Czy można udzielić zaliczki na koszty podróży służbowej
Jesteśmy niewielką państwową jednostką budżetową. Ze względu na to, że pracownicy odbywali krótkie (zazwyczaj jednodniowe) i nieodległe podróże służbowe na terenie kraju, przyjętą praktyką było, że dokonywali wydatków w podróży służbowej z własnych środków, których zwrot następował po przedstawieniu rozliczenia delegacji. Obecnie pojawiła się potrzeba wydelegowania pracowników w dłuższe podróże służbowe (kilkudniowe). Pracownicy zwrócili się więc z prośbą o wypłacenie zaliczki. Czy wypłata zaliczki na koszty podróży służbowej jest prawem czy obowiązkiem pracodawcy?
kierownik finansowy
Zasady rozliczania kosztów podróży służbowych, w tym również zasady wypłaty zaliczki dla pracownika na poczet przyszłych poniesionych kosztów, reguluje rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na terenie kraju (dalej: rozporządzenie). Przepisy te wyraźnie wskazują możliwość wypłacenia pracownikowi zaliczki w związku z planowaną podróżą służbową, z tym, że zaliczka taka wypłacana jest na wniosek pracownika.
Przepisy nie wskazują minimalnych czy maksymalnych kwot zaliczki na poczet kosztów podróży służbowej, wyraźnie jednak określają, że pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży służbowej.
Pracownikowi otrzymującemu zaliczkę przepisy rozporządzenia stawiają wymóg udokumentowania poniesionych kosztów, czyli załączenia do delegacji biletów, rachunków i innych dokumentów potwierdzających dokonanie wydatków (nie ma potrzeby dokumentowania diet i wydatków objętych ryczałtami). Jeżeli uzyskanie dokumentu nie było możliwie, pracownik składa oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
Należy również pamiętać, że pracownik ma obowiązek dokonać rozliczenia kosztów podróży służbowej w terminie 14 dni o dnia jej zakończenia. Powyższe zasady dotyczą podróży służbowych odbywanych przez pracownika na terenie kraju i w ich przypadku to do pracodawcy należy decyzja, czy pozytywnie rozpatrzy wniosek pracownika i udzieli zaliczki (oraz w jakiej kwocie), czy też nie. Wypłata zaliczki jest więc tu możliwością, a nie obowiązkiem pracodawcy.
Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.).
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.
Wpisz adres e-mail wybranej osoby, a my wyślemy jej bezpłatny dostęp do tego artykułu