Jakie sankcje grożą za nieprowadzenie akt osobowych

Obowiązki związane z prowadzeniem i właściwym zabezpieczeniem akt osobowych przez pracodawcę są na tyle istotne, iż ich przestrzeganie kodeks pracy wymusza, wprowadzając odpowiedzialność karną za ich naruszanie. Należy wskazać, że sankcje grożą pracodawcy, który nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Jak się przyjmuje, chodzi tu o brak prowadzenia akt osobowych w ogóle, a nie zaniechania włączenia do nich konkretnych dokumentów. Pracodawca będzie jednak ponosił odpowiedzialność także wówczas, gdyby okazało się, że braki w dokumentacji są na tyle poważne, że można uznać, iż akta osobowe pomimo formalnego ich założenia w istocie nie są prowadzone.

Kolejne zagrożenie dla pracodawcy wynika z naruszenia obowiązku przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Celem sankcji grożących za narażenie akt osobowych i innej dokumentacji pracowniczej na zniszczenie jest ochrona tych dokumentów przed ich porzuceniem przez pracodawcę, przetrzymywaniem ich w miejscu, w których nieograniczony dostęp do nich mają osoby nieuprawnione. Odpowiedzialność grozi ponadto za przechowywanie akt osobowych w pomieszczeniach zamkniętych, ale niezapewniających bezpiecznego zachowania ich w stanie nienaruszonym, np. zagrzybionych czy zawilgoconych. Do poniesienia odpowiedzialności nie jest konieczne, aby akta osobowe zaginęły lub zostały zniszczone, ponieważ sankcjonowane jest samo narażenie tych dokumentów na zniszczenie lub uszkodzenie. Obydwa czyny stanowią wykroczenia, za które grozi kara grzywny w wysokości od 1 tys. zł do 30 tys. zł.