Komentarz do ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy [wyciąg]

17 października 2018

(t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 917)

Dzisiaj przedstawiamy komentarz do tych przepisów kodeksu pracy (dalej: k.p.) i ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa), które zostały zmienione ustawą z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357; dalej: ustawa nowelizacyjna). Celem nowelizacji, która wejdzie w życie 1 stycznia 2019 r., jest ujednolicenie zasad przechowywania akt pracowniczych i wynikających z nich konsekwencji. Trzeba jednak podkreślić, że zmienione przepisy kodeksu pracy ustalają jedynie podstawowe reguły, a szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji wprowadzone zostaną aktem wykonawczym ministra właściwego do spraw pracy wydanym w porozumieniu z ministrem do spraw informatyzacji, który zastąpi obowiązujące obecnie rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 894). Komentarz do rozporządzenia zostanie opublikowany odrębnie w Tygodniku Kadry i Płace.

Na mocy dotychczasowych przepisów pracodawca miał obowiązek jedynie prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników oraz przechowywać ją w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Po zmianach art. 94 k.p. nakazywał będzie także prowadzenie i przechowywanie ich z zachowaniem poufności, integralności, kompletności oraz dostępności. Dokumentacja ta – w nowych przepisach określana już zbiorczo jako dokumentacja pracownicza – będzie musiała być przechowywana w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Jeśli pracodawca nie będzie przechowywał tej dokumentacji przez wymagany przepisami czas, może zostać ukarany grzywną w wysokości nawet 30 tys. zł.

Dziesięcioletni okres przechowywania akt dotyczy ubezpieczonych (też zleceniobiorców) zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r. Trzeba jednak podkreślić, że płatnik będzie miał prawo warunkowego skrócenia przechowywania akt ubezpieczonych zatrudnionych między 1999 a 2019 r. z 50 na 10 lat. Aby to zrobić, będzie musiał przekazać do ZUS dane o ubezpieczonym w formie nowego dokumentu (raportu informacyjnego), w którym zawrze istotne, wymienione w ustawie systemowej informacje o ubezpieczonym, które w przyszłości zostaną wykorzystane przy przyznawaniu i obliczaniu świadczeń. Dotyczy to m.in. takich danych jak przychód i przyczyna rozwiązania umowy o pracę, ale przede wszystkim chodzi o informacje na temat zatrudnienia tych grup pracowników, które mają lub mogą mieć specjalne zasady przechodzenia na emeryturę. Taką grupą są nauczyciele. Jak zaznaczają twórcy ustawy, nie ujęto w tym wykazie danych dotyczących zatrudnienia górników, ponieważ są zbyt skomplikowane. Dokumentację ich dotyczącą płatnik będzie musiał przechowywać na dotychczasowych zasadach. Ubezpieczony nie będzie musiał przedkładać dodatkowych dokumentów do ZUS, bo wszystkie niezbędne informacje będą znajdowały się na jego koncie prowadzonym przez ZUS. Przy czym zawierający je raport będzie mógł być złożony zarówno za pracownika, jak i za zleceniobiorcę. Szczegółowo procedura ta została opisana w nowo dodanych do ustawy systemowej art. 41a–f. Pozwoli to na szybsze zniszczenie dokumentacji, co przełoży się na realne oszczędności dla firm. Pracodawca będzie miał jednak do tego prawo dopiero wtedy, gdy ani pracownik, ani – w przypadku jego śmierci – członkowie rodziny, nie odbiorą dokumentacji po upływie okresu przechowywania.

Trzeba pamiętać, że dla dokumentacji pracowników lub zleceniobiorców zatrudnianych przed 1999 r. okres przechowywania akt nadal będzie wynosić 50 lat. Pracodawca nie może za nich złożyć raportu informacyjnego i tym samym skrócić wymaganego okresu do 10 lat. Ubezpieczenie, jakiemu podlegali przed wejściem w życie reformy z 1999 r., miało zupełnie inny charakter od obecnego. Przede wszystkim płatnik nie odprowadzał zindywidualizowanej składki na obecnych zasadach, dlatego też świadczenia osób, które zakończyły pracę przed tą datą, oblicza się w oparciu o uzyskiwane wynagrodzenie, a nie składki, stąd też pełna dokumentacja pracownicza jest ZUS niezbędna.

Dużą i wyczekiwaną zmianą jest także to, że pracodawca nie będzie musiał prowadzić dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej. Będzie mógł ją prowadzić także elektronicznie, ponadto w każdej chwili ma prawo zmienić formę dokumentacji z papierowej na elektroniczną i odwrotnie. Obie te formy będą równoważne.

Zmiany w kodeksie pracy nie dotyczą jednak tylko akt. Zmianie ulega bowiem fundamentalna zasada wypłaty wynagrodzenia. Do 31 grudnia 2018 r. obowiązuje jeszcze stare brzmienie art. 86 par. 3 k.p., zgodnie z którym wynagrodzenie wypłaca się w gotówce (do rąk pracownika), chyba że ten złożył wniosek o wypłatę w formie przelewu na rachunek bankowy lub taką zasadę przyjęto w układzie zbiorowym pracy. Po wejściu w życie nowelizacji domyślnym sposobem wypłaty pensji będzie przelew, a osoby, które będą chciały otrzymywać wynagrodzenie gotówką, będą musiały złożyć odpowiedni wniosek.

Ustawa nowelizacyjna zmieniła ponadto przepisy ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1270 ze zm.) oraz ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 217 ze zm.). Zostaną one omówione w drugiej, ostatniej części komentarza, która ukaże się 22 listopada 2018 r.©℗

TYDZIEŃ Z KOMENTARZAMI – baza publikacji

Dotychczas w tygodniku Kadry i Płace komentowaliśmy m.in. ustawy:

z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych
z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy
z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców
z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych
z 23 maja 1991 r. o rozwiązywaniu sporów zbiorowych
z 13 lipca 2006 r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy
z 13 kwietnia 2007 r. o PIP
z 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach
z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa
z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę
z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych
z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych
z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy
z 10 stycznia 2018 r. o ograniczeniu handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni

Przeoczyłeś tygodnik? Znajdziesz go w wydaniach dgp na www.edgp.gazetaprawna.pl

Joanna Śliwińska

radca prawny

Art. 221. [Dane osobowe pracownika]

§ 1. Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1) imię (imiona) i nazwisko;

2) imiona rodziców;

3) datę urodzenia;

4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);

5) wykształcenie;

6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

§ 2. Pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania, niezależnie od danych osobowych, o których mowa w § 1, także:

1) innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;

2) numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL);

3) numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

§ 3. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i 2.

§ 4. Pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 2, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

§ 5. W zakresie nieuregulowanym w § 1–4 do danych osobowych, o których mowa w tych przepisach, stosuje się przepisy o ochronie danych osobowych.

▶ Uwaga! Dodany par. 2 ust. 3 wchodzi w życie 1 stycznia 2019 r.

komentarz

Zgodnie z komentowanym przepisem pracodawca ma prawo żądać od kandydata do pracy tylko informacji określonych w par. 1, a jeśli zostanie zatrudniony – także danych określonych w par. 2. Pracodawca może żądać udostępnienia innych informacji tylko wtedy, gdy wynika to z innych przepisów. Do takich regulacji należą np. przepisy o ubezpieczeniach społecznych, które niekiedy wymagają podania danych osobowych członków rodziny, aby móc skorzystać ze świadczeń ubezpieczeniowych (np. zasiłku opiekuńczego). Od 1 stycznia 2019 r. jedną z takich obowiązkowych informacji będzie numer rachunku bankowego. Wiąże się to ze zmianą art. 86 k.p. Zgodnie z jego nowym brzmieniem domyślnym sposobem przekazania wynagrodzenia nie będzie już wypłata gotówki do rąk pracownika, a przelew na rachunek bankowy. Wypłata pensji gotówką będzie nadal możliwa, o ile pracownik złożył o to wniosek. W takim przypadku nie będzie również zobowiązany do informowania pracodawcy o numerze swojego rachunku.
Zgodnie z art. 10 ustawy nowelizacyjnej pracodawca w terminie 21 dni od dnia wejścia w życie ustawy, a więc do 21 stycznia 2019 r., informuje pracowników, którzy dotychczas otrzymywali wynagrodzenie za pracę do rąk własnych, o obowiązku:

– podania numeru rachunku płatniczego, na który będzie wypłacane wynagrodzenie za pracę albo

– złożenia wniosku dotyczącego dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych.

Zgodnie z tym przepisem przejściowym pracownik ma siedem dni na podjęcie decyzji w tej sprawie. Jeśli jednak nie poda informacji o numerze rachunku, ale też nie złoży wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych, pracodawca wypłaca je w gotówce. [przykład 1]

przykład 1

Zwyczajowo w gotówce

Firma X zwyczajowo wypłaca pracownikom wynagrodzenie w gotówce, o czym pracownicy byli z góry uprzedzani. Nie składali więc wniosków o wypłatę pensji w formie przelewów na rachunek bankowy.

Po zmianach, aby pracodawca mógł nadal wypłacać wynagrodzenie w gotówce, wszyscy pracownicy będą musieli złożyć odpowiednie wnioski.©℗

Art. 86. [Forma i miejsce wypłaty wynagrodzenia]

§ 1. Pracodawca jest obowiązany wypłacać wynagrodzenie w miejscu, terminie i czasie określonych w regulaminie pracy lub w innych przepisach prawa pracy.

§ 2. Wypłaty wynagrodzenia dokonuje się w formie pieniężnej; częściowe spełnienie wynagrodzenia w innej formie niż pieniężna jest dopuszczalne tylko wówczas, gdy przewidują to ustawowe przepisy prawa pracy lub układ zbiorowy pracy.

§ 3. Wypłata wynagrodzenia jest dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złożył w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

▶ Uwaga! Zmieniony par. 3 wchodzi w życie 1 stycznia 2019 r.

komentarz

Jak wspomniano wcześniej, nowelizacja k.p. zmienia domyślny sposób wypłaty wynagrodzenia. Dotychczas pracodawca miał obowiązek wypłacania jej w gotówce do rąk pracownika, chyba że układ zbiorowy pracy stanowił inaczej lub pracownik wyraził na to zgodę na piśmie. W dobie upowszechnienia obrotu bezgotówkowego w większości przypadków wynagrodzenie było przekazywane na rachunek bankowy, jednak brzmienie przepisu pozostało niezmienne. Jego dostosowanie do wymogów współczesności ma także za zadanie jeszcze bardziej upowszechnić rozliczenia bezgotówkowe. A to zdaniem autorów ustawy nowelizacyjnej pozwoli ograniczyć szarą strefę. Płatności gotówkowe – w przeciwieństwie do elektronicznych – nie pozostawiają bowiem śladu, umożliwiając ukrycie przekazania środków. Wprowadzenie przepisów zmniejszających rolę gotówki w gospodarce na rzecz płatności elektronicznych może więc przyczynić się do ograniczenia szarej strefy w gospodarce i w efekcie do poprawy sytuacji konkurencyjnej uczciwych podmiotów i zwiększenia dochodów sektora finansów publicznych.

