Jak kontrolować używanie sprzętu przez pracownika

Jeśli pracodawca chce uniknąć sytuacji, gdy pracownicy korzystają ze służbowych komputerów w niewłaściwy sposób, powinien wprowadzić ograniczenia w jego użytkowaniu. Ma on prawo zakazać np. używania służbowej skrzynki do celów prywatnych (lub ograniczyć takie prawo pracowników wyłącznie do określonych sytuacji, np. kontaktów z członkiem rodziny). Firma może też zabronić korzystania w czasie pracy z komunikatorów internetowych lub portali społecznościowych. Dzięki temu zyska pewność, że służbowy komputer jest wykorzystywany zgodnie z przeznaczeniem, czyli do pracy. Jeśli pracodawca chce wprowadzić takie zakazy lub ograniczenia, musi poinformować o tym pracowników. W przeciwnym razie podwładni mogą uznać, że np. użytkowanie portali społecznościowych w czasie pracy jest dopuszczalne.

Przed rozpoczęciem nadzoru nad użytkowaniem służbowego komputera firma powinna się zastanowić, w jakim celu ma być on prowadzony. Jeżeli pracodawcy zależy np. na ochronie wrażliwych danych (np. tajemnicy przedsiębiorstwa), do których dostęp mają pracownicy, może on wprowadzić jedynie ograniczenie korzystania np. z poczty elektronicznej lub komunikatorów internetowych. Jeśli zaś chce on przede wszystkim zdobyć wiedzę o tym, w jaki sposób podwładni użytkują powierzony im sprzęt komputerowy (a więc jednocześnie sprawdzić co robią w czasie pracy), powinien zainstalować oprogramowanie szpiegujące. Dzięki temu będą wiedzieć, np. jakie witryny internetowe odwiedza pracownik i jak dużo czasu pracy poświęca na wykonywanie swoich obowiązków.

Jeśli pracodawca zdecyduje się na konkretny rodzaj kontroli służbowego komputera, musi poinformować o tym swoich podwładnych, jeszcze zanim rozpocznie nadzór. W przeciwnym razie narazi się na zarzut nieprzestrzegania kodeksu pracy (zobowiązuje on pracodawcę do szanowania godności pracownika) oraz naruszenia jego dóbr osobistych. W takiej sytuacji pracownik może np. żądać zadośćuczynienia finansowego. Warto podkreślić, że firma powinna nie tylko zawiadomić podwładnego o tym, że będzie sprawdzać np. jego służbową skrzynkę pocztową, ale również wskazać mu zasady takiego nadzoru. W omawianym przykładzie musi zatem określić, czy pracodawca będzie zapoznawał się z treścią e-maili, czy dopuszcza w ograniczonym stopniu możliwość wykorzystywania skrzynki do celów prywatnych lub czy jej monitoring będzie miał charakter stały, czy wyrywkowy.

Po poinformowaniu pracowników o możliwości i zasadach kontroli służbowego sprzętu firma może rozpocząć nadzór zgodnie z ustanowionymi zasadami. Dobrym rozwiązaniem jest wytypowanie w firmie osoby, której obowiązkiem będzie nie tylko analizowanie wyników kontroli, ale również udzielanie informacji pracownikom o sposobie użytkowania służbowych komputerów. Ułatwi to np. zmianę zakresu kontroli (np. poszerzenie jej o zakaz użytkowania portali społecznościowych w czasie pracy).

lukasz.guza@infor.pl

Art. 11¹, art. 100 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).