Od szkolenia zatrudnionych trzeba w niektórych przypadkach zapłacić ZUS

Świadczenia związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych są wolne od składek tylko wówczas, gdy przysługują pracownikowi uczącemu się z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Trzeba je natomiast rozliczyć w przypadku finansowania kształcenia zleceniobiorców.

Z podstawy wymiaru składek należy wyłączyć wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika. Nie dotyczy to jednak wynagrodzeń otrzymywanych za czas urlopu szkoleniowego oraz zwolnień z części dnia pracy, przysługujących członkom załogi podejmującym naukę lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych. Regulacje te wynikają z rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Odrębne przepisy

Przywołany par. 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia uzależnia zwolnienie ze składek od spełnienia dodatkowego warunku. Świadczenia na podnoszenie kwalifikacji muszą być bowiem przyznawane przez pracodawcę zgodnie z odrębnymi przepisami, tj. art. 103¹-103⁶ kodeksu pracy. Ich analiza pozwala na wyodrębnienie dwóch grup szkoleń. Pierwszej - gdy odbywają się one z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą oraz drugiej - kiedy pracownik uzupełnia wiedzę z własnej inicjatywy. Podział tych szkoleń związany jest z określonymi skutkami w zakresie obowiązków wobec ZUS.

Z inicjatywy pracodawcy

Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe z inicjatywy albo za zgodą zatrudniającego go przedsiębiorcy przysługują:

● urlop szkoleniowy (w przypadkach i w wymiarze określonych w art. 1032 k.p.) oraz

● zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, aby punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania.

Za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy podwładny zachowuje prawo do wynagrodzenia. Przy czym trzeba odprowadzić od niego składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Pracodawca może także przyznać podwładnemu dodatkowe świadczenia, a w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. Wartość tych dodatkowych świadczeń podlega wyłączeniu z podstawy wymiaru składek, jeśli tylko przyznano je zgodnie z normami kodeksu pracy w zakresie podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Bez zgody przełożonego

W sytuacji gdy pracownik zdobywa lub uzupełnia wiedzę i umiejętności niestanowiące w ocenie pracodawcy podnoszenia kwalifikacji zawodowych (uczestniczy w szkoleniach z własnej inicjatywy lub bez zgody przełożonego), to nie jest on zobowiązany do wypłaty mu żadnych świadczeń. Może jednak dobrowolnie przyznać zatrudnionemu urlop bezpłatny bądź zwolnienie z całości lub części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia. Jeżeli jednak przedsiębiorca się zdecyduje na udzielenie jakichś świadczeń, to będą one stanowiły podstawę naliczenia składek. Zasada ta dotyczy wszelkich kosztów, do których pokrycia zobowiązał się w porozumieniu w sytuacji zdobywania lub uzupełniania wiedzy przez pracownika z własnej inicjatywy.

Sytuacja zleceniobiorców

Wyłączenia przychodów z podstawy wymiaru składek dotyczące pracowników stosuje się odpowiednio do zleceniobiorców. Tak stanowi par. 5 ust. 2 rozporządzenia. Jednak w związku z tym, że w aktualnym stanie prawnym nie ma odrębnych przepisów dotyczących podnoszenia kwalifikacji zleceniobiorców, tym samym nie można par. 2 ust. 1 pkt. 29 rozporządzenia stosować do tych osób. Zatem w sytuacji, gdy zleceniodawca pokrywa koszty szkolenia zleceniobiorcy, musi uwzględnić ich wartość w postawie wymiaru składek. Wliczenie powinno nastąpić w miesiącu, w którym doszło do faktycznego pokrycia kosztów szkolenia. Taka interpretacja par. 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia została potwierdzona przez ZUS w interpretacji indywidualnej przepisów (decyzja nr 108 z 13 marca 2013 r., DI/100000/451/277/2013).

Ważne

Pracodawca nie ma obowiązku finansować kursów dla pracownika, jeśli ich ukończenie nie wpłynie na podwyższenie kwalifikacji zawodowych podwładnego

PRZYKŁAD

Sfinansowanie czesnego i podręczników

Pracownica jest zatrudniona w biurze rachunkowym. Od października chce rozpocząć studia z zakresu rachunkowości. Pracodawca wyraził zgodę na podnoszenie jej kwalifikacji. Zamierza również sfinansować czesne, a także zwrócić koszty zakupu podręczników. Świadczenia te będą wyłączone z podstawy wymiaru składek.

Mariusz Stępień

 dgp@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2013 r., poz. 1442 ze zm.).

Art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).

Par. 2 ust. 1 pkt 29, par. 5 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. z 1998 rnr 161, poz. 1106 ze zm.).