ZUS zwróci składki w ciągu 30 dni

Roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie może być wyższa niż kwota trzydziestokrotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy. W 2010 roku kwota ta wynosi 94 380 zł. Limit ten dotyczy wyłącznie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Ustalając tę podstawę, płatnik zlicza podstawy ze wszystkich tytułów, z których w danym roku były za ubezpieczonego naliczane i opłacane składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Składki na pozostałe ubezpieczenia społeczne, tj. chorobowe, wypadkowe oraz ubezpieczenie zdrowotne a także na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych są w dalszym ciągu opłacane mimo osiągnięcia rocznej podstawy wymiaru.

Płatnik zaprzestaje opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe na podstawie:

● własnej dokumentacji płacowej,

● oświadczenia złożonego przez osobę ubezpieczoną,

● informacji przekazanej przez ZUS.

Jeżeli za zatrudnionego pracownika odprowadzane są składki tylko z jednego tytułu, np. z umowy o pracę, to płatnik na podstawie własnej dokumentacji płacowej na bieżąco może sprawdzić podstawę wymiaru, od której składki zostały opłacone. Gdy w danym miesiącu następuje przekroczenie rocznej podstawy, płatnik oblicza i przekazuje składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tylko od tej części podstawy wymiaru składek, która nie spowoduje przekroczenia tzw. kwoty trzydziestokrotności.

Jeżeli składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe opłaca za ubezpieczonego więcej niż jeden płatnik składek, to ubezpieczony jest zobowiązany do zawiadomienia każdego z nich o osiągnięciu rocznej podstawy wymiaru. Informację o wykazywanych za niego składkach na ubezpieczenia społeczne ubezpieczony znajdzie w ZUS RMUA (lub innej informacji pisemnej) od płatnika składek. Za skutki przekazania błędnej informacji płatnikowi odpowiada ubezpieczony, czyli jest on zobowiązany do uregulowania powstałego z tego tytułu zadłużenia. Podkreślić trzeba, że ubezpieczony, który równocześnie ma dwóch płatników, nie może upoważnić jednego z nich, aby od początku roku nie odprowadzał należnych za niego składek z uwagi na planowane osiągnięcie rocznej podstawy wymiaru.

Gdy ubezpieczony ma równocześnie dwóch lub więcej płatników składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe i nie poinformuje ich o przekroczeniu rocznego limitu, wówczas każdy z nich (nie wiedząc o osiąganiu przychodów z innego tytułu) naliczy składki na podstawie własnej dokumentacji płacowej. W tej sytuacji powstanie nadpłata i płatnicy będą musieli skorygować dokumenty rozliczeniowe.

Gdy ZUS stwierdzi, że składki zostały opłacone od nadwyżki, poinformuje o tym niezwłocznie płatników składek i ubezpieczonego za ich pośrednictwem.

Za datę stwierdzenia nienależnie opłaconych składek uważa się datę otrzymania przez ZUS imiennego raportu miesięcznego korygującego (ZUS RCA) oraz korygującej deklaracji rozliczeniowej (ZUS DRA). W związku z tym do czasu wpływu tych dokumentów nie jest możliwe dokonanie zwrotu nadpłaconych składek. Po złożeniu korekty dokumentów rozliczeniowych płatnik może pomniejszyć dokonywaną wpłatę składek za dany miesiąc o kwotę nadpłaconych składek. W ten sposób odzyska nadpłatę oraz będzie mógł zwrócić ubezpieczonemu nadpłacone składki finansowane z jego środków.

Jeżeli do otrzymania zwrotu składek uprawnionych jest kilku płatników, wówczas ZUS dzieli kwotę nadpłaconych składek i zwraca ją płatnikom w takich częściach, w jakich opłacali składkę w miesiącu, w którym nastąpiło przekroczenie kwoty rocznego limitu.