Pozwoli to także częściowo ograniczyć zjawisko zawierania fikcyjnych umów o pracę w celu np. uzyskania świadczeń z ubezpieczeń społecznych, gdzie w razie sporu z ZUS strony często twierdzą, że wypłata wynagrodzenia była dokonywana gotówką.

Jeśli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych, to na gruncie nowych przepisów pracodawca nie będzie miał prawa wypłacić mu pensji w ten sposób. Aktualność zachowuje zasada wskazana w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 10 lutego 2017 r., sygn. akt I OSK 3420/15, wydanego w oparciu o brzmienie art. 86 par. 3 k.p. obowiązujące do 1 stycznia 2019 r. NSA zaznaczył, że użyte w przepisie art. 86 par. 3 k.p. określenie „może” stwarza dla pracodawcy jedynie możliwość odstąpienia od sposobu wypłaty wynagrodzenia do rąk pracownika w podanych wyżej przypadkach i zastosowania innego sposobu wypłaty. Nie oznacza to jednak, że pracodawca, mając pisemną zgodę pracownika na inny sposób wypłaty wynagrodzenia, nadal będzie miał możliwość korzystania ze sposobu wypłaty do rąk pracownika. Sąd podkreślił, że pracownik, wyrażając zgodę na wypłatę wynagrodzenia przez przelew wynagrodzenia na konto bankowe, nie może pozostawać w niepewności co do sposobu spełnienia tego rodzaju świadczenia przez pracodawcę. Wypłata wynagrodzenia stanowiącego ekwiwalent wykonanej przez pracownika pracy jest jednym z głównych elementów treści stosunku pracy i zarazem podstawowym obowiązkiem pracodawcy, który jest obowiązany wypłacać wynagrodzenie w miejscu, terminie i czasie określonych w regulaminie pracy lub w innych przepisach prawa pracy. W odniesieniu do nowego brzmienia przepisu oznaczać to będzie, że pracodawca w przypadku braku stosownego wniosku pracownika nie będzie mógł zdecydować, że wypłaci wynagrodzenie gotówką.
Wniosek pracownika o wypłatę gotówką musi być złożony w formie papierowej lub elektronicznej bez konieczności opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Wniosek złożony ustnie jest nieważny.

Art. 94. [Podstawowe obowiązki pracodawcy]

Pracodawca jest obowiązany w szczególności:

1) zaznajamiać pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami;

2) organizować pracę w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, jak również osiąganie przez pracowników, przy wykorzystaniu ich uzdolnień i kwalifikacji, wysokiej wydajności i należytej jakości pracy;

2a) organizować pracę w sposób zapewniający zmniejszenie uciążliwości pracy, zwłaszcza pracy monotonnej i pracy w ustalonym z góry tempie;

2b) przeciwdziałać dyskryminacji w zatrudnieniu, w szczególności ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, a także ze względu na zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony albo w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy;

3) (uchylony);

4) zapewniać bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz prowadzić systematyczne szkolenie pracowników w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;

5) terminowo i prawidłowo wypłacać wynagrodzenie;

6) ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych;

7) stwarzać pracownikom podejmującym zatrudnienie po ukończeniu szkoły prowadzącej kształcenie zawodowe lub szkoły wyższej warunki sprzyjające przystosowaniu się do należytego wykonywania pracy;

8) zaspokajać w miarę posiadanych środków socjalne potrzeby pracowników;

9) stosować obiektywne i sprawiedliwe kryteria oceny pracowników oraz wyników ich pracy;

9a) prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza);

9b) przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;

10) wpływać na kształtowanie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego.

▶ Uwaga! Zmienione pkt 9a i pkt 9b wchodzą w życie 1 stycznia 2019 r.

komentarz

Artykuł 94 zawiera katalog obowiązków pracodawcy. Jednym z nich jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (pkt 9a). W brzmieniu przepisów obowiązujących do 31 grudnia 2018 r. ustawodawca nie posługuje się pojęciem „dokumentacja pracownicza”. Pojawi się ono dopiero 1 stycznia 2019 r., ponieważ zostaje wprowadzone ustawą nowelizacyjną. Komentowany artykuł zawiera jedynie podstawowe reguły prowadzenia dokumentacji, szczegółowy jej zakres określono we wspomnianym wcześniej rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Rozporządzenie precyzuje, że dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe, o których mowa w k.p., obejmuje:

A. dokumentację osobową,

B. dokumentację płacową – dotyczącą wypłaconego wynagrodzenia.

Dokumentację osobową stanowią akta osobowe pracownika oraz inne dokumenty takie jak: ewidencje, kartoteki, rejestry oraz wykazy gromadzone przez pracodawcę na podstawie innych przepisów.

Dokumentacja płacowa to imienna karta wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą.

Ani przepisy k.p., ani rozporządzenia nie precyzuje, w jakiej formie powinna być gromadzona dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika. Jak zauważają twórcy ustawy, mimo braku wyraźnego sformułowania obowiązku papierowego gromadzenia akt osobowych i pozostałej dokumentacji pracowniczej tworzący ją w postaci elektronicznej pracodawcy mogą ją traktować tylko jako wersję pomocniczą. Na stronie internetowej Państwowej Inspekcji Pracy w poradniku dla przedsiębiorców pt. „Dokumentacja pracownicza” inspekcja stwierdziła, że dokumentacja pracownicza musi być prowadzona w formie papierowej. Jeśli pracodawca przechowuje dokumenty w wersji elektronicznej, powinien również zadbać o to, aby przetrzymywać je tradycyjnie – w formie kartoteki.

Obowiązujące jeszcze stare przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek prowadzenie dokumentacji w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Po zmianach tych warunków będzie znacznie więcej. Pracodawca ma bowiem obowiązek przechowywać dokumentację w sposób gwarantujący:

– poufność,

– integralność,

– kompletność,

– dostępność,

w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Twórcy ustawy wyjaśniają, co należy rozumieć pod każdym z tych pojęć. I tak: zachowanie poufności to ograniczenie dostępu do dokumentacji pracowniczej tylko dla pracodawcy lub osób przez niego upoważnionych. Z kolei integralność wymaga zachowania spójnej struktury dokumentacji pracowniczej tak, aby każda zmiana w zgromadzonych dokumentach pozostawiała trwały ślad. Wymóg kompletności oznacza zagwarantowanie, że poszczególne dokumenty będą w całości znajdować się w jednej wybranej przez pracodawcę postaci dokumentacji pracowniczej. Dostępność dokumentacji pracowniczej oznacza zaś prowadzenie i przechowywanie jej na nośniku dostosowanym do zmieniającego się otoczenia technicznego.

Dotychczas kodeks pracy nie ustanawiał obowiązkowego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Obowiązujący 50-letni okres wynika z ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 217 ze zm.) oraz ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1270 ze zm.). Zgodnie z nowym przepisem pracodawca będzie musiał ją przechowywać przez 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że przepisy odrębne przewidują dłuższy okres przechowywania. Oznacza to przede wszystkim znaczne zmniejszenie kosztów przechowywania dokumentacji, związane jest to chociażby z mniejszą powierzchnią do jej przechowywania.

W niektórych przypadkach pracodawca będzie zobowiązany do dłuższego przechowywania dokumentacji, musi to być jednak wskazane w odrębnych przepisach.

Niedopełnienie obowiązków określonych w pkt. 9a i 9b jest wykroczeniem i jest zagrożone karą grzywny w wysokości od 1 do 30 tys. zł zgodnie z nowym brzmieniem art. 281. Jako oskarżyciel publiczny w sprawach o wykroczenia może występować inspektor pracy. W sprawach o wykroczenia przeciwko prawom pracowniczym oskarżycielem publicznym może być także prokurator. Pracownik może sam wystąpić z wnioskiem i rozpocząć postępowanie w sprawie o wykroczenia. Szerzej na ten temat w dalszej części komen tarza.

Art. 944. [Wydłużenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej mogącej stanowić dowód w postępowaniu]

Jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca:

1) jest stroną tego postępowania – przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do upływu okresu, o którym mowa w art. 94 pkt 9b; art. 947 stosuje się odpowiednio;

2) powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, przedłuża się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej; art. 947 stosuje się odpowiednio.

▶ Uwaga! Dodany art. 944 wejdzie w życie 1 stycznia 2019 r.

komentarz

W niektórych sytuacjach pracodawca będzie zobowiązany do przechowywania dokumentacji pracowniczej dłużej niż 10 lat, nawet gdy nie wynika to z odrębnych przepisów. Jak wynika z art. 944, będzie tak wtedy, gdy dokumentacja ta stanowi lub może stanowić dowód w postępowaniu. W takim przypadku będzie musiał ją przechowywać do czasu jego prawomocnego zakończenia. Musi jednak pamiętać, że przechowywanie akt w każdym przypadku nie może być krótsze niż 10 lat, o czym przypomina ustawodawca w treści tego przepisu. Nie jest jednak sprecyzowane, o jakiego rodzaju postępowanie chodzi, najczęściej oczywiście dokumentacja pracownicza będzie stanowiła dowód w postępowaniach przed sądem pracy lub przed sądem ubezpieczeń społecznych, nie można jednak wykluczyć innego rodzaju postępowania.
Może się też zdarzyć, że pracodawca nie będzie stroną w toczącym się postępowaniu, w którym dokumentacja będzie mogła stanowić lub już stanowi dowód. Jeśli dowie się o takim postępowaniu, będzie musiał ją przechowywać przez dodatkowe 12 miesięcy ponad 10-letni obowiązkowy okres jej przechowywania. Z ustawy nie wynika, aby powzięcie wiadomości o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania wymagało zachowania szczególnej formy. Pracodawcę może poinformować w zasadzie ktokolwiek lub dowolny organ, np. ZUS lub sąd. Trzeba jednak zauważyć, że w sytuacji, gdy przekazanie informacji nie zostało potwierdzone w żaden sposób (np. w formie korespondencji mailowej z działem kadr lub dowodem nadania listu poleconego), to pracownikowi trudno będzie udowodnić, że poinformował pracodawcę o konieczności przedłużenia przechowywania dokumentacji. I mimo że przepisy nie nakładają na pracownika żadnej specjalnej formy przekazania informacji, jej zachowanie wydaje się zasadne.

