Jakie są nowe zasady oddelegowania pracowników

Już ponad pół roku obowiązują nowe zasady koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w postaci Rozporządzenia Parlamentu i Rady (WE) nr 883/2004, rozporządzenia 988/2009 zmieniającego rozporządzenie nr 883/2004 oraz rozporządzenia wykonawczego do rozporządzenia nr 883/2004 - Rozporządzenie Parlamentu i Rady (WE) nr 987/2009. Wprowadzenie nowych regulacji nie oznacza jednak pożegnania się ze starymi, które w kilku przypadkach mają nadal zastosowanie.

Po pierwsze, rozporządzenie nr 1408/71 pozostaje w mocy w stosunku do tzw. osób trzecich, bowiem wywołuje skutki prawne do celów stosowania Rozporządzenia Rady (WE) nr 859/2003 rozszerzającego przepisy starych rozporządzeń (tj. 1408/71 oraz 574/72) na obywateli państw trzecich, którzy nie są jeszcze objęci tymi przepisami wyłącznie ze względu na ich obywatelstwo. Sytuacja ta będzie miała miejsce, dopóki rozporządzenie 859/2003 nie zostanie uchylone bądź zmienione.

Po drugie, stare przepisy mają nadal zastosowanie do państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego niebędących członkami Unii Europejskiej, czyli Norwegii, Islandii i Liechtensteinu, a także do Szwajcarii, dopóki nie zostaną zmienione przepisy Porozumienia o Europejskim Obszarze Gospodarczym i umowy zawartej między EWG i jej państwami członkowskimi, z jednej strony, a Konfederacją Szwajcarską, z drugiej, w sprawie swobodnego przepływu osób.

Po trzecie, postanowienia rozporządzenia nr 1408/71 pozostaną w mocy do celów stosowania przepisów rozporządzenia Rady (WE) nr 1661/85 ustanawiającego techniczne dostosowanie do wspólnotowych zasad zabezpieczenia społecznego pracowników migrujących w odniesieniu do Grenlandii. Również w tym przypadku sytuacja może ulec zmianie, dopiero gdy rozporządzenie dotyczące Grenlandii zostanie uchylone lub zmienione. Istnieje jednak możliwość stosowania starych przepisów również do osób będących obywatelami państw członkowskich Unii i migrujących między tymi państwami. Taką możliwość przewidują przepisy przejściowe rozporządzenia nr 883/2004.

Zgodnie z przepisami przejściowymi, jeżeli w wyniku zastosowania przepisów nowych rozporządzeń osoba będzie podlegać ustawodawstwu państwa członkowskiego innego niż państwo określone zgodnie ze starymi zasadami, to ustawodawstwo to będzie miało zastosowanie tak długo, jak długo sytuacja danej osoby pozostanie niezmieniona. Przewidziany jest jednak limit czasowy dla możliwości kontynuacji stosowania starych zasad, wynoszący dziesięć lat od dnia rozpoczęcia stosowania nowego rozporządzenia, czyli do 1 maja 2020 r. Kontynuowanie stosowania starych przepisów nie jest jednak obligatoryjne w takich przypadkach - przepisy przejściowe umożliwiają zainteresowanemu przedłożenie wniosku o podleganie ustawodawstwu mającemu zastosowanie na mocy nowych przepisów.

Istotnym zmianom uległy zasady ustalania właściwego ustawodawstwa w przypadku oddelegowania pracowników, wykonywania pracy w dwóch lub więcej państwach jednocześnie, wykonywania pracy dla kilku pracodawców, a także w odniesieniu do pracowników transportu.

Na podstawie wcześniej obowiązujących przepisów pozostawanie oddelegowanego pracownika w systemie ubezpieczeń społecznych kraju, z którego został on oddelegowany, możliwe było przez dwanaście miesięcy, przy jednoczesnym spełnieniu kilku warunków (pracownik powinien być skierowany do pracy na terytorium innego państwa przez pracodawcę, przez którego był zwykle zatrudniony, i nie mógł być skierowany do zastąpienia innej osoby, której okres skierowania upłynął). Po upływie tego okresu, jeżeli z powodu niedających się przewidzieć okoliczności oddelegowanie pracownika przedłużało się, możliwe było wystąpienie o zgodę na przedłużenie stosowania ustawodawstwa państwa, z którego pracownik został oddelegowany, o kolejne dwanaście miesięcy.

Nowe regulacje przewidują, że w przypadku oddelegowania pracownika możliwe jest utrzymanie go w systemie ubezpieczeń społecznych kraju, z którego jest on oddelegowany, przez 24 miesiące. Zachowany został zakaz zastępowania innej osoby, której okres oddelegowania upłynął, a także wymóg wykonywania pracy w imieniu wysyłającego pracodawcy.

