Kiedy stosować elastyczne godziny urzędowania

Podstawowym systemem czasu pracy w służbie cywilnej jest praca w wymiarze nieprzekraczającym ośmiu godzin na dobę i średnio 40 godzin tygodniowo w przyjętym okresie rozliczeniowym nie dłuższym niż osiem tygodni. W przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy i jej organizacją mogą być stosowane rozkłady czasu pracy, w których jest dopuszczalne przedłużenie czasu pracy do 12 godzin na dobę. W rozkładach tych czas pracy nie może jednak przekraczać średnio 40 godzin na tydzień w przyjętym okresie rozliczeniowym nie dłuższym niż 12 tygodni.

Luz z rozporządzenia

Kwestie związane z ustalaniem rozkładu czasu pracy członków korpusu służby cywilnej reguluje rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 25 kwietnia 2007 r. w sprawie czasu pracy pracowników urzędów administracji rządowej. W świetle tego rozporządzenia dyrektor generalny urzędu (kierownik urzędu) ustala rozkład i wymiar czasu pracy członków korpusu służby cywilnej i pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej. Musi brać pod uwagę, że praca powinna być wykonywana od poniedziałku do piątku w godzinach między 8.15 a 16.15. Może on także ustalić rozkład i wymiar czasu pracy pracowników, obejmujący nieprzerwanie osiem godzin na dobę między godzinami 7 a 18, jeżeli jest to uzasadnione koniecznością zapewnienia sprawnej pracy urzędu i zróżnicowanym charakterem wykonywanych zadań. Rozporządzenie umożliwia ponadto wprowadzenie pracy zmianowej przypadającej między godziną 6 jednego dnia a godziną 6 następnego dnia. W urzędach, w których są wykonywane zadania związane z obsługą interesantów, umożliwia wprowadzenie rozkładu i wymiaru czasu pracy w taki sposób, aby co najmniej w jednym dniu tygodnia służbowe obowiązki mogły być wykonywane w godzinach między 8.00 a 18.00. Jeżeli jest to uzasadnione potrzebami urzędu oraz szczególnym charakterem pracy wykonywanej na danym stanowisku pracy, to dzień tygodnia niebędący dniem pracy w urzędzie może być ustalony jako dzień pracy.

Kiedy stosować kodeks

W zakresie nieuregulowanym wskazanymi przepisami stosuje się, na podstawie art. 9 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej, powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy, tj. w szczególności przepisy działu szóstego kodeksu pracy.

WAŻNE

Rozkłady czasu pracy przewidziane przepisami art. 1401 kodeksu pracy mogą być stosowane w stosunku do członków korpusu służby cywilnej w ramach tego systemu czasu pracy, w którym wykonuje pracę konkretny pracownik

Jak wynika z art. 140¹ kodeksu pracy, unormowane w jego przepisach zasady organizacji pracy polegającej na elastycznym kształtowaniu godzin rozpoczynania i kończenia pracy nie wprowadzają szczególnego systemu czasu pracy. Regulują jedynie sposób ustalania rozkładu czasu pracy w ramach obowiązującego pracownika systemu czasu pracy. W związku z tym nie ma przeszkód prawnych, aby w urzędach administracji rządowej, w tym w służbie cywilnej, można było wprowadzić ruchomy czas pracy przewidziany w art. 140¹ kodeksu pracy.

Trzeba się porozumieć

Wprowadzenie ruchomego czasu pracy wymaga uzgodnienia pomiędzy dyrektorem generalnym (kierownikiem urzędu) a działającymi w tym urzędzie związkami zawodowymi albo przedstawicielami pracowników.

Ruchomy czas pracy w urzędzie może być wprowadzony:

ww porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi; jeżeli nie będzie możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca będzie mógł uzgodnić treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi,

ww porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy - jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe.

Co do zasady porozumienie zawierają wszystkie działające w danym urzędzie zakładowe organizacje związkowe. Jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, dyrektor generalny uzgadnia treść porozumienia z reprezentatywnymi organizacjami związkowymi.

