Jak firma sprawdzi pracownika na zwolnieniu lekarskim

Pracowników przebywających na zwolnieniach lekarskich mogą kontrolować pracodawcy zgłaszający do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 osób. Zatrudnionych w mniejszych firmach (maksymalnie 20 ubezpieczonych) sprawdzają urzędnicy ZUS. Weryfikacja prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich polega na ustaleniu, czy zatrudniony w tym czasie pracuje albo czy nie wykorzystuje zwolnienia w sposób niezgodny z jego celem.

Osoba chora, która powinna leżeć, zostanie pozbawiona zasiłku chorobowego, jeśli w tym czasie pracuje lub wykonuje inne uciążliwe czynności. Nie dostanie go również pracujący chory ze wskazaniem w zwolnieniu "może chodzić". W praktyce jest jednak wiele sytuacji, które nie spowodują utraty świadczenia chorobowego. Bez ryzyka utraty zasiłku ubezpieczony może wykonywać zwykłe czynności życia codziennego, takie jak np. udanie się na ewentualne zabiegi, kontrolną wizytę lekarską. Nie może być także podstawą do pozbawienia prawa do świadczenia fakt wyjazdu na okres leczenia do rodziny, jeżeli podwładny wskazał pracodawcy miejsce pobytu.

Każda praca zarobkowa wykonywana w okresie zwolnienia lekarskiego powoduje utratę prawa do zasiłku chorobowego. Pojęcie to należy rozumieć bardzo szeroko. Jest to więc zarówno wykonywanie czynności na podstawie różnych stosunków prawnych o charakterze cywilnoprawnym, jak również prowadzenie własnej działalności gospodarczej. O tym, czy konkretne czynności mogą być uznane za pracę, decyduje charakter stosunku prawnego, na podstawie którego są wykonywane, i rodzaj tych czynności. Na przykład pracownik będący m.in. członkiem rady nadzorczej spółki akcyjnej, który w okresie orzeczonej niezdolności do pracy brał okresowo udział w posiedzeniach rady nadzorczej i wykonywał czynności nadzorcze, otrzymując za to wynagrodzenie, straci prawo do zasiłku chorobowego.

Za pracę należy uznać m.in. prowadzenie własnej działalności gospodarczej przez pracownika w okresie trwania umowy o pracę. Działalnością taką jest nie tylko wykonywanie konkretnych robót, ale także czynności związanych z prowadzeniem zakładu, takich jak nadzór nad pracownikami, obsługa klientów czy wydawanie materiałów. Jedynie wykonywanie formalnoprawnych czynności związanych z funkcjonowaniem firmy w okresie choroby osoby prowadzącej działalność nie powoduje utraty przez nią prawa do zasiłku. Chodzi tu przede wszystkim o działania niezbędne do funkcjonowania firmy, np. podpisywanie, ale nie sporządzanie dokumentów finansowych.

Nie. Zatrudniony zostanie pozbawiony prawa do wynagrodzenia za czas choroby i zasiłku chorobowego za cały okres objęty drugim zaświadczeniem lekarskim, czyli od 24 maja do 8 czerwca. Fakt, że pracownik pracował w czasie zwolnienia, musi być stwierdzony w protokole kontroli.

Pracą jest udział adwokata w rozprawach, odpłatne wykonywanie przez radcę prawnego czynności zawodowych, np. podpisywanie dokumentów, reprezentowanie przed sądem, sporządzanie pism procesowych, a także zawarcie przez przedsiębiorcę w okresie pobierania zasiłku chorobowego umowy o pracę z nowym pracownikiem w ramach prac interwencyjnych.

Pracodawca może osobiście lub za czyimś pośrednictwem kontrolować podwładnego, który przebywa na zwolnieniu chorobowym. Jeśli korzysta z pośrednika, musi mu wystawić imienne upoważnienie. Osoba wyznaczona ma prawo skontrolowania pracownika właściwie wszędzie, zarówno w:

● miejscu pracy lub prowadzenia działalności pozarolniczej (w przypadku pracownika, który pracuje również u innego pracodawcy albo prowadzi działalność gospodarczą),

● miejscu zamieszkania,

● miejscu czasowego pobytu,

● innym miejscu, jeżeli z posiadanych informacji wynika, że jest to celowe.

W przypadku gdy kontrolujący stwierdzi, że pracownik źle wykorzystuje zwolnienie lekarskie, sporządza protokół. Opisuje w nim, na czym polegała ta nieprawidłowość lub okoliczności wykonywania pracy zarobkowej. Kontrolujący podpisuje protokół. Do ustaleń zawartych w protokole pracownik może wnieść uwagi. W takim przypadku musi się podpisać.

Sporządzony protokół stanowi podstawę do pozbawienia osoby kontrolowanej prawa do wynagrodzenia czy zasiłku chorobowego. Osoba taka straci świadczenie za cały okres objęty kontrolowanym zaświadczeniem lekarskim o niezdolności do pracy wystawionym na druku ZUS ZLA.

