Jak nowa firma rozlicza się z ZUS

Przedsiębiorca zakładający firmę będzie musiał opłacać za siebie składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, wypadkowe i zdrowotne w okresie od dnia rozpoczęcia do dnia zaprzestania wykonywania tej działalności. Ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne.

Osoba, która uzyskała wpis do ewidencji działalności gospodarczej i jako datę rozpoczęcia prowadzenia działalności podała np. 4 lutego, ale faktycznie rozpoczęła działalność dopiero 14 lutego, będzie podlegać ubezpieczeniom od 14 lutego. Ważna jest data faktycznego rozpoczęcia prowadzenia działalności, a nie tylko posiadanie uprawnień do jej prowadzenia.

Nowy przedsiębiorca przez 24 miesiące kalendarzowe może opłacać składki na ubezpieczenia społeczne od zadeklarowanej kwoty, nie niższej jednak niż 30 proc. kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Z preferencyjnych zasad opłacania składek mogą skorzystać osoby, które:

● w okresie ostatnich 60 miesięcy kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej nie prowadziły innej pozarolniczej działalności,

● nie wykonują działalności gospodarczej na rzecz byłego pracodawcy, na rzecz którego przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym wykonywały w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy czynności wchodzące w zakres wykonywanej działalności gospodarczej.

Od 1 stycznia 2011 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 1386 zł, więc minimalna podstawa wymiaru składek to kwota 415,80 zł (30 proc. z 1386 zł).

Składki od preferencyjnej podstawy mogą opłacać jedynie osoby prowadzące działalność na podstawie przepisów o działalności gospodarczej lub innych przepisów szczególnych, w tym wspólnicy spółki cywilnej, którzy spełniają ww. warunki. Nie mogą z nich skorzystać wspólnicy spółek jawnych, komandytowych lub partnerskich, jednoosobowy wspólnik spółki z o.o. oraz osoby prowadzące działalność gospodarczą, które nie spełniają podanych wyżej warunków.

Ta grupa osób jest zobowiązana do opłacania składek na ubezpieczenia społeczne od zadeklarowanej kwoty, nie niższej niż 60 proc., prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia przyjętego do ustalenia rocznego limitu podstawy wymiaru składek. W 2011 roku ta podstawa wynosi 2015,40 zł.

Minimalna podstawa (zarówno 60 proc., jak i 30 proc. minimalnego wynagrodzenia) jest proporcjonalnie zmniejszana, jeżeli działalność została rozpoczęta lub zakończona w trakcie miesiąca kalendarzowego lub w przypadku gdy prowadzący działalność przez część miesiąca był niezdolny do pracy i spełnia warunki do przyznania zasiłku chorobowego. W takiej sytuacji minimalną podstawę wymiaru składek należy podzielić przez liczbę dni danego miesiąca i pomnożyć przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniom. Od ustalonej w ten sposób podstawy należy naliczyć składki na ubezpieczenia społeczne.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe stanowi podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Składkę na ubezpieczenie zdrowotne należy naliczać i opłacać od zadeklarowanej kwoty, nie niższej niż 75 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale poprzedniego roku, włącznie z wypłatami z zysku. W 2011 roku wynosi ona 2704,31 zł, a kwota składki na ubezpieczenie zdrowotne 243,39 zł (9 proc. z 2704,31 zł).

Osoba ma rozpocząć prowadzenie działalności od 14 lutego 2011 r. Jest to jej pierwsza działalność gospodarcza, nie będzie wykonywać jej na rzecz byłego pracodawcy. Minimalną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne za luty ustala się, dzieląc minimalną podstawę wymiaru 415,80 zł przez 28 (liczba dni lutego) i mnożąc przez 15 (liczba dni podlegania ubezpieczeniom w lutym) - 415,80 zł : 28 x 15 = 222,75 zł.

