Kopie dokumentów pracowniczych nie mają wartości orginałów

Ustawa o ubezpieczeniach społecznych przewiduje, że dokumentacja pracownicza ma być przechowywana przez 50 lat. Czy faktycznie to oznacza, że będzie chroniona przez tak długi okres?

Problem polega na tym, że zgodnie z przepisami archiwalnymi, a konkretnie z art. 51 ust. 1 ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2011 r., nr 123, poz. 698 z późn. zm.), czas przechowywania dokumentacji płacowej liczy się od daty jej wytworzenia. Z kolei art. 125a, ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 153, poz. 1227 z późn. zm.) stanowi, że okres ten liczy się od daty ustania zatrudnienia.

Co może spowodować taka sytuacja?

Obniżenie emerytury. U osób zainteresowanych zakończeniem aktywności zawodowej oraz wśród emerytów, którzy chcą ją raz jeszcze przeliczyć, staż pracy wynoszący 40-50 lat nie jest taki rzadki. Na przykład zwracają się do nas zainteresowani poszukujący dokumentacji pracowniczej z lat 50. i 60. A rekordzista szukał u nas swoich dokumentów płacowych z okresu wojny. Taka rozbieżność w przepisach może oznaczać, że choć pracodawca zachował dokumentację płacową, to w przypadku likwidacji zakładu pracy komercyjny przechowawca ma prawo zniszczyć jej część o te kilkadziesiąt lat wcześniej.

Czy dokumentacja u pracodawcy będzie bardziej bezpieczna niż w archiwum?

Tak wynikałoby z teorii, ale w praktyce wygląda to inaczej. Wielu pracodawców, bazując na wcześniejszych przepisach obowiązujących do roku 1991, niszczyło dokumentację płacową po upływie 12 lat. Dziś przejmując dokumentację pracowniczą zlikwidowanych przedsiębiorstw, często mamy teczki osobowe z lat 50., ale w tym samym zakładzie najwcześniejsza dokumentacja płacowa pochodzi z lat 80. Trzeba też uściślić, co rozumiemy pod nazwą archiwum. Jeśli chodzi o te państwowe, to jest ich 34, ale zaledwie 28 zajmuje się przechowywaniem dokumentacji pracowniczej. Jest ona przechowywana także w archiwach organów założycielskich, takich jak urzędy wojewódzkie czy miejskie, niektóre ministerstwa. Dominują jednak przechowawcy prywatni działający na zasadach komercyjnych, których oficjalnie i legalnie działa 234. Ale obok nich jest ponad tysiąc miejsc, do których przez ostatnie dwadzieścia lat trafiała dokumentacja.

Ile czasu będzie ona przechowywana w Milanówku?

W przypadku teczek osobowych sprawa jest prosta. Naszemu archiwum udało się wpłynąć na sposób wartościowania tego rodzaju dokumentacji. Zwróciliśmy uwagę archiwistów i historyków na to, że teczki osobowe z lat powojennych i lat 50. zawierają przebogaty materiał dotyczący wojennych losów Polaków oraz późniejszych migracji. W obszernych kwestionariuszach osobowych, w życiorysach, a nawet w podaniach o przyjęcie do pracy znajdują się autentyczne relacje dotyczące tego okresu. Towarzyszą im często oryginalne dokumenty, były to bowiem czasy gdy nie istniały kserokopiarki i komputerowe drukarki. Nie tylko my, ale także inne archiwa państwowe mają możliwość przekwalifikowania dokumentacji osobowej do kategorii A, czyli do dokumentów przechowywanych wieczyście. W przypadku tej płacowej sytuacja jest trudniejsza, gdyż najwcześniejsze akta zostały już zniszczone, ale te, które mamy, będziemy przechowywać tak długo, jak długo byli pracownicy będą ich poszukiwać.

A jaka będzie praktyka w przypadku prywatnych przechowawców?

Pomiędzy archiwami państwowymi a prywatnymi przechowawcami istnieje zasadnicza różnica. Nas finansuje budżet, zaś prywatne firmy na swoje utrzymanie muszą zarobić. Dlatego nie mogą sobie pozwolić na przechowywanie dokumentacji dłużej, niż tego wymagają przepisy.

Skoro 50 lat może być liczone od daty powstania dokumentu, kiedy może on trafić do niszczarki, jeśli zakładowe archiwum zostanie przekazane do firmy outsourcingowej?

To już zależy od umowy podpisanej pomiędzy pracodawcą a taką firmą. Jeżeli pracodawca w umowie dokładnie określi czas i sposób jego liczenia oraz poniesie związane z tym koszty, to dokumenty będą w pełni bezpieczne. Inaczej to wygląda, gdy zakład upada, przeprowadzana jest likwidacja, prywatny przechowawca przejmuje dokumentację. Jeśli później nie wywiązuje się z umowy, np. nie udostępnia dokumentacji byłym pracownikom, nie ma już nikogo, kto byłby stroną zawartej umowy. Nie można też wykluczyć sytuacji, gdy starając się obniżyć koszty, jedna ze stron lub obie będą chciały wykorzystać tę rozbieżność w przepisach.

Jak więc się mają zabezpieczyć pracownicy, aby otrzymać emerytury w takiej wysokości, jaką sobie wypracowali?

Przede wszystkim gromadzić i nie niszczyć dokumentów, jakie wydaje im pracodawca w trakcie zatrudnienia, zadbać o swój kapitał początkowy. Ciągle miliony Polaków nie uporały się z tym problemem. Odchodząc z pracy, trzeba dopilnować, aby firma wystawiła nam prawidłowe świadectwo pracy. Jeśli widzimy w nim jakąś pomyłkę, nie liczmy, że zostanie przez ZUS zinterpretowana na naszą korzyść.

Na co jeszcze trzeba zwracać uwagę?

Pamiętajmy, że obecnie więcej danych o przebiegu kariery pracownika, jego awansach, podwyżkach, urlopach wychowawczych, bezpłatnych i innych ważnych dla wysokości świadczeń danych znajduje się w komputerowych systemach kadrowych niż w papierowych teczkach osobowych. Jeśli firma jest likwidowana, zabezpieczyć i przechowywać należy - zgodnie z obowiązującymi przepisami - dokumentację papierową, a nie systemy komputerowe. Więc jeśli po latach będziemy starali się o odtworzenie tych informacji, niewykluczone, że w teczkach osobowych ich nie znajdziemy. Co więcej, wraz z rozpowszechnianiem się kserokopiarek w teczkach znajdujemy prawie wyłącznie kopie, które w obrocie prawnym nie mają wartości takiej jak oryginały.

Jakie znaczenie ma to w praktyce dla osób, które chcą w prawidłowy sposób zadbać o udokumentowanie swoich uprawnień związanych z zatrudnieniem?

Nie można ich użyć jako dowodów w sprawie sądowej. Dlatego potrzebne dokumenty musimy gromadzić, gdy pracodawca istnieje, jesteśmy u niego zatrudnieni, a nie wtedy gdy osiągnęliśmy wiek emerytalny i już nie pracujemy.

Ważne

W Polsce działają 34 archiwa państwowe, ale tylko 30 zajmuje się przechowywaniem dokumentacji pracowniczej. W sumie we wszystkich archiwach znajduje się około 40 kilometrów bieżących tego rodzaju dokumentacji będącej podstawą do ubiegania się o renty i emerytury

@RY1@i02/2013/083/i02.2013.083.18300080c.803.jpg@RY2@

Fot. wojtek Górski

Jolanta Louchin, dyrektor Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku

Notowała Bożena Wiktorowska