Jak pracodawca odpowiada za błędy w dokumentacji emerytalnej

Pracodawca jest zobowiązany do wykonania konkretnych zadań, gdy jego pracownik przechodzi na emeryturę. Te obowiązki nie dotyczą zleceniodawców osób fizycznych zatrudniających pracowników, niewypłacających świadczeń z ubezpieczenia chorobowego oraz płatników, którzy opłacają składkę za siebie i osoby współpracujące.

Obowiązki płatników związane z przechodzeniem podwładnych na emeryturę są wymienione w art. 125 i art. 125a ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, zwanej dalej: ustawą emerytalną. Pracodawcy obowiązani są do współdziałania z zatrudnionym w gromadzeniu dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczenia i wydawania jemu lub organowi rentowemu zaświadczeń. Płatnik musi - na żądanie ZUS - wystawić dokumenty (zaświadczenia) w celu udowodnienia przez ubezpieczonego okresów składkowych oraz nieskładkowych. Ponadto jest on zobowiązany do wydania dokumentów w celu wykazania przez ubiegającego się o emeryturę okresów pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, pracy górniczej oraz na kolei. Firma ma też obowiązek wystawienia zaświadczenia o wysokości przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, wypłaconego za okresy, za które przychód ten przysługuje, a także o wysokości wypłaconych wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy, świadczeń i zasiłków oraz innych należności.

Płatnik jest też zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury przez 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy. Od osoby opłacającej składki na własne ubezpieczenia społeczne organ rentowy może żądać przedłożenia dowodów to potwierdzających oraz wysokości podstawy wymiaru składek za okres przypadający po 31 grudnia 1998 r.

Tylko niektóre firmy

Na płatniku ciąży czasami obowiązek przygotowania wniosku o emeryturę i przedłożenie go - za zgodą pracownika - organowi rentowemu nie później niż na 30 dni przed zamierzonym terminem jego przejścia na emeryturę. Pracodawcy zostali jednak zwolnieni z tego obowiązku w przypadku osób urodzonych po 31 grudnia 1948 r., które występują o uzyskanie emerytury na tzw. nowych zasadach. Tacy ubezpieczeni sami składają wnioski o emeryturę bezpośrednio w ZUS. Jednak jeśli pracodawca złoży do ZUS wniosek o emeryturę za taką osobę, to zakład go przyjmie. Poza tym jeśli występujący o emeryturę pracownik zwróci się do tej firmy o pomoc w przygotowaniu dokumentacji emerytalnej, powinna mu jej udzielić, a także wystawić odpowiednie zaświadczenia potwierdzające okresy ubezpieczenia oraz wypłacone wynagrodzenia. [Przykład 1]

Pracodawca wypełniający dla niektórych ubezpieczonych wniosek o emeryturę musi podać datę jego sporządzenia. Jest to istotne dla pracownika, bo jeśli ZUS przyzna mu to świadczenie, to dokona jego wypłaty od dnia powstania prawa do emerytury lub renty, ale nie wcześniej niż od pierwszego dnia miesiąca, w którym wniosek został zgłoszony.

Firma odda emeryturę

Za niewłaściwe wywiązanie się przez płatnika z obowiązków grożą mu konsekwencje finansowe. Stanie się tak, gdy przekaże on do ZUS wadliwe dane o zatrudnieniu czy zarobkach pracownika i to spowoduje, że ubezpieczony otrzyma zbyt wysoką emeryturę. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych wskazuje, że jest ona wówczas świadczeniem nienależnym. Przepisy określają, że jest nim takie, które zostało:

● wypłacone mimo zaistnienia okoliczności powodujących ustanie lub zawieszenie prawa do świadczeń albo wstrzymanie ich wypłaty w całości lub w części, jeżeli osoba pobierająca świadczenia była pouczona o braku prawa do ich pobierania,

● przyznane lub wypłacone na podstawie fałszywych zeznań lub dokumentów albo w innych przypadkach świadomego wprowadzenia w błąd przez osobę pobierającą świadczenia. [Przykład 2]