Przedłużenie przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczy każdego rodzaju postępowania – może to być np. postępowanie cywilne, karne, administracyjne lub innego rodzaju. Tak więc może to być także postępowanie np. dyscyplinarne toczone przed organami jakiejś organizacji, a nie przed sądem czy organem administracji publicznej.

W dodatkowym czasie były pracownik będzie mógł złożyć wniosek o przeprowadzenie dowodu z dokumentacji pracowniczej lub odebrać od pracodawcy potrzebne w sprawie dokumenty. Po upływie dodatkowego czasu pracodawca będzie miał obowiązek poinformować pracownika (pisemnie albo elektronicznie), że może odebrać dokumentację w ciągu 30 dni od otrzymania zawiadomienia. Jeżeli dokumentacja nie zostanie odebrana, pracodawca będzie mógł ją zniszczyć.

Jak zaznaczają autorzy ustawy, projektowane rozwiązania są zgodne z postanowieniami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1).

Art. 945. [Kontynuowanie prowadzenia dotychczasowej dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy]

§ 1. W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej.

§ 2. W przypadku, o którym mowa w § 1, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.

▶ Uwaga! Dodany art. 945 wchodzi w życie 1 stycznia 2019 r.

komentarz

Komentowany artykuł reguluje sytuację, w której pracodawca ponownie nawiązuje z byłym pracownikiem stosunek pracy w ciągu 10 lat od zakończenia lub wygaśnięcia poprzedniego. Jeśli były pracownik jest zatrudniany po upływie tego okresu, stosuje się reguły ogólne. Nawet jeśli dokumentacja byłego pracownika nie została zniszczona, to przepisy nie dają podstaw do jej kontynuowania.

Zgodnie z nowo dodanym art. 945 k.p. w przypadku ponownego zatrudnienia przed upływem 10 lat pracodawca nie tworzy nowej dokumentacji pracowniczej, ale będzie kontynuował prowadzenie dotychczasowej dokumentacji. A to oznacza przede wszystkim, że pracownik nie będzie musiał składać po raz drugi dokumentów, które już się w niej znajdują. Ustawa stwierdza dalej, że okres przechowywania dokumentacji będzie liczony od ustania stosunku pracy, który najpóźniej wygasł lub rozwiązał się.

Art. 946. [Przekazanie pracownikowi informacji o dokumentacji pracowniczej w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy]

W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

1) okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 945 § 2;

2) możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 945 § 2;

3) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2.

▶ Uwaga! Dodany art. 946 wchodzi w życie 1 stycznia 2019 r.

komentarz

Nawet po upływie ustawowego okresu przechowywania akt pracodawca nie może tak po prostu ich zniszczyć. Pracownik może zażądać ich zwrotu. O takiej możliwości pracownik musi zostać poinformowany. Nowo dodany art. 946 k.p. nakazuje pracodawcy, aby wraz ze świadectwem pracy poinformował go o tym, że:

– pracodawca będzie przechowywał dokumentację przez najbliższe 10 lat;

– pracownik ma prawo odebrać dokumentację pracowniczą w ciągu miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu jej przechowywania;

– pracodawca zniszczy ją, jeżeli pracownik nie odbierze dokumentacji pracowniczej w wyznaczonym terminie.

Informacja pracodawcy może być przekazana pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej i opatrzona podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej.

Przepisy nie nakazują więc pracodawcy przypominania pracownikowi po upływie 10 lat wymaganego przechowywania dokumentacji o możliwości jej odebrania. Powinien sam o tym pamiętać.

Art. 947. [Obowiązek zniszczenia dokumentacji pracowniczej lub wydania jej byłemu pracownikowi]

§ 1. Pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 946 pkt 2.

§ 2. W terminie, o którym mowa w § 1, do czasu zniszczenia, pracodawca może wydać dokumentację pracowniczą byłemu pracownikowi.

▶ Uwaga! Dodany art. 947 wchodzi w życie 1 stycznia 2019 r.

komentarz

Komentowany artykuł nakazuje pracodawcy zniszczenie dokumentacji w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści. Do jego obowiązków należy albo zniszczenie jej w swoim zakresie, albo powierzenie tej czynności podmiotowi gwarantującemu prawidłowe wykonanie usługi.
Zgodnie z 946 k.p. pracownik ma miesiąc kalendarzowy po upływie okresu przechowywania dokumentacji na odbiór dokumentacji. Jeśli tego nie zrobi, pracodawca nie musi niszczyć dokumentacji od razu, ma na to kolejne 12 miesięcy. Wiąże się to z wymogami dla pracodawcy, który – jak wskazano już wyżej – musi zniszczyć dokumentację w sposób uniemożliwiający jej odtworzenie, a zaplanowanie i przeprowadzenie tego procesu może trochę potrwać. [przykład 2]

przykład 2

Na odbiór 30 dni

Odbiór dokumentacji pracowniczej pani Anny upłynął 31 grudnia. Kobieta mogła odebrać dokumentację do 31 stycznia. Jeśli w tym terminie tego nie zrobi, pracodawca już 31 stycznia może dokumentację zniszczyć. Musi to zrobić w ciągu kolejnych 12 miesięcy. W tym okresie pani Anna także może zwrócić się o wydanie dokumentacji, ale nie ma gwarancji, że ją otrzyma. Pracodawca ma prawo ją bowiem zniszczyć. ©℗

Także w trakcie 12-miesięcznego okresu, który ustawa daje pracodawcy na zniszczenie nieodebranej dokumentacji, dokumentacja nadal może zostać wydana pracownikowi. W pewnym sensie par. 2 komentowanego artykułu jest więc sprzeczny z art. 946 k.p., który daje pracownikowi miesiąc na odebranie dokumentacji. Jak wskazują jednak autorzy ustawy, art. 947 par. 2 k.p. zapewnia podstawę prawną działania pracodawcy, który wyda dokumentację pracowniczą byłemu pracownikowi już po upływie miesięcznego terminu przeznaczonego na jej zwrot, a jednocześnie stwarza dodatkowe możliwości uzyskania dokumentacji pracowniczej byłemu pracownikowi, który nie zdążył jej odebrać w miesięcznym terminie. Pracownik ma więc gwarantowany termin miesięczny na odebranie dokumentacji (art. 946), a po jego upływie gwarancja ta wygasa, bo może odebrać dokumentację tylko wtedy, jeśli pracodawca jej nie zniszczył.

Art. 948. [Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną]

§ 1. Pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą.

§ 2. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

§ 3. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

▶ Uwaga! Dodany art. 948 wchodzi w życie 1 stycznia 2019 r.

komentarz

Dodany art. 948 k.p. pozwala pracodawcy zmienić postać prowadzenia i przechowywania dokumentacji z elektronicznej na papierową i odwrotnie. Zmiana będzie możliwa zarówno w trakcie trwania stosunku pracy, jak i po jego zakończeniu. Dzięki temu pracodawca może dostosować formę prowadzenia dokumentacji do aktualnej swojej sytuacji. Może się też zdarzyć, że część zakładu pracy lub cały zakład przejęty zostanie przez inny podmiot, który prowadzi dokumentację w innej formie. Komentowany artykuł pozwoli na ujednolicenie formy w nowo powstałym podmiocie.
Trzeba pamiętać, że pracodawca powinien prowadzić dokumentację dla wszystkich ubezpieczonych w jednolitej formie – albo papierowo, albo elektronicznie.
Co dziwne, ustawodawca zdecydował się na zawarcie w kodeksie pracy dość szczegółowych zasad dotyczących samego trybu zmiany postaci dokumentacji pracowniczej. Przekształcając dokumentację z papierowej na elektroniczną, pracodawca sporządza odwzorowania cyfrowego dokumentu (np. skan), i opatruje go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podpis (pieczęć) ten składa upoważniona przez pracodawcę osoba, potwierdzając zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Zgodnie z rozporządzeniem prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. nr 14 poz. 67) odwzorowanie cyfrowe to dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru. Odwzorowanie może być więc dokonane poprzez zeskanowanie dokumentacji, ale nie jest to jedyna, choć najszybsza, dopuszczalna forma. Tak dokonane odwzorowanie musi zostać potwierdzone w sposób przedstawiony w par. 2 komentowanego artykułu i zapisane w systemie teleinformatycznym lub na nośniku danych wykorzystywanym do prowadzenia lub przechowywania dokumentacji pracowniczej. Szczegółowe warunki przechowywania dokumentacji elektronicznej zostaną zawarte w rozporządzeniu wydanym na podstawie art. 2981 k.p.
Dużo prostsza będzie zamiana dokumentacji z elektronicznej na papierową. Wystarczy wydrukować dokument cyfrowy, a potem podpisać, potwierdzając tym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym. Może to zrobić albo pracodawca, albo upoważniona przez niego osoba.

Art. 949. [Obowiązek zawiadomienia o zmianie postaci dokumentacji pracowniczej oraz o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej]

§ 1. Pracodawca informuje pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy o:

1) zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej;

2) możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji, o której mowa w pkt 1.

§ 2. Pracodawca zawiadamia w postaci papierowej lub elektronicznej byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia.

§ 3. W przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej przysługuje następującym członkom rodziny:

1) dzieciom własnym, dzieciom drugiego małżonka oraz dzieciom przysposobionym;

2) przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnukom, rodzeństwu i innym dzieciom, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka;

3) małżonkowi (wdowie i wdowcowi);

4) rodzicom, w tym ojczymowi i macosze oraz osobom przysposabiającym.

▶ Uwaga! Dodany art. 949 wchodzi w życie 1 stycznia 2019 r.

komentarz

Nowe przepisy nakładają na pracodawcę wiele obowiązków związanych z dokumentacją pracowniczą. Jednym z takich nowych obowiązków jest informowanie pracowników o zmianie sposobu prowadzenia dokumentacji – z papierowej na elektroniczną lub odwrotnie.
Pracodawca powinien również poinformować pracowników o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania tej informacji. Szczegółowy tryb doręczenia zawiadomienia zostanie uregulowany w akcie wykonawczym wydanym na podstawie art. 2981 k.p. Pracownicy mogą więc odebrać albo dokumenty papierowe, albo dokumenty elektroniczne. Oznacza to, że przez co najmniej 30 dni pracodawca będzie musiał przechowywać dokumentację w obu formach – starej, która będzie oczekiwała na odebranie, oraz nowej.
Po śmierci pracownika lub byłego pracownika dokumentację pracowniczą będą mogli odebrać członkowie rodziny. Zgodnie z par. 3 komentowanego artykułu będzie to małżonek (wdowa i wdowiec), dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz przysposobione, przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka, a także rodzice, za których uważa się także ojczyma, macochę oraz osoby przysposabiające. Ustawa nie stawia żadnych warunków dla tych osób, aby mogły otrzymać dokumentację.