Nienależnie opłacone składki podlegają zaliczeniu przez ZUS na poczet zaległych oraz bieżących składek, a w razie ich braku - na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik złoży wniosek o ich zwrot. Wniosek ten płatnik powinien złożyć w terminie siedmiu dni od otrzymania z ZUS zawiadomienia określającego wysokość nadpłaty. Jeżeli płatnik ma zaległości w opłacaniu składek za wcześniejsze miesiące, to ustalona w wyniku korekty dokumentów różnica z powodu przekroczenia tej podstawy zmniejsza jedynie zadłużenie płatnika. Wówczas ZUS nie zwraca ustalonej nadpłaty, tylko zalicza ją na poczet wcześniejszych zobowiązań.

Opłacenie składek po przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru może wynikać z wypłaty zaległego wynagrodzenia przez byłego pracodawcę. Jeżeli pracownik nie poinformuje o tym fakcie aktualnego płatnika, wówczas ten nie uwzględni zaległego wynagrodzenia przy ustalaniu podstawy wymiaru i powstanie nadpłata składek.

Przeanalizujmy powyższe na podstawie następującego stanu faktycznego: Ryszard N. jest od 1 stycznia 2010 r. zatrudniony w spółce z o.o., otrzymuje wynagrodzenie w wysokości 10 tys. zł (wypłacane ostatniego dnia danego miesiąca). Z innych tytułów nie podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. W lutym pracownik otrzymał dodatkowo nagrodę w wysokości 10 tys. zł. Wobec tego płatnik ustalając na podstawie własnej dokumentacji płacowej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za wrzesień 2010 r. musi ograniczyć ją do kwoty 4380 zł. Składki na ubezpieczenia społeczne wyniosą:

● na ubezpieczenie emerytalne: 4380 zł x 9,76 proc. = 427,49 zł, tj. po 427,49 zł ze środków pracodawcy i ubezpieczonego,

● na ubezpieczenie rentowe: 4380 zł x 4,5 proc. = 197,10 zł - ze środków pracodawcy; 4380 zł x 1,5 proc. = 65,70 zł ze środków ubezpieczonego,

● na ubezpieczenie chorobowe: 10 000 zł x 2,45 proc. = 245 zł - składka finansowana przez ubezpieczonego,

● na ubezpieczenie wypadkowe: 10 000 zł x 2 proc. (zakładając, że taka właśnie stopa procentowa składki obowiązuje płatnika) = 200 zł - składka finansowana przez płatnika.

Podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne ustala się w następujący sposób:

10 000 zł - (427,49 zł + 65,70 zł + 245,00 zł) = 9261,81 zł; 738,19 zł = (427,49 zł + 65,70 zł + 245,00 zł) - są to składki finansowane ze środków pracownika podlegające odliczeniu od podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Składka na ubezpieczenie zdrowotne wyniesie: 9261,81 zł x 9 proc. = 833,56 zł, a składka podlegająca odliczeniu od zaliczki na podatek: 9261,81 zł x 7,75 proc. = 717,79 zł.

Podstawa do opodatkowania wyniesie:

10 000 zł - (738,19 zł + 111,25 zł) = 9150,56 zł, po zaokrągleniu 9151 zł (738,19 zł - to składki finansowane ze środków ubezpieczonego; 111,25 zł - to miesięczne koszty uzyskania przychodu).

Zaliczka na podatek wyniesie: 9151 zł x 18 proc. - 46,33 zł = 1600,85 zł; 46,33 zł - to kwota wolna od podatku.

Zaliczka przekazana do urzędu skarbowego: 1600,85 zł - 717,79 zł = 883,06 zł; po zaokrągleniu 883 zł.

Jeśli po złożeniu dokumentów rozliczeniowych ubezpieczony poinformuje pracodawcę, że w lutym 2010 roku dostał od byłego pracodawcy wynagrodzenie w wysokości 3880 zł, od którego zostały potrącone składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, to płatnik składek (aktualny pracodawca) zobowiązany będzie złożyć korektę dokumentów rozliczeniowych za wrzesień. Jako podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe musi wykazać kwotę 500 zł (90 000 + 3880 = 93880; 94380 - 93880 = 500).

