O składki branża transportowa zapyta fiskusa. ZUS scedował swoje obowiązki

Utyskiwania firm transportowych na procedurę wydawania zaświadczeń A1 dla ich cudzoziemskich kierowców spowodowały, że ZUS wydał nowe wytyczne w tej sprawie. Teraz aby udowodnić, że cudzoziemiec mieszka w Polsce, trzeba przedstawić certyfikat rezydencji

Problemy z zaświadczeniami A1 to hasło, które wraca jak bumerang. Przedsiębiorcy ciągle skarżą się, że mają kłopoty z ich uzyskaniem. Ten wydawany przez ZUS dokument udowadnia, że pracownik podlega ubezpieczeniom społecznym w Polsce i tu są opłacane za niego składki. W przypadku pracowników wykonujących pracę na terenie kilku krajów Unii Europejskiej ma to ogromne znaczenie, bo unijne przepisy koordynujące systemy zabezpieczenia społecznego w państwach członkowskich pozwalają wówczas nie opłacać tam składek. Jeśli pracownicy nie posiadają zaświadczenia A1, to instytucja ubezpieczeniowa z innego kraju może nie tylko zażądać składek zgodnie z obowiązującymi tam przepisami, ale nawet nałożyć karę za brak takiego dokumentu (jak to się dzieje np. we Francji).

Dla firm transportowych, bo to przede wszystkim one uskarżają się na trudną współpracę z ZUS, uzyskanie takiego dokumentu dla swoich kierowców jest więc kluczowe dla funkcjonowania. O ile w przypadku obywateli polskich kryteria uzyskania A1 są jasne i zaświadczenia – są wydawane bez większych problemów, o tyle w przypadku coraz częściej zatrudnianych kierowców z krajów spoza UE (przede wszystkim z Ukrainy) sytuacja nie jest już tak prosta. Przedsiębiorcy sygnalizują, że nieprecyzyjne przepisy europejskie są różnie interpretowane przez poszczególne oddziały ZUS. Zasady te zostały ostatnio ujednolicone i opublikowanie na stronie internetowej ZUS pod hasłem: „Ustalanie miejsca zamieszkania w przypadku obywateli państw trzecich – zmiana zasad od 2 maja 2018 r.”. Jak się dowiedzieliśmy, są one efektem pracy kilku resortów pod kierownictwem Ministerstwa Pracy, Rodziny i Polityki Społecznej. Teraz o wydaniu A1 tak naprawdę zdecyduje nie ZUS, a… urzędy skarbowe. Bo to one wydają certyfikaty rezydencji, których dostarczenie będzie konieczne, by zdobyć dla cudzoziemców A1.
Eksperci zauważają, że owszem zasady będą już jednolite dla wszystkich, ale nie oznacza to, że zaświadczenie będzie łatwiej uzyskać. Zdaniem Łukasza Kuczkowskiego, radcy prawnego, partnera w kancelarii Raczkowski Paruch, nowe zasady nie tylko nie gwarantują rozwiązania problemu wydawania „A-jedynek” dla cudzoziemców, a wręcz mogą cały proces utrudnić.

Jak było dotychczas

Zacznijmy jednak od początku. Otóż pracownicy pochodzący z UE podlegają wspólnym przepisom europejskim dotyczącym ubezpieczeń społecznych. Chodzi tu o rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz.Urz. UE L 166, s. 1 z 30 kwietnia 2004 r.) oraz rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia (Dz.Urz. UE L 284, s. 1 z 30 października 2009 r.). Jednak regulacje te są stosowane także do obywateli państw trzecich, a więc spoza UE. Pozawala na to rozrządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1231/2010 z 24 listopada 2010 r. rozszerzające rozporządzenie (WE) nr 883/2004 i rozporządzenie (WE) nr 987/2009 na obywateli państw trzecich, którzy nie są jeszcze objęci tymi rozporządzeniami jedynie ze względu na swoje obywatelstwo (Dz.Urz. UE L 344, s. 1 z 29 grudnia 2010 r.). Dzięki temu ostatniemu aktowi cudzoziemcy spoza Unii mogą skorzystać z ogólnej zasady, zgodnie z którą jeśli pracownik podlega ubezpieczeniu w jednym kraju UE, to nie podlega im już w innych krajach – chociażby nawet spełniał do tego warunki określone w tamtejszych przepisach. Aby to jednak było możliwe, pracownicy muszą mieć legalne miejsce zamieszkania na terenie kraju UE.

