Które premie uwzględnić w podstawie zasiłku

Zakład pracy wprowadził nową politykę wynagradzania dla wszystkich pracowników. Dotychczas stosował uproszczone zasady polegające na wynagradzaniu pracowników wyłącznie płacą zasadniczą. Zmiana wprowadzona od maja 2014 r. zakłada wypłacanie pracownikom prócz wynagrodzenia zasadniczego różnych premii miesięcznych. Pierwsza z nich jest premią regulaminową określoną procentowo w stosunku do płacy zasadniczej. Druga jest świadczeniem uznaniowym, a decyzję o jej przyznaniu oraz wysokości podejmuje bezpośredni przełożony, uwzględniając indywidualne osiągnięcia pracownika oraz jego wkład w realizację zadań. Trzecia wypłacana pracownikom premia zależy od wyników osiąganych przez grupę. Jeżeli oddział spełni określone zadanie, to każdy z pracowników otrzyma dodatkowe wynagrodzenie w formie premii, którego wartość jest jednakowa dla wszystkich członków danej grupy. Za maj 2014 r. pracownik otrzymał oprócz płacy zasadniczej w wysokości 2000 zł premię regulaminową w wysokości 10 proc. wynagrodzenia zasadniczego, premię uznaniową w wysokości 1000 zł oraz premię za pracę oddziału w wysokości 200 zł. Jeżeli w czerwcu przedłoży zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy w okresie od 1 do 10 tego miesiąca (10 dni), to które z wypłaconych w maju 2014 r. premii należy ująć przy obliczaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego?

CO MÓWIĄ PRZEPISY

Artykuł 42 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa zasiłkowa) mówi, że premie, nagrody i inne składniki przysługujące za okresy miesięczne wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, które przyjmuje się do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku. Wobec tego premie za maj wlicza się do majowej podstawy bez względu na datę wypłaty tych składników. Natomiast art. 41 ust. 1 ustawy stanowi, że przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania tego zasiłku zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego zasiłku. W omawianym przypadku pierwsza premia jest zależna od wynagrodzenia zasadniczego, a to z kolei jest zależne od absencji chorobowej. Jeśli płaca zasadnicza zostanie zmniejszona, pracownik automatycznie otrzyma mniejszą premię, więc należy ją uwzględnić w podstawie wymiaru zasiłku. Ponieważ w przypadku dwóch pozostałych premii brak jest zapisów o ich wypłacaniu za okres pobierania zasiłku, należy posiłkować się wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego z 24 czerwca 2008 r. sygn. akt SK 16/06 (Dz.U. nr 119, poz. 771). W związku z wyrokiem trybunału należy uznać, że w razie braku postanowień w przepisach płacowych składnik wynagrodzenia nie jest wypłacany za okres pobierania zasiłku i powinien być przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku. W ustawie nie ma natomiast zapisów mówiących o zasadach zaliczania do podstawy wymiaru składników wypłacanych grupie pracowników.

