Jakie informacje o pracowniku może pozyskiwać pracodawca

Kodeks pracy nie przewiduje, aby pracodawca mógł pozyskiwać informacje od pracownika na podstawie badań wariograficznych. Testom takim można poddawać podwładnych, tylko jeśli tak wskazują inne przepisy. Na takiej podstawie badania wariograficzne mogą przechodzić na przykład funkcjonariusze Służby Kontrwywiadu Wojskowego lub Centralnego Biura Antykorupcyjnego. W pozostałych przypadkach może być to znaczące naruszenie prywatności pracowników, którą chroni Konstytucja RP.

Bez podstawy prawnej firma nie powinna poddawać pracowników testom na wykrywaczu kłamstw, nawet jeśli wyrażają oni zgodę na ich przeprowadzenie. Jak podkreśla Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, zdecydowana większość pracowników nie wie, jak działa wariograf, w jaki sposób przeprowadzane są takie badania i jak firma będzie chciała wykorzystać ich wyniki.

Nie można domniemywać, że pracownik świadomie zgodził się na takie badania, nawet jeśli podpisał stosowne oświadczenie. Ponadto przepisy nie przewidują, kto i w jaki sposób może pozyskiwać i przetwarzać dane biometryczne pozyskiwane w trakcie badania wariograficznego.

Art. 22¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Art. 47 ustawy z 2 kwietnia 1997 r. - Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. nr 78, poz. 483 z późn. zm.).

Linie papilarne nie należą do danych, których firma może żądać od pracownika na podstawie kodeksu pracy. Jednak w wyjątkowych sytuacjach pracodawcy mogą je pozyskiwać. Jak podkreśla Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, w przypadku danych biometrycznych (np. linii papilarnych, struktury tęczówki oka) istotne jest określenie, czy ich pozyskiwanie jest uzasadnione ze względu na cel, jaki chce w ten sposób uzyskać pracodawca.

Wydaje się, że można stosować czytniki linii papilarnych lub urządzenia skanujące tęczówkę oka, jeśli w ten sposób pracodawca chce w pełni kontrolować dostęp pracowników np. do tajnych informacji lub niebezpiecznych materiałów. Dlatego dozwolone może być stosowanie takich zabezpieczeń np. w kancelariach tajnych lub firmach wykorzystujących do produkcji szczególnie niebezpieczne substancje.

GIODO podkreśla jednak, że w wielu przypadkach stosowanie czytników biometrycznych nie jest jednak uzasadnione. Nie powinny być one na przykład używane na potrzeby ewidencji czasu pracy. Pracodawca nie musi pozyskiwać tak szczególnie wrażliwych danych osobowych jak linie papilarne, aby ustalić rzeczywisty czas pracy podwładnego (a raczej jedynie faktyczny czas spędzony w siedzibie pracodawcy). W takich przypadkach ważniejsze znaczenie ma ochrona prywatności pracownika. Firma może sprawdzać czas pracy na przykład na podstawie elektronicznych kart wstępu do firmy lub poszczególnych jej pomieszczeń.

Art. 22¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Art. 47 ustawy z 2 kwietnia 1997 r. - Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. nr 78, poz. 483 z późn. zm.).

Kodeks pracy nie przewiduje, aby każdy pracodawca mógł domagać się zaświadczeń o niekaralności od kandydatów do pracy lub już zatrudnionych osób. Pracodawca może ich zażądać tylko wówczas, gdy tak stanowią przepisy. Na przykład zaświadczenie o niekaralności muszą przedstawiać osoby, które chcą być zatrudnione w służbie cywilnej (SC). Ustawa z 21 listopada 2008 r. o tej służbie wyraźnie wskazuje bowiem, że pracownikiem SC może być osoba, która nie była skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo. Na podstawie przepisów szczególnych zaświadczenia o niekaralności można żądać też np. od kandydata na urzędnika samorządowego.

Art. 4 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. nr 227, poz. 1505 z późn. zm.).

Art. 6 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. nr 223, poz. 1458).

