Jak firma może ubiegać się w ZUS o urzędową interpretację przepisów

Od 20 września 2008 r. przedsiębiorcy mogą składać wnioski do oddziałów ZUS o urzędową interpretację przepisów ubezpieczeniowych. Do 1 stycznia 2011 r. mieli do wyboru jeden z 42 oddziałów ZUS. Od tej daty do wydania pisemnej interpretacji przez ZUS są właściwe tylko dwa oddziały: w Gdańsku i Lublinie. Nawet jednak jeśli przedsiębiorca złoży wniosek w innym oddziale ZUS niż w Gdańsku albo w Lublinie, zostanie on przez ZUS przekazany właśnie do jednego z nich.

Obecnie Oddział ZUS w Gdańsku wydaje interpretacje w sprawach wnioskodawców z zakresu terytorialnego oddziałów w: Białymstoku, Bydgoszczy, Elblągu, Gdańsku, Gorzowie Wielkopolskim, Koszalinie, Łodzi I, Olsztynie, Ostrowie Wielkopolskim, Pile, Płocku, Poznaniu I, Poznaniu II, Siedlcach, Słupsku, Szczecinie, Toruniu, Warszawie I, Warszawie II, Warszawie III, Zielonej Górze. Z kolei Oddział ZUS w Lublinie wydaje interpretacje w sprawach wnioskodawców z zakresu terytorialnego oddziałów w: Bielsku-Białej, Biłgoraju, Chorzowie, Chrzanowie, Częstochowie, Jaśle, Kielcach, Krakowie, Legnicy, Lublinie, Łodzi II, Nowym Sączu, Opolu, Radomiu, Rybniku, Rzeszowie, Sosnowcu, Tarnowie, Tomaszowie Mazowieckim, Wałbrzychu, Wrocławiu, Zabrzu.

Wniosek nie dla każdego

Z wnioskiem o wydanie pisemnej interpretacji może wystąpić jedynie przedsiębiorca. Zatem zapytanie w ZUS może złożyć osoba fizyczna, prawna i jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, wykonująca we własnym imieniu działalność gospodarczą. Zgodnie z kodeksem spółek handlowych wspólnik spółki jawnej nie jest przedsiębiorcą. Jest nim spółka jawna. Zatem to ona może złożyć wniosek o interpretację przepisów. Podobnie jest w przypadku spółki partnerskiej, komandytowej lub jednoosobowej spółki z o.o. To one są podmiotami uprawnionymi do składania wniosków do oddziałów ZUS o wykładnię prawa. Ich wspólnicy nie mogę zwrócić się do organu rentowego o wyjaśnienie, jak prawidłowo rozumieć zawiłe przecież przepisy dotyczące ubezpieczeń społecznych. [Przykład 1]

O interpretację przepisów nie może także wystąpić spółka cywilna, mimo iż jest płatnikiem składek na przykład za zatrudnionych pracowników czy też zleceniobiorców. Taki wniosek może złożyć wspólnik spółki cywilnej, jako przedsiębiorca.

Biuro bez wykładni

Warto pamiętać, iż ZUS nie wyda urzędowej interpretacji na wniosek biura rachunkowego obsługującego przedsiębiorcę, występując w jego imieniu. Nawet gdy zakład popełnił błąd, wydając taką interpretację, to nie chroni ona przedsiębiorcy, którego dotyczy. Tak więc to on powinien złożyć wniosek do ZUS. Tak wynika z art. 10 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Tak więc prośbę o interpretację może złożyć podmiot posiadający status przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy. Musi on dotyczyć przepisu (przepisów), z którego wynika obowiązek świadczenia - nie mogą być przedmiotem interpretacji przepisy dotyczące np. funkcjonowania ZUS czy też dotyczące samej procedury. Wniosek swoim zakresem ma obejmować indywidualną sprawę wnioskodawcy. Biuro rachunkowe spełnia dwa pierwsze warunki, ale nie trzeci.