STANOWISKO ZUS

Zakład Ubezpieczeń Społecznych udostępnił poradnik, który jest dobrym uzupełnieniem ustawy o świadczeniach pieniężnych. Zawarto w nim także informacje o tym, jakie składniki uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłków, a które z nich należy wyłączyć z podstawy. Pierwszym wymienionym kryterium jest ustalenie, czy dany składnik stanowi podstawę składek na ubezpieczenie chorobowe. W omawianym przypadku każda z wymienionych premii jest oskładkowana i opodatkowana. Kolejnym rozpatrywanym warunkiem jest wypłacanie składnika w okresie pobierania zasiłków oraz założenie, że gdy w przepisach placowych brak jest postanowień w tej sprawie, przyjmuje się, że składnik nie jest wypłacany za okres pobierania zasiłków. Tym samym należy więc uwzględnić go w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego. Każda z omawianych w przykładzie premii spełnia to założenie: pierwsza jest pomniejszana, gdyż zależy od wysokości płacy zasadniczej, a w dwóch pozostałych przypadkach brak jest postanowień w tej kwestii, wobec czego trzeba przyjąć, że składnik nie jest wypłacany w okresie pobierania zasiłku. Następnie ZUS omawia składniki, które powinny być wyłączone z podstawy wymiaru zasiłków, ponieważ nie zależą one bezpośrednio od indywidualnego wkładu pracy pracownika, ale od wyników grupy pracowników lub całego zakładu pracy i są wypłacane niezależnie od absencji pracownika. W omawianym przypadku wiadome jest, że trzecia z premii zależy od pracy grupy pracowników, jednak nie ma postanowień dotyczących zachowania prawa do premii w przypadku choroby. Zatem zgodnie z kolejną wytyczną zawartą w poradniku ZUS należałoby zbadać związek absencji chorobowej i wypłaty tej premii.

ZDANIEM EKSPERTÓW

Lepiej wystąpić o interpretację

@RY1@i02/2014/103/i02.2014.103.03300020b.803.jpg@RY2@

Marta Nowakowicz-Jankowiak ekspert od wynagrodzeń

Precyzyjne przepisy wewnętrzne, uregulowany system premiowania czy szczegółowo opisana polityka wynagradzania pozwolą uniknąć błędnej kwalifikacji składników, ponieważ tylko dobrze skonstruowany system pozwoli uniknąć wątpliwości przy dalszych obliczeniach. W omawianym przykładzie nie ma szczegółowych wytycznych na temat otrzymywania premii także w okresie choroby. Zatem należy przyjąć założenie, że składnik ten nie jest wypłacany w okresie choroby, należałoby więc go wliczyć do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego. Istnieje tu jednak pewne niebezpieczeństwo, albowiem jeśli pomimo choroby pracodawca wypłaci pracownikowi premię (za wyniki grupy), to musi ona zostać wyłączona z podstawy wymiaru zasiłku. Zasadą przy obliczaniu zasiłków jest nie dublowanie ich, czyli albo wliczamy dany składnik do podstawy zasiłku i nie naliczamy go pracownikowi za okres zwolnienia, albo nie wliczamy tego składnika do zasiłku, lecz pomimo choroby pracownik zachowuje prawo do pełnej kwoty tego składnika.

Należy też pamiętać, że w przypadku składników pomniejszanych proporcjonalnie za okres choroby, co ma miejsce w omawianej w przykładzie premii procentowej, przy przyjmowaniu ich do podstawy wymiaru zasiłku należy je dopełnić. Innymi słowy, jeśli pracownik ponownie zachoruje w październiku (będzie miał trzy miesiące bez zwolnienia lekarskiego a więc podstawę zasiłku należy ustalić ponownie), to biorąc pod uwagę składniki wypłacone mu za czerwiec 2014 r., a więc pomniejszoną premię procentową, należy doliczyć mu ją do podstawy wymiaru zasiłku w kwocie, jaką otrzymałby, gdyby w maju nie chorował. Jeśli natomiast składnik wynagrodzenia jest pomniejszany za okres choroby, ale nie proporcjonalnie, lecz w inny sposób, to taki składnik należy przyjąć przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku w kwocie faktycznie wypłaconej.

Dobrze jest w celu uniknięcia błędów zawrzeć w przepisach wewnętrznych informację, która premia przysługuje pracownikowi za okres choroby.

W przypadku wątpliwości co do kwalifikacji składnika pracodawca zawsze może zwrócić się do ZUS o wydanie interpretacji.