Na przykładzie Polski wygląda to tak: jeśli pracownik – cudzoziemiec wykonuje pracę faktycznie na terenie kilku krajów, to jego polski pracodawca może zwrócić się do ZUS o wydanie zaświadczenia A1 potwierdzającego obowiązek płacenia składek ubezpieczeniowych i podleganie ubezpieczeniu w Polsce. I właśnie określenie miejsca zamieszkania stanowiło dotychczas ogromny problem. ZUS nie mógł bowiem wydać A1, polegając tylko na oświadczeniu pracodawcy lub pracownika, że cudzoziemiec rzeczywiście mieszka w Polsce. Sam bowiem musiał zbadać legalność pobytu obcokrajowca na terytorium naszego kraju.
Przy czym trzeba pamiętać, że legalność nie oznacza tylko możliwości przebywania w Polsce, ale także dopuszczalność wykonywania tu pracy lub innej działalności. W większości przypadków ten drugi warunek był spełniany, zaś podstawą odmowy wydania A1 była nie kwestia legalności samego pobytu, ale właśnie brak miejsca zamieszkania w Polsce. ZUS uznawał bowiem, że cudzoziemiec nie ma miejsca zamieszkania w Polsce, a jedynie tu przebywa.
ZUS może sobie pozwolić na taką interpretacje przepisów europejskich, bo nie definiują one pojęcia miejsca zamieszkania. Nie wskazują też, jakimi dokumentami można się posługiwać, aby to udowodnić. Skutek łatwy do przewidzenia – rozbieżności interpretacyjne istnieją nie tylko między krajami, ale, jak w Polsce, także między różnymi oddziałami ZUS. Jedyne, czym można się było posiłkować, to przepisy rozporządzenia nr 987/2009, zgodnie z którym miejscem zamieszkania jest ośrodek interesów życiowych danej osoby. Ale czym jest ów ośrodek? Z praktyki ZUS wynika, że pod uwagę brane są różne okoliczności, np. jak długo pracownik przebywa w Polsce, czy mieszka z nim rodzina, czy najmuje mieszkanie sam, czy lokum udostępnia mu pracodawca. Pod uwagę były brane wszystkie dostępne informacje dotyczące sytuacji zawodowej i rodzinnej danej osoby.
Nie ulega wątpliwości, że ZUS miał prawo weryfikować wszelkie informacje przedstawione we wniosku o wydanie A1. Mógł np. żądać przedstawienia umowy najmu czy złożenia oświadczenia o sytuacji rodzinnej, jak również fizycznie sprawdzić, czy dana osoba mieszka pod wskazanym adresem. W efekcie w wywiadzie dla DGP udzielonym we wrześniu (zob. „Wynajmowanie mieszkania przez pracodawcę przeszkodzi wydaniu A1” – dodatek Ubezpieczenia i Świadczenia; DGP nr 188 z 28 września 2017 r.) Magdalena Wojtyra, p.o. zastępcy dyrektora II Oddziału ZUS, powiedziała, że nie można stwierdzić, iż pracownik ma miejsce zamieszkania w Polsce, a co za tym idzie (po spełnieniu wszystkich warunków) – wydać zaświadczenia A1, jeśli mieszkanie zostaje pracownikowi zapewnione przez pracodawcę i np. mieszka w nim kilku pracowników.
Ale i sami przedsiębiorcy też nie byli bez winy, bo – jak powiedziała nam dyrektor Wojtyra – zdarzało się, że pod podanym adresem ubezpieczony nie mieszkał, a nawet nie mógł mieszkać. Ze składanych do ZUS oświadczeń wynikało np., że jedno małe mieszkanie zajmuje nawet kilkaset osób. Takie przypadki powodowały, że postępowania sprawdzające były przeprowadzane jeszcze wnikliwiej. W dużej mierze jednak to, w jaki sposób przebiegało postępowanie, zależało nie tylko od oddziału ZUS, ale także od okoliczności danej sprawy.

