Najkorzystniejszą dla pracodawcy formą obniżenia pensji pracownika jest porozumienie zmieniające

Przed wręczeniem pracownikom wypowiedzeń zmieniających lub zawarciem stosownych porozumień pracodawca powinien rozważyć odpowiednie zmiany regulaminu wynagradzania. Zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego (por. wyrok SN z 6 października 2004 r., I PK 569/03, OSNP 2005/11/154) zmiana warunków umowy o pracę jest bezskuteczna w zakresie, w jakim dotyczy warunków wynagrodzenia wynikających nie z samej umowy o pracę, ale z regulaminu.

Porozumienie zmieniające jest z pewnością najbardziej dogodną formą przekształcenia warunków umowy o pracę. Porozumienie to zawiera pracodawca i pracownik, składając zgodne oświadczenie, iż od danego dnia warunki wynagrodzenia ulegną zmianie. Za jego pomocą można zmodyfikować warunki każdego rodzaju umowy o pracę, niezależnie od okresu, na jaki została zawarta.

Zasady zmiany warunków umowy o pracę za pomocą porozumienia umożliwiają ponadto przekształcenie warunków płacy pracowników szczególnie chronionych (np. kobiet w ciąży lub w czasie urlopu macierzyńskiego, pracowników przebywających na urlopie wychowawczym, pracowników nieobecnych w pracy z powodu choroby itd.). Niewątpliwą zaletą omawianego sposobu zmiany warunków wynagrodzenia jest elastyczność, uproszczona procedura, spora dowolność stron w kształtowaniu treści porozumienia oraz to, iż strony bezkonfliktowo i sprawnie ustalają obniżoną wysokość wynagrodzenia.

Zamiaru zawarcia porozumienia nie trzeba także konsultować z zakładową organizacją związkową lub innym przedstawicielem pracowników. Należy jednak podkreślić, że może ono być zawarte jedynie wówczas, gdy zarówno pracownik, jak i pracodawca wyrażą na to zgodę. Jeżeli jednak nie dojdzie do jego zawarcia, pracodawca powinien - w celu zmiany warunków płacy - wypowiedzieć pracownikowi dotychczasowe warunki umowy w tym zakresie.

Do wypowiedzenia zmieniającego stosuje się odpowiednio przepisy o wypowiedzeniu umowy o pracę (tzw. wypowiedzenie definitywne). Co do zasady może ono zostać wręczone pracownikowi zatrudnionemu zarówno na czas nieokreślony, jak i określony. Przy czym, w przypadku umów zawartych na czas określony, o możliwości zastosowania wypowiedzenia zmieniającego decyduje ogólna zasada przepisu art. 33 k.p. W myśl powołanej reguły pracodawca może dokonać wypowiedzenia pracownikowi zatrudnionemu na czas określony, tylko wówczas gdy umowa zawarta została na okres dłuższy niż sześć miesięcy, a strony przewidziały możliwość jej wcześniejszego rozwiązania za wypowiedzeniem.

Wypowiedzenie zmieniające wymaga dla swej skuteczności formy pisemnej. W treści wypowiedzenia należy wskazać nowe warunki płacy, przyczyny zmiany dotychczasowych warunków (np. sytuacja finansowa pracodawcy czy potrzeba przystosowania do obecnej sytuacji na rynku), prawo pracownika do odmowy przyjęcia zaproponowanych zmian oraz termin, w którym pracownik powinien złożyć oświadczenie co do nowych warunków umowy.

Przepisy kodeksu pracy nie determinują sposobu oraz formy zawiadomienia pracodawcy przez pracownika o jego decyzji. Stąd dozwolone jest także ustne złożenie takiego oświadczenia (por wyrok SN z 24 maja 2001 r., I PKN 405/00, OSNP 2003/6/147), przy czym ze względów dowodowych zdecydowanie najlepszą formą oświadczenia jest forma pisemna.

Pracownik powinien także pamiętać, że oświadczenie powinno zostać złożone pracodawcy wprost. Zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego (por. wyrok SN z 22 lipca 1998 r., I PKN 254/98, OSNP 1999/16/514) samo odwołanie się do sądu przez pracownika od wypowiedzenia zmieniającego nie jest tożsame z oświadczeniem o odrzuceniu zaproponowanych warunków pracy i płacy.

Pracownik, któremu wręczono wypowiedzenie zmieniające, składa stosowne oświadczenie woli o odrzuceniu obniżonej wysokości wynagrodzenia do dnia, w którym upływa pierwsza połowa okresu wypowiedzenia właściwego dla jego stosunku pracy.

Umowa o pracę z pracownikiem, który odrzuci proponowaną wysokość wynagrodzenia, ulega rozwiązaniu po upływie pozostającej części okresu wypowiedzenia. Natomiast w przypadku akceptacji obniżonego wynagrodzenia po upływie okresu wypowiedzenia pracownik podejmuje pracę na nowych warunkach.

Jeżeli pracownik nie zawiadomi pracodawcy na piśmie w odpowiednim terminie o swojej decyzji, uważa się, że zaakceptował ofertę pracodawcy. Jeżeli jednak w treści wypowiedzenia zmieniającego zabraknie informacji o terminie, w którym pracownik ma obowiązek złożyć pracodawcy stosowne oświadczenie, długość terminu na przyjęcie lub odrzucenie nowych warunków ulega przedłużeniu do końca okresu wypowiedzenia.

Należy także pamiętać, że jeżeli dojdzie do rozwiązania umowy o pracę wskutek odrzucenia zaproponowanych warunków, pracodawca może być zobowiązany do zapłaty pracownikowi odprawy, zgodnie z przepisami ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (por. wyrok SN z 17 maja 2007 r., III BP 5/07, OSNP 2008/13-14/188). W pewnych sytuacjach na pracodawcy mogą także spoczywać dodatkowe obowiązki wynikające ze wspomnianej ustawy, w tym przestrzeganie procedury konsultacyjno-informacyjnej.

Pracodawca, który wręcza wypowiedzenie zmieniające pracownikowi zatrudnionemu na czas nieokreślony i reprezentowanemu przez zakładową organizację związkową, musi pamiętać o obowiązku zawiadomienia organizacji związkowej o wypowiedzeniu.

Ponadto pracodawca, u którego działają związki zawodowe lub inni przedstawiciele pracowników, może zawrzeć z nimi stosowne porozumienie co do planu redukcji wynagrodzenia. Po zawarciu takiego porozumienia pracodawca wręcza pracownikom wypowiedzenia zmieniające lub zawiera z nimi porozumienia zmieniające na zasadach opisanych powyżej. Rozmowy z przedstawicielami pracowników ułatwiają osiągnięcie porozumienia między pracodawcą i pracownikami w sprawie zmiany warunków płacy. Pozwalają także przedyskutować sytuację, zrozumieć intencje i racje obu stron oraz wspólnie zastanowić się nad najdogodniejszymi rozwiązaniami.