Jak ZUS kontroluje firmę w zakresie rozliczania się przez nią ze składek

Czy zakład może sprawdzić wszystko w kwestii składek

@RY1@i02/2012/072/i02.2012.072.18300150f.811.jpg@RY2@

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych wskazuje, iż kontrola dokonywana przez inspektora ZUS może obejmować określony zakres w szczególności. I wymienia w kolejności, jakie są to kwestie. Mogą być sprawdzane: zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych, prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest ZUS, ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i ich wypłacanie oraz rozliczenia z tego tytułu, prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe, wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych, dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z ich opłatą. Ale jest to tylko przykładowe wyliczenie tego, co ZUS może badać i oceniać. Szczegółowy zakres kontroli jest określony w upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli. Zatem mogą tam być podane inne, niewymienione w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, kwestie, ale związane z rozliczeniami ubezpieczeniowymi. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli wydaje główny inspektor kontroli ZUS lub upoważnieni przez niego inspektorzy kontroli. Powinno ono zawierać oznaczenie jednostki organizacyjnej ZUS, podstawę prawną przeprowadzenia kontroli, imię, nazwisko i numer legitymacji służbowej inspektora, nazwę lub imię i nazwisko oraz adres płatnika składek oraz termin ważności upoważnienia. Wydane upoważnienia do przeprowadzenia kontroli są ewidencjonowane.

Podstawa prawna

Art. 86 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Par. 3 rozporządzenia Rady Ministrów z 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek (Dz.U. nr 164, poz. 1165).

Czy ZUS może zakwestionować umowę o dzieło

@RY1@i02/2012/072/i02.2012.072.18300150f.812.jpg@RY2@

Zakład Ubezpieczeń Społecznych ma prawo do sprawdzenia, zarówno tytułu do ubezpieczenia, jak i ważności poszczególnych postanowień umowy. Może zakwestionować je, gdy pozostają one w kolizji z prawem lub zasadami współżycia społecznego albo zmierzają do obejścia prawa. Inspektor ZUS może zatem uznać, że umowa nazwana przez strony jako dzieło jest faktycznie umową o pracę albo że jest to zlecenie. Takie ustalenie pociąga za sobą konieczność zgłoszenia zatrudnionego do ZUS i opłacanie składek przez pracodawcę. Kontrolujący musi oczywiście przedstawić dowody na poparcie swojej tezy. O zakwalifikowaniu danej umowy jako stosunku pracy może zdecydować to, czy zatrudniony wykonuje swoje obowiązki pod stałym nadzorem przełożonego, którego wskazówki wykonuje, i że stawia się w firmie codziennie.

Podstawa prawna

Art. 86 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Czy inspektor może sprawdzać składki nieobjęte kontrolą

@RY1@i02/2012/072/i02.2012.072.18300150f.813.jpg@RY2@

Inspektor nie może sprawdzać, jak przedsiębiorca rozliczał się w zakresie ubezpieczeń społecznych za okres nieobjęty zakresem kontroli. Inspektor musi zatem dokonywać czynności kontrolnych w zakresie spraw określonych w upoważnieniu, jakie okazuje właścicielowi firmy. Ale trzeba mieć świadomość tego, iż w czasie kontroli sprawdzający ma prawo do korzystania z wielu źródeł dowodów. Oczywiście muszą one dotyczyć okresu kontrolowanego. Urzędnik ZUS może badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli. Ma on możliwość dokonywania oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek, zabezpieczania zebranych dowodów, żądania udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego. Inspektor może także legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli, przesłuchiwać: świadków, płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego. Ponadto inspektor wykorzystuje dla celów kontroli informacje zawarte na kontach ubezpieczonych i na kontach płatników składek.

Z drugiej strony, płatnicy składek są zobowiązani udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u płatnika oraz u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów. Firma musi umożliwić do oględzin składniki majątku, sporządzić i wydać kopie dokumentów. Obowiązkiem płatnika jest także zapewnienie niezbędnych warunków do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnianie środków łączności, z wyjątkiem środków transportowych, oraz innych niezbędnych środów technicznych do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje płatnik. Wreszcie, ma udzielać wyjaśnień kontrolującemu, przedstawić tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji finansowo-księgowej i osobowej przedłożonej przez płatnika składek.

