Na jaką pomoc ze strony firmy może liczyć pracownik podejmujący studia

Pracodawca ma wręcz obowiązek ułatwiania pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Wynika to z art. 17 k.p. i art. 94 pkt 6 kodeksu pracy. Obowiązek ten nie jest jednak tożsamy z powinnością ponoszenia kosztów dokształcania pracownika. Podnoszenie kwalifikacji pracownika może się odbywać w różnych formach i pracodawca nie ma możliwości, aby zabronić mu doskonalenia zawodowego, jeśli robi to w czasie wolnym od pracy. Pracodawca może jednak zdecydować o pomocy finansowej dla pracownika chcącego podnieść kwalifikacje. Udział pracodawcy w doskonaleniu zawodowym pracowników może przybrać dwojaką postać. Po pierwsze, pracodawca może skierować pracownika do pobierania nauki. Druga możliwość wiąże się z pomocą udzieloną pracownikowi podejmującemu kształcenie z własnej inicjatywy. W każdym z tych przypadków pracodawca nie ma jednak obowiązku partycypowania w kosztach związanych z podjęciem nauki przez pracownika. Pracodawca, który skierował pracownika na podjęcie nauki, może jednak zwrócić pracownikowi koszty przejazdu, zakwaterowania i wyżywienia na zasadach obowiązujących przy podróżach służbowych na obszarze kraju, jeżeli nauka odbywa się w innej miejscowości niż miejsce zamieszkania i miejsce pracy pracownika, pokryć koszty podręczników i innych materiałów szkoleniowych, pokryć opłaty za naukę, pobierane przez szkołę. Jeśli pracownik podejmuje naukę bez skierowania pracodawcy, może uzyskać od pracodawcy takie same świadczenia.

Dla oceny uprawnień pracownika do urlopu szkoleniowego w czasie nauki zasadnicze znaczenie ma to, czy na studia został skierowany przez pracodawcę. Gdy pracodawca sam kieruje pracownika na studia, przepisy nakładają na niego znacznie ostrzejsze rygory, niż wtedy gdy podjęcie nauki wynika z samodzielnej decyzji pracownika. W pierwszym przypadku minimalne uprawnienia pracownika w zakresie prawa do urlopu szkoleniowego określone są przepisami. W drugim - wynikają z umowy między pracownikiem a pracodawcą. Wymiar urlopu szkoleniowego określony jest w dniach roboczych i został uzależniony od rodzaju szkoły, w której naukę podejmuje pracownik. Wynosi on 21 dni w każdym roku studiów wieczorowych i 28 dni w każdym roku studiów zaocznych oraz dodatkowe 21 dni na ostatnim roku studiów celem przygotowania pracy magisterskiej lub dyplomowej i jej obrony. Poza urlopem pracownikowi skierowanemu, który podejmuje naukę w szkole wieczorowej, przysługują zwolnienia z części dnia pracy nieprzekraczające pięciu godzin tygodniowo, jeżeli czas pracy nie pozwala na punktualne przybycie na zajęcia. Na studiach podyplomowych zaocznych wymiar tego urlopu wynosi 28 dni w ciągu całego okresu trwania nauki. Przywilej związany z tymi urlopami szkoleniowymi pracownik skierowany do podjęcia nauki nabywa niezależnie od woli pracodawcy. W przypadku powtarzania semestru przez pracownika skierowanego na studia przez pracodawcę przepisy nie przewidują możliwości odmowy udzielania urlopu szkoleniowego w latach następnych, chociaż dopuszczają możliwość odmowy wypłaty niektórych świadczeń pieniężnych przez okres powtarzania semestru (roku) nauki.

