Jak na nowych zasadach rozliczać wyjazdy

CZYTELNIK: Od 1 marca wchodzą w życie zmiany w zasadach rozliczania delegacji. Czy dotyczą one prywatnych przedsiębiorców?

@RY1@i02/2013/040/i02.2013.040.130000100.801.jpg@RY2@

Hubert Łęcki, biuro rachunkowe Hubertus

Na mocy rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia br. dieta krajowa wynosić będzie 30 zł. Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji został podniesiony do 6 zł, a za nocleg - 45 zł (150 proc. diety). Zwiększone zostały także, po raz pierwszy od sześciu lat, stawki za podróże zagraniczne i limity noclegowe.

Nie należy przy tym sądzić, jak mogłoby to wynikać z tytułu rozporządzenia, że nowe regulacje prawne dotyczą tylko sfery budżetowej. Odnoszą się one także do przedsiębiorstw prywatnych. Co prawda właściciele firm mają możliwość ustalania związanych z wyjazdami służbowymi diet, ryczałtów itp. na dowolnie wysokim poziomie, ale ich wartość nie może być niższa od tej, która dotyczy przedsiębiorstw państwowych. Oznacza to, że gdy w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub podpisywanej z zatrudnionymi umowie o pracę nie znajdą się szczegółowe postanowienia dotyczące zasad rozliczania podróży służbowych, pracownikom przysługiwać będą należności w wysokości określonej rozporządzeniem.

Sposób rozliczenia różni się także w przypadku poszczególnych środków transportu. Gdy podróż odbywa się środkami komunikacji publicznej, zwrot kosztów obejmuje cenę biletu wraz ze związanymi z nim opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi. Ważne jest zatem, aby zatrudniony, po odbyciu podróży służbowej, mógł przedstawić wystawione na firmę bilety, rachunki albo faktury (tylko wtedy pracodawca będzie mógł zaliczyć te dokumenty do kosztów uzyskania przychodu). Zwrot kosztów podróży służbowej, podczas której wykorzystane zostało niebędące własnością pracodawcy auto osobowe, odbywać się powinien zaś z uwzględnieniem stawek za kilometr przebiegu, ustalonych na podstawie rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. (Dz.U. nr 27, poz. 271 z późn. zm.).

Pracownik po zakończeniu podróży służbowej może ubiegać się także o zwrot innych wydatków związanych z wyjazdem służbowym. Mogą to być opłaty za bagaż, gdy zatrudniony zabiera w delegację, co nie zdarza się rzadko, specjalistyczny sprzęt lub związane z wyznaczonym zadaniem urządzenia, bądź opłaty za przejazd drogami płatnymi i autostradami czy parkingi.

Nie zmieniły się przypadki, w których dieta nie przysługuje. Tak jak poprzednio pracownik nie może starać się o tego typu należność, jeśli podczas podróży zapewniono mu bezpłatne, całodzienne wyżywienie. Dieta powinna być także stosownie zmniejszona w przypadku, gdy zatrudniony otrzymał podczas podróży jeden lub dwa posiłki. Tego typu należność powinna być bowiem przeznaczona na zwiększone koszty wyżywienia poza domem. Podobna zasada obowiązuje w odniesieniu do delegacji zagranicznych, choć diety także wzrosły. Ich wysokość uzależniona jest od docelowego miejsca podróży. Najbardziej, bo o ponad 100 proc., zwiększyły się należności w przypadku podróży zagranicznych do Etiopii, Algierii oraz na Cypr. W najmniejszym stopniu zmieniły się diety dotyczące podróży służbowej do Australii (wzrost o 1,14 proc.), Portugalii, Mongolii i na Maltę (2,1 - 2,4 proc.). Trzeba pamiętać, że w razie gdy pracownik wykonuje zadania służbowe w dwu lub więcej państwach docelowych, pracodawca może ustalić wysokość przysługujących mu należności w odniesieniu do każdego z państw. Stosowanie jednej, na przykład uśrednionej stawki, nie jest wskazane.

Pracownik, opierając się na wstępnych szacunkach kosztów podróży, może ubiegać się o zaliczkę na pokrycie przyszłych wydatków. Powinna być ona określona w walucie kraju docelowego, ale wypłacona może być w złotych. Przy przeliczeniu, jak precyzuje nowe rozporządzenie, należy posługiwać się średnim, obowiązującym w dniu wypłaty, kursem NBP. W podobny sposób mogą być księgowane koszty delegacji. Ale gdy część podróży zagranicznej odbywa się na terenie Polski, jej koszty, czego nie gwarantowały poprzednie przepisy, można rozliczać według przepisów dotyczących delegacji krajowych.

Hubert Łęcki,

biuro rachunkowe Hubertus