Lojalka może związać urzędnika, ale nie musi

Ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.; dalej: k.p.) zawiera definicję "podnoszenia kwalifikacji zawodowych". Zgodnie z art. 103¹ par. 1 przez podnoszenie kwalifikacji rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. W praktyce oznacza to więc albo skierowanie pracownika na szkolenie, kursy, studia lub studia podyplomowe, które mogą podnieść jego kwalifikacje lub uzupełnią jego wiedzę, albo zgodę na wybraną przez pracownika formę i kierunek kształcenia.

Jak na taką okoliczność powinien przygotować się pracodawca i jak ma się zabezpieczyć przed negatywnymi konsekwencjami związanymi z przedłużającą się z winy pracownika nauką lub chęcią odejścia osoby zaraz po zakończeniu kształcenia? Warto o tym pomyśleć, jeszcze zanim wyśle się pracownika na kurs czy szkolenie, albo zanim pozwoli mu się pójść na studia. Zwłaszcza te niezwiązane z preferowanymi przez pracodawcę kierunkami rozwoju pracownika.

Zgoda to podstawa

W myśl przepisów prawa pracy decydujące znaczenie dla rozpoczęcia procesu kształcenia ma decyzja pracodawcy. Najlepiej więc, aby zgoda na kształcenie i doskonalenie zawodowe miała postać umowy szkoleniowej, w której określone zostaną wzajemne prawa i obowiązki w okresie podnoszenia kwalifikacji i po zakończeniu nauki (art. 103⁴ par. 1 k.p.). Dla celów dowodowych pożądana jest forma pisemna.

To w umowie jest miejsce na określenie udziału pracodawcy w kosztach kształcenia pracownika, np. czesnym, kosztach dojazdów czy noclegów. Należy zawrzeć ją przed rozpoczęciem przez pracownika dokształcania, a najpóźniej - przed rozpoczęciem korzystania przez pracownika ze świadczeń przewidzianych dla pracowników podnoszących kwalifikacje zawodowe.

Trzeba jednak pamiętać, że nawet wtedy, gdy taka umowa nie zostanie zawarta na piśmie albo gdy pracodawca nie ponosi części kosztów dokształcania pracownika (bo kształcenie jest wyłączną inicjatywą pracownika), ale zezwala na opuszczanie stanowiska pracy w godzinach pracy (w związku z udziałem np. w zajęciach czy praktykach), uznaje się, że zgoda taka została udzielona. W takim przypadku potwierdzeniem zgody jest bowiem zachowanie pracodawcy. W efekcie pracownik może kontynuować naukę i np. korzystać z urlopu szkoleniowego.

Takiego prawa nie będzie miał natomiast pracownik, który nie poinformował pracodawcy o podjęciu nauki i nie wystąpił do niego o wyrażenie zgody na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, ale będzie ubiegał się np. o udzielenie mu urlopu szkoleniowego na czas egzaminów.

Papier ma moc

Pracodawca nie ma obowiązku zawierania umowy jedynie wtedy, gdy nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu dokształcania (art. 103⁴ par. 3 k.p.). Jeżeli natomiast chce korzystać z wiedzy pracownika zdobytej w trakcie kształcenia, na które wyraził zgodę, to może w tej umowie zawrzeć również postanowienia zobowiązujące pracownika do pracy u niego po ukończeniu nauki (tzw. lojalka). Co ważne, ten okres odpracowania - istotny zwłaszcza gdy pracodawca współfinansował koszt tej nauki - może być jednak nie dłuższy niż 3 lata, licząc od ukończenia podnoszenia kwalifikacji zawodowych (art. 103⁵ pkt 2 k.p.). Jeśli więc np. pracownik uczestniczy w kolejnych formach podnoszenia kwalifikacji zawodowych, to okres odpracowania kosztów poniesionych przez pracodawcę na jedną z tych form może przypadać na czas udziału pracownika w kolejnym procesie podnoszenia kwalifikacji. W efekcie łączny czas odpracowania przypadający u danego pracodawcy może przekraczać ustawowe 3 lata, jeżeli pracownik będzie wielokrotnie podnosił swoje kwalifikacje.

Obowiązkowe i dodatkowe świadczenia

Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą z mocy prawa przysługuje płatne zwolnienie z całości lub części dnia pracy oraz płatny urlop szkoleniowy. Wymiar i zasady przyznawania tych świadczeń są takie same bez względu na to, czy podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika odbywa się z inicjatywy pracodawcy czy za zgodą pracodawcy.

