Poradnia administracyjna

W jaki sposób zatrudnić pracownika na zastępstwo

Czy można zatrudnić na zastępstwo osobę już pracującą w urzędzie

Jak się rozstać z pracownikiem zastępującym innego

Czy pracownik na zastępstwo może pracować po powrocie osoby zastępowanej

Czy pracownika na zastępstwo można zatrudnić na innym stanowisku z pominięciem naboru

Czy w służbie cywilnej można zawrzeć umowę o pracę w celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu tej służby?

Tak. Zgodnie z art. 35 ust. 1 ustawy z 22 listopada 2008 r. o służbie cywilnej stosunek pracy pracownika służby cywilnej nawiązuje się na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony lub na czas określony. Umowa o pracę w celu zastępstwa nieobecnego pracownika jest szczególnym rodzajem umowy na czas określony, może więc być stosowana w służbie cywilnej. Art. 25 par. 1 zdanie drugie kodeksu pracy określa szczególne okoliczności uzasadniające zawarcie umowy o pracę na czas określony, gdy zachodzi konieczność zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Przez usprawiedliwioną nieobecność w pracy rozumie się w tym przypadku wszystkie okresy zawieszenia obowiązku świadczenia pracy niezawinione przez pracownika, np. okres niezdolności do pracy z powodu choroby, okres urlopu macierzyńskiego, urlopu wychowawczego, urlopu bezpłatnego, odbywania służby wojskowej. Zgodnie ze wskazanym przepisem pracodawca może w celu zastępstwa za nieobecnego pracownika zatrudnić innego na podstawie umowy o pracę na czas określony obejmujący czas tej nieobecności. Zatem gdy zadania realizowane przez nieobecnego członka korpusu służby cywilnej nie mogą być wykonywane przez zatrudnionych w tym urzędzie członków korpusu służby cywilnej, możliwe jest zatrudnienie w celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu nowego pracownika. Zawarcie umowy na zastępstwo pracownika, któremu obniżono wymiar czasu pracy (np. na podstawie art. 1867 kp - zamiast korzystania z urlopu wychowawczego), jest niedopuszczalne. Umowę na zastępstwo można zawrzeć tylko na czas nieobecności pracownika w pracy. Nie zawiera się jej w sytuacji, gdy ktoś rezygnuje z części etatu, ale na pewną część etatu nadal pracuje. W ten sposób nie można również zastąpić pracownika, którego pracodawca czasowo przeniósł na inne stanowisko.

Jak w służbie cywilnej zatrudnić pracownika na zastępstwo?

Zatrudnienie pracownika na zastępstwo następuje w drodze otwartego i konkurencyjnego naboru. Procedura naboru jest taka sama jak dla wolnych stanowisk w służbie cywilnej. Jedyną różnicą jest możliwość skrócenia terminu na składanie dokumentów do 5 dni. Należy również podkreślić, iż osoba zatrudniania na podstawie umowy o pracę w celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu służby cywilnej musi spełniać wymagania związane ze stanowiskiem pracy zgodnie z jego opisem. Osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę w celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu służby cywilnej jest pracownikiem służby cywilnej, a zatrudnienie na podstawie tej umowy wlicza się do stażu pracy w służbie cywilnej.

Czy można dodatkowo zatrudnić na zastępstwo pracownika już zatrudnionego w urzędzie?

Co do zasady, nie jest zabronione, aby pracodawca zawarł umowę na zastępstwo z pracownikiem, z którym łączy go już inna umowa o pracę (czy też odwrotnie - zawarł inną umowę o pracę z pracownikiem zastępcą). Należy tylko pamiętać o tym, iż nie można zawierać z jednym pracownikiem dwóch umów o wykonywanie pracy tego samego rodzaju. Potwierdza to wyrok Sądu Najwyższego z 13 marca 1997 r., (I PKN 43/97, OSNP 1997/24/494) mówiący, iż z tym samym pracodawcą, w zakresie wykonywania pracy tego samego rodzaju, pracownik może pozostawać tylko w jednym stosunku pracy.

Jak się rozstać z zastępującym pracownikiem?

Najczęstszym sposobem rozwiązania umowy o pracę na czas zastępstwa jest rozwiązanie z powodu konkretnego zdarzenia - powrotu osoby zastępowanej. Ostatnim dniem pracy pracownika zatrudnionego na zastępstwo będzie dzień poprzedzający powrót zastępowanego pracownika do pracy, np. jeżeli ktoś powrócił do pracy 5 kwietnia, ostatnim dniem umowy z tym, który go zastępował, będzie 4 kwietnia. Taki sam skutek będzie też miało rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy z pracownikiem zastępowanym bowiem z dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy kończy się również okres usprawiedliwionej nieobecności. Umowa na zastępstwo może ulec rozwiązaniu przed datą powrotu do pracy zastępowanego pracownika, nie może natomiast trwać po jego powrocie do pracy albo po ustaniu stosunku pracy osoby zastępowanej.

