Tylko porozumienie z pracownikiem pozwala na szybkie odzyskanie nadpłaconej pensji

Przepisy kodeksu pracy nie chronią pracodawcy w przypadku omyłkowej nadpłaty wynagrodzenia pracownika. Przewidują jedynie możliwość dokonania potrącenia nadpłaconej kwoty, ale tylko i wyłącznie za zgodą pracownika. Potrąceń bez zgody pracownika można dokonać tylko w odniesieniu do świadczeń alimentacyjnych, innych tytułów wykonawczych, zaliczek czy też kar pieniężnych.

Dwa rodzaje potrąceń

W praktyce występują dwa rodzaje potrąceń dokonywanych przez pracodawcę za zgodą pracownika. Pierwsze z nich dotyczą długu pracownika wobec pracodawcy, drugie - długów pracownika wobec innych podmiotów. Podział ten jest istotny ze względu na inną kwotę wolną od potrąceń.

W przypadku potrącania należności na rzecz pracodawcy, np. nadpłaty wynagrodzenia, kwotą wolną od potrąceń będzie minimalne wynagrodzenia za pracę netto. Przy potrącaniu długów wobec innych podmiotów kwota wolna wynosi natomiast 80 proc. takiego minimalnego wynagrodzenia.

Niezbędna zgoda

Oświadczenie woli pracownika wymaga, pod rygorem nieważności, formy pisemnej. Pracodawca nie może zatem dokonać potrącenia z wynagrodzenia za pracę na podstawie ustnej zgody pracownika. Takie potrącenie, w razie jego zakwestionowania, należałoby potraktować jako bezpodstawne ze wszystkimi tego konsekwencjami. Pracownik mógłby nie tylko dochodzić wypłaty potrąconej kwoty, ale także żądać odsetek i odszkodowania.

Zgoda na potrącenie powinna dotyczyć konkretnej, istniejącej wierzytelności - długu wobec pracodawcy. Nie jest prawnie skuteczna zgoda na potrącenia należności przyszłych. Nieważne będzie więc wyrażenie przez pracownika zgody na potrącenie przez pracodawcę z wynagrodzenia za pracę należności z tytułu ewentualnych pomyłek przy naliczaniu wynagrodzenia, które mogą pojawić się w przyszłości.

Pracownik wyrażając zgodę na potrącenia, może określić ich wysokość procentowo lub kwotowo. Oświadczenie w tej części jest dla pracodawcy wiążące. Jednak zgoda jest skuteczna tylko do wysokości kwoty wolnej od potrąceń.[przykład 1]

Gdy pracownik powie "nie"

W przypadku gdy pracownik, który otrzymał wyższe wynagrodzenie niż powinien, nie wyrazi zgody na potrącenie nadpłaty, pracodawca może dochodzić zwrotu swoich pieniędzy jedynie na drodze sądowej, zarzucając mu bezpodstawne wzbogacenie. Kto bowiem uzyskał korzyść bez podstawy prawnej, jest zobowiązany do jej zwrotu. Bezpodstawne wzbogacenie to uzyskanie kosztem innej osoby korzyści majątkowej bez potrzebnej do tego podstawy prawnej.

Obowiązek oddania nienależnej korzyści nie występuje jednak, gdy ten, kto się wzbogacił, zużył lub utracił to, co bezpodstawnie otrzymał, chyba że powinien był liczyć się z obowiązkiem zwrotu. W przypadku przekazania na konto pracownika zawyżonego wynagrodzenia za pracę może on bronić się, iż nie wiedział, że taka kwota mu nie przysługiwała i że w dobrej wierze pieniędzmi tymi zadysponował.

Zwrot nie zawsze obowiązkowy

Ocena tego, kiedy podwładny powinien liczyć się z obowiązkiem zwrotu nadpłaconego wynagrodzenia za pracę, powinna uwzględniać wszystkie okoliczności konkretnej sytuacji.

Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 8 czerwca 2010 r. (I PK 31/10, M.P.Pr.., 2010/9/450) pracownik, który nie zawinił, ani nie przyczynił się w żaden sposób do wypłaty nienależnego mu składnika wynagrodzenia za pracę, co do zasady nie musi liczyć się z obowiązkiem zwrotu tego typu płatności ze stosunku pracy, choćby nie były mu one należne. Pracownik ma bowiem prawo swobodnego dysponowania wypłaconym mu wynagrodzeniem za pracę, które z reguły zużywa na własne potrzeby w taki sposób, że nie jest już wzbogacony. Zdaniem SN, jeżeli wypłata nienależnego wynagrodzenia nastąpiła na skutek błędu księgowości lub systemu komputerowego, to nie można od pracownika domagać się zwrotu tej kwoty. W takiej sytuacji pracodawca nie może podwładnemu zarzucić bezpodstawnego wzbogacenia.