Zwolnienie z całości lub części dnia pracy przysługuje pracownikowi na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia, oraz na czas ich trwania (art. 103¹ par. 2 pkt 2 k.p.). Przepisy nie przewidują limitu takich zwolnień. Zwolnienie z całości lub części dnia pracy nie będzie przysługiwało, gdy program nauki przewiduje zajęcia wyłącznie w czasie dla pracownika wolnym od pracy (czyli poza godzinami pracy pracownika albo np. w weekendy). Z kolei urlop szkoleniowy przysługuje wyłącznie na egzaminy kończące niektóre formy podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

I tak po 6 dni przewidziane jest dla pracownika przystępującego do egzaminów eksternistycznych, egzaminu maturalnego i egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe. W ostatnim roku studiów 21 dni przysługuje na napisanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego (art. 103² par. 1 k.p.)

Co ważne, prawo do urlopu szkoleniowego nie zależy od tego, czy kwalifikacje zawodowe są podnoszone w formach szkolnych czy pozaszkolnych, w systemie stacjonarnym czy niestacjonarnym. Pracodawca jest zobowiązany udzielać go w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (art. 103² par. 2 k.p.).

Świadczeniem dodatkowym może być natomiast opłacenie pracownikowi kształcenia, przejazdu, podręczników czy zakwaterowania (art. 103³ k.p.).

Zwrot kosztów a porozumienie stron

Przepisy dotyczące doskonalenia zawodowego przewidują również zwrot kosztów poniesionych przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika. Chodzi o koszty dodatkowych świadczeń przyznanych przez pracodawcę. Obowiązek zwrotu będzie więc dotyczył tylko świadczeń fakultatywnie poniesionych przez pracodawcę, takich jak np. opłata za kształcenie, opłata za podręczniki czy materiały szkoleniowe, opłata za przejazd na zajęcia, opłata za noclegi w trakcie kursu czy szkolenia.

W pojęciu tym nie mieści się natomiast wynagrodzenie za urlop szkoleniowy oraz wynagrodzenie za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy przeznaczonego na udział w obowiązkowych zajęciach w ramach podnoszenia kwalifikacji zawodowych oraz na czas punktualnego przybycia na nie.

Jednak są przypadki, kiedy pracownik nie będzie musiał zwracać tych kosztów. Stanie się tak, gdy np. pracodawca zgodzi się na odejście z pracy za porozumieniem stron. Dlatego eksperci radzą, by za każdym razem przy rozwiązywaniu stosunku pracy z pracownikiem, który się dokształcał lub dokształca, pracodawca sprawdzał, czy nie wiąże go z pracownikiem umowa szkoleniowa.

OPINIA EKSPERTA

@RY1@i02/2013/132/i02.2013.132.08800050a.802.jpg@RY2@

Piotr Wojciechowski prawnik prowadzący Kancelarię Prawa Pracy

Pracodawca ma obowiązek ułatwiać pracownikom dokształcanie i nie może przy tym nikogo dyskryminować. Nie może więc być tak, że w zespole jedne osoby ciągle kierowane są na rozmaite kursy, staże i szkolenia, a inne się pomija.

Można jednak odmówić pracownikowi zgody np. na dokształcanie się na wybranym przez niego kierunku studiów, zwłaszcza jeśli nie jest on zgodny z polityką kształcenia przyjętą w organie administracji publicznej.

Ponieważ administracja jest z reguły pracodawcą, który dużo pieniędzy przeznacza na dokształcanie pracowników, to radzę zawieranie umów szkoleniowych i szczególne pochylenie się nad ich treścią. Zwłaszcza że takie umowy nie muszą być od razu zawierane na cały okres kształcenia. Można podpisać umowę na semestr czy rok. Można też uzależnić ją od efektów nauczania, zobowiązując pracownika chociażby do poświadczania zakończenia etapu nauki, np. semestru czy roku. Warto zawrzeć w niej też postanowienia dotyczące np. kosztów powtarzania roku przez pracownika.

Umowa szkoleniowa może mieć charakter umowy ramowej, a każdy semestr nauki może być finansowany przez pracodawcę na podstawie odrębnej umowy, która będzie stanowić swoisty załącznik do umowy ramowej.

Grażyna J. Leśniak

grazyna.lesniak@infor.pl