Artykuł 84 ust. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych przewiduje, że jeżeli pobranie nienależnych świadczeń wynika z przekazania przez płatnika składek lub inny podmiot nieprawdziwych danych wpływających na prawo do nich lub na ich wysokość, wymóg ich zwrotu z odsetkami obciąża odpowiednio płatnika lub inny podmiot. I tak, np. wydanie świadectwa pracy sprzecznie z art. 97 par. 2 kodeksu pracy oznacza dla pracodawcy obowiązek wyrównania nienależnie pobranego świadczenia przez pracownika. Dane niezgodne ze stanem faktycznym mogą dotyczyć zarówno tych zamieszczonych w świadectwie pracy, jak i wpisanych do zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (Rp-7). Chodzi tu o informacje dotyczące czasu pracy podwładnego, jego wynagrodzenia czy okresów korzystania z urlopów bezpłatnych.

Wina nie ma znaczenia

Odpowiedzialność płatnika lub innego podmiotu przekazującego nieprawdziwe dane nie zależy jednak od jego winy. Nie ma znaczenia, dlaczego podano fałszywe informacje w świadectwie pracy, czy było to świadome działanie czy niezawiniona pomyłka osoby wystawiającej.

Pracodawca może zostać zobowiązany do zwrotu świadczenia z odsetkami nienależnie wypłaconego pracownikowi przez ZUS maksymalnie za trzy lata wstecz. Jeśli jednak powiadomił on organ rentowy o przekazaniu błędnych danych w dokumentacji emerytalno-rentowej, a mimo to ZUS nadal wypłacał świadczenie, zwrot obejmie maksymalnie ostatnie 12 miesięcy. [Przykład 3]

Szkoda pracownika

Za podanie nieprawdziwych danych w dokumentach emerytalnych, które trafiają do ZUS, płatnikowi grożą konsekwencje nie tylko od ZUS, lecz także ze strony pracownika. Może on domagać się w sądzie naprawienia szkody. Jej wysokość określa różnica między emeryturą otrzymaną a taką, którą powinnien uzyskać, gdyby pracodawca należycie wywiązał się ze swych obowiązków. Pracownik, który otrzymuje wystawione przez firmę zaświadczenie, ma bowiem prawo uważać, że obejmuje ono wszystkie składniki wynagrodzenia oraz że zostało wydane zgodnie z prawem.

Podstawa prawna roszczenia ubezpieczonego wynika z kodeksu postępowania cywilnego. W art. 125 ust. 1 pkt 2 ustawy emerytalnej zawarty jest wyłącznie obowiązek pracodawcy wydania pracownikowi zaświadczenia. Jeśli ubezpieczony zażądałby sprostowania dokumentu, np. co do wysokości wypłaconego wynagrodzenia za pracę, to nie znajdzie przepisu w ustawach emerytalnych, który zobowiązywałby płatnika do takiego działania. Ten może jednak mimo braku takiego przepisu zmienić wydany przez siebie dokument, jeśli uzna za zasadne. Gdy odmówi, ubezpieczony może wnieść powództwo o ustalenie treści zaświadczenia do sądu. Musi przy tym wykazać swój interes prawny na podstawie art. 189 k.p.c.

Taki interes może istnieć jednak tylko do czasu wystąpienia o przyznanie świadczenia z ubezpieczenia społecznego. W postępowaniu przed sądem ubezpieczeń społecznych można bowiem wszelkimi środkami dowodowymi (nie tylko zaświadczeniem pracodawcy) wykazywać rzeczywistą wysokość uzyskiwanych zarobków w celu ustalenia prawidłowej podstawy wymiaru świadczenia. W takiej sytuacji postępowanie przeciwko pracodawcy przed sądem pracy o sprostowanie druku Rp-7, a w istocie o ustalenie wysokości wypłaconego wynagrodzenia za pracę, zmierzałoby jedynie do uzyskania dowodu dla potrzeb postępowania przed sądem ubezpieczeń społecznych (a to wyklucza uznanie istnienia interesu prawnego w ustaleniu wysokości świadczenia). Taka sytuacja nie może mieć miejsca. Dopuszczalność skutecznego wytoczenia powództwa o wydanie sprostowanego zaświadczenia Rp-7 zależy zatem od tego, czy pracownik wystąpił do ZUS o przeliczenie emerytury w związku z ustaleniem wyższych zarobków.

