Jakie informacje firma przekaże pracownikowi

Obowiązki informacyjne firmy dotyczą uprawnień i obowiązków pracownika, jak i warunków pracy. Pracodawca musi przekazać nowo zatrudnianym osobom między innymi informacje o wymiarze urlopu czy obowiązywaniu tajemnicy służbowej. Dotyczy to także osób zatrudnionych na innej podstawie niż stosunek pracy, czyli np. mianowania.

Zawierając umowę o pracę, strony określają w niej m.in.: jej rodzaj, datę zawarcia oraz warunki pracy i płacy. Nie później niż w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę pracownik powinien być poinformowany na piśmie o podstawowych warunkach zatrudnienia, które nie są określane w umowie o pracę, ale wynikają z przepisów prawa pracy. Dotyczy to:

● obowiązującej go dobowej i tygodniowej normy czasu pracy,

● częstotliwości wypłat wynagrodzenia,

● przysługującego mu wymiaru urlopu,

● obowiązującej go długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,

● układu zbiorowego pracy, którym jest objęty.

Powyższą informację o warunkach zatrudnienia powinien otrzymać każdy pracownik indywidualnie. Ma ona uwzględniać warunki dotyczące jego zatrudnienia. Informacja taka może być sporządzona w formie opisowej. Pracodawca może też wskazać pracownikowi konkretne przepisy prawa pracy co do poszczególnych warunków zatrudnienia (np. kodeksu pracy czy regulaminu pracy). Nie może on jednak zastąpić tego obowiązku np. wyciągiem z kodeksu pracy czy też przesłać te same informacje wszystkim podwładnym. Fakt zapoznania się z nimi musi podwładny potwierdzić na piśmie. Jeżeli powyższe kwestie są zapisane w regulaminie pracy, nie muszą być podawane w informacji o warunkach zatrudnienia. Pracodawca, który nie musi tworzyć regulaminu (zatrudniający mniej niż 20 pracowników), powinien podać nowo zatrudnianemu pracownikowi na piśmie również dane dotyczące:

● pory nocnej,

● miejsca, terminu i czasu wypłaty wynagrodzenia,

● przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w niej.

Przewidziane w kodeksie pracy normy czasu pracy to 8-godzinna dobowa i przeciętnie 40-godzina tygodniowa. Dotyczą one wszystkich pracowników, niezależnie od systemów i wymiaru czasu pracy, w jakich są oni zatrudnieni. Inne niż podane normy mogą przewidywać odrębne przepisy dotyczące wskazanych w nich grup pracowników. Oznacza to, że np. w informacji dla osoby, która ma przedłużony dobowy wymiaru czasu pracy np. do 10 godzin, trzeba wskazać jako normę czasu pracy 8-godzinną normę dobową i przeciętnie 40-godzinną normę tygodniową.

Kodeksowe normy czasu pracy to 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo. Nie dotyczy to sytuacji, gdy przepisy szczególne przewidują inne normy. Tak jest np. w przypadku zatrudniania osób niepełnosprawnych. Czas pracy niepełnosprawnego pracownika (zaliczonego do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności) nie może bowiem przekraczać 7 godzin w ciągu doby i 35 w tygodniu. Informacja o warunkach zatrudnienia powinna zawierać więc taką normę.

Pracownik powinien otrzymywać pensję co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Informacja mu przekazywana powinna zawierać termin jej wypłaty, może to być np. 30. dzień każdego miesiąca. Informacja dla pracownika ma też wskazywać wymiar przysługującego mu urlopu. Jeżeli jest to możliwe, należy podać dokładny wymiar na dzień zawarcia umowy o pracę. Na tym etapie nie ma natomiast obowiązku informować pracownika np. o zasadach udzielania urlopu. W tym celu mogą być przytoczone przepisy kodeksu pracy, odpowiednie dla sytuacji danego pracownika. W powyższej informacji powinno się znaleźć także odniesienie do dodatkowego urlopu wypoczynkowego, jeżeli pracownikowi przysługuje on na podstawie innych przepisów.

Gdy pracownik nie jest objęty układem zbiorowym pracy, pracodawca nie ma obowiązku informowania, że np. taki u niego nie obowiązuje. Jednak jeśli jest i pracownik jest nim objęty, w informacji powinno znaleźć się jego wskazanie. Do układu może odwoływać się też informacja w zakresie warunków zatrudnienia.

Co do długości okresu wypowiedzenia pracownik może mieć w informacji przytoczony art. 36 k.p. Jest to korzystne rozwiązanie, gdyż w tym przypadku nie będzie konieczności aktualizowania tej kwestii w miarę upływu czasu. Okres wypowiedzenia może się bowiem zmieniać w trakcie trwania umowy o pracę, w zależności od stażu pracy pracownika u danego pracodawcy. Tak jest np. w przypadku umowy na czas nieokreślony. Długość okresu wypowiedzenia może być określona konkretnie, np. dwa tygodnie, i następnie w miarę upływu czasu powinna być aktualizowana.