Podstawa prawna

Art. 87 i 88 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Czy inspektor musi być prowadzona tylko w firmie

@RY1@i02/2012/072/i02.2012.072.18300150f.814.jpg@RY2@

Czynności kontrolne przeprowadzane są w siedzibie płatnika lub w miejscu prowadzenia działalności. Ale od tej reguły są wyjątki. Zakład Ubezpieczeń Społecznych może kontrolować rozliczenia wobec niego także w miejscu prowadzenia działalności przez podmioty, którym płatnik powierzył wykonywanie niektórych czynności na podstawie odrębnych umów. Chodzi przede wszystkim o firmy, które prowadzą tzw. obsługę kadrowo-płacową. Ponadto w razie gdy płatnik nie jest w stanie zapewnić warunków niezbędnych do przeprowadzenia kontroli lub jeśli wymaga tego charakter czynności, wówczas może się ona odbyć w ZUS. Ale w takiej sytuacji przedsiębiorca musi dostarczyć do zakładu dokumenty niezbędne do wykonania kontroli przez inspektora. W razie gdy kontrola odbywa się w firmie, to inspektor może na podstawie posiadanego upoważnienia poruszać się po siedzibie płatnika oraz miejscach prowadzenia przez niego działalności bez konieczności uzyskiwania odrębnych przepustek. Przedstawiciel ZUS nie podlega rewizji osobistej przewidzianej w regulaminach wewnętrznych obowiązujących u płatnika składek. Nie jest natomiast zwolniony z obowiązku przestrzegania przepisów regulujących zasady bezpieczeństwa i higieny pracy.

Podstawa prawna

Art. 90 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Czy firma może zakwestionować ustalenia

@RY1@i02/2012/072/i02.2012.072.18300150f.815.jpg@RY2@

Płatnik ma zawsze prawo zaskarżyć ustalenia zawarte w protokole kontroli. Dokument ten jest sporządzany w dwóch egzemplarzach. Jeden pozostaje w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, drugi zaś otrzymuje płatnik lub osoba upoważniona do jego reprezentowania. Od tej daty, czyli od dnia otrzymania protokołu, w terminie 14 dni płatnik może wnieść na piśmie zastrzeżenia co do ustaleń w nim zawartych. ZUS pisemnie informuje płatnika o sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń. Nie ma jednak przewidzianego terminu, w jakim inspektor zobowiązany jest rozpatrzyć zgłoszone zastrzeżenia. Zakład powinien, zgodnie z postanowieniami kodeksu postępowania administracyjnego, udzielić odpowiedzi bez zbędnej zwłoki. Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a szczególnie skomplikowanej - maksymalnie w czasie dwóch od dnia wszczęcia postępowania. Jeżeli jednak do rozpatrzenia uwag konieczne jest podjęcie dodatkowych czynności, wówczas rozstrzygnięcie sprawy powinno nastąpić w terminie nie dłuższym niż miesiąc, chyba że należy ona do szczególnie skomplikowanych - wówczas powinna być załatwiona nie później niż w ciągu dwóch miesięcy. Płatnik, po otrzymaniu odpowiedzi na swoją skargę, może nic nie robić w sensie procesowym, to znaczy przyjąć do wiadomości jej treść. Może też odwołać się do sądu. Jednak może to nastąpić dopiero od decyzji administracyjnej ZUS wydanej na podstawie ustaleń pokontrolnych. Przepisy dotyczące kontroli płatników składek stosuje się odpowiednio do osób trzecich odpowiadających za zaległe zobowiązania płatnika składek. Kontroli podlegają jedynie osoby trzecie ponoszące odpowiedzialność za zaległe zobowiązania z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne. Nie są sprawdzani płatnicy składek odpowiadający za zadłużenie z tytułu innych składek niż składki na ubezpieczenia społeczne, np. na ubezpieczenie zdrowotne.

Podstawa prawna

Art. 91 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Paweł Jakubczak

pawel.jakubczak@infor.pl