Jak zgodnie z przepisami należy udzielać zaległego urlopu

Czy termin wykorzystania urlopu jest dowolny

Od 1 stycznia 2012 r. urlopu niewykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo, należy udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.

Wcześniej obowiązywały bardziej restrykcyjne przepisy – zaległy wypoczynek trzeba było wykorzystać do końca marca następnego roku. Zmiana przepisów podyktowana była interesem obu stron stosunku pracy. Firmy mają więcej czasu na udzielenie urlopu, co powoduje, że nie są zmuszone do udzielania ich w terminie dla nich niedogodnym (bo np. mogło okazać się, że w pierwszym kwartale roku obecność zatrudnionego w zakładzie jest konieczna).

Z kolei pracownicy mogą wykorzystać zaległy wypoczynek w bardziej atrakcyjnym okresie roku (letnim) lub wręcz – oczywiście za zgodą pracodawcy – łączyć go z urlopem przysługującym za bieżący rok i np. skorzystać z długiego wypoczynku w czasie wakacyjnym.

Jednak warto też podkreślić, że po zmianie przepisów o 6 miesięcy wydłużony został okres, w jakim urlopu na pewno należy udzielić. Niektórzy pracownicy mogą więc o pół roku dłużej czekać na jego udzielenie.

Czy pracownik może odmówić wzięcia urlopu

Pracodawca może wysłać zatrudnionego na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody (wyrok SN z 24 stycznia 2006 r., I PK 124/05, M.P.Pr. 2006/3/119). Kodeks pracy jednoznacznie wskazuje czas, w jakim powinien być udzielony urlop zaległy, nie uzależnia postanowienia w tej sprawie od żadnych warunków i nie przewiduje żadnych wyjątków.

Dlatego nie da się wywieść warunku, że jego wykorzystanie jest zależne od zgody pracownika. Dodatkowo – jak wskazuje SN – przepisy dotyczące urlopu wypoczynkowego mają charakter bezwzględnie obowiązujący i to w odniesieniu do obu stron stosunku pracy. Pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi wypoczynku w określonym wymiarze i terminie określonym według ustalonych zasad, a z drugiej strony pracownik nie może zrzec się prawa do niego i nie może odmówić wykorzystania urlopu udzielonego zgodnie z przepisami prawa pracy.

Czy pracownik może stracić zaległy urlop

Roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne, co dotyczy również roszczenia o udzielenie urlopu wypoczynkowego (wyrok SN z 8 czerwca 1977 r., I PRN 37/77). Rozpoczęcie biegu trzyletniego terminu następuje bądź z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje (w omawianym przykładzie był to rok 2008), bądź najpóźniej z końcem pierwszego kwartału roku następnego, jeżeli urlop został przesunięty (we wspomnianym przypadku byłby to I kwartał 2009 r. – wówczas jeszcze obowiązywała zasada, że zaległego urlopu należy udzielić do końca marca następnego roku).

Potwierdził to SN w orzeczeniu z 11 kwietnia 2001 r. (I PKN 367/00, OSNP 2003/2/38). W omawianym przykładzie upływ terminu przedawnienia w odniesieniu do niewykorzystanej części urlopu za 2008 r. nastąpił 1 kwietnia 2012 r., to jest po upływie trzech lat, licząc od pierwszego dnia drugiego kwartału 2009 r. r. Do 1 kwietnia 2012 r. pracownik mógł dochodzić na drodze sądowej swojego roszczenia o udzielenie zaległego urlopu za 2008 r. jako wymagalnego. Co ważne zmiana art. 168 k.p. (zaległy urlop udzielany do końca września, a nie marca następnego roku) nie wpłynie na bieg terminu przedawnienia roszczenia o udzielenie zaległego wypoczynku za rok 2008, 2009 i 2010. Dopiero w odniesieniu do urlopu zaległego za rok 2011 rozpoczęcie biegu przedawnienia nastąpi bądź z końcem 2011 r., bądź najpóźniej z dniem 30 września 2012 r.

Czy pracodawcy grożą określone konsekwencje

Nieudzielenie przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawne obniżanie jego wymiaru jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Zatrudnieni, którym nie udzielono w terminie niewykorzystanego wypoczynku, mogą zwrócić się w tej sprawie do Państwowej Inspekcji Pracy. Po przeprowadzeniu kontroli inspektor pracy może z tego tytułu nałożyć na firmę mandat do wysokości 2 tys. zł (lub 5 tys. zł, jeżeli ukarany co najmniej dwukrotnie wykroczenie przeciwko prawom pracownika popełnia w ciągu dwóch lat od dnia ostatniego ukarania). Ma też prawo skierować wniosek o ukaranie do sądu. Wówczas maksymalna wysokość grzywny wynosi 30 tys. zł.

W ubiegłym roku dzięki interwencjom PIP udzielono zaległego wypoczynku 47 tys. pracowników.

Czy za urlop przysługuje ekwiwalent

Rozwiązanie umowy o pracę uniemożliwia wykorzystanie urlopu w naturze. W dniu, w którym do niego dochodzi, pracownik zyskuje prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany w całości lub części wypoczynek. Przysługuje on za urlopy nieprzedawnione w chwili powstania do niego prawa. Po przekształceniu prawa do wypoczynku w naturze w jego ekwiwalent pieniężny nie biegnie już termin przedawnienia roszczenia o udzielenie urlopu. Z dniem powstania prawa do ekwiwalentu rozpoczyna się natomiast bieg przedawnienia roszczenia o to świadczenie (wyrok SN z 29 marca 2001 r., I PKN 336/00, OSNP 2003/1/14). Co ważne pracodawca nie ma jednak obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego kontraktu. Wysokość ekwiwalentu ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy z wyłączeniem m.in. jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie, nagród jubileuszowych czy wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego.

Czy o terminie wolnego decyduje zatrudniony

Każdy urlop wypoczynkowy, bieżący i zaległy, a także urlop na żądanie, jest udzielany przez pracodawcę. Dlatego nieudzielenie pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego do końca września następnego roku nie uprawnia go do rozpoczęcia urlopu po tym terminie bez zgody pracodawcy.

Zawiadomienie firmy o rozpoczęciu niewykorzystanego wypoczynku nie usprawiedliwia nieobecności pracownika w pracy (wyroki Sądu Najwyższego z 16 grudnia 2008 r., sygn. I PK 88/08, oraz z 5 grudnia 2000 r., sygn. I PKN 121/00, OSNAPiUS 2002, nr 15, poz. 353). Do udzielania urlopu zaległego mają bowiem zastosowanie ogólne reguły wykorzystywania wypoczynku, w tym także wynikająca z art. 163 par. 1 k.p., zgodnie z którą wniosek urlopowy pracownika jest brany przez pracodawcę pod uwagę, ale nie jest dla niego wiążący (poza przypadkami określonymi w k.p.).

Co ważne, SN wielokrotnie wskazywał, że pismo takie powinno zostać złożone przez pracownika odpowiednio wcześniej, po to, by firma mogła należycie przygotować się do jego nieobecności. Jego złożenie nie uprawnia zatrudnionego do rozpoczęcia wypoczynku, skoro nie może on sam go sobie udzielić. Samowolne udanie się pracownika na urlop (także w okresie wypowiedzenia) może być uznane za ciężkie naruszenie przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych (wyrok SN z 17 grudnia 1980 r., I PRN 136/80, LEX nr 14566).