Tak, pojawił się dodatkowy wymóg prowadzenia normalnej działalności przez pracodawcę wysyłającego pracownika w państwie, z którego pracownik jest wysyłany.

Przepisy rozporządzenia wykonawczego (987/2009) zawierają definicję normalnego prowadzenia działalności. Zgodnie z nimi sformułowanie to odnosi się do pracodawcy zazwyczaj prowadzącego znaczną część działalności, innej niż działalność związana z samym zarządzeniem wewnętrznym, na terytorium państwa członkowskiego, w którym ma swoją siedzibę, z uwzględnieniem wszystkich kryteriów charakteryzujących działalność prowadzoną przez dane przedsiębiorstwo.

Na podstawie nowych przepisów możliwe jest także zatrudnienie pracownika w celu oddelegowania, czego teoretycznie nie przewidywały przepisy starego rozporządzenia (1408/71). W praktyce jednak było to również możliwe za sprawą postanowień decyzji Komisji Administracyjnej nr 181 z 13 grudnia 2000 r.

W sytuacji gdy oddelegowanie pracownika trwać ma dłużej niż dwa lata, zarówno na podstawie starych, jak i nowych przepisów możliwe jest porozumienie instytucji ubezpieczeniowych państwa wysyłającego i przyjmującego pracownika w sprawie umożliwienia stosowania ustawodawstwa tego pierwszego. W praktyce nadal możliwe będzie utrzymanie pracownika w macierzystym systemie ubezpieczenia na okres do pięciu lat.

Pozornie niewielkie, ale niezwykle istotne zmiany wprowadzono w zakresie zasad ustalania ustawodawstwa w przypadku osób, które wykonują pracę w dwóch lub kilku krajach jednocześnie. Zgodnie ze starymi zasadami osoba podlegała ustawodawstwu państwa, na którego terytorium zamieszkiwała, jeżeli wykonywała część swojej działalności na tym terytorium lub jeżeli związana była z kilkoma przedsiębiorstwami lub z kilkoma pracodawcami mającymi zarejestrowaną siedzibę, lub miejsce prowadzenia działalności na terytorium różnych państw członkowskich.

Nowe zasady są podobne, ale wprowadzają warunek wykonywania znacznej części pracy w państwie zamieszkania. Przepisy rozporządzenia wykonawczego definiują znaczną część pracy najemnej jako znaczną pod względem ilościowym część pracy najemnej wykonywanej w tym państwie członkowskim, przy czym nie musi to być koniecznie największa część tej pracy.

W celu określenia, czy znaczna część pracy jest wykonywana w danym państwie członkowskim, należy uwzględnić takie kryteria orientacyjne, jak czas pracy lub wynagrodzenie. I tak, o ile w przypadku stosowania starych przepisów dla utrzymania ustawodawstwa państwa zamieszkania wystarczyło, aby dana osoba wykonywała jakąkolwiek część swojej działalności w tym państwie, o tyle obecnie musi ona wykonywać co najmniej 25 proc. pracy w tym państwie (rozumiane jako 25 proc. czasu pracy lub takiej pracy, z którą związane jest co najmniej 25 proc. otrzymywanego wynagrodzenia).

Po wprowadzeniu nowych przepisów wielu pracodawców i ich pracowników mogło znaleźć się w sytuacji, w której zastosowanie będzie mieć ustawodawstwo innego państwa niż dotychczas. W konsekwencji może to skutkować istotnymi zmianami zarówno w procesie dokonywania bieżących rozliczeń w zakresie ubezpieczeń społecznych, jak też nakładanych na pracodawcę i/lub pracownika obowiązkach, a także istotnymi zmianami w kosztach ubezpieczenia społecznego. W tej sytuacji pracodawcy powinni skrupulatnie przyjrzeć się globalnej populacji pracowników i zweryfikować, czy i jak zmiany w przepisach wpłyną na ich sytuację ubezpieczeniową, porównać stare i nowe przepisy w kontekście potencjalnych zmian w wysokości składek (obecne koszty) i świadczeń (przyszłe korzyści), rozważyć możliwość zastosowania przepisów przejściowych, a także dokonać w miarę potrzeby odpowiednich aktualizacji umów o pracę, umów oddelegowania i innej dokumentacji (np. polityki oddelegowań, regulaminów wynagradzania etc.).

@RY1@i02/2010/234/i02.2010.234.209.004a.001.jpg@RY2@

Fot. Wojciech Górski

Mateusz Kobyliński doradca podatkowy, dyrektor w firmie doradczej KPMG

Oprac. Stanisław Furjan