Poradnia dla służb mundurowych

● Kiedy powołany na inne stanowisko pracownik, który ma aktualne badania, musi je znów wykonać

● Jaki jest okres wypowiedzenia dla odwołanego

● Pod jakimi warunkami można odwołać dyrektora w trakcie choroby

● Czy ustne wyznaczenie stanowiska po urlopie bezpłatnym jest ważne

● Urzędnik został powołany na wyższe stanowisko w tej samej instytucji, w której był zatrudniony przed powołaniem. Czy należy założyć dla niego nowe akta osobowe?

Dokumentacja związana z obydwoma stosunkami pracy może być gromadzona w tej samej teczce akt osobowych. Zagadnienie to zostało uregulowane rozporządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Stosownie do par. 6 tego rozporządzenia pracodawca zakłada i prowadzi akta osobowe oddzielnie dla każdego pracownika - a nie oddzielnie dla każdego stosunku pracy. Pracodawca może więc gromadzić dokumentację pracowniczą związaną ze stosunkiem pracy na wyższym stanowisku w służbie cywilnej w tej samej teczce akt osobowych, w której prowadzona jest dokumentacja związana ze stosunkiem pracy nawiązanym na stanowisku niebędącym wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej.

Podstawa prawna

Par. 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 ze zm.).

● Pracownik zatrudniony w urzędzie na stanowisku głównego specjalisty został powołany na stanowisko zastępcy dyrektora w tym samym urzędzie. Pracownik ma aktualne okresowe badania lekarskie. Czy pracodawca mimo to powinien skierować go na wstępne badania lekarskie?

Tak. Zgodnie z art. 229 par. 1 kodeksu pracy wstępnym badaniom lekarskim podlegają osoby przyjmowane do pracy. Kodeks pracy enumeratywnie wskazuje przypadki, w których nawiązanie stosunku pracy nie wymaga ponownego wykonania wstępnych badań lekarskich. Nie podlegają im osoby przyjmowane ponownie do pracy u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy z tym pracodawcą.

Kolejnym wskazanym w kodeksie wyjątkiem od obowiązku przeprowadzania badań lekarskich są osoby przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy. Warunkiem jest, że przedstawią pracodawcy aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie, a pracodawca stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych. Wyjątek ten stosuje się odpowiednio także w przypadku przyjmowania do pracy osoby pozostającej jednocześnie w stosunku pracy z innym pracodawcą. Kodeks pracy nie daje więc podstaw do zwolnienia z obowiązku wykonania wstępnych badan lekarskich w przypadku zawarcia równoległego stosunku pracy z tym samym pracodawcą. Należy bowiem pamiętać, że na gruncie prawa pracy zawarcie z pracownikiem dodatkowego stosunku pracy dopuszczalne jest wyjątkowo, jeżeli rodzaj pracy jest wyraźnie inny niż uzgodniony w podstawowym stosunku pracy. W związku z powyższym co do zasady warunki pracy na tych stanowiskach są różne. Na gruncie powszechnego prawa pracy wprowadzenie takiego wyjątku byłoby więc niecelowe.

Mając na uwadze brak odrębnych regulacji w tym zakresie w ustawie o służbie cywilnej, należy uznać, że osoba zatrudniona na stanowisku głównego specjalisty, powołana na stanowisko zastępcy dyrektora w tym samym urzędzie, powinna zostać skierowana na wstępne badania lekarskie, nawet w przypadku gdy na nowym stanowisku pracy warunki pracy są takie same, jak na zajmowanym dotychczas. Należy również przypomnieć, że zgodnie z art. 229 par. 4 k.p. pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie.

Podstawa prawna

Art. 229 par. 1 i 4 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).

● Pracownik został powołany 1 marca 2016 r. na stanowisko dyrektora departamentu w jednym z urzędów. Dyrektor generalny 2 września 2016 r. odwołał go z zajmowanego stanowiska. Przed powołaniem pracownik był zatrudniony w tym urzędzie na stanowisku niebędącym wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej od 1 stycznia 2006 r. (na stanowisku tym udzielono mu urlopu bezpłatnego na czas powołania). Jaki okres wypowiedzenia obowiązuje po odwołaniu tego pracownika?

Odwołanemu pracownikowi przysługuje trzymiesięczny okres wypowiedzenia. Do stosunku pracy na podstawie powołania stosuje się przepisy dotyczące umowy na czas nieokreślony (o ile przepisy rozdziału III oddziału I kodeksu pracy nie stanowią inaczej). Okres wypowiedzenia w przypadku odwołania z wyższego stanowiska w służbie cywilnej ustala się więc w ten sam sposób jak okres wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony. Jest on uzależniony od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy i wynosi:

2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,

1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy.

3 miesiące, jeżeli zatrudnienie trwało co najmniej 3 lata.