Art. 1 rozporządzenia 1231/2010

Rozporządzenie (WE) nr 883/2004 i rozporządzenie (WE) nr 987/2009 mają zastosowanie do obywateli państw trzecich, którzy nie są jeszcze objęci tymi rozporządzeniami jedynie ze względu na swoje obywatelstwo, jak również do członków ich rodzin i osób pozostałych przy życiu po ich śmierci, pod warunkiem że zamieszkują oni legalnie na terytorium państwa członkowskiego i znajdują się w sytuacji, która pod każdym względem dotyczy więcej niż jednego państwa członkowskiego.

Art. 13 ust. 1 pkt a rozporządzenia 883/2004

Osoba, która normalnie wykonuje pracę najemną w dwóch lub więcej państwach członkowskich, podlega ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym ma miejsce zamieszkania, jeżeli wykonuje znaczną część pracy w tym państwie członkowskim (…).

Art. 11 rozporządzenia 987/2009

W przypadku gdy pomiędzy instytucjami dwóch lub więcej państw członkowskich istnieje rozbieżność opinii w odniesieniu do ustalenia miejsca zamieszkania osoby, do której stosuje się rozporządzenie podstawowe, instytucje te ustalają na podstawie wspólnego porozumienia ośrodek interesów życiowych zainteresowanego w oparciu ogólną ocenę wszystkich dostępnych informacji dotyczących istotnych okoliczności (…).

Co się zmieni

Organizacje przedsiębiorców od dawna więc apelowały o ujednolicenie praktyki i/lub wprowadzenie przejrzystych zasad wydawania A1. I tak oto 2 maja tego roku na stronie internetowej ZUS pojawiła się zakładka z dokładną instrukcją, co należy przedstawić, aby otrzymać takie zaświadczenie. I tak do wniosku o jego wydanie trzeba załączyć dokumenty potwierdzające legalność pobytu i posiadanie miejsca zamieszkania w Polsce.

ZUS wskazuje, że legalność pobytu pracownika na terenie naszego kraju można udowodnić za pomocą:

1) zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego UE,
2) zezwolenia na pobyt stały,
3) zezwolenia na pobyt czasowy oraz pracę,
4) wizy Schengen lub wizy krajowej wydanej w celu:

• wykonywania pracy w okresie nieprzekraczającym sześciu miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy, na podstawie wpisanego do ewidencji oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi (art. 60 ust. 1 pkt 5 ustawy o cudzoziemcach);
• wykonywania pracy w okresie nieprzekraczającym dziewięciu miesięcy w roku kalendarzowym jako delegowany w przypadku określonym w art. 60 ust. 1 pkt 5a ustawy o cudzoziemcach;
• wykonywania innej pracy innej niż określona w art. 60 ust. 1 pkt 5 i 5a ustawy o cudzoziemcach ( art. 60 ust. 1 pkt 6 ustawy o cudzoziemcach).

WAŻNE Wydanie zaświadczenia A1 jest możliwe tylko wtedy, gdy cudzoziemiec będzie miał miejsce zamieszkania w Polsce, czyli tu będzie miał swój ośrodek interesów życiowych.

