Można dać pracownikom bezpłatne świadczenia, ale trzeba od nich opłacić ZUS

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracownika stanowi osiągany przez niego przychód.

Nie wszystkie świadczenia, które stanowią przychód, są wliczane do podstawy wymiaru składek. Wyjątki od tej zasady są określone w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Mimo że zawarty w nim katalog jest dość obszerny, prawidłowe ustalenie podstawy wymiaru składki powoduje w praktyce wiele wątpliwości. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy pracodawca zapewnia pracownikom różne świadczenia pozapłacowe - bezpłatne lub częściowo odpłatne dodatkowe usługi lub towary.

Po obniżonych cenach

Zgodnie z zasadą wyrażoną w tym rozporządzeniu podstawy wymiaru składki nie zwiększą m.in. korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji. W praktyce polega to na tym, że pracodawca nabywa od pewnego podmiotu określone usługi lub towary. Następnie oferuje je po obniżonych cenach swoim pracownikom. Przychodem pracownika w takiej sytuacji jest różnica między ceną regularną, jaką za podobny produkt musiałby pracownik zapłacić, gdyby kupował dany przedmiot (usługę) prywatnie, a ceną, jaką oferuje mu pracodawca. Różnica ta będzie stanowiła przychód w rozumieniu przepisów podatkowych, co powoduje konieczność odprowadzenia od niej zaliczki na podatek dochodowy. Będzie jednak podlegać zwolnieniu od opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Podstawowe warunki

Trzeba podkreślić, że zwolnienie z tego obowiązku nie będzie miało miejsca w każdym przypadku. Muszą zostać spełnione podstawowe warunki. Przede wszystkim pracownik musi chociażby symbolicznie partycypować w kosztach nabycia usługi lub artykułu. Zapewnienie pracownikom bezpłatnego świadczenia będzie skutkować koniecznością odprowadzenia składek. Ponadto takie dodatkowe świadczenie musi mieć oparcie w przepisach o wynagradzaniu czy też w wewnętrznych regulacjach, tj. układzie zbiorowym albo regulaminie wynagradzania. Jednorazowy prezent pracodawcy niewynikający z żadnego z tych aktów nie mógłby korzystać z tego zwolnienia, a pracowników zostaliby narażeni na dodatkowe koszty.

Do takich pozapłacowych świadczeń należą przede wszystkim popularne pakiety medyczne (ubezpieczenie zdrowotne) lub karnety do klubów fitness, które w części finansowane są przez pracownika, a w części ze środków obrotowych pracodawcy. Ich wpływ na wysokość składek wciąż budzi wśród przedsiębiorców zatrudniających pracowników wątpliwości, które często stają się przedmiotem interpretacji ZUS. Zakład stanął na stanowisku, że dopóki nie jest to pakiet bezpłatny, składki od uzyskanego przychodu nie muszą być opłacane. Analogiczną zasadę należy zastosować podczas oceny obowiązku odprowadzenia składek od przychodu, jaki uzyskał pracownik, przystępując do grupowego ubezpieczenia na życie lub NNW.

Bony towarowe

Jedną z najpopularniejszych form niepieniężnego wynagradzania pracowników są bony towarowe. W zasadzie nie odprowadza się od nich składek. Jednak tylko w przypadku, gdy pracodawca przy ich przyznawaniu zastosował kryterium socjalnie, tzn. wartość bonów uzależniona została od wysokości dochodów i sytuacji życiowej pracowników, a same bony zostały sfinansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Jeżeli wszyscy pracownicy bez względu na wielkość zarobków otrzymali bony o tej samej wartości lub pracodawca przeznaczył na ten cel środki obrotowe, nie mogą one zostać zakwalifikowane jako świadczenia socjalne, a składki powinny zostać opłacone. Do podstawy wymiaru składek nie będą zaliczone również inne świadczenia sfinansowane z ZFŚS, np. bilety do teatru. Środki socjalne, a nie obrotowe, można przeznaczyć na karnety fitness i również nie odprowadzać składek, należy jednak w każdym przypadku pamiętać o kryterium socjalnym.

Ważne

Podstawy wymiaru składek nie stanowią korzyści materialne wynikające z przepisów wewnętrznych pracodawcy polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług, a także korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji

Ważne

Zwolnienie ze składek w przypadku bonów towarowych przysługuje tylko, gdy pracodawca przy ich przyznawaniu zastosował kryterium socjalne, tj. ich wartość uzależniona została od wysokości dochodów i sytuacji życiowej pracowników, a same bony zostały sfinansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

Składniki przychodu

Na przychód składają się, zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Są to w szczególności:

● wynagrodzenia zasadnicze,

● wynagrodzenia za godziny nadliczbowe,

● różnego rodzaju dodatki,

● nagrody,

● ekwiwalenty za niewykorzystany urlop,

● wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona,

● świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych świadczeń.

@RY1@i02/2014/098/i02.2014.098.03300030c.804.jpg@RY2@

Joanna Śliwińska radca prawny

Joanna Śliwińska

radca prawny

Podstawa prawna

Art. ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.).

Art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).

Par. 1 i 2 ust. 1 pkt 19 i 26 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r.w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).