ZUS nie wydaje interpretacji w zakresie objęcia ubezpieczeniem zdrowotnym (wyjaśni jednak zasady obliczania składki do NFZ). Fundusz jest tutaj właściwy. Gdy zatem przedsiębiorca złożył wniosek do ZUS w sprawie składki zdrowotnej, to oddział ZUS powinien go przesłać do odpowiedniego oddziału NFZ. O tym poinformuje pisemnie zainteresowanego. Gdyby nie otrzymał takiego pisma z oddziału ZUS, sam przedsiębiorca może złożyć wniosek do oddziału NFZ.

Wyjaśnienie przepisów

Zakład jest właściwy do wydania interpretacji w sprawach podlegania ubezpieczeniom społecznym, podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, o którym mowa w ustawie z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (t.j. Dz.U. z 2008 r. nr 69, poz. 415 z późn. zm.) oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, o którym mowa w ustawie z 13 lipca 2006 roku o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy (Dz.U. nr 158, poz. 1121 z późn. zm.). Ponadto zakład wykłada przepisy co do stopy procentowej składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, zasad obliczania składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i obowiązku opłacania i podstawy wymiaru składek na Fundusz Emerytur Pomostowych. [Przykład 2]

Interpretacja UE

Przedsiębiorcy mogą także występować z wnioskami w sprawie ustalenia, czy w danej sprawie właściwe są polskie przepisy ubezpieczeniowe, czy też przepisy innego państwa UE. Kwestie ustalania właściwego ustawodawstwa w zakresie zabezpieczenia społecznego regulują dwa rozporządzenia - Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego oraz Parlamentu Europejskiego i Rady nr 987/2009 z 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Firmy mogą zwracać się do ZUS o interpretacje przepisów tego rozporządzenia na przykład, jeśli delegują swoich pracowników do pracy w państwach UE.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie wyda z kolei interpretacji w sprawach dotyczących: objęcia ubezpieczeniem zdrowotnym, obowiązku świadczenia przez przedsiębiorcę składek na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, uznania danej pracy za pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, świadczeń, zasad składania i wypełniania dokumentów ubezpieczeniowych.

Niezbędne dane

Przedsiębiorca we wniosku powinien wpisać adres do korespondencji w przypadku, gdy jest on inny niż adres siedziby albo zamieszkania przedsiębiorcy. W przypadku gdy ZUS prześle urzędową interpretację do siedziby firmy, wnioskodawca nie będzie mógł odwołać się do organu rentowego, jeśli na przykład pismo ZUS zaginie albo jeśli przez dłuższy czas nie będzie przebywał w siedzibie firmy, co uniemożliwiało mu zapoznanie się z jego treścią. Jeśli ZUS z jakichś źródeł dowie się, jaki jest adres do korespondencji, to powinien wystąpić do wnioskodawcy o usunięcie braków formalnych w terminie siedmiu dni z pouczeniem, że niewykonanie tego obowiązku spowoduje pozostawienie wniosku bez rozpoznania. Tak samo ZUS postąpi w innych przypadkach, kiedy pismo wnioskodawcy jest niekompletne. Na przykład wtedy, gdy nie podał on w nim firmy przedsiębiorcy, siedziby i adresu albo miejsca zamieszkania i adresu przedsiębiorcy, numeru identyfikacji podatkowej (NIP), numeru w rejestrze przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym albo w Ewidencji Działalności Gospodarczej.

Terminy uzupełnienia

Zainteresowany we wniosku musi przedstawić stan faktyczny albo zdarzenie przyszłe, o którego interpretację wnosi. Wnioskodawca musi napisać we wniosku, jak on sam interpretuje konkretne zdarzenie. Nie wystarczy zatem odnotowanie w nim samej chęci uzyskania od ZUS interpretacji przepisów. Trzeba również pamiętać, że wniosek o pisemną interpretację musi być podpisany przez przedsiębiorcę albo przez osobę (osoby) uprawnione do jego reprezentowania. Musi także posiadać numer w rejestrze przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym albo w Ewidencji Działalności Gospodarczej.