Pracownik nie był skierowany na studia przez pracodawcę, zatem wszelkie uprawnienia, jakie przysługiwałyby mu w związku z podjęciem nauki, wynikać mogły wyłącznie z decyzji pracodawcy. Wola pracodawcy udzielenia pomocy dokształcającemu się pracownikowi powinna zostać uzewnętrzniona w pisemnej umowie zawartej między nim a pracownikiem. Wyłącznie taka umowa określić mogła wzajemne prawa i zobowiązania stron. Ustala ona zakres świadczeń przysługujących pracownikowi w czasie nauki, np. wymiar płatnego urlopu szkoleniowego, zakres zwrotu kosztów związanych z nauką, a także obowiązki pracownika - np. zobowiązanie się do przepracowania określonego czasu u tego pracodawcy po ukończeniu studiów oraz warunki, na jakich pracownik będzie zobowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę, jeżeli nie dopełni warunków umowy i nie przepracuje określonego w umowie czasu. Bez zawarcia umowy w formie pisemnej pracownik praktycznie nie jest w stanie udowodnić deklaracji pracodawcy udzielenia urlopu szkoleniowego. Jednak także wtedy, gdy pracodawca kieruje pracownika na studia i zastosowanie znajdują przepisy rozporządzenia, zawarcie stosownej umowy jest nieodzowne. W tym przypadku umowa może w sposób bardziej korzystny, niż to przewidziano w rozporządzeniu, kształtować sytuację pracownika, nie jest dopuszczalne natomiast jej pogorszenie.

Przepisy konkretyzujące zasady udzielania przez pracodawcę pomocy dokształcającym się pracownikom nie określają terminu, w którym pomoc taka może być udzielona. Najczęściej spotkać się można z sytuacją, w której decyzja o skierowaniu pracownika na studia lub udzieleniu pomocy pracownikowi podejmującemu studia bez skierowania zostaje podjęta przez pracodawcę przed rozpoczęciem nauki. Brak jest jednak przeszkód, aby formalne skierowanie na studia nastąpiło już po ukończeniu przez pracownika pewnego etapu nauki, na przykład pierwszego roku studiów. Identyczna sytuacja może wystąpić przy dofinansowaniu nauki pracownika, który studiuje bez skierowania pracodawcy. Nieco inna sytuacja występuje, jeśli studia składają się z dwóch stadiów - licencjatu i uzupełniających studiów magisterskich. Skierowanie na studia licencjackie nie rozciąga się w takim wypadku na studia magisterskie, zatem pracodawca powinien obydwa te etapy objąć skierowaniem na studia albo na każdy z nich skierować pracownika oddzielnie.

Nie tylko pracownik podejmujący studia z własnej inicjatywy, ale również ten, który jest kierowany na studia przez pracodawcę, musi się liczyć ze zwrotem otrzymanych świadczeń w pewnych sytuacjach. W przypadku skierowania podstawy zwrotu otrzymanych świadczeń zostały ściśle określone przepisami. Obowiązek taki powstaje, gdy pracownik przerwie naukę lub nie podejmie jej, nie mając do tego uzasadnionych przyczyn. Zasadność przerwania nauki może być oceniana przez sąd w ewentualnym procesie wytoczonym przez pracodawcę o zapłatę kwot wypłaconych pracownikowi. Zwrot kosztów poniesionych przez pracodawcę następuje ponadto wówczas, gdy pracownik, który otrzymał od zakładu pracy świadczenia w trakcie nauki lub po jej ukończeniu w terminie określonym w umowie, nie dłuższym niż trzy lata, rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem lub pracodawca rozwiąże z nim stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy. Zwrot kosztów poniesionych przez pracodawcę następuje w wysokości proporcjonalnej do czasu pracy po ukończeniu nauki lub czasu pracy w czasie nauki. Pracownik nie ma obowiązku zwrotu kosztów, gdy rozwiązuje stosunek pracy ze względów zdrowotnych lub z powodu przeprowadzki do innej miejscowości spowodowanej zawarciem związku małżeńskiego lub zmianą miejsca zatrudnienia współmałżonka. W przypadku zawarcia umowy o dofinansowaniu pracownika, który nie został skierowany na studia, okoliczność, iż jej podstawą jest zasada swobody umów, skutkuje tym, iż obowiązki pracownika mogą zostać określone w sposób bardziej rygorystyczny. W szczególności umowa może określać dłuższy okres odpracowania świadczeń udzielonych przez pracodawcę. Nie jest wykluczone ponadto nałożenie obowiązku zwrotu tych kosztów w przypadku rozwiązania umowy z innej przyczyny niż te określone w rozporządzeniu, w szczególności po rozwiązaniu umowy za porozumieniem stron (por. uchwała SN z 10 marca 2005 r., II PZP 2/05 OSNP 2005/16/240).