Sąd Najwyższy w uchwale z 15 stycznia 2003 r. (sygn. akt III PZP 20/02) stwierdził, że przy ustalaniu okresu wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony uwzględnia się wszystkie okresy zatrudnienia u tego samego (danego) pracodawcy. Nie ma podstaw, aby przy obliczaniu okresu wypowiedzenia dla dodatkowego równoległego stosunku pracy stosować odrębne zasady polegające na wyłączeniu z okresu zatrudnienia u danego pracodawcy trwającej równolegle umowy o pracę. W związku z powyższym, ustalając okres wypowiedzenia wynikającego z odwołania z wyższego stanowiska w służbie cywilnej, należy uwzględnić cały okres zatrudnienia tego pracownika w urzędzie, a więc okres zatrudnienia u tego pracodawcy liczymy od 1 stycznia 2006 r. Tym samym pracownikowi przysługuje trzymiesięczny okres wypowiedzenia.

Należy również pamiętać, że w przypadku gdy w okresie zatrudnienia nastąpiło przejście zakładu pracy lub jego części, w której pracownik jest zatrudniony, na innego pracodawcę w trybie art. 23¹ kodeksu pracy, do okresu zatrudnienia u danego pracodawcy zalicza się okres zatrudnienia przed przejęciem oraz po przejęciu zakładu. Podobnie należy zsumować okres zatrudnienia, w przypadku gdy nowy pracodawca na podstawie innych przepisów jest następcą prawnym w stosunkach pracy nawiązanych przez pracodawcę poprzednio zatrudniającego danego pracownika. Do sytuacji takich prowadzą przeniesienia, o których mowa w rozdziale 5 ustawy o służbie cywilnej.

Załóżmy np., że pracownik był od 1 stycznia 2006 r. zatrudniony w ministerstwie X, a 1 września 2016 r. na podstawie art. 64 ustawy o służbie cywilnej został przeniesiony do ministerstwa Y. Dyrektor generalny ministerstwa Y powołał tego pracownika 5 września na stanowisko zastępcy dyrektora, jednocześnie udzielając mu urlopu bezpłatnego na czas powołania na dotychczas zajmowanym stanowisku. Przyjmijmy, że dyrektor generalny 19 grudnia 2016 r. odwoła tego pracownika z wyższego stanowiska w służbie cywilnej. W takiej sytuacji ustalając obowiązujący okres wypowiedzenia, powinien uwzględnić również okres zatrudnienia w ministerstwie X. Staż tego pracownika będzie więc liczony od 1 stycznia 2006 r. Tym samym odwołanemu pracownikowi będzie przysługiwał trzymiesięczny okres wypowiedzenia.

Podstawa prawna

Art. 64 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1111 ze zm.).

Rozdz. III oddział I ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).

● Pracownik zatrudniony na stanowisku dyrektora departamentu od 1 czerwca 2016 r. nieprzerwanie przebywa na zwolnieniu lekarskim. Czy można odwołać go z zajmowanego stanowiska? Jak tego dokonać? Kiedy rozwiąże się stosunek pracy?

Osoba zajmująca wyższe stanowisko w służbie cywilnej może być odwołana z tego stanowiska w okresie usprawiedliwionej nieobecności w pracy spowodowanej chorobą. W takim przypadku straci stanowisko z chwilą skutecznego złożenia oświadczenia woli o odwołaniu (chyba że w dokumencie tym zostanie wskazana późniejsza data), natomiast bieg okresu wypowiedzenia rozpocznie się dopiero po upływie okresu usprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Pracownik powołany na wyższe stanowisko w służbie cywilnej może być z niego odwołany w każdym czasie. Zgodnie z kodeksem pracy pracownik zatrudniony na podstawie powołania nie korzysta też na równi z pracownikami pozostającymi w stosunkach pracy na podstawie umów o pracę z ochrony trwałości stosunku pracy, polegającej na ograniczeniu swobody rozwiązania stosunku pracy przez pracodawcę w przypadkach określonych w kodeksie pracy lub przepisach szczególnych. Odwołanie z wyższego stanowiska w służbie cywilnej jest więc możliwe w czasie usprawiedliwionej nieobecności w pracy pracownika, w tym również spowodowanej niezdolnością do pracy.

Oświadczenie woli o odwołaniu z wyższego stanowiska w służbie cywilnej powinno być sporządzone na piśmie. Prawo pracy nie normuje wyczerpująco sposobu składania oświadczeń woli. Nie reguluje m.in. kwestii, w jakim momencie należy uznać, że oświadczenie woli o odwołaniu zostało złożone. Odpowiedź na to pytanie zawiera art. 61 zdanie 1 kodeksu cywilnego, zgodnie z którym oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła się zapoznać z jego treścią. Przepis ten ma odpowiednie zastosowanie do stosunku pracy z powołania. W przypadku gdy odwoływany pracownik jest nieobecny w pracy, oświadczenie o odwołaniu ze stanowiska można wysłać pocztą lub drogą elektroniczną. Jak wynika z art. 78¹ par. 2 k.c., oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. W związku z powyższym wypowiedzenie wysłane e-mailem będzie skuteczne wyłącznie wtedy, gdy zostanie opatrzone e-podpisem. Stanowisko takie przyjął Sąd Najwyższy w wyroku z 24 sierpnia 2009 r. (sygn. akt I PK 58/09).Oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła się zapoznać z jego treścią (art. 61 par. 2 k.c.).