Płatnik może uzupełnić wniosek, jeśli zajdzie taka potrzeba. Terminy i tryb uzupełniania pism i wniosków niekompletnych oraz terminy załatwiania spraw wynikających z tych pism i wniosków określają odrębne przepisy. Gdy organ administracji publicznej stwierdzi konieczność uzupełnienia wniosku, to wnioskodawca będzie musiał uczynić to w terminie siedmiu dni od otrzymania pisma informującego o brakach. W przeciwnym wypadku pozostawi się podanie bez rozpoznania. Wyznaczony przez organ administracyjny siedmiodniowy termin do uzupełnienia braków formalnych pisma jest terminem ustawowym i nie może być wydłużany ani skracany przez organ administracyjny. [Przykład 1]

Ważne

Urzędową interpretację wydaje ten oddział, w którego obszarze działania ma adres wnioskodawca

PRZYKŁADY

1 Czy przedsiębiorca uiści opłatę od każdego wniosku, jaki złoży w ZUS

Przedsiębiorca zapłaci 40 zł za wydanie pisemnej interpretacji przez ZUS w jednej sprawie. Jeśli zatem zwróci się do organu rentowego w 4 sprawach, to zapłaci 160 zł. Opłata jest bowiem uiszczana od każdego stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego, o którego interpretację występuje przedsiębiorca do ZUS. Przedsiębiorca ma 7 dni, żeby wnieść opłatę na rachunek bankowy ZUS. Termin ten liczy się od dnia złożenia wniosku o interpretację. Jest to dzień, w którym przedsiębiorca osobiście go złożył w oddziale ZUS, albo dzień, w którym pismo wpłynęło do oddziału ZUS. Na wpłacie w polu tytułem należy podać NIP wnioskodawcy i zaznaczyć, że to opłata za wniosek o wydanie interpretacji.

2 Czy zainteresowany ma określony czas na wniesienie odwołania od decyzji ZUS

Ubezpieczony, który nie zgadza się z interpretacją przepisów dokonaną przez ZUS, może ją zaskarżyć do właściwego sądu okręgowego. Ma miesiąc, licząc od dnia doręczenia mu pisma z ZUS, na złożenie odwołania do sądu. Co istotne, od takiego odwołania nie wnosi się opłaty sądowej. W odwołaniu należy przedstawić stan faktyczny sprawy i powołać przepisy, który powinny zostać w danej sprawie zastosowane. Wnioskodawca musi wyraźnie, jednoznacznie i konkretnie napisać, jakie jest jego stanowisko w sprawie. Od wyroku sądy okręgowego zarówno przedsiębiorca, jak i ZUS mogą odwołać się do sądu apelacyjnego jako sądu II instancji. W dalszym etapie sadowym sprawę może rozpatrywać Sąd Najwyższy. ZUS ma obowiązek udzielić przedsiębiorcy pisemnej interpretacji bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w ciągu 30 dni od dnia otrzymania kompletnego i opłaconego wniosku. Jeśli organ rentowy nie dochowa 30-dniowego terminu, przedsiębiorca będzie mógł uznać, że przedstawione przez niego stanowisko w złożonym do ZUS wniosku jest wiążąca dla organu rentowego.

3 Czy ZUS jest związany wykładnią prawa dokonaną przez siebie

Interpretacje zawsze będą wiążące dla właściwych dla przedsiębiorcy organów administracji publicznej, także dla ZUS. Przedsiębiorca z kolei nie ma obowiązku zastosowania się do interpretacji. Jeśli się do niej zastosuje, to jest chroniony w momencie, gdy zostanie zakwestionowane jego postępowanie. Nie będzie mógł zostać obciążony jakimikolwiek podatkami, karami administracyjnymi lub finansowymi. Oznacza to, że ZUS nie będzie mógł dochodzić od przedsiębiorcy odsetek za zwłokę czy też nie będzie mógł wymierzyć mu dodatkowej opłaty w wysokości do 100 proc. nieopłaconych składek, jeżeli nieopłacenie składek na ubezpieczenia społeczne będzie konsekwencją zastosowania się do udzielonej przez ZUS interpretacji. Interpretacja może zostać zmieniona wyłącznie w drodze wznowienia postępowania. Nie zmienia się interpretacji, w wyniku której nastąpiły nieodwracalne skutki prawne.

Paweł Jakubczak

pawel.jakubczak@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 10, 10a ustawy z 2 lipca 2004 roku o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz.U. z 2010 roku nr 220, poz. 1447 z późn. zm.).