Art. 9410. [Zniszczenie poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej]

W przypadku nieodebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej zgodnie z art. 949, pracodawca może zniszczyć poprzednią postać takiej dokumentacji.

▶ Uwaga! Dodany art. 9410 wchodzi w życie 1 stycznia 2019 r.

komentarz

Jeśli pracownik (były pracownik) nie odbierze poprzedniej wersji dokumentacji, pracodawca będzie mógł ją zniszczyć. Nie ma jednak przeszkód, aby pracodawca przechowywał przez jakiś czas obie wersje. W przeciwieństwie do art. 947 par. 1, zgodnie z którym pracodawca ma obowiązek zniszczyć dokumentację po upływie okresu jej przechowywania, w tym przypadku przepis daje tylko możliwość zniszczenia starej wersji, ale nie nakłada takiego obowiązku ani nie ustanawia na to terminu. Oczywiście, zarówno starą, jak i nową wersję może przechowywać jedynie do upływu ustawowego okresu przechowywania dokumentacji pracowni czej.

Art. 9411. [Zrównanie papierowej i elektronicznej postaci dokumentacji pracowniczej]

Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej.

▶ Uwaga! Dodany art. 9411 wchodzi w życie 1 stycznia 2019 r.

komentarz

Ustawodawca zdecydował się na podkreślenie w art. 9411, że dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej będzie równoważna z dokumentacją pracowniczą w postaci papierowej, mimo że wynika to w zasadzie z artykułów poprzedzających. Zgodnie bowiem z omawianym wcześniej art. 94 pkt 9a k.p. pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w postaci papierowej lub elektronicznej, co już prowadzi do wniosku, że są to formy równoważne.

Jednak zdaniem autorów ustawy mogą się pojawić wątpliwości interpretacyjne w związku ze stosowaniem przepisów o zmianie postaci dokumentacji pracowniczej, dlatego zasadne stało się wyrażenie wprost normy, na podstawie której postacie papierowa i elektroniczna dokumentacji pracowniczej będą wywoływały jednakowe skutki prawne, w szczególności na gruncie przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych.

Nie będzie więc miało znaczenia, w jakiej formie dokumentacja będzie prowadzona. Każda z nich będzie mogła w taki sam sposób potwierdzać uprawnienia do świadczeń, jak również stanowić dowody w postępowaniach, np. administracyj nych.

Jak zaznaczają autorzy ustawy, przepis ten ma na celu również zapewnienie zgodności przyjmowanych rozwiązań z wymaganiami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE (eIDAS), zgodnie z którym skutek prawny dokumentu elektronicznego ani jego dopuszczalność w postępowaniu nie mogą być kwestionowane wyłącznie ze względu na jego postać.

Art. 9412. [Wniosek o wydanie dokumentacji pracowniczej]

Pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek:

1) pracownika lub byłego pracownika albo

2) osób, o których mowa w art. 949 § 3, w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika

– złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

▶ Uwaga! Dodany 9412 wchodzi w życie 1 stycznia 2019 r.

komentarz

Pracownik, a po jego śmierci członkowie rodziny, ma dostęp do dokumentacji pracowniczej. Mogą oni w każdym czasie złożyć wniosek o wydanie kopii części lub całości dokumentacji. Ustawa nie nakłada obowiązku uzasadniania wniosku ani zwrotu kosztów wydania kopii. Wydaje się, że skoro w komentowanym artykule mowa jest o kopii, to będzie ona wydana w takiej formie, w jakiej jest prowadzona.

Wniosek powinien zostać podpisany odpowiednio własnoręcznym podpisem albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Art. 281. [Katalog wykroczeń przeciwko prawom pracownika]

Kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu:

1) zawiera umowę cywilnoprawną w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 powinna być zawarta umowa o pracę,

1a) nie zawiadamia właściwego okręgowego inspektora pracy, w formie pisemnej lub elektronicznej, o zawarciu umowy o pracę, o której mowa w art. 251 § 4 pkt 4, wraz ze wskazaniem przyczyn zawarcia takiej umowy, w terminie 5 dni roboczych od dnia jej zawarcia,

2) nie potwierdza na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy,

3) wypowiada lub rozwiązuje z pracownikiem stosunek pracy bez wypowiedzenia, naruszając w sposób rażący przepisy prawa pracy,

4) stosuje wobec pracowników inne kary niż przewidziane w przepisach prawa pracy o odpowiedzialności porządkowej pracowników,

5) narusza przepisy o czasie pracy lub przepisy o uprawnieniach pracowników związanych z rodzicielstwem i zatrudnianiu młodocianych,

6) nie prowadzi dokumentacji pracowniczej,

6a) nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez okres, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, art. 945 § 2 i art. 946 pkt 2, albo przez dłuższy okres, jeżeli wynika on z odrębnych przepisów,

7) pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem;

– podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

▶ Uwaga! Zmieniony art. 281 pkt 6 i 7 oraz dodany art. 281 pkt 6a wchodzą w życie 1 stycznia 2019 r.

komentarz

Zmiany brzmienia pkt 6 i 7 mają charakter redakcyjny. W związku ze zmianą definicji w całej ustawie niezbędne było także wprowadzenie zmian w tych przepisach. Zgodnie z pkt 6 grzywną zagrożone będzie nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej (nowe pojęcie w ustawie), a nie, jak jest w przepisach obowiązujących do 31 grudnia 2018 r., dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. W związku z wprowadzeniem pojęcia „dokumentacja pracownicza” zmieniono także redakcję pkt 7.

Ustawa nowelizacyjna, dodając do k.p. art. 281 pkt 6a, wprowadza nowe, nieistniejące do tej pory na jego gruncie wykroczenie. Polega ono na naruszeniu obowiązku przechowywania dokumentacji pracowniczej przez wymagany czas. Chodzi tu nie tylko o podstawowe 10 lat, ale także dalszy okres, jeśli tego wymagają odrębne przepisy. Grzywna będzie groziła także za naruszenie art. 945 par. 2, zgodnie z którym, jeśli pracodawca zawarł z pracownikiem kilka stosunków pracy, to okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł. Karą zagrożone będzie także zbyt szybkie zniszczenie dokumentacji, które uniemożliwi pracownikowi jej odebranie w ciągu miesiąca od upływu przechowywania dokumentacji.

Art. 2981. [Delegacja ustawowa]

Minister właściwy do spraw pracy w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji określi, w drodze rozporządzenia:

1) zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, z uwzględnieniem wymagań dotyczących dokumentacji w postaci elektronicznej w zakresie organizacji jej przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi,

2) sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania oraz poprzedniej postaci tej dokumentacji w przypadku zmiany postaci jej prowadzenia i przechowywania, a także sposób odbioru dokumentacji pracowniczej,

3) sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub osobom, o których mowa w art. 949 § 3

– uwzględniając konieczność rzetelnego prowadzenia dokumentacji pracowniczej, zapewnienia realizacji prawa dostępu do tej dokumentacji, potrzebę przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem.

▶ Uwaga! Zmieniony art. 2981 wchodzi w życie 1 stycznia 2019 r.

komentarz

Zmiana komentowanego artykułu spowodowała, że obecnie obowiązujące rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika musi zostać zastąpione nowym aktem wykonawczym. Jest to niezbędne przede wszystkim dlatego, że ustawa nowelizacyjna wprowadziła do k.p. możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Istnieje potrzeba szczegółowego uregulowania kwestii technicznych, takich jak organizacji przetwarzania takiej dokumentacji i przenoszenie jej między systemami teleinformatycznymi lub sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej.
W nowym rozporządzeniu nie będą już umieszczone pomocnicze wzory dokumentów związanych ze stosunkiem pracy. Jak podkreślają autorzy ustawy, pomocnicze wzory, np. umowy pracę, zostaną zamieszczone na stronie internetowej Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Komentarz do ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych [wyciąg]

(t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1778 ze zm.)

Art. 4. [Definicje]

Użyte w ustawie określenia oznaczają:

1–5. (…)

6a) raport informacyjny – zestawienie informacji dotyczące ubezpieczonego, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 1 i 4, który został zgłoszony przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r., obejmujące:

a) dane dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty – za lata kalendarzowe przypadające w okresie od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2018 r.,

b) dane dotyczące wykonywania pracy przez nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego zatrudnionego w placówkach, o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 22 maja 2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 128), w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć – za okres od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2018 r., z wyjątkiem danych za nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego na podstawie tej ustawy,

c) dane dotyczące wykonywania pracy przez nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego zatrudnionego w placówkach, o których mowa w art. 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2017 r. poz. 1189 i 2203), w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć – za okres od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2008 r., z wyjątkiem danych za nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do emerytury na podstawie art. 88 tej ustawy,

d) dane dotyczące okresów wykony wania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, o której mowa w art. 32 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1383, 1386 i 2120 oraz z 2018 r. poz. 138 i 357) – za okres od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2008 r., z wyjątkiem danych za ubezpieczonego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do emerytury na podstawie art. 32, art. 33 lub art. 184 tej ustawy,

e) dane dotyczące okresów wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o której mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2017 r. poz. 664 oraz z 2018 r. poz. 138) – za okres od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2008 r., z wyjątkiem danych za ubezpieczonego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do emerytury pomostowej na podstawie tej ustawy,

f) informację, czy w okresie zatrudnienia pracownikowi przysługiwał ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy, o którym mowa w art. 74 ustawy z dnia 8 września 2000 r. o komercjalizacji i restrukturyzacji przedsiębiorstwa państwowego „Polskie Koleje Państwowe” (Dz. U. z 2017 r. poz. 680 i 1529),

g) datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany;

7) konto ubezpieczonego – konto, na którym są ewidencjonowane składki i informacje dotyczące przebiegu ubezpieczeń społecznych danego ubezpieczonego oraz zatrudnienia pracownika;

8. (…)

▶ Uwaga! Dodany pkt 6a oraz zmieniony pkt 7 wchodzi w życie 1 stycznia 2019 r.

komentarz

Komentowany artykuł wprowadza nowe pojęcie – raport informacyjny, za pomocą którego płatnik przekaże ZUS informacje zawarte w posiadanej dokumentacji dotyczącej pracowników i zleceniobiorców. Trzeba jednak zacząć od wyjaśnienia, skąd potrzeba wprowadzenia możliwości przeniesienia informacji w ten sposób. Jak wspomniano wcześniej, obecnie okres przechowywania akt dotyczących zatrudnienia wynosi 50 lat. Chodzi o możliwość wykorzystania ich do późniejszego ustalania prawa do świadczeń z ZUS oraz ich wysokości. Dowodami, które mogą zostać użyte w postępowaniu przed ZUS, mogą być m.in. świadectwa pracy lub umowy o pracę. Dokumentem, dzięki któremu można potwierdzić osiągane wynagrodzenie, jest przede wszystkim zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, które jest wystawione przez pracodawcę na druku ZUS Rp-7. Twórcy ustawy uzasadniają potrzebę uregulowania przepisów o przechowywaniu akt tym, że obecne nie gwarantują ubezpieczonemu, że w chwili wystąpienia do ZUS z wnioskiem o przyznanie świadczenia będzie mógł otrzymać od byłego pracodawcy wszystkie niezbędne dokumenty.

