Jak rozliczyć nadpłatę zasiłku macierzyńskiego

CO MÓWIĄ PRZEPISY

Zasiłek macierzyński za okres urlopu macierzyńskiego podstawowego i dodatkowego wynosi 100 proc. podstawy wymiaru, a za okres urlopu rodzicielskiego - 60 proc. Jeżeli jednak nie później niż 14 dni po porodzie pracownica złoży u pracodawcy pisemny wniosek o udzielenie jej, bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, dodatkowego urlopu macierzyńskiego w pełnym wymiarze (6 lub 8 tygodni), a bezpośrednio po takim urlopie - urlopu rodzicielskiego również w pełnym wymiarze, tj. 26 tygodni, to za okres wszystkich urlopów, a więc zarówno urlopu podstawowego i dodatkowego macierzyńskiego oraz urlopu rodzicielskiego zasiłek przysługuje w wysokości 80 proc. Tak wynika z art. 31 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 159; dalej: ustawa zasiłkowa). Może więc wystąpić sytuacja, w wyniku której pracownica, zgodnie z przyjętym w firmie terminem wypłat, pobierze 100-proc. zasiłek jeszcze zanim złoży wniosek, a po jego przedłożeniu należny jej będzie zasiłek 80 proc. Różnica powinna być potraktowana jako zasiłek nienależny, podlegający potrąceniu z bieżących zasiłków. Jednak ten tryb wynika z art. 66 ust. 2 ustawy zasiłkowej i dotyczy zasiłków pobranych nienależnie m.in. z winy ubezpieczonego. Zatem, wśród okoliczności stanowiących o "nienależności" zasiłku i pozwalających na potrącenie, brakuje tej wynikającej z wypłaty zasiłku przed złożeniem wniosku na podstawie art. 179¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.).

STANOWISKO URZĘDU

Po reformie systemu pracowniczych urlopów związanych z rodzicielstwem i wejściu w życie nowych przepisów z tego zakresu (17 czerwca 2013 r.), w tym zasiłków macierzyńskich, ZUS przygotował szereg wyjaśnień/wytycznych dla płatników i umieścił je na swojej stronie internetowej. Wśród tych informacji znajduje się również instrukcja, jak postąpić w omawianym przypadku, czyli w przypadku wystąpienia różnicy między 100- a 80-proc. wysokością zasiłku macierzyńskiego. I tak ZUS wyjaśnił, że w przypadku, gdy ubezpieczona matka dziecka, występując z wnioskiem o zasiłek macierzyński za okres urlopu macierzyńskiego, nie występuje od razu o wypłatę zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi dodatkowego urlopu macierzyńskiego w pełnym wymiarze oraz urlopu rodzicielskiego w pełnym wymiarze (np. gdy rozpocznie korzystanie z zasiłku macierzyńskiego przed porodem), zasiłek macierzyński przysługuje jej w wysokości 100 proc. podstawy wymiaru. Jednakże po złożeniu przez pracownicę wniosku, o którym mowa w art. 179¹ Kodeksu pracy, a w przypadku pozostałych osób, wniosku o wypłatę zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi dodatkowego urlopu macierzyńskiego w pełnym wymiarze oraz za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego w pełnym wymiarze, w terminie i na zasadach określonych w art. 179¹ kodeksu pracy, tj. w ciągu 14 dni po porodzie, dokonuje się rozliczenia różnicy między wypłaconym zasiłkiem w wysokości 100 proc. a należnym w wysokości 80 proc. Rozliczenie to polega na pomniejszeniu zasiłku należnego za kolejny okres, bez zgody pracownika.

