Co trzeba wiedzieć, zanim wyśle się zatrudnionego do pracy u naszego zachodniego sąsiada

Chcemy zatrudnić 10 pracowników i oddelegować ich do pracy w Niemczech. Będą tam świadczyć pracę na rzecz niemieckiej firmy. Jakie przepisy znajdą zastosowanie do tych zatrudnionych - polski kodeks pracy czy regulacje niemieckie? Jakie wynagrodzenie minimalne będzie obowiązywało tych pracowników? Gdzie odprowadzane są składki na ubezpieczenia społeczne oraz PIT? Którym przepisom wewnątrzzakładowym będą podlegać pracownicy?

Bliskie sąsiedztwo powoduje, że wiele polskich firm działa na terenie Niemiec. Aby zaś świadczyć tam usługi, konieczne jest wysłanie pracowników lub szukanie ich na miejscu. Zakładając, że w celu realizacji usługi polska firma będzie wysyłać polskich pracowników, możliwe są trzy możliwości.

Zatrudnienie za granicą

Skoro usługi są wykonywane za granicą, można zatrudnić pracowników pod dany projekt, wskazując jako miejsce pracy Niemcy (miejsce na terenie Niemiec). W takim przypadku składki ubezpieczeniowe od razu będą płacone w Niemczech, niezależnie od tego, czy zatrudniani będą Niemcy, czy Polacy. Co do zasady w Niemczech będzie także płacony podatek dochodowy.

Podróż służbowa

Podstawowy problem z podróżami służbowymi dotyczy czasu ich trwania. Żaden przepis nie określa wprost limitu czasu trwania podróży służbowej. Często stwierdza się jednak, że delegacja może trwać do 3 miesięcy, co zwolennicy tego poglądu wywodzą z art. 42 par. 4 kodeksu pracy (dalej: k.p.). Problem jednak w tym, że przepis ten mówi o możliwości powierzenia pracownikowi pracy innej niż określona w umowie, co należy rozumieć jako pracę innego rodzaju, a nie pracę wykonywaną w innym miejscu.

Przy podróżach służbowych zazwyczaj składki i podatek płaci się w Polsce, a dodatkowo można korzystać ze zwolnień dotyczących diet i innych świadczeń wypłacanych z tytułu delegacji (noclegi, przejazdy i dojazdy oraz inne uzasadnione wydatki).

Oddelegowanie

Przepisy nie definiują pojęcia oddelegowania. Zazwyczaj delegacje i oddelegowania rozróżnia się, stosując kryterium czasowe. Problem jednak w tym, że kryterium to nie wynika z obowiązujących przepisów.

Od strony technicznej delegacja polega na wykonywaniu pracy poza miejscem pracy, a oddelegowanie - na czasowej zmianie miejsca pracy. Tym samym w przypadku oddelegowania nie wystarczy wydanie polecenia wyjazdu służbowego, ale konieczne są aneks do umowy o pracę lub stosowne porozumienie.

Brak wyraźnej regulacji dotyczącej oddelegowania powoduje, że rodzi ono wiele problemów prawnych.

Okazuje się, że zgodnie z przepisami unijnymi - art. 9 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 593/2008 - indywidualna umowa o pracę podlega prawu wybranemu przez strony. Taki wybór prawa nie może jednak prowadzić do pozbawienia pracownika ochrony przyznanej mu na podstawie przepisów, których nie można wyłączyć w drodze umowy oraz na mocy prawa, jakie w przypadku braku wyboru, byłoby właściwe. W zakresie, w jakim strony nie dokonały wyboru prawa, umowa podlega prawu państwa, w którym pracownik zazwyczaj świadczy pracę. Za zmianę państwa, w którym zazwyczaj świadczona jest praca, nie uważa się tymczasowego zatrudnienia w innym państwie. Jeżeli nie można ustalić prawa właściwego w ten sposób, umowa podlega prawu państwa, w którym znajduje się przedsiębiorstwo, za pośrednictwem którego zatrudniono pracownika. Jeżeli jednak ze wszystkich okoliczności wynika, że umowa wykazuje ściślejszy związek z państwem innym niż wskazane powyżej jako właściwe, stosuje się prawo tego innego państwa.

