Jakie informacje o pracowniku podaje się w świadectwie pracy

Podstawę do wydania pracownikowi świadectwa pracy stanowi rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Obowiązek wydania świadectwa aktualizuje się jednak dopiero w ostatnim dniu pracy pracownika. Oznacza to, że wydanie świadectwa pracy pracownikowi nie może nastąpić wcześniej w czasie trwania stosunku pracy. Wydanie tego dokumentu nie jest więc możliwe w czasie, gdy biegnie okres wypowiedzenia - w tym okresie może bowiem dojść do zdarzeń, które wywierają wpływ na informacje zamieszczone w świadectwie pracy (np. dotyczące wykorzystania urlopu czy zwolnienia na dziecko).

Obowiązek pracodawcy

Wydanie świadectwa pracy jest obowiązkiem pracodawcy. Podpis pod świadectwem pracy złożyć powinien pracodawca będący osobą fizyczną lub osoba wchodząca w skład organu zarządzającego pracodawcy będącego osobą prawną (jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej). Nie ma jednak przeszkód, aby na mocy wewnętrznych uregulowań do podpisywania świadectw pracy pracodawca upoważnił kierownika lub pracownika działu zajmującego się kadrami lub inną osobę.

Kontynuacja zatrudnienia

Po zakończeniu zatrudnienia pracodawca nie powinien czekać z wydaniem świadectwa pracy na wniosek pracownika, ponieważ musi sporządzić je i wydać z urzędu. W praktyce dość często po ustaniu dotychczasowego stosunku pracy jest on kontynuowany na podstawie kolejnej umowy. Najczęściej jest tak wtedy, gdy po okresie próbnym strony zawierają umowę na czas nieokreślony lub gdy zawierane są kolejno następujące po sobie umowy na czas określony. Wyłącznie w takich sytuacjach pracodawca nie ma obowiązku wydania świadectwa pracy z własnej inicjatywy i może to zrobić dopiero na żądanie pracownika. Jeśli pracownik z takim żądaniem nie wystąpi, wszystkie kolejne okresy zatrudnienia należy uwzględnić w świadectwie wydanym po ostatecznym zakończeniu stosunku pracy.

Zawartość świadectwa pracy

Treść świadectwa pracy jest ściśle określona przepisami prawa. Pracodawca nie ma żadnej dowolności przy jego wypełnianiu. Dokument ten zawiera dwie grupy danych. Pierwsza to informacje, które pracodawca ma obowiązek zamieścić z urzędu w każdym świadectwie pracy. Dotyczą one m.in. okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, wymiaru czasu pracy pracownika oraz podstawy ustania stosunku pracy. Wymagane przez prawo informacje są w większości niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Ich wyliczenie ma charakter zamknięty. Pracodawca nie jest uprawniony do zamieszczania w świadectwie pracy żadnych dodatkowych danych, nawet jeżeli są one prawdziwe i pracownik nie kwestionuje ich treści. W doktrynie wskazuje się tylko, że w świadectwie pracy powinno się wskazać liczbę nadgodzin pracownika w roku ustania stosunku pracy. Wątpliwości nie budzi natomiast fakt, że pracodawca nie ma prawa zamieszczać w świadectwie pracy opinii o pracowniku.

Drugą grupę danych stanowią te, które są zamieszczane wyłącznie na wniosek zainteresowanego pracownika. Na jego żądanie pracodawca może zamieścić informacje o:

●  składnikach wynagrodzenia pracownika,

● uzyskanych kwalifikacjach.

Wniosek o zamieszczenie takich danych pracownik powinien zgłosić pracodawcy przed wydaniem świadectwa pracy. W przypadku wypowiedzenia umowy powinno to nastąpić w okresie wypowiedzenia, ale przed dniem ustania stosunku pracy. Jeżeli do rozwiązania umowy dochodzi bez wypowiedzenia, pracownik musi zgłosić wniosek niezwłocznie po złożeniu mu oświadczenia woli o rozwiązaniu umowy.

Wydanie dokumentu

Świadectwo pracy może być wydane pracownikowi osobiście w zakładzie pracy albo osobie pisemnie upoważnionej przez pracownika. Jeśli pracownik jest nieobecny, należy je wysłać pocztą w terminie siedmiu dni na adres wskazany przez pracownika. Gdyby okazało się, że adres jest nieaktualny, a innego pracownik nie podał, pracodawca powinien złożyć świadectwo pracy do akt osobowych i nanieść w nich adnotację o niemożności doręczenia. Wtedy jest zwolniony od konieczności szukania dalszych możliwości dostarczenia tego dokumentu.

Przykład: Spóźnione żądania pracownika

Pracownik nie domagał się od pracodawcy zamieszczenia informacji o ukończonych w trakcie zatrudnienia kursach językowych i komputerowych. Dopiero gdy otrzymał świadectwo, zażądał jego sprostowania poprzez zamieszczenie tych danych. Pracodawca nie musi uwzględnić wniosku, ponieważ żądanie pracownika było spóźnione.

Przykład: Poświadczenie zatrudnienia

Pracodawca w grudniu 2009 r. uzgodnił z pracownikiem, że umowa o pracę rozwiąże się z dniem 1 lutego 2009 r. za porozumieniem stron. Pracownik zmieniał pracę i poprosił pracodawcę o wydanie świadectwa pracy z dniem podpisania porozumienia, ponieważ jego przedłożenia żądał nowy pracodawca. Pracodawcy nie wolno tego zrobić, może natomiast na prośbę pracownika wydać poświadczenie zatrudnienia, które będzie zawierać identyczne informacje jak zawarte w świadectwie pracy, według stanu na dzień sporządzenia pisma. Wydanie takiego dokumentu nie zwolni jednak pracodawcy od sporządzenia i wydania pracownikowi świadectwa pracy po ustaniu zatrudnienia.

Obowiązkowe dane

W każdym świadectwie pracy pracodawca powinien zawrzeć informacje dotyczące:

●  okresu pracy i jej rodzaju,

●  zajmowanych stanowisk,

●  wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy,

●  podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy,

●  liczby dni urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,

●  wykorzystania dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy,

●  należności ze stosunku pracy uznanych i niezaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku, z powodu braku środków finansowych,

●  okresu korzystania z urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia,

●  wykorzystanego urlopu wychowawczego,

●  liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, zgodnie z art. 92 k.p., w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,

●  wykorzystania w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 k.p.,

●  okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 36 ¹ par. 1 k.p.,

●  okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,

●  okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,

●  okresów nieskładkowych przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty,

●  wzmianki o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym.

Rafał Krawczyk

gp@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 97 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U. nr 60, poz. 282 z późń. zm.).