Pracodawca przy przekazywaniu nowo zatrudnianej osobie informacji o obowiązującym okresie wypowiedzenia może wybrać formę opisową, np. wskazać właśnie dwu tygodniowy okres wypowiedzenia, albo odwołać się do przepisów kodeksu pracy. Przy czym należy podkreślić, iż odwołanie to może mieć również charakter zróżnicowany, czyli wskazywać konkretnie na szczegółową normę czy ogólnie cały przepis dotyczący okresu wypowiedzenia (art. 36 k.p.). W opisanej sytuacji przy zawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po sześciu miesiącach pracy pracodawca powinien zaktualizować informację i podać, że okres obowiązującego wypowiedzenia wynosi jeden miesiąc. Aby uniknąć konieczności dalszego aktualizowania tego dokumentu, może też podać wówczas, że okres wypowiedzenia pracownika jest określony w art. 36 k.p.

Pracownik powinien też wiedzieć, jak ma potwierdzać przybycie i obecność w pracy oraz informować o nieobecności. Każdy pracodawca może w tym zakresie wprowadzić własne regulacje. Nie mogą jednak być one mniej korzystne od obowiązujących przepisów. Jeżeli w firmie nie ma regulaminu pracy (gdy pracodawca nie musi go tworzyć), informacja dla pracownika powinna wskazywać przyjęty sposób usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Może też zawierać odniesienia do konkretnych przepisów dotyczących usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz przyznawania pracownikom zwolnień od pracy.

Do dodatkowych informacji ma prawo pracownik skierowany na okres przekraczający 1 miesiąc do pracy na obszarze państwa niebędącego członkiem Unii Europejskiej. Dotyczy to: czasu wykonywania pracy za granicą oraz waluty, w której będą dokonywane wypłaty wynagrodzenia za okres pracy za granicą. Przed skierowaniem go do pracy pracodawca jest zobowiązany poinformować pracownika także o:

● świadczeniach przysługujących mu z tytułu skierowania do pracy za granicą (zwrot kosztów przejazdu oraz zapewnienie zakwaterowania),

● warunkach powrotu pracownika do kraju.

Informacja o świadczeniach przysługujących z tytułu skierowania do pracy poza granicami kraju oraz warunkach powrotu pracownika do kraju może być zrealizowana przez wskazanie odpowiednich przepisów.

Przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca musi zapoznać pracownika z przepisami bhp. Powinien zadbać o pisemne potwierdzenie takiego zaznajomienia się z obowiązkami. Pracodawca ma też obowiązek sporządzić dla zatrudnionego informację o ryzyku zawodowym związanym z pracą na określonym stanowisku, przed dopuszczeniem go do pracy. W informacji tej trzeba poinformować pracownika m.in. o rodzajach czynników szkodliwych dla jego zdrowia oraz o innych uciążliwościach i niebezpieczeństwach występujących w środowisku pracy. Ponadto muszą być wskazane sposoby zapobiegania takim zagrożeniom oraz zasady stosowania środków ochrony indywidualnej i zbiorowej. Dotyczy to zarówno osoby przyjmowanej do pracy, jak i zatrudnionego już pracownika (tak wyrok NSA z 2 października 2002 r., II SA/Wr 319/00).

W każdym przypadku pojawienia się w firmie nowych zagrożeń dla życia lub zdrowia pracowników czy ich zwiększenia informacja taka powinna być aktualizowana.

Pracodawca, dopuszczając do pracy osobę na stanowisku, na którym występują szkodliwe czynniki, ma obowiązek przede wszystkim przed przyjęciem jej do pracy poinformować o tym fakcie. Na tę okoliczność konieczne jest też przeprowadzenie wstępnych badań lekarskich w celu stwierdzenia, czy zatrudniana osoba będzie mogła wykonywać taką pracę, i uzyskanie zaświadczenia lekarskiego o braku przeciwwskazań do wykonywania tej pracy. Może się bowiem okazać, że ze względu na swój stan zdrowia osoba taka nie może być zatrudniona w ogóle. Nie wystarczy więc późniejsze przekazanie informacji o ryzyku zawodowym czy istniejących zagrożeniach na stanowisku pracy.

Pracodawca jeszcze przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy powinien zapoznać go z treścią wewnętrznych aktów prawnych, np. regulaminu pracy czy zakładowego funduszu socjalnego. Pisemne potwierdzenie zaznajomienia się przez zatrudnianego z treścią przepisów zakładowych powinno być dołączone do jego akt osobowych. Firma musi także zaznajomić podwładnego z treścią przepisów o równym traktowaniu kobiet i mężczyzn w zatrudnieniu, np. poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń czy przesłanie drogą elektroniczną.

Pracownik powinien też mieć wiedzę, jaki jest jego zakres obowiązków.

Dodatkowo jeżeli pracownika ma obowiązywać tajemnica (państwowa, służbowa czy zawodowa), powinien zostać o tym poinformowany i zapoznać się z jej zakresem przed rozpoczęciem pracy, potwierdzając to na piśmie.

Przepisy kodeksu pracy nie wskazują obowiązkowej formy przekazania pracownikowi podejmującemu pracę zakresu jego obowiązków. Pracodawca może to uczynić więc zarówno na piśmie, jak i w formie ustnej. Stopień szczegółowości udzielanych pracownikowi informacji dotyczący wykonywania pracy i jego obowiązków powinien być dostosowany do jej charakteru. Może też uwzględniać np. wieloletnie doświadczenie zawodowe pracownika. Jednak w każdym przypadku zatrudniany powinien być on poinformowany o podstawowych jego obowiązkach, szczególnie związanych z bezpieczeństwem na stanowisku pracy.

Michał Tomasik

gp@infor.pl