Oznacza to, że jeżeli polska firma deleguje pracownika do Niemiec, to umowa domyślnie będzie podlegać prawu polskiemu, ale strony mogą postanowić inaczej. Jeżeli pracownicy zostaną delegowani do innego zakładu pracy, mogą być także zobowiązani do przestrzegania wewnętrznych regulacji zakładowych obowiązujących w tym zakładzie pracy.

Wybór dokonany przez strony nie będzie jednak wyborem absolutnym. Poszczególne kraje unijne wymagają bowiem, aby pracownicy delegowani mieli zapewnione minimalne standardy miejscowego prawa pracy w zakresie chociażby czasu pracy czy minimalnego wynagrodzenia za pracę. W efekcie przy oddelegowaniu do Niemiec trzeba pracownikowi zapewnić co najmniej minimalne wynagrodzenie obowiązujące w Niemczech. Należy przy tym pamiętać, że w kraju tym nie obowiązuje minimalne wynagrodzenie w rozumieniu polskich przepisów. Narzucona płaca minimalna obowiązuje jedynie w odniesieniu do konkretnych grup, definiowanych np. według sektora lub zawodu. Przykładowo dla zatrudnionych w ramach użyczania pracowników (Arbeitnehmerüberlassung), i dla pracowników tymczasowych (Leiharbeiter) minimalna stawka godzinowa wynosi od 1 stycznia 2014 r. w zachodnich krajach związkowych 8,50 euro, a we wschodnich 7,86 euro.

W przypadku oddelegowania istotne są także kwestie dotyczące opodatkowania. Zgodnie z art. 15 umowy podpisanej w Berlinie 14 maja 2003 r. między Rzecząpospolitą Polską a Republiką Federalną Niemiec w sprawie unikania podwójnego opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i od majątku istotny jest czas pobytu za granicą - jeżeli pracownik przebywa w Niemczech przez okres lub okresy nieprzekraczające łącznie 183 dni podczas 12-miesięcznego okresu, rozpoczynającego się lub kończącego w danym roku podatkowym - pracodawca będzie rozliczał podatek w Polsce. W przypadku dłuższych wyjazdów pracownik podlegać będzie opodatkowaniu w Niemczech. Polski pracodawca nie ma statusu niemieckiego płatnika, wobec czego pracownik będzie musiał sam opłacać swój podatek. Przychody opodatkowane w Niemczech są w Polsce wolne od podatku.

Podatek jest jednak od razu płacony w Niemczech, jeżeli:

wpracownik wykonuje w ramach pracy najemnej również usługi na rzecz osoby innej niż pracodawca, która kontroluje bezpośrednio lub pośrednio sposób wykonania tych usług i

wpracodawca nie ponosi odpowiedzialności lub ryzyka za skutki pracy wykonanej przez pracownika.

W zakresie składek ubezpieczeniowych zastosowanie znajdzie art. 11 ust. 2 lit. a rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004, zgodnie z którym osoba wykonująca w państwie członkowskim pracę najemną lub pracę na własny rachunek podlega ustawodawstwu tego państwa. Określenie "praca najemna" oznacza wszelką pracę lub sytuację równoważną, traktowaną jako taką do celów stosowania ustawodawstwa w zakresie zabezpieczenia społecznego państwa członkowskiego, w którym taka praca lub sytuacja równoważna ma miejsce (a więc w Polsce dotyczy to m.in. umów-zleceń).

W przypadku oddelegowania składki mogą być wciąż płacone w Polsce przez okres 24 miesięcy, pod warunkiem posiadania poświadczonego przez ZUS formularza A-1. Jeżeli składki są płacone w Polsce, warto korzystać ze zwolnienia określonego w par. 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Zgodnie z nim podstawy wymiaru składek nie stanowi część wynagrodzenia pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców - w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju za każdy dzień pobytu określonej we właściwych przepisach. Z tym jednak zastrzeżeniem, że tak ustalony miesięczny przychód tych osób stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty prognozowanego na dany rok przeciętnego wynagrodzenia (w 2014 r. - 3746 zł). Zwolnienie to pozwala na znaczne oszczędności w zakresie składek ZUS - w przypadku Niemiec stawka diet wynosi 49 euro, co przy 30-dniowym miesiącu daje zwolnienie w wysokości 1470 euro (czyli 6174 zł przy kursie 4,2 zł). Aby jednak w pełni skorzystać ze zwolnienia, wynagrodzenie pracownika musi wynieść ok. 10 tys. zł miesięcznie.

