Sami musimy o siebie zadbać

Reforma emerytalna w 1999 r. zatrzęsła posadami ubezpieczeń. Rewolucyjna zmiana polegała na przejściu od systemu redystrybutywnego do systemu kapitałowego. W pierwszym przypadku podstawą jest tzw. umowa międzypokoleniowa, czyli nieformalne założenie, że z pieniędzy młodszego pokolenia będą finansowane świadczenia starszego. System kapitałowy z kolei to taki, w którym pracownicy mają indywidualne konta emerytalne. Gromadzą na nich pieniądze wpłacane w postaci składek w czasie aktywności zawodowej. Problemem było jednak samo przejście z jednego systemu do drugiego, bowiem konieczne stało się rozliczenie wcześniejszego. I tak okazało się, że wszystkie osoby ubezpieczone przed 1999 r. muszą mieć ustalony kapitał początkowy, który stanowił rodzaj startera dla emerytury kapitałowej. W praktyce jednak sprawa nie była taka prosta. Obliczenie kapitału początkowego jest bowiem możliwe na podstawie wiarygodnych dowodów takich jak świadectwa pracy wskazujące, ile dana osoba pracowała zawodowo, i dokumentacja płacowa, która potwierdza faktyczną wysokość zarobków. Przy czym ustawodawca przerzucił obowiązek zgromadzenia dokumentów potwierdzających prawo kapitału początkowego na samych zainteresowanych. To stało się powodem wielu dramatów, bowiem nie mogli (i nadal nie mogą) odszukać miejsc, w których znajduje się dokumentacja zlikwidowanych przedsiębiorstw. Bez tych dokumentów wysokość kapitału początkowego, a tym samym przyszłej emerytury, może być znacznie zaniżona.

Sprawa nie jest prosta, bo w efekcie transformacji takich firm były setki tysięcy. Z tego też powodu na prośbę naszych czytelników przedstawiamy poradnik, jak i gdzie szukać dokumentacji pracowniczej, żeby w ten sposób zwiększyć wysokość przyszłej emerytury. Informacji o miejscach przechowywania dokumentów osobowych i płacowych udziela Archiwum Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku, które jest oddziałem Archiwum Państwowego w Warszawie. W archiwum tym pod numerem telefonu 22 635 68 22 działa punkt konsultacyjno-informacyjny.  Archiwum prowadzi także największą w Polsce internetową bazę danych o miejscach przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej. Jej adres to: https://ewidencja.warszawa.ap.gov.pl.

Obecnie baza wskazuje miejsca przechowania dokumentacji ponad 32 tys. zlikwidowanych firm oraz adresy 1711 instytucji i firm, które przechowują dokumentację osobową i płacową. Dokumentów można także szukać w prywatnych archiwach. Według informacji przekazanych przez marszałków województw, którzy prowadzą rejestry oraz kontrolę warunków przechowywania i zasad udostępniania dokumentacji pracowniczej, w maju 2016 r. działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej prowadziło 212 przedsiębiorców. Ewidencja ta jest dostępna na stronie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych www.archiwa.gov.pl w zakładce "Dla użytkowników/dokumentacja pracownicza": https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/ewidencja_baza_internetowa.pdf.

Ponadto o pomoc w uzyskaniu informacji o miejscach przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej można zwrócić się do właściwego terytorialnie archiwum państwowego. Może się okazać, że posiada ono poszukiwane dokumenty, ponieważ od 2003 r. w celu zapewnienia lepszej ochrony dokumentacji osobowej i płacowej - obok dokumentacji o znaczeniu historycznym - archiwa państwowe zaczęły zabezpieczać i ten rodzaj akt.

Także ZUS opracował bazę wspomagającą poszukiwanie dokumentów zlikwidowanych zakładów pracy. Znajdują sie w niej informacje o miejscu przechowywania dokumentów ze zlikwidowanych firm. Spis jest wciąż aktualizowany. Jest on dostępny do wglądu w każdej placówce i na stronie internetowej ZUS. Największe firmy przechowalnicze posiadają strony internetowe, na których zwykle znajdują się aktualne wykazy dokumentów firm i zakładów pracy.

Szukamy świadectw pracy i potwierdzenia zarobków sprzed 1999 r.