Podobnie jak w przypadku wariografu, kodeks pracy nie przewiduje też, aby pracodawca mógł pozyskiwać informacje od pracownika na podstawie badań psychologicznych. Badania takie powinny być przeprowadzone tylko wówczas, gdy tak stanowią inne przepisy. Na takiej podstawie mogą je przechodzić na przykład funkcjonariusze policji lub innych służb mundurowych. Trudno też uznać, że badania takie są dopuszczalne, jeśli podwładny zgodzi się na ich przeprowadzenie. Zdecydowana większość pracowników nie wie, w jaki sposób przeprowadzane są takie testy, jakie ich dane wrażliwe uzyska w ten sposób firma i jak będzie chciała je wykorzystać.

Jednak w przeciwieństwie do badań wariograficznych testy psychologiczne są szerszym pojęciem i obejmują bardzo różne typy badań. Firmy na pewno nie powinny przeprowadzać szczegółowych testów psychologicznych, na podstawie których mogą stworzyć profil psychologiczny pracownika (a nawet uzyskiwać dane dotyczące jego stanu zdrowia, np. przebytych depresji).

Dopuszczalne wydaje się jednak przeprowadzenie prostych badań lub np. rozmów pracowników ze specjalistami, którzy określą w ten sposób indywidualne predyspozycje do pracy na danym stanowisku. Ważne, aby nie naruszyli prawa pracownika do prywatności i przed przeprowadzeniem badań (konsultacji) poinformowali go dokładnie o przebiegu takiego badania, celu jego przeprowadzenia i sposobu wykorzystania wyników.

Art. 22¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Art. 35a ustawy z 6 kwietnia 1990 r. o Policji (t.j. Dz.U. nr 43, poz. 277 z późn. zm.).

Firma ma prawo domagać się od podwładnego, aby przedstawił swoje imię i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Dane te mają umożliwić pracodawcy zidentyfikowanie kandydata do pracy, uzyskać wiedzę na temat jego umiejętności ogólnych oraz kwalifikacjach zawodowych (wykształcenie i doświadczenie zawodowe). Szczegółowe zasady pozyskiwania takich informacji określa rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. dotyczące dokumentacji pracowniczej.

Przewiduje ono, że pracodawca ma prawo żądać, aby osoba ubiegająca się o zatrudnienie złożyła wypełniony kwestionariusz osobowy dla kandydata do pracy oraz świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia (obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie). Firma może też domagać się od pracownika m.in. dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe (wymagane do wykonywania oferowanej pracy) oraz inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Art. 22¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 94, poz. 21 z późn. zm.).

Par. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.).

Wynagrodzenie powinno być wypłacane do rąk pracownika. Najczęściej jednak pracodawcy wpłacają pensję na konto bankowe podwładnego. Jest to możliwe, jeżeli tak stanowi układ zbiorowy pracy lub pracownik uprzednio wyrazi na to zgodę na piśmie. W takich sytuacjach pracownik powinien dostarczyć pracodawcy aktualny numer swojego rachunku bankowego.

Warto podkreślić, że pracownik powinien też udzielić pracodawcy dodatkowych informacji, jeśli wnioskuje o świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. W takiej sytuacji pracodawca może pozyskiwać od podwładnego informacje o jego sytuacji materialno-życiowej, zgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Tak wynika z wyroku Sądu Najwyższego z 8 maja 2002 r. (I PKN 267/01, OSNP 2004/6/99).

Art. 86 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Kodeks pracy nie przewiduje, aby pracodawca mógł żądać od pracownika informacji dotyczących planów rodzicielskich. Pracownik może odmówić udzielenia takich informacji, podobnie jak odpowiedzi na pytania dotyczące np. orientacji seksualnej, poglądów politycznych czy wyznania.

Warto podkreślić, że zadanie takich pytań mogłoby prowadzić do naruszenia zasady równego traktowania w zatrudnieniu. Pracownik, który czuje się dyskryminowany (czyli np. kobieta, która planuje urodzenie dziecka), mógłby się domagać zaniechania takich działań i odszkodowania. Firma nie może też obchodzić przepisów dotyczących przeciwdziałania dyskryminacji. Nie może więc ona pozyskiwać od pracowników informacji o planach rodzicielskich np. na podstawie ogólnych pytań, które z pozoru są neutralne.

Art. 18^3a - 18^3e i 22¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 94, poz. 21 z późn. zm.).

Łukasz Guza

luksza.guza@infor.pl