Od tak obliczonej podstawy składki na ubezpieczenia społeczne za luty wyniosą:

● na ubezpieczenie emerytalne - 222,75 zł x 19,52 proc. = 43,48 zł

● na ubezpieczenie rentowe - 222,75 zł x 6 proc. = 13,37 zł

● na ubezpieczenie wypadkowe - 222,75 zł x 1,67 proc.* = 3,72 zł

● na ubezpieczenie chorobowe - 222,75 zł x 2,45 proc. = 5,46 zł

● na ubezpieczenie zdrowotne (75 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw, wraz z nagrodami z zysku, w IV kwartale 2010 r.) 2704,31 zł x 9 proc. = 243,39 zł.

Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne nie ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu, w sytuacji gdy działalność została rozpoczęta lub zakończona w trakcie miesiąca. Składki na ubezpieczenia społeczne od niższej podstawy mogą być opłacone za okres do końca lutego 2013 roku.

* Stopa procentowa obowiązująca od 1 kwietnia 2010 r. do 31 marca 2011 r.

Składka na ubezpieczenie zdrowotne jest miesięczna, niepodzielna i nie jest zmniejszana w sytuacji, gdy działalność została rozpoczęta lub zakończona w trakcie miesiąca, jak również za okres pobierania zasiłków.

Prowadzący działalność, który z działalności obowiązkowo podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym i jego podstawa wymiaru składek na te ubezpieczenia jest równa co najmniej minimalnemu wynagrodzeniu za pracę, musi płacić za siebie składki na Fundusz Pracy. Składka wynosi 2,45 proc. Jest naliczana od podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe bez ograniczenia podstawy do kwoty 30-krotności. W praktyce do jej ponoszenia jest zobowiązany przedsiębiorca, który płaci składki od 60 proc. przeciętnego wynagrodzenia. Przy podstawie 30 proc. minimalnego wynagrodzenia składki tej się nie płaci (z uwagi na wysokość podstawy wymiaru).

Osoba, która rozpoczyna wykonywanie działalności jednoosobowo albo w formie spółki cywilnej, powinna w organie ewidencyjnym złożyć wniosek o wpis do ewidencji działalności gospodarczej EDG-1. ZUS na podstawie danych z otrzymanego wniosku o wpis sporządza pierwszorazowe dokumenty zgłoszenia płatnika składek ZUS ZFA.

Niezależnie od wypełnienia formularza EDG-1 przedsiębiorca zgłasza się do ubezpieczeń, składając formularz ZUS ZUA lub ZUS ZZA (jeżeli z działalności podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu). Druk ten można przesłać do ZUS w formie elektronicznej (opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu) lub papierowej (bezpośrednio w terenowej jednostce organizacyjnej ZUS lub za pośrednictwem poczty).

Złożenie druku ZUS ZUS/ZUS ZZA powinno nastąpić w terminie siedmiu dni od dnia powstania obowiązku ubezpieczeń, tj. od dnia rozpoczęcia prowadzenia działalności.

Wspólnicy spółek komandytowych, jawnych i partnerskich oraz jednoosobowych spółek z o.o. tak samo jak osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą w celu dokonania zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i/lub ubezpieczenia zdrowotnego zobowiązani są przekazać do ZUS formularz ZUS ZUA lub ZUS ZZA z odpowiednim kodem tytułu ubezpieczenia. Wspólnicy spółek zgłaszają się do ZUS indywidualnie jako płatnicy składek. Każdy z nich powinien złożyć druk ZUS ZFA - Zgłoszenie płatnika składek osoby fizycznej, gdzie w polu Dane płatnika składek ma wpisać swój NIP i PESEL. Również każdy z nich powinien zgłosić siebie do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, składając druk ZUS ZUA lub ZUS ZZA (jeżeli z działalności podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu). Spółka pełni natomiast funkcję płatnika składek tylko za osoby świadczące pracę w tej spółce (np. pracowników, zleceniobiorców).