Pracodawca, chcąc odzyskać nadpłaconą kwotę, powinien zatem udowodnić, że pracownik miał świadomość otrzymania nienależnego świadczenia i powinien liczyć się z obowiązkiem jego zwrotu. Z taką sytuacją mamy do czynienia, gdy pracownik bezpośrednio przyczynił się do błędnego naliczenia wynagrodzenia, np. składając fałszywe dokumenty lub wprowadzając pracodawcę w błąd. Uzasadnione będzie wówczas domaganie się zwrotu nienależnie wypłaconej kwoty, gdyż do bezpodstawnego wzbogacenia doszło, a pracownik powinien był się liczyć z obowiązkiem zwrotu tego, co faktycznie bezpodstawnie otrzymał. [przykład 2]

W przypadku pozytywnego dla pracodawcy wyroku sądowego otrzymuje on tytuł wykonawczy pozwalający potrącić kwotę nienależnie pobranego przez pracownika świadczenia tytułem wynagrodzenia, bez jego zgody. Wówczas potrącenie dokonywane jest na podstawie art. 87 par. 1 pkt 2 k.p. Kwotą wolną od potrąceń będzie również kwota netto minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Ważne

Zgoda na potrącenie będzie nieważna, jeżeli w chwili jej podpisania pracownik nie miał długu wobec pracodawcy. Oznaczałoby to bowiem zakazane zrzeczenie się przez pracownika prawa do wynagrodzenia

PRZYKŁAD 1

Tylko do wysokości limitów ustawowych

W wyniku błędu systemu komputerowego pracownik otrzymał zawyżone wynagrodzenie za styczeń 2012 r. Zamiast 1550 zł netto dostał 2550 zł netto. Pracownik wyraził zgodę na potrącenie nadpłaty w kolejnych miesiącach po 500 zł.

Wyrażenie zgody przez pracownika na dokonanie tzw. dobrowolnego potrącenia na rzecz pracodawcy musi być dokonane z zachowaniem kwoty wolnej od potrąceń. Potrącenie nienależnej nadpłaty wynagrodzenia jest potrąceniem na rzecz pracodawcy, a tym samym kwota wolna od potrąceń jest równa stawce minimalnego wynagrodzenia za pracę netto.

Zakładając, że pracownik ma podstawowe koszty uzyskania przychodu i złożył PIT-2, kwotą wolną od potrąceń jest dla niego 1111,86 zł.

1550 zł - 1111,86 zł = 438,14 zł

A zatem pracodawca nie może potrącić pracownikowi kwoty nadpłaconego wynagrodzenia za pracę w dwóch ratach po 500 zł każda, gdyż po dokonaniu tej operacji pracownikowi musiałaby pozostać kwota wolna od potrąceń. Nie ma również znaczenia, że pracownik na takie potrącenie wyraził zgodę na piśmie. Pracodawca nie może bowiem naruszyć zasad dokonywania potrąceń określonych przepisami kodeksu pracy.

PRZYKŁAD 2

Wprowadzenie przełożonego w błąd uzasadnia zwrot

Pracownik otrzymał wysoką premię. Okazało się jednak, że wprowadził on pracodawcę w błąd, przez co premia faktycznie mu nie przysługiwała. Pracownik nie zgodził się na potrącenie z wynagrodzenia, co więcej twierdzi, że premię i wynagrodzenie już wydał. Aby odzyskać pieniądze od nieuczciwego pracownika, pracodawca powinien wystąpić na drogę sądową. Pracownik otrzymał bowiem dodatkowy element wynagrodzenia, chociaż nie miał do niego prawa, co więcej premię otrzymał tylko dlatego, że wprowadził pracodawcę w błąd. Mamy tutaj do czynienia z bezpodstawnym wzbogaceniem się pracownika. Nie ma również znaczenia, że pracownik premię już wydał. Obowiązek wydania korzyści lub zwrotu jej wartości nie wygasa gdy wyzbywając się korzyści lub zużywając ją pracownik powinien był liczyć się z obowiązkiem jej zwrotu. Pracownik pobierając i wydając premię miał bowiem świadomość, że otrzymał ją bezprawnie.

Tabela

Kwota brutto minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2012 r.	Kwoty wolne przy dokonywaniu potrąceń na rzecz pracodawcy
Podstawowe koszty uzyskania przychodu i PIT-2	Podstawowe koszty uzyskania przychodu bez PIT-2	Podwyższone koszty uzyskania przychodu i PIT-2	Podwyższone koszty uzyskania przychodu bez PIT-2
1500 zł	1111,86 zł	1064,86 zł	1116,86 zł	1069,86 zł

@RY1@i02/2012/023/i02.2012.023.217000900.803.jpg@RY2@

Magdalena Kasprzak, ekspert z zakresu prawa pracy

Magdalena Kasprzak

ekspert z zakresu prawa pracy

Podstawa prawna

Art. 87, 87¹, 91 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Art. 405, 409 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).