Zgodnie z omówionym później art. 41f płatnik będzie mógł skrócić przechowywanie dokumentów, jeśli przekaże ZUS za pracowników niezbędne dane, na podstawie których nastąpi ustalenie prawa do wybranego świadczenia oraz jego wysokość. Dane te będą zapisywane na koncie ubezpieczonego. Pracownik lub zleceniobiorcy nie będą zobowiązani do udowadniania danych dotyczących zatrudnienia, bo będą się one znajdować na jego koncie. Nie będzie musiał składać chociażby zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (Rp-7). Jest to szczególnie ważne w sytuacji, gdy były pracodawca przestaje istnieć lub nastąpiły takie jego przekształcenia, że niejednokrotnie nie ma możliwości ustalenia, gdzie znajduje się dokumentacja pracownika. Założenia ustawodawcy, aby wszelkie informacje dotyczące zatrudnienia znajdowały się w ZUS, mogą istotnie się przyczynić do skrócenia postępowania przed ZUS i wydawania prawidłowych decyzji. Obecnie, w związku z problemami z przedstawieniem kompletnej dokumentacji, sprawy o świadczenia często muszą być rozstrzygane przez sąd, który dysponuje szerszymi niż ZUS środkami dowodowymi. [przykład 3]

Przez ile lat płatnik musi przechowywać dokumentację

• 50 lat – za zgłoszonych do ubezpieczeń przed 1 stycznia 1999 r.

• 10 lat – za zgłoszonych do ubezpieczeń między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., o ile złożył za nich do ZUS raport informacyjny

• 10 lat – za zgłoszonych do ubezpieczeń po 31 grudnia 2018 r.

Uwaga! Nie można skrócić okresu przechowywania akt, jeśli ubezpieczony wykonywał pracę górniczą lub pracę równorzędną z pracą górniczą albo ma okresy pracy zaliczanej do pracy górniczej. ©℗

Płatnik będzie mógł skrócić okres przechowywania dokumentacji także w przypadku zleceniobiorców. Zleceniobiorcy to pewien skrót, pod którym należy rozumieć osoby określone w art. 6 ust. 1 pkt 4 ustawy systemowej, a więc osoby wykonujące umowy zlecenia lub umowy agencyjne lub inne umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia. Zleceniodawca – o ile przekaże ZUS odpowiednie dotyczące ich informacje – także będzie mógł przechowywać dane niezbędne do wyliczenia i przyznania emerytury lub renty tylko przez 10 lat. Twórcy ustawy wskazywali na konieczność objęcia nowymi przepisami także zleceniobiorców, bo ich liczba ubezpieczonych z tytułu wykonywania tego typu umów przekracza już milion. Z biegiem czasu coraz więcej osób przechodzących na emerytury będzie legitymowało się coraz dłuższymi stażami ubezpieczeniowymi nabytymi jako zleceniobiorcy, a więc zasadne zezwolenie na korzystanie przez nich z możliwości gromadzenia większej ilości informacji na ich temat na koncie w ZUS, co wpłynie na łatwiejsze uzyskanie prawa i ustalenie wysokości emerytury lub renty.
Nowo dodany do ustawy art. 4 pkt 6a wprowadza definicję nowego rodzaju dokumentu, jaki będzie płatnik musiał przekazać do ZUS, jeśli chce skorzystać ze skrócenia przechowywania akt. Będzie to raport informacyjny, w którym płatnik zawrze dane ubezpieczonego, który został po raz pierwszy zgłoszony do ubezpieczeń społecznych po 31 grudnia 1998 r., ale przed wejściem w życie ustawy nowelizacyjnej. Chodzi tu o informacje niezbędne do przyznania i ustalenia wysokości świadczeń z m.in. ubezpieczeń społecznych. ZUS nie ma bowiem wszystkich informacji, co powoduje, że to ubezpieczony musi przekazywać pewne informacje, np. składając świadectwo pracy. Po wprowadzeniu obowiązku przekazywania raportu informacyjnego dane te przekaże sam płatnik. Trzeba jednak zwrócić uwagę, że ustawa rozróżnia zakres informacji przekazywanych za pracownika (lit. a–g) oraz zleceniobiorcę (dane określone w lit. a). Związane jest to z tym, że dane określone w lit. b–g istotne są przy ustalaniu świadczeń, do których mają prawo tylko osoby zatrudniane na umowę o pracę. Chodzi tu przede wszystkim o zatrudnienie szczególnych grup zawodowych (np. nauczycieli). Jeśli płatnik nie zatrudniał takich osób, to oczywiście takich informacji nie przekaże.
Raport zawiera informacje dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty – za lata kalendarzowe przypadające w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. Podstawa wymiaru emerytury to wskaźnik używany do obliczania emerytur przyznawanych na starych zasadach, rent z tytułu niezdolności do pracy i rent szkoleniowych. Nie dotyczy emerytur obliczanych na nowych zasadach, a więc dla osób urodzonych po 1948 r. Podstawa wymiaru emerytury to przeciętna podstawa wymiaru składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub na ubezpieczenie społeczne w okresie kolejnych 10 lat kalendarzowych, wybranych przez zainteresowanego z ostatnich 20 lat kalendarzowych poprzedzających bezpośrednio rok, w którym zgłoszono wniosek o emeryturę lub rentę.
Płatnik będzie musiał zawrzeć w raporcie także informacje o wykonywaniu pracy przez nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego zatrudnionego w placówkach, o których mowa w art. 2 ustawy z 22 maja 2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych (t.j. Dz U. z 2018 r. poz. 128), a więc w publicznych i niepublicznych przedszkolach, szkołach publicznych i niepublicznych o uprawnieniach szkół publicznych oraz publicznych i niepublicznych placówkach kształcenia ustawicznego oraz innych placówkach, np. młodzieżowych ośrodkach wychowawczych. Płatnik poinformuje także ZUS o określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć nauczyciela (wychowawcy, pracownika pedagogicznego). Informacje dotyczą okresu od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. Nie będzie musiał przekazywać danych za te osoby, które mają już ustalone prawo do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego na podstawie tej ustawy i od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu tego prawa.

Dane te są istotne, ponieważ nauczycielskie świadczenia kompensacyjne przyznawane są nie tylko po ukończeniu określonego wieku, ale po udowodnieniu wymaganego stażu pracy w określonym wymiarze pracy. To oznacza, że brak tych informacji uniemożliwi przyznanie takiego świadczenia. Stąd tak ważne jest, aby były zapisane na koncie ubezpieczonego.

Podobnie będzie w przypadku kolejnej informacji, jaka powinna zostać zawarta w raporcie informacyjnym. Chodzi o wykonywanie pracy przez nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego zatrudnionego w placówkach, o których mowa w art. 1 ustawy z 26 stycznia 1982 r. – Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 967 ze zm.), a więc publicznych przedszkolach, szkołach i placówkach, placówkach doskonalenia nauczycieli, zakładach poprawczych oraz schroniskach dla nieletnich. Raport powinien zawierać informację o wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć. Nie będzie musiał przekazywać danych za nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego, który ma już ustalone prawo do emerytury przyznanej na podstawie art. 88 Karty nauczyciela i od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu tego prawa. W tym przypadku chodzi jednak o informację za krótszy okres – od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.

Chodzi tu o informacje istotne przy przyznawaniu nauczycielom wcześniejszych świadczeń określonych w Karcie nauczyciela, dla których istotne jest nie tylko ukończenie wymaganego wieku, ale także legitymowanie się określonym stażem pracy.

Kolejną szczegółową informacją, jaką płatnik będzie musiał zawrzeć w raporcie informacyjnym, są okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o której mowa w art. 32 ustawy o emeryturach i rentach z FUS. Dotyczy to okresu od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. Obowiązek ten nie dotyczy ubezpieczonego, który ma już ustalone prawo do emerytury przyznanej na podstawie art. 32, art. 33 lub art. 184 tej ustawy i który poinformował płatnika na piśmie o ustaleniu tego prawa.

W tym przypadku chodzi o potwierdzenie spełniania warunku otrzymania wcześniejszej emerytury z art. 184 ustawy o emeryturach i rentach z FUS. Ustawa wymaga, aby wnioskodawca legitymował się 15-letnim okresem pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. W praktyce większość sporów dotyczących emerytury wcześniejszej dotyczy właśnie spełnienia tego warunku.