Nagroda dla zespołu

@RY1@i02/2014/103/i02.2014.103.03300020b.804.jpg@RY2@

Joanna Śliwińska radca prawny

Niezależnie od sposobu skonstruowania systemu wynagradzania - czy jest ono stałe, czy też zawiera zmienne składniki - generalną zasadą jest oskładkowanie oraz wliczanie całości otrzymanego uposażenia do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego. Ma to na celu z jednej strony ochronę interesu pracownika, który w okresie choroby otrzymałby zasiłek znacząco mniejszy od comiesięcznego wynagrodzenia, z drugiej zaś ograniczenie prób obejścia prawa. Wyjątkiem jest wyłączenie z podstawy wymiaru zasiłku tych składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w trakcie absencji chorobowej.

Reguła ta musi jednak być ustanowiona wyraźnie w układzie zbiorowym pracy lub w innych przepisach o wynagradzaniu. Jeśli przepisy płacowe nie mówią nic na ten temat, składnik jest wliczany do podstawy. W praktyce zagadnienie to może nastręczać wielu problemów.

W omawianym przykładzie pracodawca ustanowił aż trzy zmienne składniki, w dodatku o różnych zasadach wypłacania. Premia regulaminowa stanowi de facto stały element wynagrodzenia, ponieważ comiesięcznie jest wypłacana jako jego procent. Osoba niezdolna do pracy otrzyma więc zasiłek w wysokości tylko 80 proc. premii. W związku z tym ta premia powinna zostać wliczona do podstawy wymiaru zasiłku. Następny składnik również spełnia kryteria włączenia go do podstawy wymiaru zasiłku. Świadczenie (premia) uznaniowe wypłacane jest na podstawie decyzji przełożonego za dobre wyniki pracy. Przepisy płacowe nie określają wyraźnie, że takie świadczenie nie jest należne za czas choroby, jednak jest to oczywiste z samej jego natury. Wątpliwości może budzić ostatni ze składników wynagrodzenia - premia za pracę oddziału. Zależy ona bowiem nie tylko od wysiłku danego pracownika, lecz także całego zespołu. Moim zdaniem powinna mieć tu jednak zastosowanie zasada, że o ile nie jest wyraźnie wskazane np. w układzie zbiorowym, że wypłaca się ją nawet nieobecnym z powodu choroby pracownikom oddziału, to powinno się ją doliczyć do podstawy. W omawianym przykładzie takiej regulacji nie ma, a więc podstawa zasiłku zwiększy się również o premię dla zespołu.

PRZYKŁAD

Zapisy w regulaminie premiowania

"Miesięczna nagroda dla grupy jest uzależniona od wyniku finansowego wypracowanego wspólnie przez placówkę. Jeśli osiągnięta w miesiącu kalendarzowym sprzedaż działu placówki wyniesie co najmniej 90 proc. zakładanego planu to każdy z pracowników otrzyma premię 200 zł brutto. Jeśli sprzedaż wyniesie lub przekroczy 100 proc. planu, to każdy z pracowników otrzyma 500 zł brutto. Sprzedaż placówki wyższa niż 120 proc. miesięcznego planu skutkować będzie wypłatą premii dla każdego z pracowników w wysokości 1000 zł brutto. Miesięczna nagroda dla grupy będzie przyznana niezależnie od absencji chorobowej pracownika". (Premia zależna od wyniku całej grupy oraz należna również w okresie choroby nie wchodzi zatem do podstawy wymiaru zasiłków).

"Premia jest pomniejszana procentowo za każdy dzień roboczy nieobecności w pracy. Pomniejszenie to wynosi 10 proc. za każdy dzień". (Premia pomniejszana proporcjonalnie - przy uwzględnianiu jej w podstawie wymiaru zasiłków należy dokonać uzupełnienia do pełnej kwoty jaką pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował cały miesiąc).

"Premia nie przysługuje za okres zwolnienia od pracy z przyczyn usprawiedliwionych (urlop, choroba) powyżej 8 dni roboczych w miesiącu". (Premia przyjmowana do podstawy wymiaru zasiłków w kwocie faktycznej, bez uzupełniania).

NASZA RADA

Oprac. M.N.J.