4,95 mln osób pobierało emeryturę w lutym 2012 roku

Ważne

Jeżeli dokumentacja płacowa nie zachowała się, pracodawca powinien wykazać wysokość przychodu na podstawie innych wiarygodnych dokumentów z akt osobowych pracownika, np. umowy o pracę, pisma o powołaniu

PRZYKŁADY

1 Nie za każdego pracownika pracodawca może złożyć wniosek

W opisanym przypadku wniosek o emeryturę czytelnik powinien złożyć sam. Do przyznania emerytury niezbędne będzie przedstawienie świadectwa pracy lub zaświadczenia z firmy zawierającego informację o ustaniu zatrudnienia. Wnioskujący ukończył wiek uprawniający do emerytury w styczniu 2012 r., więc świadczenie będzie miał obliczone według mieszanego sposobu, w części na nowych zasadach, w pozostałej według dotychczasowych. Do policzenia emerytury niezbędne będzie zaświadczenie o wysokości wynagrodzenia (druk ZUS Rp-7), który musi wystawić pracodawca.

2 Przedsiębiorca musi zwrócić do ZUS emeryturę wraz z odsetkami

Jeśli okaże się, że pracownik niesłusznie pobrał świadczenie lub w nienależnie ustalonej wysokości, wskutek podania przez pracodawcę nieprawdziwych danych, ZUS zobowiązuje płatnika składek do zwrotu wypłaconej emerytury. Wydaje wtedy decyzję, w której wskazuje m.in. nienależnie wypłaconą kwotę, którą pracodawca musi przekazać na rachunek ZUS, oraz wysokość odsetek ustawowych obliczonych od dnia ich wypłaty do dnia wydania decyzji. Odsetki również należy zwrócić na podany rachunek ZUS. Jeśli pracodawca zwróci dobrowolnie należność wynikającą z decyzji, ZUS nie naliczy odsetek za okres po jej wydaniu. Zakład zwalnia też płatnika z zapłaty odsetek, jeśli ten poinformował go wcześniej, że przekazał nieprawdziwe dane w wystawionym dokumencie.

Roszczenia wobec ZUS przedawniają się. Płatnik jest zobowiązany do zwrotu świadczenia nienależnego maksymalnie za trzy lata wstecz. Ale, gdy poinformował ZUS o przekazaniu błędnych danych, a mimo to zakład nadal wypłacał świadczenie, zwrot obejmie maksymalnie ostatnie 12 miesięcy.

3 Przedsiębiorca może wystąpić do ZUS o rozłożenie spłaty długu na raty

Pracodawca może zwrócić się do ZUS o zwolnienie go z obowiązku zapłaty długu do dnia uprawomocnienia się decyzji, tj. 30 dni od jej otrzymania. Ustawa emerytalna przewiduje możliwość odstąpienia od żądania zwrotu nienależnie wypłaconych świadczeń w całości lub w części. Może się tak stać, gdy zachodzą uzasadnione okoliczności albo gdy kwota nienależnie pobranych świadczeń nie przewyższa kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym. Nie ma określonego katalogu takich okoliczności. Może być to trudna sytuacja finansowa, spowodowana np. pożarem, powodzią czy też kradzieżą. Jeśli ZUS odstępuje od dochodzenia nienależnie wypłaconych świadczeń, zwalnia również firmę z obowiązku zapłaty ustawowych odsetek obliczonych od kwot tych świadczeń.

Paweł Jakubczak

pawel.jakubczak@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 84 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Art. 125 i 125a ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2009 r. nr 153, poz. 1227 z późn. zm.).