Te akurat wymogi nie budzą większych sporów. W przeciwieństwie do sposobu, za pomocą którego pracownik (a w zasadzie jego pracodawca) ma udowodnić, że cudzoziemiec mieszka w Polsce. Musi to bowiem zostać potwierdzone certyfikatem rezydencji podatkowej. A certyfikat ten to nic innego, jak zaświadczenie, że dana osoba posiada w Polsce miejsce zamieszkania w rozumieniu przepisów podatkowych. Natomiast aby urząd skarbowy wystawił cudzoziemcowi taki certyfikat, ten musi udowodnić przynajmniej jedną z dwóch okoliczności: albo musi posiadać w Polsce centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych), albo musi przebywać w naszym kraju przez przynajmniej 183 dni w roku podatkowym. Na pierwszy rzut wydaje się, że to koniec kłopotów pracodawców. Przy tak jasno określonych zasadach nie powinno być już miejsca na rozbieżności interpretacyjne – pracodawca składa wymienione dokumenty i ma pewność, że zaświadczenie zostanie wydane (o ile będą spełnione pozostałe warunki z przepisów wspólnotowych). Pojawiły się jednak wątpliwości.
Samo bowiem skompletowanie wymaganych dokumentów wcale nie będzie proste – chodzi tu oczywiście o uzyskanie certyfikatu rezydencji. Jak zwraca uwagę wielu ekspertów, w tym radca prawny Łukasz Chruściel i aplikant radcowski Krzysztof Zabawa z kancelarii Raczkowski Paruch, wymóg jego uzyskania to nic innego, jak przerzucenie obowiązku badania spornej okoliczności, tj. istnienia ośrodka interesów życiowych w Polsce, na organy skarbowe. Czy to w jakiś sposób zaoszczędzi czas przedsiębiorców, przede wszystkim z branży transportowej, która coraz bardziej polega na pracownikach zza wschodniej granicy? Raczej nie. Julia Walicka-Ostachowska, radca prawny z kancelarii Hogan Lovells, zauważa bowiem, że zmiana polega przede wszystkim na tym, że w zasadzie tę samą okoliczność będzie teraz oceniał inny organ. To może budzić wątpliwości, bo przecież europejskie przepisy ubezpieczeniowe nie odsyłają do przepisów podatkowych. Problem dotyczy określenia kraju podlegania ubezpieczeniom społecznym i opłacania składek, a nie podatków.

Interpretacje podatkowe i orzecznictwo, które warto znać

Miejsce zamieszkania
To, kiedy mamy do czynienia z miejscem zamieszkania w Polsce, reguluje art. 3 ust. 1a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 200 ze zm.; dalej: ustawa o PIT). Zgodnie z tym przepisem za osobę mającą miejsce zamieszkania na terytorium Polski uważa się osobę fizyczną, która:
1) posiada na terytorium Polski centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) lub
2) przebywa na terytorium Polski dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.
Powyższe przesłanki są alternatywne, a to oznacza, że wystarczy spełnienie którejkolwiek z nich, aby uznać, że osoba posiada miejsce zamieszkania w Polsce (a co za tym idzie – podlega w kraju nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu, czyli opodatkowaniu od wszystkich osiąganych dochodów).
Oba te warunki wymagają wyjaśnienia. Należy jednak pamiętać, że ustawa o PIT nakazuje powyższe przepisy stosować z uwzględnieniem umów w sprawie unikania podwójnego opodatkowania. Bierzemy je pod uwagę, gdy obcokrajowiec przedstawi certyfikat rezydencji ze swojego kraju. Przykładowo, w umowie polsko-ukraińskiej zasady ustalania, gdzie – w Polsce czy na Ukrainie – ma miejsce zamieszkania podatnik, zostały wskazane w art. 4 ust. 2.

Ośrodek interesów życiowych
Przepisy ustawy o PIT nie precyzują, co to jest ośrodek interesów życiowych. Jak to rozumieją organy podatkowe, wyjaśniali w interpretacjach indywidualnych dyrektorzy izb skarbowych (a obecnie dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, w skrócie KIS). Przykładowo, w interpretacji z 11 maja 2017 r. (nr 0114-KDIP3-3.4011.23.2017.1.JK2) dyrektor KIS wyjaśnił, że przez „centrum interesów osobistych” należy rozumieć wszelkie powiązania rodzinne, tzn. ognisko domowe, aktywność społeczną, polityczną, kulturalną, obywatelską, przynależność do organizacji/klubów, a nawet uprawiane hobby. Z kolei „centrum interesów gospodarczych” to przede wszystkim miejsce prowadzenia działalności zarobkowej, źródła dochodów, posiadane inwestycje, majątek nieruchomy i ruchomy, polisy ubezpieczeniowe, zaciągnięte kredyty, konta bankowe itd. Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 23 stycznia 2018 r. (nr 0114-KDIP3-3.4011.552.2017.1.JM) dodał, że te wszystkie informacje oceniają organy podatkowe i wpływają na tzw. „przeniesienie ośrodka interesów życiowych” do danego państwa (tak również stwierdził dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 23 lutego 2017 r., nr 1462-IPPB4.4511.1399.2016.1.JK3).
Podobnie to rozumieją sądy administracyjne. Przykładowo, w wyroku z 5 października 2017 r. (sygn. akt I SA/Łd 493/17, nieprawomocny) WSA w Łodzi wyjaśnił, że oceniając, w którym z państw znajduje się centrum życiowych i zawodowych interesów osoby fizycznej, należy wziąć pod uwagę przede wszystkim związki osobiste i ekonomiczne osoby fizycznej z danym państwem, wśród których istotne są więzi rodzinne, towarzyskie, zatrudnienie, działalność polityczna, kulturalna i wszelka inna działalność, miejsce wykonywania działalności gospodarczej i miejsce, z którego osoba zarządza swoim mieniem. Sąd uznał, że Grek, którego dotyczyła sprawa, miał ośrodek interesów życiowych w Polsce, ponieważ w naszym kraju osiągał większość przychodów, a jego dzieci studiują i przebywają w Polsce.