Podobne uzasadnienie dotyczy kolejnej informacji z raportu informacyjnego, a więc okresów wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o której mowa odpowiednio w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1924) – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. Płatnik nie przekaże tych informacji za ubezpieczonego, który ma już ustalone prawo do emerytury pomostowej przyznanej na podstawie tej ustawy i od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu tego prawa. To, podobnie jak w wyżej wymienionych przypadkach, przesyłanie danych potrzebnych do uzyskania świadczenia, które ubezpieczonemu już przyznano, nie miałoby większego sensu.
Raport zawiera także informację o przysługiwaniu w okresie zatrudnienia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za deputat węglowy, o którym mowa w art. 74 ustawy z 8 września 2000 r. o komercjalizacji i restrukturyzacji przedsiębiorstwa państwowego Polskie Koleje Państwowe (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 680). Jest to o tyle istotne, że ekwiwalent ten może być wypłacany także w okresie pobierania świadczeń z ZUS.
W raporcie trzeba będzie zawrzeć także informację dotyczącą daty, trybu rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informacji, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany. Ma to znaczenie przy przyznawaniu świadczeń z ustawy z 30 kwietnia 2004 r. o świadczeniach przedemerytalnych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1924 ze zm.). ZUS może przyznać świadczenie przedemerytalne tylko wówczas, gdy dysponuje odpowiednimi danymi dotyczącymi trybu rozwiązania stosunku pracy przez zainteresowanego oraz podstawy prawnej rozwiązania tego stosunku.
Trzeba zauważyć, że zmiany nie przewidują wykazywania w raporcie informacyjnym danych o okresach pracy górniczej, pracy równorzędnej z pracą górniczą oraz o okresach zaliczanych do pracy górniczej. Jak czytamy na stronie ZUS, jest to spowodowane specyfiką dokumentowania tych okresów. To oznacza, że pracodawca będzie musiał przechowywać dokumenty za te osoby przez 50 lat i potwierdzać dane w dotychczasowy sposób.
Konto ubezpieczonego to zbiór danych dotyczących jednej osoby, na którym ewidencjonowane są wszystkie informacje związane z przebiegiem ubezpieczenia, takie jak składki (należne lub wpłacone) i tytuły ubezpieczenia. W zmienionym pkt 7 dostosowano definicję konta ubezpieczonego do zwiększonej ilości informacji, które będą przekazywane do ZUS. Dotyczy to informacji związanych z zatrudnieniem pracownika. Informacje tego typu nie będą gromadzone na koncie zleceniobiorcy, ponieważ nie mają one znaczenia dla przyznania ewentualnych świadczeń.
Ubezpieczony będzie mógł weryfikować dane przekazywane na jego indywidualne konto przez pracodawcę za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS (dalej: PUE ZUS) lub na podstawie informacji o zaewidencjonowanych na koncie ubezpieczonego składkach „informacji o stanie konta”,

Art. 36. [Zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych]

1–11. (…)

11a. Zgłoszenie wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych pracownika, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 1, zawiera dodatkowo datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.

11-16. (…)

▶ Uwaga! Dodany art. 11a wchodzi w życie 1 stycznia 2019 r.

komentarz

Pracodawca, wyrejestrowując pracownika z ubezpieczeń, będzie musiał podać także dane dotyczące daty, trybu rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informacji, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany. Dzięki temu ZUS będzie posiadał informacje niezbędne do przyznania świadczeń takich jak określone w ustawie o świadczeniach przedemerytalnych. Wnioskodawcy nie będą już musieli składać do ZUS np. świadectw pracy. Trzeba zwrócić uwagę, że za osoby wyrejestrowane z ubezpieczeń przed dniem wejścia w życie ustawy te same informacje są przekazywane w raporcie informacyjnym.

Art. 40. [Konto ubezpieczonego]

1–1g. (…)

2. Na koncie ubezpieczonego ewidencjonuje się także informacje:

1) wymienione w drukach: zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, imiennym raporcie miesięcznym, deklaracji rozliczeniowej i raporcie informacyjnym;

2) o członkostwie w otwartym funduszu emerytalnym i o terminach przekazania składek do tego funduszu;

3) o członkostwie w kasie chorych i o terminach przekazania składek do tej kasy;

4) o wysokości należnych i wpłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe i zdrowotne oraz o wysokości należnych i odprowadzonych składek podlegających odprowadzeniu do otwartego funduszu emerytalnego;

4a) o wartości środków wypłaconych z tytułu okresowej emerytury kapitałowej;

5) o faktach pozaubezpieczeniowych, mających wpływ na prawo do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i na ich wysokość;

6) (uchylony);

7) niezbędne do przyznania, ustalenia wysokości i wypłaty świadczeń z ubezpieczeń społecznych, a także świadczeń finansowanych z budżetu państwa oraz o dokonanych wypłatach;

8) niezbędne do ustalenia, ponownego ustalenia lub przeliczenia kapitału początkowego;

9) o kapitale początkowym oraz zwaloryzowanym kapitale początkowym;

10) niezbędne do realizacji przez Zakład zadań zleconych na podstawie odrębnych przepisów;

11) o okresach pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, przekazane w zgłoszeniu danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o którym mowa w ustawie z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2017 r. poz. 664);

12) o małżeńskich stosunkach majątkowych oraz o osobach fizycznych, na rzecz których ma nastąpić w razie śmierci wypłata środków zewidencjonowanych na subkoncie, o którym mowa w art. 40a, w przypadku osób niebędących członkami otwartego funduszu emerytalnego, dla których Zakład prowadzi to subkonto;

13) o kwocie środków, o której mowa w art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych zewidencjonowanych na subkoncie, o którym mowa w art. 40a;

14) o osobach uposażonych, o których mowa w art. 25b ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych;

15) o oświadczeniach:

a) o przekazywaniu do otwartego funduszu emerytalnego składki, o której mowa w art. 22 ust. 3 pkt 1 lit. a, począwszy od składki opłaconej za lipiec,

b) o zewidencjonowaniu składki, o której mowa w art. 22 ust. 3 pkt 2, na subkoncie, o którym mowa w art. 40a, począwszy od składki opłaconej za miesiąc, w którym złożono wniosek.

3–10. (…)

▶ Uwaga! Zmieniony art. 40 ust. 2 pkt 1 i 7 wejdzie w życie 1 stycznia 2019 r.

komentarz

Na mocy zmienionego ust. 2 pkt 1 ZUS będzie gromadził na koncie ubezpieczonego dodatkowe informacje. Nie tylko te przekazywane w imiennych raportach miesięcznych oraz deklaracjach rozliczeniowych, ale te zawarte w nowym rodzaju dokumentu, o którym była mowa wcześniej – raporcie informacyjnym. Będą to informacje nie tylko niezbędne do przyznania i wypłaty świadczeń z ubezpieczeń społecznych, a także świadczeń finansowanych z budżetu państwa oraz o dokonanych wypłatach, ale także ustalenia wysokości. Nie będzie już konieczne przedkładanie tych informacji wraz z wnioskiem o te świadczenia dokumentów potwierdzających okresy podlegania ubezpieczeniom społecznym oraz wysokość otrzymywanego wynagrodzenia.

Art. 41. [Imienne raporty miesięczne]

1. Płatnik składek przekazuje do Zakładu imienne raporty miesięczne, po upływie każdego miesiąca kalendarzowego, w terminie ustalonym dla rozliczania składek.

2. Jeżeli obowiązek ubezpieczeń społecznych wygasł w ciągu miesiąca kalendarzowego, płatnik składek przekazuje do Zakładu raport, o którym mowa w ust. 1, za okres ubezpieczenia w danym miesiącu, w terminie i na zasadach określonych w art. 47 ust. 1 i 2.

3. Imienny raport miesięczny zawiera informacje dotyczące płatnika składek określone w art. 43 ust. 4 i 5, miesiąc i rok, których raport dotyczy, oraz:

1) numery identyfikacyjne ubezpieczonego z danymi, o których mowa w art. 35 ust. 1 pkt 1;

2) nazwisko i imię;

3) wymiar czasu pracy;

4) zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne w podziale na ubezpieczenie: emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe, zawierające dane o:

a) tytule ubezpieczenia,

b) podstawie wymiaru składek,

c) kwocie składki w podziale na należną od ubezpieczonego i płatnika składek oraz z innych źródeł finansowania,

d) kwocie obniżenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe, wynikającego z ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o pracowniczych programach emerytalnych (Dz. U. z 2001 r. poz. 623 oraz z 2002 r. poz. 253 i 1178) 65 ;

4a) kwotę rocznego przychodu z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej uzyskanego w poprzednim roku kalendarzowym oraz kwotę najniższej podstawy wymiaru składek uzyskaną na dany rok kalendarzowy w przypadku, o którym mowa w art. 18c ust. 9 pkt 1;

5) podstawę wymiaru i kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne, z uwzględnieniem podziału na podmioty, które finansują składki;

6) (uchylony);

7) rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne;

8) informacje o wypłaconych zasiłkach oraz wynagrodzeniach z tytułu niezdolności do pracy wypłaconych na podstawie Kodeksu pracy oraz o zasiłkach finansowanych z budżetu państwa;

9) oświadczenie płatnika składek, że dane zawarte w raporcie są zgodne ze stanem faktycznym, potwierdzone podpisem płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej;

10) dane dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty;

11) dane dotyczące wykonywania pracy przez nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego zatrudnionego w placówkach, o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 22 maja 2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć, z wyjątkiem danych za nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego na podstawie tej ustawy.

4.–14a (…)

▶ Uwaga! Dodany ust. 3 pkt 10 i 11 wchodzą w życie 1 stycznia 2019 r. na mocy ustawy nowelizacyjnej. Wchodzący również tego dnia w życie ust. 3 pkt 4a został dodany ustawą z 20 lipca 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne osób fizycznych wykonujących działalność gospodarczą na mniejszą skalę (Dz.U. poz. 1577) – nie został on omówiony w niniejszym komentarzu.

komentarz

Imienne raporty miesięczne składają ci płatnicy, którzy zgłaszają kogoś do ubezpieczeń. Zgodnie z dotychczasowym brzmieniem komentowanego przepisu imienny raport zawiera m.in. takie dane jak nazwisko i imię, wymiar czasu pracy i zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne w podziale na ubezpieczenie: emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe. Nowo dodane pkt 10 i 11 rozszerzają zakres informacji, jakie musi przekazać płatnik w raporcie. Od stycznia 2019 r. płatnik będzie musiał przekazywać informacje o wypłaconym przychodzie, a także dane dotyczące wykonywania pracy przez nauczyciela w placówkach, o których mowa w ustawie o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych. Płatnik nie będzie musiał przekazywać danych za nauczyciela, który już ma ustalone prawo do świadczenia kompensacyjnego. Dotyczy to oczywiście tylko płatników zgłaszających do ubezpieczeń nauczycieli.
Trzeba zauważyć, że dodatkowe dane, które płatnik będzie musiał przekazać za ubezpieczonego zatrudnionego po 1 stycznia 2019 r., tylko częściowo pokrywają się z zakresem informacji, które płatnik przekazuje za ubezpieczonych zatrudnionych w latach 1999–2018 w raporcie informacyjnym.

Art. 41a. [Oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych]

1. Płatnik składek w każdym czasie może złożyć do Zakładu oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych.

2. Złożenie oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych skutkuje obowiązkiem przekazania raportów informacyjnych za wszystkich ubezpieczonych.

3. Oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych może zostać odwołane do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego.

▶ Uwaga! Dodany art. 41a wchodzi w życie 1 stycznia 2019 r.

komentarz

Jak wspomniano wcześniej, pracodawca może skrócić okres przechowywania akt do 10 lat osób zgłoszonych po raz pierwszy przez niego do ubezpieczeń społecznych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., jeśli przekaże ZUS raporty informacyjne szczegółowymi informacjami w nich zawartymi. W art. 41a–f została uregulowana procedura przekazywania raportu.
Zgodnie z art. 41a pracodawca nie może tak po prostu przekazać raportów informacyjnych za pracowników i zleceniobiorców. Musi on wcześniej przekazać ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych. Jeśli to zrobi, będzie miał obowiązek przekazać te raporty. Może jednak oświadczenie odwołać, ale tylko do momentu złożenia pierwszego raportu. Co ważne, ma jedynie do wyboru dwie możliwości – albo złożenie raportów za wszystkich pracowników i zleceniobiorców, albo za żadnego. Nie może również postanowić, że składa raporty np. jedynie za zleceniobiorców.

