W jaki sposób ZUS nalicza firmom odsetki od zaległych składek

Płatnicy muszą co miesiąc przekazywać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za siebie, jeśli są osobami prowadzącymi działalność gospodarczą, oraz za zatrudnione osoby. Spoczywa też na nich obowiązek opłacania składek na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych. Do 5. dnia następnego miesiąca daniny uiszczają jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe. Później, bo do 10. dnia, robią to osoby prowadzące działalność i opłacające składki wyłącznie za siebie.

Właściciele firm do 15. dnia danego miesiąca opłacają składki za innych ubezpieczonych, na przykład za zatrudnionych pracowników, zleceniobiorców, osoby współpracujące. Gdy ostatni dzień terminu płatności przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, jest on zachowany, gdy należność zostanie wpłacona następnego dnia po dniu albo dniach wolnych od pracy. Płatnicy robią to w formie bezgotówkowej, obciążając swój rachunek bankowy na podstawie polecenia przelewu. Za datę opłacenia składek uważa się dzień obciążenia rachunku płatnika. [Przykład 1]

Kara za spóźnienia

Płatnik płaci odsetki od składek, których nie uiścił w terminie, albo w niepełnej wysokości. Nie może negocjować z ZUS na przykład wysokości sankcji finansowej. Odsetki są bowiem automatyczne, tzn. nie ustala ich zakład, ale wynikają one z samego faktu niezapłacenia daniny o czasie. Są bowiem określone przez prawo. Kwota odsetek za zwłokę wynosi obecnie 14,5 proc. i nie należy ich mylić z odsetkami ustawowymi. Te ostatnie płacą np. kontrahenci w przypadku gdy nie wywiązali się w terminie z zadania określonego z partnerem gospodarczym.

Odsetki za zwłokę należą się zatem państwu od płatnika składek, który nie opłacił ich na czas. Od tej zasady obowiązuje jednak wyjątek. Otóż firma nie będzie musiała ponieść sankcji finansowej, gdy należność, a zatem i odsetki dla ZUS, będą bardzo niskie. Stanie się tak, jeśli odsetki za dany miesiąc będą nie wyższe niż 6,60 zł. Taki limit obowiązuje obecnie, ale może się on zmienić, jeśli podwyższone zostaną opłaty za usługi pocztowe. Stanowi on bowiem wielokrotność kosztów pocztowej przesyłki poleconej.

Zatem płatnik nie ma obowiązku przekazania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych odsetek wynoszących 6,50 zł czy nawet 6,59 zł.

Firma liczy sama

Przedsiębiorca czy inny podmiot płacący składki sam powinien zadbać o uiszczenie od nich odsetek. Im bardziej będzie się ociągał, tym więcej straci, bo ZUS na pewno po pewnym czasie - nawet kilku miesiącach - przyśle swoją decyzję o konieczności zapłaty przez niego kary finansowej. Płatnik sam musi więc wyliczyć i zaokrąglić kwotę odsetek za zwłokę, odrębnie za każdy miesiąc, sprawdzić, czy są one należne do zapłaty (tj. czy nie są niższe niż 6,60 zł) i wyliczyć łączną kwotę do zapłaty (suma składek i odsetek za każdy miesiąc). [Przykład 2]

Zainteresowane podmioty powinny pamiętać, że odsetki należy opłacić łącznie ze spóźnionymi składkami (jednym przelewem) za dany okres, za który zalegają. Ale oczywiście płacą nie na jedno konto w ZUS, ale na kilka jego rachunków przypisanych poszczególnym rodzajom składek. Zatem płatnik nie może najpierw opłacić po terminie samych składek, a po jakimś czasie dokonać dopłaty na pokrycie samych odsetek.

Wpłaty dokonane przez płatnika po terminie ZUS rozlicza proporcjonalnie na pokrycie składek i odsetek. Oznacza to, że jeżeli zapłaci on niższą kwotę (tzn. bez odsetek), to zostanie ona rozliczona zarówno na składki (pokrywając zatem ich część), jak i należne od tej części odsetki zwłokę. Do zapłaty pozostanie więc przedsiębiorcy niepokryta różnica składek, od której nadal będą należne odsetki do dnia zapłaty włącznie.