Jak liczyć pobyt w Polsce
W przypadku gdy nie ma możliwości ustalenia ośrodka interesów życiowych i gospodarczych, decydujące znaczenie ma okoliczność, gdzie dana osoba zwykle przebywa – wyjaśnił dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 23 stycznia 2018 r. (nr 0114-KDIP3-3.4011.552.2017.1.JM). Chodzi więc o przebywanie na terytorium Polski lub innego kraju. Jak wskazał dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 1 grudnia 2016 r. (nr 1462-IPPB4.4511.1121.2016.1.JM), „przebywanie” może być tożsame z czasem faktycznie wykonywanej pracy w firmie, czasem pobytu wskazanym w oświadczeniu cudzoziemca bądź w wizie. Chodzi o to, aby okres wskazany w tych dokumentach odzwierciedlał faktyczne przebywanie obcokrajowca na terytorium Polski. Generalnie sprowadza się to do ustalenia, czy pracownik z zagranicy przebywał w naszym kraju przed okres krótszy czy dłuższy niż 183 dni. Jeśli był to okres krótszy, to taki podatnik może podlegać opodatkowaniu w Polsce jedynie od dochodów osiągniętych w naszym kraju (ograniczony obowiązek podatkowy), a nie od wszystkich swoich dochodów osiągniętych w danym roku (nieograniczony obowiązek podatkowy). To, czy będzie musiał zapłacić w Polsce podatek, zależy m.in. od charakteru jego umowy o pracę. Jeśli natomiast cudzoziemiec przebywał w danym roku w Polsce dłużej niż 183 dni, to staje się on podatnikiem, podlegającym w Polsce opodatkowaniu na zasadach przewidzianych dla nieograniczonego obowiązku podatkowego. Oznacza to, że jego dochody będą opodatkowane na zasadach ogólnych w Polsce (według skali podatkowej).
Co ważne, przy obliczaniu 183 dni stosuje się metodę określającą „dni fizycznej obecności”. – W ramach tej metody każda część dnia, nawet bardzo krótka, spędzona przez podatnika w danym państwie, liczy się jako dzień obecności w tym państwie – wyjaśnił dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie. Jako dzień obecności liczone są: dzień przybycia i wyjazdu, wszystkie inne dni spędzone w danym państwie, także soboty i niedziele, święta narodowe, urlopy przed, w czasie i po zakończeniu działalności, dni choroby oraz dni zajęte z powodu śmierci lub choroby w rodzinie. Nie bierze się natomiast pod uwagę dni spędzonych w czasie przejazdu między dwoma miejscami położonymi poza danym krajem. Każdy pełny dzień spędzony natomiast poza danym państwem – czy to w celach wakacyjnych, służbowych, czy z innej przyczyny – nie może być brany pod uwagę. Przykładowo, czas przebywania podatnika poza granicami Polski, w podróży służbowej, nie wlicza się do okresu 183 dni pobytu w Polsce.©℗

Oprac. Łukasz Zalewski

Ostatnie słowo i tak należy do TSUE

Jak wskazują eksperci, o wydaniu A1 tak naprawdę rozstrzygnie teraz urząd skarbowy – wydając certyfikat rezydencji lub go odmawiając. O to, czy w tym zakresie będą jakieś odmienności od dotychczasowej praktyki, zapytaliśmy Ministerstwo Finansów, jednak do chwili zamknięcia niniejszego wydania nie uzyskaliśmy odpowiedzi.

