Przez jaki czas trzeba trzymać dokumentację

doradca prawny Polskiej Organizacji Pracodawców Osób Niepełnosprawnych

W zależności od rodzaju pomocy otrzymywanej przez pracodawców prowadzących zakład pracy chronionej czy też obowiązków związanych z posiadaniem tego statusu poszczególne przepisy przewidują inne terminy przechowywania dokumentacji na wypadek kontroli.

W przypadku dofinansowań do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych par. 8 rozporządzenia z 9 stycznia 2009 r. w sprawie miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych wprost stanowi, że pracodawca przechowuje dokumentację pozwalającą na sprawdzenie zgodności przyznanego dofinansowania z przepisami powyższego rozporządzenia przez okres 10 lat od dnia przyznania pomocy.

W przypadku dokumentacji związanej z zakładowym funduszem rehabilitacji osób niepełnosprawnych (ZFRON) przepisy przewidują dwa terminy w zależności od rodzaju poniesionego wydatku. Termin dotyczący obowiązku przechowywania dokumentacji związanej z wydatkowaniem środków ZFRON na pomoc indywidualną dla uprawnionych osób niepełnosprawnych wynika z art. 70 par. 1 Ordynacji podatkowej. Stanowi on, że zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Przez taki zatem okres powinna być przechowywana dokumentacja dotycząca tego zobowiązania.

Natomiast w odniesieniu do dokumentacji księgowej oraz pozostałych dokumentów związanych z przeznaczaniem środków zakładowego funduszu na wydatki objęte regułą pomocy de minimis przepisy wskazują na 10-letni okres przechowywania tej dokumentacji. Taki okres wskazuje art. 3 ust. 3 rozporządzenia Komisji (WE) nr 1998/2006 z 15 grudnia 2006 r. w sprawie stosowania art. 87 i 88 traktatu do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L 379, str. 5).

Z powyższego wynika, że pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji przez okres 5 lub 10 lat w odniesieniu do poszczególnych rodzajów uzyskiwanej przez nich pomocy ze środków publicznych.

Podstawa prawna

Par. 8 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 9 stycznia 2009 r. w sprawie miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych (Dz.U. z 2009 r. nr 8, poz. 43 z późn. zm.).

Art. 70 par. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).

Art. 3 ust. 3 rozporządzenia Komisji (WE) nr 1998/2006 z 15 grudnia 2006 r. w sprawie stosowania art. 87 i 88 traktatu do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L 379 str. 5).