Przedsiębiorca musi pamiętać także i o tym, że odsetki za zwłokę są należne za okres od dnia następnego po dniu, kiedy składki miał zapłacić. Jeśli jest nim sobota, niedziela, święto, terminem płatności dla przedsiębiorcy jest pierwszy dzień przypadający po dniu wolnym. Gdy na przykład ustawowy termin płatności za sierpień 2012 roku przypadnie na 10 września 2012 roku (niedziela), to firmy mogą zapłacić daninę 11 września 2012 roku. Zatem odsetki od opłaconych po terminie składek za sierpień 2012 roku należne są za okres od 12 września 2012 roku do dnia (włącznie) ich zapłaty wraz z należnością główną. Jest nim dzień obciążenia rachunku bankowego płatnika, a nie ten, w którym złożył on w banku dyspozycję zapłaty składek. Oczywiście taką dyspozycję, czyli przelew, mógł zrobić na poczcie. Zasada jest taka sama jak w banku.

Niższa sankcja

Płatnicy mogą, jeśli o to zadbają, ponieść mniejsze sankcje finansowe za nieterminowe opłacanie składek. Przepisy, które na to pozwalają, obowiązują od 1 stycznia 2009 roku. Niższe odsetki wynoszą 75 proc. obowiązującej stawki, po zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku. Przykładowo od 10 maja 2012 roku odsetki wynoszą 14,5 proc., zatem obniżone - 10,88 proc.).

Zainteresowani mniej wydadzą na odsetki, jeśli z własnej inicjatywy złożą korektę deklaracji rozliczeniowej. Zatem obniżka nie wchodzi w grę, gdy to oddział czy inspektorat Zakładu Ubezpieczeń Społecznych przyśle płatnikowi decyzję o zaległości składkowej lub ustali ją inspektor ZUS w czasie kontroli przeprowadzanej u niego. Płatnik zapłaci niższe odsetki, gdy oprócz korekty złoży w swoim ZUS jej pisemne uzasadnienie wskazujące obiektywne przyczyny. Ponadto najpóźniej w ciągu 7 dni od dnia złożenia korekty musi zapłacić zaległość w kwocie pokrywającej różnice składek wynikające z korekty wraz z należnymi (obliczonymi według obniżonej stawki) odsetkami.

Podmioty rozliczające się z ZUS, aby określić kwotę odsetek, oprócz zaległości składowych muszą ustalić liczbę dni zwłoki w ich opłacaniu. Liczą ją od następnego dnia po terminie płatności do dnia, w którym dokonana zostanie wpłata zaległości. Oprócz tego powinny znać obowiązującą za poszczególne okresy zwłoki (od do) stopę procentową odsetek (bo jest ona zmienna).

Jeśli w czasie zwłoki obowiązywała więcej niż jedna stopa procentowa, wówczas odsetki należy obliczać odrębnie za okresy, w których obowiązywała stopa w danej wysokości.

Następnie wyliczone odrębnie odsetki należy zsumować. Po dokonaniu tych wyliczeń płatnik zaokrągla kwotę odsetek do pełnych złotych, według zasady matematycznej, co oznacza, że końcówka wyliczonej poniżej 50 groszy jest pomijana, natomiast równa lub wyższa od 50 groszy zaokrąglana w górę do pełnej złotówki. Wyjątek od tej zasady dotyczy odsetek, które nie są pobierane, to jest do 6,60 zł.

Zaokrągleniu do pełnej złotówki w górę podlega dopiero kwota odsetek od 6,61 zł (jest zaokrąglana do 7 zł). [Przykład 3]

Płatnik czy Zakład Ubezpieczeń Społecznych liczą odsetki stosując wzór matematyczny: Kwota odsetek = kwota należności X liczba dni zwłoki X stopa procentowa *365x100.

Zainteresowane podmioty nie muszą same stosować tego wzoru. Mogą skorzystać z kalkulatora odsetkowego, który jest na stronie ZUS (www.zus.pl). Ale należy wiedzieć, że pozwala on jednak wyliczyć odsetki wyłącznie na bieżący lub przyszły dzień. Zatem, aby zastosować kalkulator, firma musi podać kwotę zaległych składek, za jakie miesiące trzeba było je opłacić oraz informację o tym, kiedy zamierza zapłacić dług z odsetkami i kiedy złoży korektę dokumentów rozliczeniowych.

