Do końca kwietnia trzeba sprawdzić dane przesyłane do ZUS

Obowiązek sprawdzenia przez płatnika składek prawidłowości danych przekazanych do ZUS w raportach rozliczeniowych i deklaracjach rozliczeniowych dotyczących danego roku kalendarzowego nie później niż do 30 kwietnia następnego roku kalendarzowego wynika z art. 41 ust. 7 oraz art. 47 ust. 3b ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

Przypomnijmy, że za każdy miesiąc płatnik jest zobowiązany złożyć do ZUS komplet dokumentów rozliczeniowych za ubezpieczonych, za których opłaca składki, a więc m.in. za swoich pracowników, zleceniobiorców, osoby, którym wypłaca zasiłek macierzyński, a także osoby, którym udzielił urlopu wychowawczego.

Komplet dokumentów rozliczeniowych za dany miesiąc składa się z jednej deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA oraz z dołączonych do niej raportów (ZUS RCA/ZUS RZA/ ZUS RSA za poszczególnych ubezpieczonych).

W deklaracji rozliczeniowej wykazane są nie tylko składki na ubezpieczenia społeczne, ale również należności na ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz Fundusz Emerytur Pomostowych. Oznacza to, że obowiązek sprawdzenia danych przekazanych do ZUS dotyczy również składek na te fundusze.

Dokonanie korekty

W przypadku stwierdzenia, że w złożonym za dany rok kalendarzowy dokumencie rozliczeniowym zawarte są nieprawidłowe dane, płatnik składek zobowiązany jest przekazać do ZUS dokument rozliczeniowy korygujący, zawierający wszystkie prawidłowe dane, w terminie 7 dni od dnia stwierdzenia tych nieprawidłowości.

Jeżeli konieczność korekty danych podanych w imiennym raporcie miesięcznym jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze:

wdecyzji - imienny raport miesięczny korygujący powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od uprawomocnienia się decyzji,

wkontroli - imienny raport miesięczny korygujący powinien być złożony nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.

Raporty rozliczeniowe koryguje się w ramach raportu danego typu, tj. odrębnie dla raportów składkowych (ZUS RCA, ZUS RZA) i odrębnie dla raportów świadczeniowych (ZUS RSA) w ramach danego 6-znakowego kodu tytułu ubezpieczeń.

Płatnicy sporządzają korekty tylko tych raportów, w których stwierdzili nieprawidłowości. Raporty te dołączają do korygującej deklaracji rozliczeniowej, w której wykazują pełne rozliczenie składek i wypłaconych świadczeń, z uwzględnieniem zmian wprowadzonych korygującymi raportami.

Płatnicy składek powinni także pamiętać, że nie należy korygować danych podanych w imiennych raportach miesięcznych w przypadku stwierdzenia różnicy w podstawie wymiaru składek w wysokości nieprzekraczającej 2,20 zł. Uregulowanie to nie dotyczy ubezpieczonych, których podstawę wymiaru składek stanowi zadeklarowana kwota. W takim przypadku - bez względu na stwierdzoną różnicę - korekta jest obowiązkowa. Składki na ubezpieczenia społeczne od zadeklarowanej kwoty są opłacane za osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą, a także osoby z nimi współpracujące.

Płatnik składek, składając komplet dokumentów rozliczeniowych za dany miesiąc, oznacza go identyfikatorem. Przykładowo komplet dokumentów rozliczeniowych za grudzień 2012 r. był oznaczony identyfikatorem 01.12.2012, gdzie numer 01 oznaczał, że był to komplet pierwszorazowy (korekta dokumentów jest oznaczana kolejnym numerem z zakresu 02-39, choć niektórzy płatnicy składek składają dokumenty rozliczeniowe w zakresie 40-49, 51-69 - są to m.in. powiatowe urzędy pracy, ośrodki pomocy społecznej, zakład emerytalno-rentowy MSW, centra integracji społecznej, opłacające składki za swoich świadczeniobiorców), 10 - oznaczał miesiąc (grudzień), a 2012 - rok. Tym samym numerem była oznaczona zarówno deklaracja rozliczeniowa, jak i każdy z dołączonych do niej raportów. Korekta dokumentów jest oznaczana kolejnym numerem z zakresu 02-39.

Dotkliwe konsekwencje

Przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nie określają sposobu dokumentowania okoliczności wykonania obowiązku weryfikacji danych. Należy więc przyjąć, że płatnik składek lub osoba zobowiązana do działania w jego imieniu może udokumentować te okoliczności w każdy dopuszczony przez prawo sposób (np. można sporządzić protokół z przeprowadzonego sprawdzenia prawidłowości dokumentów rozliczeniowych za dany rok).

Oczywiście gdy ZUS zapyta, czy płatnik przeprowadził weryfikację w terminie do końca kwietnia, należy udzielić odpowiedzi, że taka weryfikacja została przeprowadzona, a płatnik po przeanalizowaniu swoich dokumentów uznał, że rozliczenia są poprawne.