Wobec tego w skorygowanym imiennym raporcie miesięcznym za wrzesień płatnik musi wykazać składki na ubezpieczenia:

● emerytalne: 500 zł x 9,76 proc. = 48,80 zł, tj. po 48,80 zł finansowane przez pracownika i ubezpieczonego,

● rentowe: 500 zł x 4,5 proc = 22,50 zł - ze środków pracodawcy; 500 x 1,5 proc. = 7,50 zł - ze środków ubezpieczonego,

● chorobowe: 10 000 zł x 2,45 proc. = 245 zł,

● wypadkowe: 10 000 zł x 2 proc = 200 zł.

Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne wynosi: 10 000 zł - (48,80 zł + 7,50 zł + 245 zł) = 9698,70 zł, a składka na ubezpieczenie zdrowotne: 9698,70 zł x 9 proc. = 872,88.

Składka podlegająca odliczeniu od zaliczki na podatek: 9698,70 x 7,75 proc. = 751,65 zł.

Nadpłata składek na ubezpieczenie emerytalne wynosi: 427,49 zł - 48,80 zł = 378,69 zł, tj. po 378,69 zł finansowane ze środków płatnika i ubezpieczonego.

Nadpłata składek na ubezpieczenie rentowe ze środków ubezpieczonego: 65,70 zł -7,50 zł = 58,20 zł, a ze środków płatnika: 197,10 zł - 22,50 zł = 174,60 zł.

Równocześnie powstała niedopłata składki na ubezpieczenie zdrowotne (wynikająca z zaniżenia podstawy wymiaru tej składki): 872,88 - 833,56 zł = 39,32 zł. Różnica ta jest finansowana ze środków pracownika i podlega odliczeniu od kwoty nadpłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Wobec tego pracodawca powinien zwrócić ubezpieczonemu kwotę nadpłaconych składek emerytalnych i rentowych po odjęciu kwoty niedopłaty składki na ubezpieczenie zdrowotne: 378,69 zł + 58,20 zł - 39,32 zł = 397,57 zł.

Od zwracanej ubezpieczonemu kwoty nie nalicza się składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Należy jednak potrącić zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. W miesiącu, w którym będzie dokonywany zwrot, kwota ta jest doliczana do wynagrodzenia. Zaliczka na podatek dochodowy powinna zostać potrącona według stopy procentowej obowiązującej w miesiącu, gdy dokonywany jest zwrot.

Pracownik nie ponosi żadnych konsekwencji związanych z nieterminowym poinformowaniem płatnika o wynagrodzeniu, jakie otrzymał od byłego pracodawcy.

Nadpłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe należy potrącić przy opłacaniu składek na ubezpieczenia za kolejny miesiąc, jeżeli płatnik nie ma zaległości z tytułu nieopłaconych składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, FP i FGŚP. W przypadku gdy ma zaległości z tytułu składek, nadpłacona kwota podlega zaliczeniu na ich poczet.

Jeśli ubezpieczony w ciągu roku kalendarzowego zmienia pracę, płatnik powinien poinformować go, że przy ustalaniu rocznego limitu sumuje się wszystkie przychody stanowiące podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wypłacone lub postawione do dyspozycji ubezpieczonego od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku. Wobec tego przy ustalaniu rocznego limitu ubezpieczony powinien również uwzględnić przychody stanowiące podstawę wymiaru składek, które ubezpieczony uzyskał u poprzedniego płatnika.

Jan K. jest zatrudniony wyłącznie u jednego pracodawcy. Oprócz umowy o pracę nie ma innych tytułów do ubezpieczeń społecznych. W sierpniu otrzyma wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru składek w wysokości 8 tys. zł. Do końca sierpnia pracodawca odprowadzi za niego składki na ubezpieczenia społeczne od podstawy wynoszącej 93. 380 zł. W związku z tym za sierpień pracodawca powinien opłacić za pracownika składki na: ubezpieczenia emerytalne i rentowe od podstawy wynoszącej 1 tys. zł, czyli kwoty brakującej do osiągnięcia rocznej podstawy wymiaru. Natomiast składki na ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe powinny być naliczone od 8 tys. zł.

Michał Jarosik

gp@infor.pl

Art. 19 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Par. 6-10 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).