W razie odwołania w okresie usprawiedliwionej nieobecności bieg wypowiedzenia rozpoczyna się po upływie tego okresu, a jeżeli upłynęły okresy ochronne z art. 53 par. 1 kodeksu pracy, można z pracownikiem rozwiązać stosunek pracy bez wypowiedzenia (art. 72 par. 1 k.p.).

Nie ma natomiast znaczenia usprawiedliwiona nieobecność w pracy, która rozpoczęła się już w okresie biegnącego wypowiedzenia odwołanego pracownika. Okres ten nie zawiesza bowiem biegu wypowiedzenia i stosunek pracy zostaje rozwiązany w przewidzianym terminie.

Przyjmijmy, że osoba zajmująca wyższe stanowisko w służbie cywilnej od 1 czerwca 2016 r. przebywa na zwolnieniu lekarskim. 15 września odebrała przesyłkę poleconą, w której znajdowało się pismo informujące o odwołaniu ze stanowiska. Pismo nie wskazywało daty, z jaką ma nastąpić odwołanie. W tej sytuacji odwołanie nastąpi z chwilą, kiedy pracownik zapoznał się z oświadczeniem woli pracodawcy, tj. 15 września 2016 r. Bieg okresu wypowiedzenia rozpocznie się natomiast po zakończeniu usprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Podstawa prawna

Art. 61 zdanie 1, art. 61 par. 2, art. 78¹ par. 2 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 380 ze zm.).

Art. 53 par. 1, art. 72 par. 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).

● Czy pracownikowi powracającemu do pracy po urlopie bezpłatnym dyrektor generalny może nie wyznaczyć stanowiska pracy? Czy stanowisko trzeba wyznaczać, jeśli pracownik ma wrócić na to samo stanowisko, które zajmował przed powołaniem?

Z ustawy o służbie cywilnej wynika obowiązek wyznaczenia przez dyrektora generalnego urzędu stanowiska pracy zgodnego z kwalifikacjami i umiejętnościami zawodowymi odwołanego członka korpusu służby cywilnej. Obowiązek ten nie jest wyłączony również w przypadku, gdy pracownik powraca na stanowisko zajmowane przed powołaniem.

Ustawa o służbie cywilnej nie przewiduje szczególnego trybu dla dokonania czynności wyznaczenia stanowiska. Natomiast przepisy powszechnego prawa pracy nie przewidują wyznaczenia jako trybu zmiany warunków pracy lub płacy. Wyznaczenie stanowiska pracy na gruncie ustawy o służbie cywilnej jest jednostronną czynnością pracodawcy, wywierającą skutek w postaci zmiany warunków zatrudnienia, z dniem wskazanym w akcie wyznaczenia. Czynność ta powinna zostać dokonana na piśmie z zachowaniem ogólnych norm prawa pracy.

Zgodnie z art. 53a ust. 9 ustawy o służbie cywilnej wyznaczenie przez dyrektora generalnego urzędu stanowiska pracy następuje po zakończeniu urlopu bezpłatnego. Wyznaczenie prowadzące do zmiany w warunkach zatrudnienia odwołanego pracownika lub urzędnika służby cywilnej może więc nastąpić dopiero po zakończeniu urlopu bezpłatnego udzielonego na czas powołania. Jednocześnie należy to zrobić w taki sposób, aby pracownik zgłaszający się po zakończeniu urlopu bezpłatnego mógł przystąpić do pracy na wyznaczonym mu stanowisku.

W związku z tym, że przepisy nie zastrzegają dla wyznaczenia formy pisemnej pod rygorem nieważności, dopuszczenie pracownika do pracy na stanowisku zajmowanym przed powołaniem może zostać uznane za złożenie w sposób dorozumiany oświadczenia pracodawcy o wyznaczeniu na to stanowisko. W takiej sytuacji późniejsza zmiana treści stosunku pracy mogłaby nastąpić jedynie w drodze przeniesienia - w przypadku urzędnika służby cywilnej - albo wypowiedzenia zmieniającego lub porozumienia - w przypadku pracownika służby cywilnej. Dlatego też istotne jest, aby wyznaczenie stanowiska pracy następowało przed dopuszczeniem pracownika do pracy.

Podstawa prawna

Art. 53a ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1111 ze zm.).

@RY1@i02/2016/183/i02.2016.183.088000600.101(c).jpg@RY2@

Ewa Łukasik

prawnik, legislator, pracownik administracji rządowej