Z kolei jeśli składki będą płacone w Niemczech, obowiązek ich płacenia będzie ciążył na pracodawcy. Wypełnienie tego obowiązku może być jednak trudne, dlatego konieczne może się okazać więc korzystanie z pomocy niemieckiego biura księgowego.

Alternatywą jest zawarcie z pracownikiem umowy o samodzielnym opłacaniu składek - możliwość taka przewidziana jest w art. 21 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z 16 września 2009 r. dotyczącego wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (tekst mający znaczenie dla EOG i dla Szwajcarii). Problemem może być jednak to, czy pracownicy zgodzą się na samodzielne opłacanie składek oraz czy będą w stanie wypełnić ciążące na nich obowiązki. Tak więc wciąż może zachodzić konieczność korzystania z pomocy niemieckiego biura księgowego.

Podsumowanie

Powyższe powoduje, że niełatwo jest sporządzić listę płac w przypadku pracowników oddelegowanych do Niemiec. Ilość zmiennych, które trzeba uwzględnić, skutkuje tym, że nie sposób podać w sposób ścisły zasad rozliczania wynagrodzenia. Na dodatek w niektórych przypadkach mogą być wprowadzone prawem niemieckim dodatkowe warunki do spełnienia.

W szczególności dotyczy to branży budowlanej - pracodawcy wykonujący w przeważającej mierze prace budowlane zobowiązani są do zgłoszenia pracowników do niemieckiej kasy urlopowej, prowadzonej przez instytucję o nazwie SOKA-BAU i odprowadzania stosownych składek. Szczegółowe informacje na temat niemieckiej kasy urlopowej zawarte są w broszurze, m.in. w języku polskim, pod adresem internetowym:

www.soka-bau.de/export2/sites/default/soka_bau/downloads/europa_ag_polnisch.pdf.

Ważne dla pracodawcy

Umowa o pracę za granicą	Opłacany w Niemczech	Opłacane w Niemczech	Obowiązujące na podstawie prawa niemieckiego	Obowiązujące u niemieckiego pracodawcy
Podróż służbowa	Opłacany w Polsce	Opłacane w Polsce	Obowiązujące na podstawie polskich przepisów	Obowiązujące u polskiego pracodawcy
Oddelegowanie	● jeżeli pracownik przebywa w Niemczech przez okres lub okresy nieprzekraczające łącznie 183 dni podczas 12-miesięcznego okresu, rozpoczynającego się lub kończącego w danym roku podatkowym -podatek rozliczany jest w Polsce; ● w przypadku dłuższych wyjazdów pracownik podlegać będzie opodatkowaniu w Niemczech	● składki mogą być wciąż płacone w Polsce przez okres 24 miesięcy, pod warunkiem posiadania poświadczonego przez ZUS formularza A-1 ● jeśli składki będą płacone w Niemczech, obowiązek ich płacenia ciążył będzie na pracodawcy ● Alternatywą jest zawarcie z pracownikiem umowy o samodzielnym opłacaniu składek	Obowiązujące na podstawie prawa niemieckiego	Obowiązujące u niemieckiego pracodawcy

Oprac. KD

@RY1@i02/2014/025/i02.2014.025.217000500.802.jpg@RY2@

Paweł Ziółkowski specjalista w zakresie podatków i prawa pracy

Paweł Ziółkowski

specjalista w zakresie podatków i prawa pracy

Podstawa prawna

Art. 42 par. 4 i 77⁵ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Art. 9 rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) Nr 593/2008 z 17 czerwca 2008 r. w sprawie prawa właściwego dla zobowiązań umownych (Rzym I) (Dz.Urz. UE L nr 177, poz. 6).

Art. 15 umowy podpisanej w Berlinie 14 maja 2003 r. między Rzecząpospolitą Polską a Republiką Federalną Niemiec w sprawie unikania podwójnego opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i od majątku (Dz.U. z 2005 r. nr 12, poz. 90).

Art. 11 ust. 2 lit. a rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz.Urz. UE L nr 166, poz. 1).

Par. 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).

Art. 21 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z 16 września 2009 r. dotyczącego wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (tekst mający znaczenie dla EOG i dla Szwajcarii) (Dz.Urz. UE L nr 284, poz. 1).