Zatrudnienie w listopadzie przesądzi, kto od stycznia wypłaci zasiłki

Wypłata zasiłków przez zakład pracy wynika z przepisów ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Dotyczy ona wyłącznie płatników, którzy na 30 listopada zgłaszali do ubezpieczenia ponad 20 ubezpieczonych. Nie ma przy tym znaczenia rodzaj umowy (o pracę, cywilnoprawna) ani wymiar czasu pracy, lecz osoba - ubezpieczony zgłoszony do ubezpieczenia chorobowego. Liczą się osoby ubezpieczone zarówno obowiązkowo, jak i dobrowolnie.

Jak wyliczyć

W liczbie ubezpieczonych należy uwzględnić pracowników oraz uczniów praktycznej nauki zawodu, czyli osoby podlegające obowiązkowo ubezpieczeniu chorobowemu. Uwzględnia się też osoby wykonujące pracę nakładczą oraz czynności na podstawie umów cywilnoprawnych - pod warunkiem że wyraziły wolę przystąpienia do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. Do liczby ubezpieczonych wlicza się także osoby prowadzące działalność i z nimi współpracujące, jeśli płatnik odprowadza składki za te osoby. Wobec tego wspólników spółek cywilnych, którzy rozliczają się oddzielnie i dla których spółka nie jest płatnikiem składek, nie należy liczyć jako ubezpieczonych.

Nie uwzględnia się również osób na urlopach wychowawczych oraz bezpłatnych, przy czym nie ma tu znaczenia czas trwania takiego urlopu. [przykład] Do liczby ubezpieczonych nie uwzględnia się również osób duchownych podlegających ubezpieczeniu chorobowemu ani ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu chorobowemu w Polsce z tytułu zatrudnienia u pracodawcy zagranicznego.

Zatrudniający czy organ

Jeśli przy ustalaniu liczby ubezpieczonych, uprawniającej do wypłaty zasiłków okaże się, że od 1 stycznia nowego roku płatnik przejmie obowiązki w tym zakresie, to musi pamiętać, że odnosi się to do zasiłków, do których ubezpieczony nabędzie prawo po 31 grudnia. Jeśli prawo do zasiłku powstało w grudniu, a świadczenie wypłaca ZUS, to - mimo zmiany płatnika od 1 stycznia - ZUS kontynuuje wypłatę tego zasiłku.

Inaczej jest, jeśli to ZUS przejmuje z 1 stycznia wypłatę zasiłku. Wówczas płatnik nie ma prawa po 1 stycznia wypłacać zasiłków i musi przekazać sprawy do ZUS. W tym celu powinien przekazać dowody niezbędne do ustalenia uprawnień i wypłaty zasiłków, a więc zaświadczenia lekarskie o czasowej niezdolności do pracy lub o opiece nad chorym członkiem rodziny (wraz z oświadczeniem ZUS Z-15), odpis aktu urodzenia dziecka wraz z wnioskiem o wypłatę zasiłku macierzyńskiego. Płatnik przekazuje do ZUS oryginały dokumentów, pozostawiając sobie kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem. Dodatkowo płatnik ma obowiązek przedłożyć w ZUS zaświadczenie zawierające zestawienie składników wynagrodzenia lub przychodu stanowiących podstawę wymiaru zasiłków na urzędowym druku ZUS Z-3.

Czy to faktycznie problem

Wypłata zasiłków nie powoduje dodatkowych kosztów, a obliczenie wysokości zasiłku opiera się na tych samych zasadach, co obliczanie wynagrodzenia chorobowego. Mimo to wielu przedsiębiorców unika przekroczenia pułapu zatrudnienia, który obliguje do wypłaty zasiłków i nakłada nowe obowiązki.

Zmiany tej nie należy się jednak obawiać. Świadczy ona, że firma się rozwija, nie obawia się zmian i potrafi dostosować do zmienności otoczenia, również prawnego.

PRZYKŁAD

Spółka cywilna

W spółce cywilnej jest trzech wspólników, z których każdy podlega dobrowolnie ubezpieczeniu chorobowemu i każdy indywidualnie rozlicza się z ZUS. Poza tym spółka jest płatnikiem składek dla następujących ubezpieczonych: 20 pracowników, 1 ucznia praktycznej nauki zawodu, 2 osób wykonujących czynności na podstawie umowy zlecenie i podlegających dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu oraz 5 osób na podstawie umowy o dzieło. Dwóch pracowników korzysta z urlopu wychowawczego, a jednemu spółka udzieliła urlopu bezpłatnego na okres od 1 do 30 listopada. Ustalając liczbę ubezpieczonych na 30 listopada w takim przypadku należy:

A. Pominąć:

3 wspólników, dla których spółka nie jest płatnikiem, 5 osób wykonujących umowę o dzieło, które nie podlegają ubezpieczeniu chorobowemu, 2 osoby na urlopie wychowawczym oraz 1 osobę na urlopie bezpłatnym;

B. Wliczyć:

pozostałych ubezpieczonych, czyli 17 pracowników, 1 ucznia i 2 zleceniobiorców, co daje dokładnie 20 ubezpieczonych. Ponieważ uprawnionym do wypłaty zasiłków jest płatnik zgłaszający powyżej 20 ubezpieczonych, w tym przypadku zasiłki od 1 stycznia następnego roku będzie wypłacał ZUS.

@RY1@i02/2014/230/i02.2014.230.033000100.802.jpg@RY2@

Marta Nowakowicz-Jankowiak ekspert ds. płac

Marta Nowakowicz-Jankowiak

ekspert ds. płac

Podstawa prawna

Art. 61 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 159).