W tym miejscu należy przypomnieć, iż zgodnie z art. 241^25a kodeksu pracy, reprezentatywną organizacją związkową jest organizacja związkowa:

wbędąca jednostką organizacyjną albo organizacją członkowską ponadzakładowej organizacji związkowej uznanej za reprezentatywną, pod warunkiem że zrzesza co najmniej 7 proc. pracowników zatrudnionych u pracodawcy, lub

wzrzeszająca co najmniej 10 proc. pracowników zatrudnionych u pracodawcy.

Jeżeli żadna z zakładowych organizacji związkowych nie spełnia powyższych wymogów, reprezentatywną organizacją związkową jest organizacja zrzeszająca największą liczbę pracowników.

WAŻNE

Po zawarciu porozumienia ze związkami zawodowymi albo z przedstawicielami pracowników uzgodnione regulacje dotyczące ruchomego czasu pracy powinny zostać wprowadzone do regulaminu pracy albo podane do wiadomości w obwieszczeniu, jeżeli urząd nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy

Jeżeli w urzędzie nie działają zakładowe organizacje związkowe, ruchomy czas pracy wprowadza dyrektor generalny urzędu w porozumieniu z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u tego pracodawcy. Wobec braku przepisów regulujących zasady wyboru przedstawicieli pracowników tryb ten powinien być ustalony przez pracodawcę.

Nie dla wszystkich

Wprowadzenie ruchomego czasu pracy jest uprawnieniem, a nie obowiązkiem pracodawcy. W związku z tym to do dyrektora generalnego urzędu należy rozważenie, czy ze względu na potrzeby urzędu i charakter realizowanych w nim zadań jest możliwe i celowe wprowadzenie ruchomego czasu pracy. Porozumienie powinno określać też, czy ruchomy czas pracy obejmie wszystkich pracowników urzędu. Czy też ze względu na specyfikę zadań realizowanych przez poszczególne komórki organizacyjne lub niektóre grupy pracowników (np. obsługa sekretariatów) znajdzie zastosowanie tylko do wybranych komórek lub grup pracowników. Wydaje się również, iż dyrektor generalny, wprowadzając ruchomy czas pracy w urzędzie, decyzję co do możliwości zastosowania go w poszczególnych komórkach organizacyjnych lub w odniesieniu do określonych grup pracowników może pozostawić kierownikom tych jednostek.

Na indywidualny wniosek

W przypadku gdy w zakładzie pracy w ogóle nie przyjęto ruchomego czasu pracy, jak również w sytuacji gdy wprowadzono ruchomy czas pracy, ale pracownik jest zainteresowany innym rozkładem niż wynikający z przyjętych w urzędzie ustaleń, ruchomy czas pracy może być również stosowany na podstawie indywidualnych wniosków pracowników.

Najczęściej pracownik we wniosku wskazuje godziny pracy, w jakich chciałby rozpoczynać pracę w poszczególne dni, lub wskazuje przedział czasowy rozpoczynania pracy, który byłby dla niego dogodny. Może jednak złożyć pracodawcy ogólny wniosek o objęcie go ruchomym czasem pracy, bez wskazywania konkretnych godzin. W takim przypadku szczegółowy rozkład czasu pracy pracownika ustalony zostanie w porozumieniu z pracodawcą. Należy podkreślić, iż wniosek pracownika o ruchomy czas pracy nie jest dla pracodawcy wiążący. Zgoda pracodawcy ma zaś charakter uznaniowy. Tym samym pracownik nie ma możliwości odwołania się od decyzji pracodawcy w sprawie nieobjęcia go ruchomym czasem pracy.

Kilka rozwiązań

Wprowadzanie ruchomego czasu pracy może polegać na przyjęciu jednego z poniżej wskazanych rozwiązań:

wustalanie rozkładów czasu pracy przewidujących różne godziny rozpoczynania pracy - pracodawca może wyznaczać pracownikom różne godziny rozpoczynania pracy w poszczególne dni. W kolejnym dniu pracownik będzie więc mógł mieć zaplanowaną zarówno późniejszą, jak i wcześniejszą godzinę rozpoczęcia pracy,

wokreślanie przedziału czasu, w którym pracownik powinien podjąć pracę - pracownik samodzielnie decyduje, kiedy przyjdzie do pracy (w granicach czasowych ustalonych przez pracodawcę). Pracę zakończy po przepracowaniu obowiązującego go dobowego wymiaru czasu pracy.

