Nie chcesz grzywny, sprawdź dokumenty za ubiegły rok

@RY1@i02/2014/079/i02.2014.079.03300010b.805.jpg@RY2@

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nakłada na płatników m.in. obowiązek przekazywania do ZUS imiennych raportów miesięcznych w terminie takim samym, jak dla rozliczania składek. Taki raport powinien zawierać podstawowe informacje o płatniku i ubezpieczonym. Jego głównym elementem jest jednak zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz informacja o wypłaconych zasiłkach lub wynagrodzeniu z tytułu niezdolności do pracy. Co istotne, dokument ten zawiera także opatrzone podpisem płatnika lub osoby przez niego upoważnionej oświadczenie, że dane w nim zawarte są zgodne ze stanem faktycznym.

7 lub 30 dni

Jeśli jednak w raporcie zostanie stwierdzony błąd - czy to przez samego płatnika, czy też przez ZUS, płatnik zobowiązany jest złożyć raport korygujący w formie nowego dokumentu zawierającego prawidłowe dane. Termin na złożenie korekty wynosi 7 dni od wykrycia błędu przez płatnika lub doręczenia decyzji ZUS stwierdzającej błąd, a gdy nieprawidłowości wykryto w trakcie kontroli - w ciągu 30 dni od otrzymania protokołu kontroli.

Nie koryguje się błędów w obliczeniu podstawy wymiaru składek, jeżeli różnica nie przekroczyła 2,20 zł. Jednak nawet różnica wynosząca 1 gr musi zostać skorygowana w przypadku, gdy podstawę wymiaru składek stanowi zadeklarowana kwota. Taka sytuacja zachodzi w stosunku do przedsiębiorców prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą. Podobne obowiązki ciążą na płatniku w odniesieniu do deklaracji rozliczeniowej.

Jakie następstwa

Złożenie błędnego raportu lub deklaracji nie jest sankcjonowane żadną karą, dokumenty mogą zostać skorygowane bez konsekwencji dla płatnika. Nie jest to jednak uprawnienie bezterminowe. Do 30 kwietnia każdego roku płatnicy muszą dokonać ostatecznego sprawdzenia prawidłowości danych przekazanych do ZUS za cały poprzedni rok kalendarzowy.

Termin sprawdzenia poprawności danych za okres od 1 stycznia 2013 r. do 31 grudnia 2013 r. upływa więc 30 kwietnia 2014 r. Przepisy wyznaczają końcową datę dla stwierdzenia błędu, nie zaś złożenia korekty. Zgodnie z zasadami ogólnymi można ją więc złożyć w terminie 7 dni od wykrycia błędu, a więc maksymalnie 7 maja. Nie oznacza to jednak, że jeśli płatnik dostrzeże niezgodności w danych później lub nie zdąży ich skorygować w ustawowym terminie, to dokumenty korygujące nie mogą zostać złożone po 7 maja. Jest to termin instrukcyjny, a ZUS ma obowiązek przyjąć prawidłowe dokumenty po jego upływie.

Wykroczenie

Należy jednak pamiętać, że jeśli płatnik do 30 kwietnia w ogóle nie przeprowadzi weryfikacji lub przeprowadzi ją źle, a błędy zostaną wykryte później, może zostać wszczęte postępowanie o popełnienie wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, które jest zagrożone karą grzywny w wysokości do 5000 zł.

Warte podkreślenia jest, że wykroczeniem nie jest sam brak weryfikacji, ale niestwierdzenie błędów. ZUS posiada uprawnienia oskarżyciela publicznego w tych sprawach. Może więc samodzielnie przeprowadzić postępowanie, a następnie sporządzić i skierować do sądu wniosek o ukaranie płatnika. Wniosek może dotyczyć płatnika lub osoby, którą ten upoważnił do wykonywania czynności w jego imieniu. Taką osobą może być nie tylko pracownik płatnika, ale też podmiot zewnętrzny, np. pracownik biura rachunkowego, któremu płatnik zlecił dokonywanie rozliczeń z ZUS.

Do wykroczeń stosuje się w pozostałym zakresie przepisy kodeksu wykroczeń. Odpowiedzialność za czyny tego rodzaju, tak jak za inne wykroczenia, nie jest wobec tego automatyczna, ale zależna od winy płatnika (osoby upoważnionej). Może mieć ona zarówno charakter umyślny, jak i nieumyślny. Płatnikowi zostanie przypisana wina umyślna, jeżeli celowo nie sprostował błędów w przekazanych raportach lub deklaracjach. Wina nieumyślna będzie miała miejsce w przypadku, gdy błędy nie zostały skorygowane w wyniku lekkomyślności lub niedbalstwa odpowiedzialnych osób (np. zbyt pobieżna weryfikacja danych).

Złożenie raportu zawierającego skorygowane błędy po 30 kwietnia w każdym przypadku może skutkować wszczęciem postępowania przez ZUS. Warto w takim razie od razu dołączyć wyjaśnienia, dlaczego opóźnienie było usprawiedliwione. Nie zawsze one wystarczą, a wniosek o ukaranie może zostać sporządzony pomimo ich otrzymania przez ZUS. W takim wypadku swoje racje trzeba będzie udowadniać przed sądem. Tak jak w przypadku innych czynów tego rodzaju karalność tego wykroczenia ustaje po roku od popełnienia, a więc 30 kwietnia następnego roku. Jeżeli ZUS w tym czasie postępowanie wszczął, ale nie zdążył go ukończyć, to karalność ustanie z chwilą upływu kolejnego roku, a więc dopiero po 2 latach od popełnienia czynu.

Ważne

Wykroczeniem nie jest sam brak weryfikacji złożonych przez płatnika dokumentów, ale niestwierdzenie w nich błędów

Ważne

W dokumentach rozliczeniowych nie koryguje się błędów w obliczeniu podstawy wymiaru składek, jeżeli różnica nie przekroczyła 2,20 zł

@RY1@i02/2014/079/i02.2014.079.03300010b.806.jpg@RY2@

Joanna Śliwińska radca prawny

Joanna Śliwińska

radca prawny

Podstawa prawna

Art. 41, 47 i art. 98 ust. 1 pkt 6a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.).

Art. 1 par. 2, art. 5-6 oraz art. 45 ustawy z 20 maja 1971 r. - Kodeks wykroczeń (Dz.U. nr 12, poz. 114 ze zm.).

Art. 17 par. 3 ustawy z 24 sierpnia 2001 r. - Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia (Dz.U. nr 106, poz. 1148 ze zm.).