!Na pierwszy rzut oka wydaje się, że nowe wyjaśnienia ZUS oznaczają koniec kłopotów pracodawców. Przy tak jasno określonych zasadach nie powinno być już miejsca na rozbieżności interpretacyjne – pracodawca składa wymienione dokumenty i ma pewność, że zaświadczenie zostanie wydane. Pojawiły się jednak wątpliwości.

Z kolei przedstawiciele ZUS twierdzą, że jeśli urząd skarbowy wyda certyfikat rezydencji, to droga do otrzymania A1 będzie już znacznie prostsza. – ZUS nie będzie już przeprowadzał odrębnego postępowania wyjaśniającego w zakresie ustalenia miejsca zamieszkania – stwierdza Ewa Kosowska, dyrektor departamentu ubezpieczeń i składek Centrali ZUS.
Jednak jeśli certyfikat rezydencji nie zostanie wydany, składanie wniosku do ZUS nie będzie miało najmniejszego sensu. Chyba że jakiś przedsiębiorca złoży go z pełną świadomością, że otrzyma decyzję odmowną i ją zaskarży tylko po to, aby to sąd podważył zasadność nowych zasad.
 

Nowe zasady wydawania zaświadczeń

Niektórzy prawnicy idą jeszcze dalej w swoich ocenach. Zdaniem Pawła Ziółkowskiego, doradcy podatkowego, wymóg, aby cudzoziemiec posiadał certyfikat rezydencji w praktyce uniemożliwia uzyskanie A1 w pierwszym roku podatkowym, ponieważ praktycznie dopiero po złożeniu zeznania podatkowego możliwe jest jego wydanie.
Jednak dyrektor Kosowska jest zdziwiona takimi opiniami. Podkreśla, że nowe zasady zostały opracowane z uwzględnieniem postulatów przedsiębiorców, którzy wymóg złożenia certyfikatu rezydencji zaaprobowali. – Posługiwanie się dokumentami wydanymi przez urząd skarbowy w postępowaniu przed ZUS nie jest niczym nowym, dlatego krytyka tego rozwiązania jest nieuzasadniona – zaznacza Ewa Kosowska.
A co na to praktycy? Maciej Wroński, prezes Związku Pracodawców Transport i Logistyka Polska, zauważa, że jednoznaczne kryteria oceny wniosku o wydanie zaświadczenia A1 to krok w dobrym kierunku, ale także sygnalizuje, że nastąpiło przerzucenie oceny sytuacji prawnej kierowcy na organy skarbowe. Część ekspertów jednak jest wstrzemięźliwa w ocenach – ich zdaniem dopiero czas pokaże, jak nowe zasady sprawdziły się w praktyce i czy ZUS ich nie zmieni. – Zwłaszcza że obecnie znajdujemy się w okresie przejściowym. Zasady wydawania A1 mogą się bowiem zmienić już niedługo, gdy TSUE rozstrzygnie zawisły przed nim spór dotyczący wydawania A1 dla obywateli państw spoza UE. Rozstrzygnięcie może okazać się przełomowe – dodają. ©℗

 

opinie ekspertów

Wymóg nieuzasadniony...

Łukasz Kuczkowski radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski Paruch kierujący biurem kancelarii w Poznaniu

W komunikacie zamieszczonym na stronie ZUS jest bezpośrednie odwołanie do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1231/2010 określającego warunki, po spełnieniu których względem obywateli państw trzecich można stosować przepisy dotyczące koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w UE. Rozporządzenie nie reguluje wprost samej kwestii koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego obejmującej m.in. wydawanie zaświadczeń A1. Wskazuje jedynie, że określone przepisy unijne (m.in. w zakresie A1) mają zastosowanie do osób z państw trzecich, o ile osoby te m.in. legalnie zamieszkują w jednym z państw członkowskich. Rozporządzenie nr 1231/2010 posługuje się pojęciem „legalnego zamieszkania”, natomiast w rozporządzeniu (WE) nr 883/2004 ustanawiającego zasady koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego jest mowa o miejscu zamieszkania.