Co z dobą pracowniczą

Jeżeli pracownik objęty ruchomym rozkładem czasu pracy ponownie wykonuje pracę w tej samej dobie pracowniczej, nie stanowi to pracy w godzinach nadliczbowych. Oznacza to, że gdyby pracownik, zgodnie z przyjętym harmonogramem czasu pracy lub korzystając z wyboru godziny rozpoczęcia pracy w ramach określonego przez pracodawcę przedziału czasowego, w kolejnym dniu rozpoczął pracę o godzinę lub dwie wcześniejszej niż w dniu poprzednim, nie spowoduje to powstania godzin nadliczbowych z tytułu przekroczenia doby pracowniczej.

WAŻNE

Stosowanie ruchomego czasu pracy nie zwalnia pracodawcy z obowiązku zapewnienia pracownikom co najmniej 11-godzinnego odpoczynku dobowego i 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego (w przypadku pracowników przechodzących na inną zmianę odpoczynek ten nie może być krótszy niż 24 godziny)

Przypominamy, że przez dobę pracowniczą rozumie się 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Nie oznacza to jednak, iż naruszenie doby pracowniczej pracownika objętego ruchomym czasem pracy nigdy nie będzie powodowało pracy w godzinach nadliczbowych.

Kwestie te wyjaśniało Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej. Zdaniem resortu przepisy umożliwiające stosowanie ruchomego czasu pracy, tj. art. 140¹ k.p., nie modyfikują definicji doby ani definicji pracy nadliczbowej, stanowią jedynie, że w rozkładach czasu pracy ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. W związku z powyższym jeżeli pracodawca poleci pracownikowi wykonywanie pracy przed rozpoczęciem przez pracownika pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, o którym mowa w art. 140¹ par. 1 k.p., ocena, czy doszło do pracy nadliczbowej w rozumieniu art. 151 kodeksu pracy i czy praca ta była wynikiem przekroczenia normy dobowej czy przeciętnej normy tygodniowej, powinna być dokonywana z uwzględnieniem definicji doby pracowniczej. Jeżeli zaś praca taka zostanie pracownikowi polecona do wykonania w okresie, który objęty jest dobą pracowniczą rozpoczętą poprzedniego dnia kalendarzowego, to powinna być ona zakwalifikowana jako praca nadliczbowa wynikająca z przekroczenia dobowej normy czasu pracy. Jeżeli natomiast praca taka zostanie pracownikowi polecona do wykonania w czasie, który nie jest już objęty dobą pracowniczą rozpoczętą poprzedniego dnia kalendarzowego (bowiem upłynęły już 24 godziny od rozpoczęcia przez pracownika pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w poprzednim dniu kalendarzowym), to praca taka powinna być zakwalifikowana jako praca nadliczbowa wynikająca z przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy.

Przykładowy zapis w regulaminie pracy

Pracownicy rozpoczynają pracę pomiędzy godziną 7.30 a godziną 10.00, kończą natomiast po upływie obowiązującej ich dobowej normy czasu pracy.

W celu zapewnienia prawidłowej realizacji zadań kierownicy komórek organizacyjnych mogą zobowiązać pracowników do świadczenia pracy w godzinach 8.15-16.15.

Kierownicy komórek organizacyjnych mogą wprowadzić węższy przedział czasowy niż wskazany w ust. 1.

Ewa Łukasik

 prawnik, pracownik administracji rządowej

Podstawa prawna

Art. 9, art. 97 ust. 1-4 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. nr 227, poz. 1505 ze zm.). Rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 25 kwietnia 2007 r. w sprawie czasu pracy pracowników urzędów administracji rządowej (Dz.U. nr 76, poz. 505 ze zm.). Art. 128 par. 3 pkt 1, art. 132, 133, art. 140¹, art. 150 par. 1-3, par. 5, art. 241^25a ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.).