Art. 41b. [Termin przekazania raportu informacyjnego]

Płatnik składek przekazuje raport informacyjny za ubezpieczonego:

1) wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych – w przypadku wyrejestrowania z ubezpieczeń po złożeniu oświadczenia, o którym mowa w art. 41a;

2) w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia, o którym mowa w art. 41a – w przypadku wyrejestrowania przed złożeniem tego oświadczenia.

▶ Uwaga! Dodany art. 41b wchodzi w życie 1 stycznia 2019 r.

komentarz

Samo złożenie oświadczenia, o którym mowa w art. 41a, nie jest ograniczone żadnym terminem. Pracodawca może je złożyć w dowolnym czasie. Jeśli po złożeniu oświadczenia ubezpieczony zostanie wyrejestrowany z ubezpieczeń, płatnik ma obowiązek przekazać raport informacyjny wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń. Jeśli ubezpieczony został wyrejestrowany przed złożeniem oświadczenia, co będzie dotyczyło większości zatrudnionych w rozpatrywanym okresie 1999–2019 r., płatnik będzie miał rok od złożenia oświadczenia na złożenie raportu informacyjnego.

Art. 41c. [Obowiązki płatnika wobec ubezpieczonego w razie składania raportu informacyjnego wraz z wyrejestrowaniem]

1. W przypadku, o którym mowa w art. 41b pkt 1, płatnik składek przekazuje ubezpieczonemu, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 1, kopię przekazanego raportu informacyjnego oraz dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, o której mowa w art. 32 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, oraz dowody potwierdzające wykonywanie pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o której mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych, za okres od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2008 r. wraz z pouczeniem o:

1) okresie, o którym mowa w art. 41f ust. 1, dotyczącym przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika;

2) prawie do odbioru dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika w terminie miesiąca kalendarzowego rozpoczynającego się w następnym dniu po upływie okresu, o którym mowa w art. 41f ust. 1;

3) prawie do uzyskania kopii dokumen tacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika.

2. W przypadku, o którym mowa w art. 41b pkt 1, płatnik składek przekazuje ubezpieczonemu, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 4, kopię przekazanego raportu informacyjnego wraz z pouczeniem o:

1) okresie, o którym mowa w art. 125a ust. 4a ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, dotyczącym przechowywania dokumentacji, o której mowa w tym przepisie;

2) prawie do odbioru dokumentacji, o której mowa w pkt 1, w terminie miesiąca kalendarzowego rozpoczynającego się w następnym dniu po upływie okresu, o którym mowa w art. 41f.

▶ Uwaga! Dodany art. 41c wchodzi w życie 1 stycznia 2019 r.

komentarz

Artykuł 41c reguluje obowiązki płatnika, gdy składa raport informacyjny wraz z wyrejestrowaniem ubezpieczonego, a więc w sytuacji, o której mowa w art. 41b pkt 1. Obowiązki te są zróżnicowane w zależności od tego, czy wyrejestrowuje pracownika (ust. 1 ) czy zleceniobiorcę (ust. 2).
Jeśli płatnik wyrejestrowuje pracownika, musi mu wydać:

– kopię raportu

– dowody potwierdzające wykonywanie w latach 1999–2008 pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (art. 32 ustawy emerytalnej);

– dowody potwierdzające wykonywanie w latach 1999–2008 pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o której mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy o emeryturach pomostowych.

W postępowaniu o emeryturę określoną w art. 184 ustawy emerytalnej (wcześniejsza emerytura) oraz o emeryturę pomostową ZUS bada wykonywanie przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Postępowanie przed ZUS skupia się na sprawdzaniu informacji zawartych w świadectwach pracy. ZUS podchodzi bardzo rygorystycznie do dokumentacji pracowniczej w tym wypadku i jakikolwiek brak lub błąd powoduje niezaliczenie danego okresu pracy do wymaganego stażu. Stąd tak ważne jest, aby pracownik posiadał dokumenty dotyczące pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Jak zauważają twórcy ustawy, charakter dokumentów i danych dotyczących pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze nie pozwala na wprowadzenie ich do raportów informacyjnych lub innych dokumentów przesyłanych do ZUS. Dlatego też zobowiązano pracowników do przekazania dowodów na potwierdzenie wykonywania tego rodzaju pracy. Trzeba zauważyć, że chodzi o dowody dotyczące pracy wykonywanej w latach 1999–2008, a nie 1999–2018. Ma to swoje uzasadnienie w treści ustawy emerytalnej i ustawy o emeryturach pomostowych, zgodnie z którymi tylko praca przed 1999 r. wykonywana w szczególnych warunkach lub w (o) szczególnych warunkach może być uwzględniona do wymaganego stażu pracy.

Oprócz wymienionych dokumentów pracodawca musi mu przekazać także pouczenie dotyczące:

1) okresu przechowywania dokumentacji ubezpieczonego w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika;

2) prawie do odbioru dokumentacji oraz akt osobowych w terminie miesiąca kalendarzowego rozpoczynającego się w następnym dniu po upływie okresu przechowywania, o którym mowa w art. 41f ust. 1, a więc po 10 latach od końca roku kalendarzowego, w którym złożono raport informacyjny;

3) prawie do uzyskania kopii dokumentacji oraz akt osobowych pracownika.

Z kolei ust. 2 komentowanego artykułu określa obowiązki związane z wyrejestrowaniem zleceniobiorcy. Należy do nich przekazanie kopii raportu informacyjnego wraz z pouczeniem o:

– okresie, o którym mowa w art. 125a ust. 4a ustawy o emeryturach i rentach z FUS (50 lat od zakończenia pracy przez ubezpieczonego u danego płatnika), dotyczącym przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika,

oraz

– prawie do odbioru dokumentacji w terminie miesiąca kalendarzowego rozpoczynającego się w następnym dniu po upływie okresu, o którym mowa w art. 41f

Art. 41d. [Informacja o stanie konta w przypadku przekazywania raportu informacyjnego przez płatnika]

1. Zakład informuje ubezpieczonego o przekazaniu przez płatnika składek raportu informacyjnego w informacji o stanie konta, o której mowa w art. 50 ust. 1, przesyłanej za rok, w którym raport informacyjny został przekazany.

2. Jeżeli do osoby uprawnionej do świadczenia, za którą został przekazany przez płatnika składek raport informacyjny, nie jest wysyłana informacja o stanie konta, Zakład informuje osobę, za którą został przekazany raport informacyjny, o przekazaniu tego raportu wraz z rocznym obliczeniem podatku lub imienną informacją o wysokości uzyskanego dochodu, o których mowa w art. 34 ust. 7 i 8 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 200, z 2017 r. poz. 2494 oraz z 2018 r. poz. 106 i 138), przesyłanych za rok, w którym raport informacyjny został złożony.

3. Ubezpieczonemu albo osobie, o której mowa w ust. 2, którzy utworzyli profil informacyjny w systemie teleinformatycznym Zakładu, udostępnia się w tym systemie informację o przekazaniu przez płatnika składek raportu informacyjnego.

4. Informacja Zakładu, o której mowa w ust. 1 lub 2, zawiera pouczenie, o którym mowa odpowiednio w art. 41c ust. 1 lub 2, a w przypadku ubezpieczonego, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 1, także o konieczności wystąpienia do płatnika składek o wydanie dowodów potwierdzających wykonywanie w okresie od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, o której mowa w art. 32 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, oraz dowodów potwierdzających wykonywanie pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o której mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych, za okres od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2008 r.

▶ Uwaga! Dodany art. 41b wchodzi w życie 1 stycznia 2019 r.

komentarz

Komentowany artykuł nakłada obowiązki na ZUS. I tak na podstawie dodanego art. 41d będzie on zobowiązany informować ubezpieczonego, że płatnik przekazał za niego raport informacyjny. ZUS zrobi to, wysyłając informację o stanie konta ubezpieczonego. To pismo przesyłane przez ZUS każdemu ubezpieczonemu urodzonemu po 31 grudnia 1948 r. zawierające informację o zewidencjonowanych na koncie ubezpieczonego składkach ogółem według stanu na dzień 31 grudnia poprzedniego roku.

Ustawa przewiduje również sytuację, w której osoba pobiera świadczenie z ZUS i nie jest jednocześnie ubezpieczona. W takiej sytuacji otrzyma informację o raporcie wraz z informacją o uzyskanym dochodzie i obliczonym podatku.

Jeśli któraś z wymienionych powyżej osób ma konto na PUE, będzie mogła zapoznać się z tą informacją także tam.

Informacja o przekazaniu raportu informacyjnego będzie zawierała także pouczenie. Chodzi o pouczenie pracownika o:

– okresie przechowywania dokumentacji ubezpieczonego w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika;

– prawie do odbioru dokumentacji oraz akt osobowych w terminie miesiąca kalendarzowego rozpoczynającego się w następnym dniu po upływie okresu wymaganego przechowywania;

– prawie do uzyskania kopii dokumentacji oraz akt osobowych pracownika;

– konieczności zebrania dowodów potwierdzających wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze;

– konieczności zebrania dowodów potwierdzających wykonywanie pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o której mowa w ustawie o emeryturach pomostowych za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.

W przypadku zleceniobiorcy musi to być pouczenie o:

– prawie do odbioru dokumentacji w terminie miesiąca kalendarzowego rozpoczynającego się w następnym dniu po upływie okresu wymaganego pouczenia.

Art. 41e. [Korekta raportu informacyjnego]

1. W przypadku stwierdzenia przez płatnika składek lub ubezpieczonego nieprawidłowości w raporcie informacyjnym płatnik składek jest obowiązany złożyć raport informacyjny korygujący. Do raportu informacyjnego korygującego stosuje się odpowiednio art. 41 ust. 6, 7a i 7b oraz art. 47 ust. 3c.

2. W przypadku stwierdzenia przez ubezpieczonego, że raport informacyjny nie zawiera wszystkich informacji, o których mowa w art. 4 pkt 6a, lub informacje te zostały niewłaściwie zewidencjonowane, stosuje się art. 50 ust. 2e–2n.