ZDANIEM EKSPERTÓW

Należy odliczyć

@RY1@i02/2014/098/i02.2014.098.03300020b.805.jpg@RY2@

Izabela Nowacka ekspert od wynagrodzeń

Wskazany przez ZUS sposób odzyskania od pracownika różnicy w zasiłku nie ma konkretnej podstawy prawnej, tzn. różnica ta nie jest zasiłkiem nienależnym w rozumieniu zarówno ustawy zasiłkowej, jak i ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (art. 84 ust. 2, t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.). Stąd źródło wątpliwości, czy wolno dokonać odliczenia z zasiłku za kolejny miesiąc bez zgody pracownika. Jednak fakt jest faktem, że pracownikowi został wypłacony zasiłek w wysokości 100 zamiast 80 proc. i nie stało się to ani z winy płatnika zasiłku, ani ubezpieczonego. Zatem powstała różnica nie spełnia przesłanek ani zasiłku nienależnego, ani bezpodstawnie wypłaconego. Pracownica ma wyznaczony przepisami czas na złożenie wniosku o wszystkie urlopy (14 dni po porodzie), jeśli więc przebywa już na urlopie macierzyńskim (przed złożeniem podania) a w firmie nadchodzi termin dokonywania, zasiłków pracodawca jako płatnik składek oraz świadczeń z ubezpieczenia społecznego musi zasiłek wypłacić i to wysokości 100 proc., gdyż nie ma jeszcze podstawy w postaci wniosku, do wypłaty zasiłku 80 proc. Nie byłoby problemu, gdyby ustawodawca przewidział taką ewentualność i rozszerzył pojęcie zasiłku nienależnego również z tego tytułu. Skoro jednak takiego usankcjonowania zabrakło, a nadwyżka powstała w sposób niezawiniony przez żadną ze stron, należało opracować metodę zwrotu przez pracownika części zasiłku i zrobił to ZUS. Sposób podany przez ZUS jest najmniej skomplikowany i od razu niweluje różnicę w wysokości zasiłku, bez konieczności korygowania dokumentów rozliczeniowych. Z kolei pracownik, w momencie składania wniosku o udzielenie wszystkich urlopów na opiekę nad dzieckiem, płatnych niższym zasiłkiem, powinien liczyć się z koniecznością odjęcia nadpłaty. Gdyby bowiem pracownik nie musiał oddawać różnicy, wystąpiłaby pewna nierówność wobec innych pracowników. Przykładowo, jedna pracownica otrzymałaby zasiłek 100 i 80 proc., a inna tylko 80 proc., z powodu złożenia wniosków terminowo, ale w różnym czasie. Niektórzy eksperci proponują uzyskanie pisemnej zgody od pracownika na odliczenie. Jest to ryzykowne, bo w tym momencie decyzję o rozliczeniu zasiłku pozostawia się pracownikowi. Pozostaje więc pytanie, co miałby zrobić pracodawca, którego pracownik jednak tej zgody by nie wyraził.

Po wniosku o urlop rodzicielski

@RY1@i02/2014/098/i02.2014.098.03300020b.806.jpg@RY2@

Aldona Salamon specjalista prawa pracy i ubezpieczeń społecznych

W przypadku złożenia wniosku o udzielenie urlopu macierzyńskiego przed porodem, zasiłek macierzyński przysługuje w wysokości 100 proc. podstawy. Jednakże po złożeniu przez pracownicę wniosku, o którym mowa w art. 1791 kodeksu pracy, tj. w ciągu 14 dni po porodzie o udzielenie dodatkowego urlopu macierzyńskiego oraz urlopu rodzicielskiego w pełnym wymiarze, dokonuje się rozliczenia różnicy między wypłaconym zasiłkiem w wysokości 100 proc. a należnym w wysokości 80 proc. Złożenie wniosku, o którym mowa, uprawnia pracownicę do zasiłku macierzyńskiego w wysokości 80 proc. podstawy wymiaru za okres wszystkich urlopów: macierzyńskiego, dodatkowego macierzyńskiego i rodzicielskiego (art. 31 ustawy zasiłkowej). Analogiczna zasada obowiązuje w sytuacji, gdy z innych powodów zasiłek macierzyński zostanie wypłacony w wysokości 100 proc. podstawy wymiaru przed złożeniem wniosku we wskazanym trybie, np. gdy pracownica urodzi dziecko pod koniec miesiąca (zasiłek za ten miesiąc zostanie jej wypłacony w terminie wypłaty wynagrodzenia, np. ostatniego dnia tego miesiąca), a wniosek, o którym mowa, złoży na początku następnego miesiąca. Pojawia się wątpliwość, czy w celu dokonania rozliczenia różnicy wypłaconego zasiłku należy uzyskać zgodę pracownicy. Brakuje bowiem upoważnienia ustawowego do dokonania takiego rozliczenia bez uzyskania zgody. Z art. 66 ust. 2 ustawy zasiłkowej wynika, że jeżeli świadczenie zostało pobrane nienależnie z winy ubezpieczonego lub wskutek okoliczności, o których mowa w art. 15-17 i art. 59 ust. 6 i 7 ustawy zasiłkowej, wypłacone kwoty podlegają potrąceniu z należnych ubezpieczonemu zasiłków bieżących oraz z innych świadczeń lub ściągnięciu w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (niezależnie od ewentualnej zgody ubezpieczonego). Ustawodawca w przywołanym art. 66 nie wymienił okoliczności, o których mowa w art. 31 ustawy, a co za tym idzie, w celu dokonania potrącenia różnicy zasiłku macierzyńskiego rekomendowane i bezpieczniejsze dla pracodawcy jest uzyskanie zgody pracownicy. Niewyrażenie zgody przez pracownicę na dokonanie rozliczenia uznać należy jako okoliczność uniemożliwiającą uwzględnienie wniosku złożonego w trybie i na zasadach przewidzianych w art. 179 1 kodeksu pracy.