Ważne

Firma zapłaci niższe odsetki, gdy z własnej inicjatywy złoży korektę dokumentów rozliczeniowych, jej uzasadnienie i opłaci w całości należne składki z odsetkami w ciągu 7 dni od dnia złożenia korekty

Ważne

Nie są należne odsetki za zwłokę, gdy wyliczona przed zaokrągleniem kwota od zaległości z tytułu składek za dany okres rozliczeniowy jest poniżej 6,60 zł

PRZYKŁADY

1 Czy firma płaci odsetki od rat uiszczanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych

Płatnik (np. przedsiębiorca) może się ubiegać w ZUS o rozłożenie na raty długu składkowego. Z takiej możliwości mają prawo skorzystać, składając wniosek do zakładu, ci przedsiębiorcy, którzy nie zapłacili lub nie będą mogli uiścić w terminie składek. Przepisy nie wyznaczają maksymalnej liczby rat. Uwzględnienie przez ZUS wniosku płatnika o ulgę w formie ratalnej spłaty zadłużenia powoduje, że począwszy od dnia następnego po dniu wpływu pisma w tej sprawie, nie są naliczane odsetki za zwłokę. ZUS zobowiązany jest jednak doliczyć do każdej raty opłatę prolongacyjną. Wynosi ona 50 proc. stawki odsetek za zwłokę obowiązującej w dniu podpisania umowy.

2 Czy przedsiębiorca poniesie skutki nieterminowego opłacania odroczonych składek

O odroczenie terminu płatności składek może się ubiegać każdy płatnik, który ma chwilowe problemy finansowe. W stosunku do należności, których termin zapłaty został odroczony, nie nalicza się odsetek za zwłokę, natomiast w zamian pobiera się opłatę prolongacyjną. Jest ona naliczana od następnego dnia po ustawowym dniu wymagalności składki do dnia odroczenia włącznie, w wysokości 50 proc. stawki odsetek za zwłokę obowiązującej w dniu podpisania umowy. Zatem istnienie tej opłaty jest bezpośrednio zależne od tego, czy płatnik wywiązuje się z umowy, czyli od tego, czy zapłaci on w umówionym terminie składkę. Jeśli tego nie zrobi, to umowa zostaje zerwana. Wtedy musi zapłacić odsetki od długu, czyli od niezapłaconych w terminie składek. W przypadku drobnego przedsiębiorcy zamiast opłaty prolongacyjnej musi zapłacić odsetki za zwłokę za cały okres odroczenia, czyli od 11 czerwca 2012 roku.

3 Czy ZUS ma 10 lat na ściągnięcie długów od nierzetelnych firm

Należności z tytułu składek ulegają przedawnieniu po upływie dziesięciu lat, licząc od dnia, w którym stały się wymagalne. Taki przepis wszedł w życie 1 stycznia 2003 roku. Ma on zastosowanie nie tylko do składek należnych od 1 stycznia 2003 roku, ale także do wszystkich tych, które nie przedawniły się do dnia jego wejścia w życie, tj. w stosunku do których do 31 grudnia 2002 roku włącznie nie upłynął pięcioletni okres przedawnienia. Na przykład, jeśli firma nie zapłaciła składek za sierpień, wrzesień i październik 2002 roku, to okres przedawnienia dla tych należności będzie mijał w 2012 roku. Do 31 grudnia 2002 roku obowiązywał przepis o pięcioletnim terminie przedawnienia. Do tego czasu przedawniły się na przykład składki za listopad 1997 roku (dla nich nastąpiło to w grudniu 2002 roku, pod warunkiem że ZUS nie podjął działań przerywających bieg terminu przedawnienia.

Paweł Jakubczak

pawel.jakubczak@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 23, 47 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.). Art. 53 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 749 z późn. zm.). Par. 2; 2a; 4 rozporządzenie ministra finansów z 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz.U. nr 165, poz. 1373 z późn. zm.).