▶ Uwaga! Art. 41e wchodzi w życie 1 stycznia 2019 r.

komentarz

Ustawodawca przewidział, że raport informacyjny – podobnie jak inne dokumenty składane do ZUS przez płatnika – może podlegać korekcie, jeśli płatnik lub ubezpieczony stwierdzą, że zawiera on błąd. Możliwość ich poprawy jest o tyle ważna, że dokumenty, na podstawie których raport został sporządzony, ulegną zniszczeniu.
Komentowany artykuł w ust. 1 precyzuje tryb postępowania w razie stwierdzenia błędów przez płatnika. Zastosowanie mają tu przepisy ustawy systemowej o korekcie imiennego raportu miesięcznego. Zgodnie z nimi, płatnik będzie musiał złożyć nowy raport informacyjny zawierający prawidłowe dane. Będzie miał na to siedem dni od stwierdzenia nieprawidłowości.
Ustęp 1 odsyła także do art. 41 ust. 7b ustawy. Zgodnie z nim, jeżeli konieczność korekty danych podanych w raporcie jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze:

1) decyzji – raport korygujący powinien być złożony nie później niż w terminie siedmiu dni od uprawomocnienia się decyzji;

2) kontroli – raport korygujący powinien być złożony nie później niż w terminie 30 dni od otrzymania protokołu kontroli.

Ustęp 2 komentowanego artykułu ustanawia procedurę na wypadek wykrycia nieprawidłowości w raporcie informacyjnym przez ubezpieczonego. W tym przypadku stosuje się zasady postępowania określone w art. 50 ust. 2e–2n. Zgodnie z nimi, jeżeli po otrzymaniu informacji o raporcie informacyjnym ubezpieczony stwierdzi błędy, powinien zgłosić do płatnika, na piśmie lub do protokołu, wniosek o sprostowanie danych przekazanych do ZUS. Płatnik jest zobowiązany poinformować ubezpieczonego na piśmie o sposobie rozpatrzenia wniosku o sprostowanie danych w terminie 60 dni od dnia jego otrzymania. Jeśli wniosek uwzględnia, musi skorygować raport w terminie 30 dni od dnia przekazania ubezpieczonemu informacji o sposobie sprostowania danych. Jeśli płatnik nie uwzględnia wniosku lub już nie istnieje, ubezpieczony powinien złożyć we wskazanej przez ZUS jednostce organizacyjnej wniosek o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, przedkładając jednocześnie dokumenty potwierdzające prawidłowe dane oraz kopię informacji o raporcie. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego ZUS będzie mógł sam dokonać korekty danych sam lub po złożeniu przez płatnika dokumentów korygujących.

Art. 41f. [Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej]

1. Złożenie raportów informacyjnych za ubezpieczonych, o których mowa w art. 6 ust. 1 pkt 1, skutkuje skróceniem okresu przechowywania ich dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony.

2. Złożenie raportów informacyjnych za ubezpieczonych, o których mowa w art. 6 ust. 1 pkt 4, skutkuje skróceniem okresu przechowywania ich dokumentacji, o której mowa w art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony.

▶ Uwaga! Art. 41f wchodzi w życie 1 stycznia 2019 r.

komentarz

Nowo dodany art. 41f wprowadza podstawowy warunek skrócenia przechowywania dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników podlegających ubezpieczeniom między 31 grudnia 1998 r. a 1 stycznia 2019 r. Będzie mógł przechowywać te akta krócej niż 50 lat, ale pod warunkiem, że złoży za tych pracowników i zleceniobiorców raporty informacyjne. Termin przechowywania będzie wynosił tylko 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport został złożony. Trzeba zwrócić uwagę, że ustawa nie posługuje się wyrażeniem „dokumentacja pracownicza”, które od 1 stycznia 2019 r. zastąpi dotychczas używane wyrażenia „dokumentacja związana ze stosunkiem pracy” oraz „akta osobowe pracowników”.
W odniesieniu do zleceniobiorców i dokumentacji z nią związanych ust. 2 odsyła do przepisów ustawy o emeryturach i rentach FUS. Zgodnie z art. 125a ust. 4, który wejdzie w życie także 1 stycznia 2019 r., płatnik jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Z oczywistych względów ustawa nie może w posługiwać się wyrażeniem „dokumentacja związana ze stosunkiem pracy” oraz „akta osobowe pracowników”. Także w przypadku zleceniobiorców okres przechowywania może zostać skrócony do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym złożono raport informacyjny.
Jeśli pracownik/zleceniobiorca został zatrudniony przed 1 stycznia 1999 r., płatnik nie może złożyć za niego raportu informacyjnego i skrócić okresu przechowywania dokumentacji. Okres przechowywania dokumentacji pracowników i zleceniobiorców będzie wynosił 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy/umowy zlecenia.
Podsumowując, można więc stwierdzić, że 50-letni okres przechowywania dokumentacji u danego płatnika będzie dotyczył ubezpieczonych:

– zgłoszonych do ubezpieczenia społecznego u niego w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., za których płatnik nie przekazał raportu informacyjnego;

– zgłoszonych do ubezpieczenia społecznego przed 1 stycznia 1999 r., nawet jeśli był dalej zatrudniony później;

– wykonujących pracę górniczą lub pracę równorzędną z pracą górniczą albo ma okresy pracy zaliczanej do pracy górniczej.

Przechowywanie akt u danego płatnika przez 10 lat będzie zaś dotyczyło ubezpieczonych:

– zgłoszonych do ubezpieczenia społecznego u niego w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., za których płatnik przekazał raport informacyjny;

– zgłoszonych do ubezpieczenia społecznego po 31 grudnia 2018 r.

Art. 43a. [Składanie dokumentów w Zakładzie lub w centrum obsługi urzędu skarbowego]

1. Zgłoszenie płatnika składek, zmianę danych w zgłoszeniu płatnika składek, zgłoszenie wyrejestrowania płatnika składek, zgłoszenie ubezpieczonego do ubezpieczeń społecznych, wyrejestrowanie ubezpieczonego z ubezpieczeń społecznych, deklaracje rozliczeniowe, raporty informacyjne oraz imienne raporty miesięczne, z zastrzeżeniem art. 43 ust. 5a i 5c, płatnik składek może w terminie określonym dla złożenia tych dokumentów przekazać bezpośrednio do Zakładu lub urzędu skarbowego, w którym jest prowadzone centrum obsługi. Dokumenty te urząd skarbowy nie później niż w następnym dniu roboczym, licząc od dnia wpływu tych dokumentów, przekazuje do Zakładu.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, za datę złożenia dokumentów do Zakładu uważa się dzień złożenia tych dokumentów do urzędu skarbowego.

3. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, przekazywane do urzędu skarbowego, w którym jest prowadzone centrum obsługi, są składane zgodnie z art. 47a ust. 2 i 3 w formie dokumentu pisemnego według ustalonego wzoru albo w formie wydruku z oprogramowania, o którym mowa w art. 47a ust. 1.

▶ Uwaga! Zmieniony ust. 1 wejdzie w życie 1 stycznia 2019 r.

komentarz

Zmiana ust. 1 polega na dodaniu do katalogu dokumentów, jakie płatnik może złożyć centrum obsługi znajdującym się w urzędzie skarbowym, raportu informacyjnego. Zostaną one przekazane do ZUS w następnym dniu roboczym po ich wpłynięciu, jednak za datę złożenia dokumentów do ZUS uważa się dzień złożenia tych dokumentów do urzędu skarbowego.

Art. 49. [Delegacja ustawowa]

1. Rada Ministrów określa, w drodze rozporządzenia:

1) kolejność zaliczania wpłat składek na FUS oraz innych należności, do których poboru jest zobowiązany Zakład, jeżeli płatnik opłaca je i przekazuje niezgodnie z przepisami ustawy,

1a) kolejność i sposób zaliczania wpłat na należności FUS oraz inne należności, do których poboru jest obowiązany Zakład,

2) szczegółowe zasady i tryb postępowania w sprawach rozliczania składek i wypłaconych zasiłków, zasiłków rodzinnych i pielęgnacyjnych oraz kolejność zaliczania wpłat składek na poszczególne fundusze,

3) szczegółowe zasady i tryb sporządzania przez Zakład z urzędu dokumentów związanych z ubezpieczeniami społecznymi określonych w ustawie,

4) szczegółowe zasady i tryb korygowania przez Zakład z urzędu błędów stwierdzonych w dokumentach związanych z ubezpieczeniami społecznymi określonych w ustawie,

5) szczegółowe zasady i tryb wprowadzania i korygowania przez Zakład z urzędu danych bezpośrednio na kontach ubezpieczonych i na kontach płatników składek,

z uwzględnieniem pierwszeństwa zaspokojenia należności funduszu emerytalnego.

2. Minister właściwy do spraw zabezpieczenia społecznego, w drodze rozporządzenia, określa wzory:

1) zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych,

2) imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących,

3) zgłoszeń płatnika składek,

4) deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących,

5) innych dokumentów niezbędnych do prowadzenia kont płatników składek i kont ubezpieczonych,

6) zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o którym mowa w ustawie z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych oraz kody pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,

7) raportów informacyjnych,

8) oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych,

– z uwzględnieniem obowiązujących procedur prowadzenia rejestrów i wykazów w systemie ubezpieczeń społecznych.

3. (uchylony).

3a. (uchylony).

4. Przepis ust. 2 stosuje się odpowiednio do innych należności, do których poboru jest obowiązany Zakład.

5. Minister właściwy do spraw zabezpieczenia społecznego może określić, w drodze rozporządzenia, uproszczone zasady korygowania dokumentów ubezpieczeniowych związanych z przekazywaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne z emerytur i rent, uwzględniając potrzebę ograniczenia liczby przekazywanych dokumentów.

▶ Uwaga! Dodane ust. 2 pkt 7 i 8 wchodzą w życie 1 stycznia 2019 r.

komentarz

Aby zapewnić spójność i prawidłowość przekazywanych do ZUS przez płatników informacji, wzory dokumentów takich jak imienne raporty miesięczne, zgłoszenie lub deklaracji rozliczeniowych określone zostały w akcie wykonawczym. Po wprowadzeniu jednak ustawą nowelizacyjną nowych dokumentów, tj. raportów informacyjnych oraz oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, niezbędne stało się upoważnienie ministra właściwego do spraw zabezpieczenia społecznego do określenia ich wzorów w nowym akcie wykonawczym. ©℗

Autopromocja

Konferencja online: Podatki 2026 Przegląd zmian i nowelizacja przepisów w 2026 roku Sprawdź

Dziękujemy za przeczytanie artykułu!

Źródło: Dziennik Gazeta Prawna

Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.

Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.

DGP

Zgłoś błąd