PRZYKŁAD

Pracownica urodziła dziecko 23 kwietnia 2014 r. Dnia 30 kwietnia, a więc w terminie wypłaty wynagrodzeń, pracodawca wypłacił jej zasiłek macierzyński w wysokości 100 proc., gdyż nie miał jeszcze wniosku w sprawie jej pełnej ścieżki urlopowej. Ze złożeniem wniosku pracownica mogła poczekać do 7 maja, ale zrobiła to 5 maja. Wniosek został więc przedłożony w trybie art. 179¹ kodeksu pracy o udzielenie jej bezpośrednio po urlopie macierzyńskim dodatkowego urlopu macierzyńskiego w pełnym wymiarze (6 tygodni), a następnie urlopu rodzicielskiego również w pełnym wymiarze (26 tygodni). Wobec tego już od 23 kwietnia przysługiwał jej zasiłek macierzyński w wysokości 80 proc. W związku z tym nadpłata zasiłku za 8 dni podlega rozliczeniu z zasiłku macierzyńskiego należnego pracownicy za okres od 1 do 31 maja.

Załóżmy, dla potrzeb przykładu obliczeniowego, że ustalono podstawę wymiaru zasiłku na kwotę 4202,32 zł (pensja stała 4870 zł, po pomniejszeniu o 13,71 proc.).

Zasiłek wypłacony w kwietniu:

4202,32 zł : 30 = 140,10 zł x 8 dni - 1120,80 zł

1) Zasiłek należny za kwiecień:

140,10 zł x 80 proc. = 112,08 zł x 8 dni = 896,64 zł

2) Różnica między zasiłkiem wypłaconym a należnym:

1120,80 zł - 896,64 zł = 224,16 zł

3) Zasiłek za maj:

112,08 zł x 31 dni = 3474,48 zł - 224,16 zł = 3250,32 zł

NASZA RADA

Gdy miejsce będzie mieć sytuacja, w której pracownica pobierze 100-proc. zasiłek, jeszcze zanim złoży wniosek o dodatkowy urlop macierzyński oraz rodzicielski, czyli należny jej będzie zasiłek 80 proc., różnica powinna być potraktowana jako zasiłek nienależny. A więc podlegający zwrotowi. W takiej sytuacji należy dokonać rozliczenia różnicy pomiędzy zasiłkiem wypłaconym (w wysokości 100 proc. podstawy wymiaru) a należnym (w wysokości 80 proc. podstawy wymiaru).

Pracownik w momencie składania wniosku o udzielenie wszystkich urlopów na opiekę nad dzieckiem płatnych niższym zasiłkiem, powinien liczyć się z koniecznością odjęcia nadpłaty.

W celu dokonania potrącenia różnicy zasiłku macierzyńskiego rekomendowane i bezpieczniejsze dla pracodawcy jest uzyskanie zgody pracownicy. Niewyrażenie zgody przez pracownicę na dokonanie rozliczenia uznać należy za okoliczność uniemożliwiającą uwzględnienie wniosku złożonego w trybie i na zasadach przewidzianych w art. 179 1 kodeksu pracy.

Oprac. I.N.