Dokumenty wskazane w komunikacie ZUS nie dotyczą miejsca zamieszkania, o którym mowa w rozporządzeniu 883/2004. Ich przedłożenie stanowi wyłącznie warunek wstępny do rozpatrywania wniosku o wydanie A1 dla obywatela państwa trzeciego. Istnieją wątpliwości, czy pojęcie legalnego zamieszkania wiąże się z formalnym uprawnieniem do przebywania na terytorium Polski, czy też z faktycznym zamieszkiwaniem. Wydaje się, że poprawna jest pierwsza z interpretacji, ponieważ w rozporządzeniu wykonawczym nr 987/2004, regulującym szczegółowe zasady koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, jak i rozporządzeniu nr 883/2005, na podstawie którego są wydane zaświadczenia A1, wykorzystuje się wyłącznie pojęcie miejsca zamieszkania, które jest rozumiane jako ośrodek interesów życiowych zainteresowanego. Jednak sam sposób sformułowania komunikatu, jak i nowy formularz US-54 sugerują, że w ocenie ZUS chodzi raczej o faktyczne przebywanie na terytorium Polski - wynikające z posiadanego prawa pobytu.
Wśród wymaganych dokumentów do wykazania statusu „legalnego zamieszkania” w Polsce wymagane są także certyfikaty rezydencji podatkowej. Wprowadzenie takiego wymogu jest jednak nieuzasadnione, gdyż zarówno przepisy unijne, jak i krajowe nie wprowadzają takiego wymogu, ani w zakresie ustalenia miejsca zamieszkania nie odsyłają do przepisów podatkowych. Co więcej, pojęcie „miejsce zamieszkania” na gruncie przepisów podatkowych ma autonomiczne znaczenie względem pojęcia miejsca zamieszkania na gruncie przepisów ubezpieczeń społecznych. W przypadku np. pracowników ukraińskich pracujących w Polsce na podstawie umowy-zlecenia państwem właściwym do wydania takiego certyfikatu jest będąca dla nich krajem rezydencji podatkowej Ukraina, a zatem osoby te pomimo legalnego i faktycznego przebywania na terytorium Polski, zgodnie z wymogami określonymi w komunikacie ZUS, nie będą mogły uzyskać zaświadczenia A1.

...czyli obowiązek przerzucony na urzędy skarbowe

Łukasz Chruściel radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski Paruch kierujący biurem kancelarii w Katowicach

Krzysztof Gruszka aplikant radcowski w kancelarii Raczkowski Paruch

Ujednolicenie zasad należy co do zasady ocenić pozytywnie. Do tej pory poszczególne oddziały ZUS różnie interpretowały przepisy i brakowało jednolitego stanowiska m.in. co do sposobu oceny istnienia w Polsce ośrodka interesów życiowych obcokrajowca. Organ rentowy dopytywał cudzoziemca np. o tytuł prawny do lokalu, w którym mieszka, oraz o to, czy zamieszkuje z rodziną.

Obecnie ZUS powinien bazować na ustaleniach urzędu skarbowego (w zakresie oceny kwestii „ośrodka interesów życiowych”) oraz wojewody wydającego zezwolenie pobytowe (w zakresie legalności pobytu). ZUS więc w rzeczywistości przerzucił ocenę sytuacji danego obcokrajowca na inne organy. Teoretycznie organ rentowy zostawił sobie furtkę, odwołując się do przepisów unijnych, w praktyce jednak byłoby to tak naprawdę powielanie czynności urzędów skarbowych. W konsekwencji ZUS nie powinien co do zasady odmówić wydania zaświadczenia A1 cudzoziemcowi, który spełni wskazane w wytycznych przesłanki dotyczące legalności zamieszkania. Warto przy tym zaznaczyć, że pojęcie ośrodka interesów życiowych jest znacznie częściej wykorzystywane przez organy podatkowe, które mają większe doświadczenie w ustalaniu, gdzie ośrodek ten faktycznie się znajduje.
Mankamentem wprowadzonego rozwiązania może być wydłużenie procedury wydania zaświadczenia, z uwagi na konieczność uprzedniego uzyskania certyfikatu rezydencji podatkowej z urzędu skarbowego. Długość postępowania będzie jednak zależna przede wszystkim od dotychczasowego tempa wydawania zaświadczeń oraz sprawności organów podatkowych przy wydawaniu certyfikatów rezydencji.