Umowę na czas zastępstwa można rozwiązać (tak jak to ma miejsce w przypadku innych umów o pracę) na mocy porozumienia stron. Jednak na takie rozwiązanie konieczna jest zgodna wola obu stron. Z inicjatywą rozwiązania umowy w tym trybie może wystąpić zarówno pracodawca, jak i pracownik.

Umowa na zastępstwo może być też rozwiązana za wypowiedzeniem przez każdą ze stron z zachowaniem 3-dniowego okresu wypowiedzenia. Przy wypowiedzeniu umowy przez pracodawcę nie musi on podawać przyczyny wypowiedzenia. Również pracownik nie ma takiego obowiązku. Z kolei w sytuacji gdy pracownik zatrudniony na zastępstwo, będący członkiem korpusu służby cywilnej, dopuści się ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych, do wydalenia z pracy w urzędzie może dojść jedynie w wyniku postępowania dyscyplinarnego. Do pracownika służby cywilnej nie ma zastosowania art. 52 par. 1 pkt 1 kodeksu pracy.

Przełożony chciałby, aby pracownik zatrudniony na zastępstwo świadczył pracę przez kilka dni po powrocie do pracy pracownika zastępowanego i w tym czasie przekazał mu prowadzone pod jego nieobecność sprawy. Czy to możliwe?

Nie, chyba że strony zawrą w tym celu nową umowę, np. umowę-zlecenie. Umowa o pracę na zastępstwo jest szczególnym rodzajem umowy na czas określony. Z jej istoty wynika ścisłe powiązanie jej ze stosunkiem pracy osoby zastępowanej. W założeniu czas trwania tej umowy obejmuje okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy zastępowanego pracownika. W dniu, w którym usprawiedliwiona nieobecność zastępowanego pracownika kończy się, umowa na zastępstwo rozwiązuje się z mocy prawa.

W sytuacji gdy umowa o pracę ulegnie rozwiązaniu, a pracownik nadal świadczy pracę, natomiast pracodawca tę pracę przyjmuje i akceptuje (chociażby w sposób dorozumiany), przyjmuje się, iż doszło do nawiązania nowej umowy o pracę. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 31 sierpnia 1977 r. (IPRN 112/77) nawiązanie stosunku pracy wymaga zgodnego oświadczenia woli pracownika i zakładu pracy. Oświadczenie woli może być wyraźne i ujęte w formie pisemnej, jak tego wymaga kodeks pracy, bądź też dorozumiane, wynikające z zachowania się stron. Takie dorozumiane zawarcie umowy o pracę istnieje zwykle wówczas, gdy zakład pracy dopuszcza pracownika do wykonywania pracy i płaci mu wynagrodzenie.

Jeżeli więc pracodawca uzna, iż istnieje konieczność osobistego przekazania zadań pomiędzy pracownikiem zastępującym i zastępowanym, może zawrzeć w tym celu z byłym już pracownikiem zastępującym umowę-zlecenie, której przedmiotem będzie dokonanie tych czynności.

Czy można zatrudnić na innym stanowisku w służbie cywilnej bez przeprowadzania naboru osobę zatrudnioną w celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu służby cywilnej?

Tak. Zgodnie z art. 11 kodeksu pracy nawiązanie stosunku pracy oraz ustalenie warunków pracy i płacy, bez względu na podstawę prawną tego, wymaga zgodnego oświadczenia woli pracodawcy i pracownika, zatem strony mają swobodę kształtowania stosunku pracy. W związku z powyższym, gdy w okresie zatrudnienia na podstawie umowy o pracę zawartej na czas określony w celu zastępstwa powstanie potrzeba obsadzenia innego stanowiska pracy, a zatrudniony na zastępstwo spełnia wymogi określone dla tego stanowiska, możliwe jest nawiązanie z tym pracownikiem nowego stosunku pracy. Podobnie w sytuacji gdy pracownik zastępowany złoży wypowiedzenie lub wystąpi do pracodawcy z propozycją rozwiązania umowy o pracę za porozumieniem stron, możliwe jest zatrudnienie na zwalnianym stanowisku pracy tego, który dotychczas zastępował odchodzącego pracownika.

Z członkiem korpusu służby cywilnej zatrudnionym na zastępstwo można zawrzeć drugą o pracę bez konieczności przeprowadzenia naboru zanim wróci do pracy osoba zastępowana (lub jej stosuneku pracy się rozwiąże).

Podstawa prawna

Art. 26 - 32, art. 35 ust. 1, art. 114 ust. 2 pkt 4 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. nr 227, poz. 1505, z późn. zm.). Art. 11, art. 25 par. 1, art. 33¹ kodeksu pracy.

Ewa Łukasik,

prawnik, pracownik administracji rządowej