Wyjątek od zasady pozbawienia prawa do zasiłku chorobowego za cały okres objęty zaświadczeniem lekarskim, w trakcie którego stwierdzono wykonywanie pracy zarobkowej, dotyczy zwolnienia obejmującego pobyt w szpitalu i poszpitalny okres niezdolności do pracy.

Jeśli zwolnienie, w czasie którego przeprowadzono kontrolę, obejmuje oba te okresy, utrata prawa do zasiłku chorobowego dotyczy tylko czasu niezdolności do pracy po wypisaniu ze szpitala. Takie stanowisko zaprezentował Sąd Najwyższy w wyroku z 4 lipca 2000 r. (II UKN 634/99, OSNP 2002/2/48).

W omawianej sytuacji za okres od 10 do 31 maja pracodawca powinien ustalić prawo do:

● wynagrodzenia za czas choroby - od 10 do 25 maja (16 dni),

● zasiłku chorobowego - od 26 do 31 maja (6 dni).

W związku z nieprawidłowym wykorzystywaniem okresu zwolnienia lekarskiego pracownikowi nie należały się jednak świadczenia z tytułu niezdolności do pracy z powodu choroby za okres po wypisaniu ze szpitala: wynagrodzenie za czas choroby za okres od 15 do 25 maja i zasiłek chorobowy za okres od 26 do 31 maja.

W przypadku czynności sprawdzających w miejscu zamieszkania lub pobytu ubezpieczonego i stwierdzenia jego nieobecności, kontrolę należy w miarę możliwości ponowić i wyjaśnić przyczyny tej absencji. Może być ona usprawiedliwiona, jeśli pracownik np. był z wizytą kontrolną u lekarza, realizował receptę w aptece czy odbywał rehabilitację.

W przypadku odmowy wyjaśnienia przyczyn nieobecności w domu w czasie kontroli albo nieudzielenia wyjaśnień w wyznaczonym terminie uznaje się, że zwolnienie lekarskie jest wykorzystywane niezgodnie z jego celem i pozbawia się ubezpieczonego prawa do zasiłku chorobowego. Pracodawca ma też podstawy do odmowy prawa do wynagrodzenia za okres choroby.

Utrata prawa do zasiłku chorobowego może nastąpić nie tylko w wyniku przeprowadzenia kontroli, ale także wtedy, gdy pracodawca uzyska informacje wskazujące na niewłaściwe wykorzystywanie przez podwładnego zwolnienia lekarskiego, np. o wykonywaniu pracy zarobkowej w innej firmie. Sytuacja taka może zaistnieć również po wypłacie zasiłku chorobowego.

W takim przypadku także należy sporządzić protokół kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego. W dokumencie tym opisuje się - na podstawie uzyskanych dokumentów - na czym polegało wadliwe korzystanie z tego okresu rekonwalescencji lub fakt podjęcia pracy zarobkowej. Protokół jest podpisywany przez osoby upoważnione przez pracodawcę. Jest on przedkładany pracownikowi, którego dotyczy, w celu wniesienia przez niego ewentualnych uwag. Wpis w protokole zatrudniony potwierdza podpisem.

Tak. Na podstawie otrzymanej informacji pracodawca sporządzi protokół kontroli, wpisując do niego dane uzyskane z policji. Informacje ujęte w nim są podstawą dla pracodawcy do pozbawienia pracownika prawa do zasiłku chorobowego. W opisanej sytuacji nastąpi to za cały okres przebywania podwładnego na zwolnieniu lekarskim, czyli od 12 do 26 maja.

W przypadku gdy pracownikowi wypłacono zasiłek chorobowy, a w wyniku kontroli ustalono brak prawa do niego, firma zobowiązana jest wystąpić do oddziału ZUS o wydanie decyzji zobowiązującej zatrudnionego do zwrotu wypłaconego zasiłku chorobowego.

Oddział ZUS po analizie sprawy wyda decyzję, w której zobowiąże pracownika do oddania tego świadczenia (w kwocie brutto). Wskazany zostanie numer konta bankowego ZUS, na które ubezpieczony powinien dokonać wpłaty. W związku z tym, że do zwrotu zasiłku jest zobowiązany pracownik, pracodawca nie dokonuje korekty dokumentów rozliczeniowych.

W tej sytuacji osoba przebywająca na zwolnieniu lekarskim wykorzystywała ten okres niezgodnie z celem jego udzielenia. Firma sporządzi protokół i wystąpi do ZUS o wydanie decyzji w sprawie nienależnie pobranego świadczenia. Osoba, która pobrała nienależne świadczenie, będzie musiała wpłacić je na konto oddziału w kwocie obejmującej zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Pracodawca nie dokonuje w tym przypadku korekty dokumentów rozliczeniowych.

Paweł Jakubczak

pawel.jakubczak@infor.pl

Art. 17, 68 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 77, poz. 512 z późn. zm.).

Par. 2, 5, 8 i 9 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich (Dz.U. nr 65, poz. 743).