Na pierwszy rzut oka ułatwienie, ale nadal bez przełomu

Julia Walicka-Ostachowska radca prawny, praktyka prawa pracy, kancelaria Hogan Lovells

Zamieszkanie nie jest tożsame z pojęciem pobyt i tak naprawdę nie zostało jednoznacznie w prawie unijnym zdefiniowane. Dotychczas ZUS dokonywał weryfikacji legalnego zamieszkiwania danego cudzoziemca w oparciu głównie o art. 11 rozporządzenia nr 987/2009, tj. ustalał, czy w Polsce istnieje ośrodek interesów życiowych pracownika. Zgodnie z nowymi zasadami, obowiązującymi od 2 maja 2018 r., w celu stwierdzenia przez ZUS legalności zamieszkania wystarczające jest łączne spełnienie dwóch warunków. Pierwszy z nich związany jest z legalnością pobytu w Polsce i wymaga posiadania jednego z enumeratywnie wymienionych dokumentów uprawniających do pobytu w Polsce. W tym zakresie wytyczne ZUS nie uległy zmianom, jedynie doprecyzowano podstawy legalnego pobytu na terenie Polski. Jako drugi warunek ZUS wskazał bycie rezydentem podatkowym w Polsce (tj. posiadanie certyfikatu rezydencji podatkowej). ZUS nie będzie już zatem dokonywał analizy niejasnych i ocennych okoliczności związanych z ustaleniem ośrodka interesów życiowych pracownika.

Na pierwszy rzut oka wydaje się być to dużym ułatwieniem w procedurze uzyskiwania zaświadczenia A1 przez pracowników spoza UE, ponieważ określone przez ZUS kryteria są wreszcie konkretne i nie pozostawiają miejsca na urzędniczą interpretację.
Należy jednak podkreślić, że zgodnie z art. 3 ust. 1a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych certyfikat rezydencji podatkowej wydaje się osobie posiadającej na terytorium Polski centrum interesów osobistych lub gospodarczych lub przebywającej na terytorium naszego kraju dłużej niż 183 dni w roku podatkowym. Zatem w przypadku osób będących obywatelami państw trzecich, przebywających na terenie Polski krócej niż 183 dni w roku podatkowym, i tak konieczne będzie zbadanie przesłanki istnienia centrum interesów osobistych lub gospodarczych w Polsce, która również na gruncie prawa podatkowego jest dość ocenna. Z tą różnicą, że tym razem pod lupę sytuację mieszkaniową, rodzinną oraz finansową cudzoziemców weźmie nie ZUS, lecz właściwy urząd skarbowy. W ostatecznym rozrachunku zmiana zasad wydawania A1 może okazać się więc nie aż tak przełomowa, jak wygląda na pierwszy rzut oka. ©℗

Cudzoziemcy mogą wyjechać z Polski

Artur Kornatowski dyrektor wsparcia biznesu w agencji zatrudnienia Sanpro Interim BPO spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp. k. wchodzącej w skład grupy kapitałowej Impel

Rekordowo niskie bezrobocie powoduje, że pracodawcy, aby móc realizować swoje cele, czy to produkcyjne, czy też w zakresie świadczonych usług, muszą sięgać przy zatrudnianiu po cudzoziemców, w szczególności obywateli Ukrainy. Problem ten dotyczy nie tylko firm funkcjonujących na terenie Polski, ale także przedsiębiorców delegujących pracowników do innych państw UE. W tym kontekście ujednolicenie przez ZUS kryteriów oceny, czy dany zatrudniony w Polsce cudzoziemiec ma u nas miejsce zamieszkania (skutkujące wydaniem mu zaświadczenia A1), można ocenić dwojako. Z jednej strony może to dać większe możliwości zatrudniania cudzoziemców przez firmy delegujące pracowników, ale z drugiej ze względu na oferowane zdecydowanie wyższe wynagrodzenia w Europie Zachodniej może też skutkować odpływem cudzoziemców z Polski. Byłoby to szkodliwe dla pracodawców funkcjonujących w kraju, bo jeszcze bardziej utrudniłoby im rekrutację i mogłoby zwiększyć niedobory w zatrudnieniu. Pierwsze miesiące wydawania zaświadczeń A1 dla zatrudnionych cudzoziemców pokażą, jakie skutki odniesie to dla rynku zatrudnienia w Polsce. ©℗