Osoba prowadząca od 2 stycznia 2011 r. działalność gospodarczą chce od 14 lutego 2011 r. zatrudnić pierwszego pracownika. W takiej sytuacji w terminie do 21 lutego 2011 r. powinna złożyć druk ZUS ZUA z kodem tytułu ubezpieczeń (01 10 xx - pracownik,) gdzie poda dane zgłaszanej osoby : imię nazwisko NIP, PESEL oraz ewentualnie numer paszportu lub dowodu, jeżeli osoba ta nie ma jednego z dwóch wcześniej wymienionych identyfikatorów, oraz pozostałe dane, m.in. datę urodzenia, adres zamieszkania, zameldowania.

Na formularzu tym pracodawca zaznacza, iż pracownik podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, chorobowemu, wypadkowemu oraz zdrowotnemu.

Jeżeli ubezpieczony zgłasza do ubezpieczenia zdrowotnego członków swojej rodziny, informację o tym pracodawca przekazuje do ZUS, składając formularz ZUS ZCNA.

Za każdy miesiąc trwania umowy o pracę firma jest zobowiązana do składania za zatrudnioną osobę dokumentów rozliczeniowych. Należne składki na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne za pracownika są wykazywane w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA (z kodem 01 10 xx).

Za luty przedsiębiorca powinien złożyć: raport ZUS RCA z kodem 01 10 xx za pracownika, raport ZUS RCA z kodem 05 70 xx za siebie oraz deklarację rozliczeniową, w której wykazane zostaną zsumowane składki na poszczególne ubezpieczenia, jakie płatnik powinien opłacić za ten miesiąc. Powyższe dokumenty rozliczeniowe powinny zostać złożone w terminie do 15 marca 2011 r.

Osoba samodzielnie prowadząca działalność składki za siebie wykazuje wyłącznie w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA. Deklarację składa do 10. dnia danego miesiąca za poprzedni miesiąc. W tym terminie ma również opłacić składki. Jeżeli jest płatnikiem składek również za inne osoby, np. za zatrudnionych pracowników lub zleceniobiorców, dokumenty rozliczeniowe składa i składki opłaca w terminie do 15. dnia danego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Osoby prowadzące działalność - opłacające składki wyłącznie za siebie (lub za osoby współpracujące) od minimalnych podstaw wymiaru - nie muszą składać deklaracji rozliczeniowej lub imiennych raportów miesięcznych za kolejny miesiąc, jeżeli w ostatnio złożonych dokumentach zadeklarowały minimalne podstawy wymiaru składek.

Spółka cywilna składająca się z dwóch wspólników 21 stycznia 2011 r. rozpoczęła prowadzenie działalności gospodarczej. 28 stycznia 2011 r. spółka zatrudniła dwóch pracowników. Każdy ze wspólników powinien zgłosić się do ubezpieczeń, składając formularz ZUS ZUA (jeżeli z działalności podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu) lub na druku ZUS ZZA (gdy z działalności podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu). Zgłoszenie do ubezpieczeń powinno nastąpić w terminie siedmiu dni od daty rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej. Natomiast spółka powinna zgłosić się jako płatnik składek na formularzu ZUS ZPA oraz złożyć formularz ZUS ZUA i zgłosić każdego z pracowników do ubezpieczeń.

Za styczeń każdy ze wspólników należne za siebie składki wykaże w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, a spółka złoży formularz ZUS RCA za każdego z pracowników, w którym wykaże składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz deklarację rozliczeniową ZUS DRA. Dokumenty rozliczeniowe zarówno wspólnicy, jak i spółka składają w terminie do 15. dnia danego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Zgłoszenie do ubezpieczeń powinno nastąpić z następującym kodem:

05 70 xx - w przypadku osoby, dla której minimalna podstawa wymiaru to 30 proc. minimalnego wynagrodzenia.

05 10 xx - dla osoby, dla której minimalna podstawa wymiaru wynosi 60 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia.

05 43 xx - w przypadku wspólników spółki jawnej, partnerskiej, komandytowej, wspólnika jednoosobowej spółki z o.o.

Michał Jarosik

dgp@infor.pl

Art. 47 ust 2a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr. 205, poz. 1585 z późn. zm.).