od wyboru, będzie potrzebowała takiego raportu w formacie, który pozwoli na zaimportowanie go do systemu bez konieczności ingerencji. Warto to zrobić, ponieważ przekazywanie wpłat do PPK nie będzie jednorazowym procesem, tylko cyklicznym.

Partnerem Akademii jest PKO TFI