Niedopełnienie obowiązku przewidzianego w art. 41 ust. 7 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych stanowi wykroczenie, za które płatnikowi składek może zostać wymierzona grzywna w wysokości do 5 tys. zł. Na podstawie art. 98 ust. 1 pkt. 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych jest ona wymierzana przez sąd na wniosek ZUS. Należy przy tym zwrócić uwagę, że grzywna może być orzeczona nie tylko wobec płatnika składek, ale także w stosunku do osoby, która jest zobowiązana do działania w jego imieniu. Do takich osób należy m.in. osoba prowadząca biuro rachunkowe, która na podstawie umowy zawartej z płatnikiem składek zobowiązała się do działania w jego imieniu wobec ZUS, w tym do sporządzania i przekazywania do ZUS dokumentów ubezpieczeniowych.

Świadomość nieprawidłowości

Płatnik nie powinien być ukarany, jeśli złożenie przez niego korekty dokumentów rozliczeniowych za rok ubiegły po 30 kwietnia było spowodowane tym, że dopiero po tej dacie odkrył pomyłkę (np. uzyskał informację, że określony przychód, od którego nie naliczał składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, powinien być jednak wliczany do postawy wymiaru). Taka sytuacja może powstać zarówno wtedy, gdy płatnik sam odkryje swoją pomyłkę, jak i wówczas, gdy jego nieprawidłowe postępowanie wyjdzie na jaw podczas kontroli przeprowadzanej przez ZUS.

ZUS może jednak wystąpić z wnioskiem o ukaranie płatnika w sytuacji, gdy świadomie nie wypełnia on obowiązków związanych ze składaniem korekt dokumentów rozliczeniowych. Taka sytuacja będzie miała miejsce, gdy płatnikowi została wydana decyzja dotycząca podstawy wymiaru, decyzja ta uprawomocniła się, a płatnik - mimo to - nie złożył korekty dokumentów, bądź gdy płatnik został poinformowany o konieczności złożenia korekty dokumentów rozliczeniowych z uwagi na przekroczenie przez ubezpieczonego kwoty 30-krotności, ale nie złożył korekty. [przykłady 1, 2]

Oczywiście płatnik nie składa korekty, gdy nie zgadza się z ustaleniami kontroli. W takim przypadku jest mu wydawana decyzja, od której przysługuje prawo wniesienia odwołania do sądu. Korekta dokumentów powinna być wówczas złożona dopiero po zakończeniu sprawy.

Niezależnie od powyższego należy dodać, że - zgodnie z kodeksem wykroczeń - nie popełnia wykroczenia (w tym wykroczenia wskazanego w art. 98 ust. 1 pkt. 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych) osoba, której nie można przypisać winy w czasie czynu. Nieświadomość tego, że czyn jest zagrożony karą, nie wyłącza jednak odpowiedzialności za wykroczenie, chyba że nieświadomość była usprawiedliwiona.

Domniemanie poprawności

Nałożenie na płatników obowiązku sprawdzenia poprawności przekazywanych dokumentów do końca kwietnia danego roku za rok ubiegły powoduje, że zachodzi domniemanie, iż dane zaewidencjonowane po weryfikacji przez płatników są poprawne. Należy jednak zaznaczyć, że płatnik składek będzie zobowiązany złożyć korektę dokumentów rozliczeniowych za rok ubiegły także wtedy, gdy odkryje pomyłkę w późniejszym terminie lub o konieczności korekty dokumentów zostanie powiadomiony przez ZUS. Przykładowo, gdy ubezpieczony w ubiegłym roku miał dwóch płatników, a jego podstawa wymiaru przekroczyła kwotę 30-krotności i ZUS poinformuje płatnika o tym fakcie, obowiązkiem płatnika będzie złożenie korekty dokumentów oraz wykazanie prawidłowych podstaw wymiaru. Oczywiście w takiej sytuacji brak jest podstaw do ukarania płatnika.

PRZYKŁAD 1

Ustalenia protokołu kontroli

10 marca br. płatnik otrzymał protokół kontroli. ZUS ustalił w nim, że płatnik nie odprowadził w 2012 r. składki na Fundusz Pracy. W takim przypadku płatnik, nie składając korekty dokumentów, naraża się na odpowiedzialność za wykroczenie.

PRZYKŁAD 2

Zawyżenie podstawy wymiaru

14 lutego br. płatnik został poinformowany przez ZUS, że podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za jednego z pracowników została w grudniu 2012 r. zawyżona z uwagi na osiągnięcie przez zatrudnionego kwoty rocznego limitu. Również w tej sytuacji płatnik, nie składając korekty, naraża się na odpowiedzialność za wykroczenie.

Michał Jarosik

ekspert od ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego

Podstawa prawna

Art. 41 ust. 6a-7b, art. 47 ust. 3b oraz art. 98 ust. 1 pkt 6a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Art. 1 par. 2 oraz art. 7 par. 1 ustawy z 20 maja 1971 r. - Kodeks wykroczeń (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 46, poz. 275 z późn. zm.).