Telepracownikiem można zostać także w trakcie zatrudnienia

Telepracownikiem może zostać pracownik pod warunkiem spełnienia dwóch przesłanek. Po pierwsze - u pracodawcy musi obowiązywać porozumienie określające warunki stosowania telepracy. Po drugie pracownik musi wyrazić zgodę na wykonywanie pracy w tej formie z zachowaniem pełnej dobrowolności. Nie jest zatem możliwe uzgodnienie z pracownikiem, że będzie on telepracownikiem, jeżeli u pracodawcy nie obowiązuje porozumienie w sprawie telepracy.

Uzyskanie przez pracownika statusu telepracownika może nastąpić zarówno przy zawieraniu umowy o pracę, jak i w trakcie zatrudnienia.

Przy negocjowaniu warunków nawiązania umowy o pracę u danego pracodawcy można zatem uzgodnić, że pracownik będzie wykonywał pracę w formie telepracy. W takim przypadku w treści umowy o pracę dodatkowo określa się warunki jej wykonywania, zgodne z definicją telepracy, a także uwzględniające specyfikę pracy telepracownika. Chodzi tu zatem zwłaszcza o określenie miejsca świadczenia pracy poza zakładem pracy ze wskazaniem, przy pomocy jakich środków komunikacji elektronicznej pracownik będzie wykonywał pracę i rozliczał się z jej wyników z pracodawcą.

Uzyskanie statusu telepracownika może także nastąpić w trakcie zatrudnienia. W takim przypadku bezwzględnie wymagane jest porozumienie między pracownikiem i pracodawcą w tej sprawie, przy czym z inicjatywą modyfikacji warunków zatrudnienia może wystąpić zarówno pracownik, jak i pracodawca.

Nie jest natomiast możliwe stanie się telepracownikiem w drodze wypowiedzenia dotychczasowych warunków pracy (tzw. wypowiedzenie zmieniające) dokonanego przez pracodawcę, bowiem jest to tryb zmiany warunków zatrudnienia dokonywany jednostronnie przez pracodawcę. Pracodawca nie może także czasowo zmienić pracownikowi warunków zatrudnienia na charakterystyczne dla telepracownika, stosując art. 42 par. 4 k.p., co jednoznacznie wynika z przepisów art. 67⁷ k.p.

Podstawowym warunkiem do spełnienia przez pracodawcę jest określenie zasad stosowania telepracy w porozumieniu lub regulaminie. Pracodawca powinien przedstawić działającym u niego zakładowym organizacjom związkowym projekt porozumienia określającego warunki stosowania telepracy.

Porozumienie powinno być zawarte ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, a jeżeli nie jest to możliwe, z organizacjami reprezentatywnymi w rozumieniu przepisów kodeksu pracy. Na zawarcie porozumienia pozostawiono pracodawcy 30 dni. Jeżeli w tym terminie nie dojdzie do uzgodnienia treści porozumienia z organizacjami związkowymi, pracodawca powinien wydać regulamin, uwzględniając w nim ustalenia podjęte z organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia. Jeżeli u pracodawcy nie działają organizacje związkowe, to warunki stosowania telepracy pracodawca określa w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników w trybie wyłonionym u danego pracodawcy.

Porozumienie i regulamin dotyczące warunków stosowania pracy w formie telepracy są źródłami prawa pracy, co oznacza, że jeżeli w sposób konkretny formułują uprawnienia pracownicze, to na ich podstawie można dochodzić realizacji tych uprawnień na drodze sądowej. Jeżeli np. w porozumieniu ustalono, że telepracownikowi wykonującemu pracę w domu na własnym sprzęcie przysługuje z tego tytułu ekwiwalent pieniężny w określonej wysokości, to telepracownik ma roszczenie to pracodawcy o wypłacenie tego ekwiwalentu, a w razie sporu może dochodzić swoich praw przed sądem pracy.

Z samej definicji telepracy wynika, że nie każdy rodzaj pracy może być wykonywany w tej formie. Telepracą jest bowiem praca wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Rozliczenie się z wykonanej pracy także może nastąpić za pomocą takich środków, choć nie jest to już warunek konieczny przy ocenie, czy dany rodzaj pracy może odbywać się w formie telepracy.

Regularne wykonywanie pracy poza zakładem pracy nie oznacza, że musi być ona stale wykonywana poza zakładem pracy. Możliwe jest stosowanie systemu mieszanego, tzn. telepracownik np. w określone dni trzy dni pracuje w domu, zaś w określone dwa dni tygodnia - na terenie zakładu pracy. Podział czasu pracy na czas przypadający w domu telepracownika i na czas poświęcony na pracę na terenie zakładu pracy zależy przy tym od rodzaju pracy i indywidualnych ustaleń między pracodawcą i telepracownikiem.

Część tych warunków wynika wprost z przepisów kodeksu pracy, część może być natomiast określona w umowie z konkretnym telepracownikiem.

Warunki wykonywania pracy w formie telepracy wynikające z kodeksu pracy to: obowiązek pracodawcy dostarczenia telepracownikowi sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, ubezpieczenie tego sprzętu, pokrycie kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu oraz zapewnienie pomocy technicznej i niezbędnych szkoleń w zakresie obsługi sprzętu.

Umowa sporządzana między pracodawcą a telepracownikiem może natomiast określać zakres ubezpieczenia i zasady wykorzystywania przez telepracownika sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, jeżeli stanowi on własność pracownika, zasady porozumiewania się pracodawcy z telepracownikiem, w tym sposób potwierdzania obecności pracownika na stanowisku pracy, sposób i formę kontroli wykonywania pracy przez telepracowika. Jeżeli pracownik wykonuje pracę przy pomocy własnego sprzętu, przysługuje mu ekwiwalent pieniężny, którego wysokość może być określona w porozumieniu lub regulaminie dotyczącym warunków stosowania telepracy, lub w umowie z konkretnym telepracownikiem.

Nie ma żadnych przeszkód prawnych, aby pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, np. na pół etatu, wykonywał pracę w formie telepracy. Ta forma organizacji pracy jest bowiem uzależniona nie od wymiaru czasu pracy pracownika, lecz od warunków i rodzaju świadczonej pracy.

Warto pamietać, że telepracownik, choć często pracuje w domu, jest pracownikiem. W związku z tym jest zobowiązany do osobistego wykonywania pracy i przy realizacji swoich obowiązków pracowniczych nie może korzystać z pomocy osób trzecich, w tym także członków rodziny.

Jeżeli chodzi o godziny pracy telepracownika, powinny być one uzgodnione między pracodawcą i telepracownikiem. Jeżeli praca wykonywana przez telepracownika wymaga współpracy z innymi pracownikami świadczącymi pracę na terenie zakładu pracy, zapewne konieczne będzie ustalenie takich godzin pracy telepracownika, aby mógł on współpracować ze swoimi kolegami. Także w przypadku, gdy praca telepracownika wymaga bieżącego nadzoru ze strony pracodawcy, będzie on zainteresowany przyjęciem konkretnych ustaleń w kwestii określonych godzin pracy telepracownika.

Jeżeli natomiast charakter pracy wykonywanej przez telepracownika nie wymaga regularnego kontaktowania się ze współpracownikami czy przełożonym, to wystarczające jest np. rozliczanie się z wykonanej pracy raz w tygodniu w siedzibie pracodawcy. W tej sytuacji można to pozostawić do swobodnego uznania telepracownika, w jakich godzinach będzie on wykonywać pracę w domu. W każdym jednak przypadku należy zadbać o to, aby pracodawca mógł nawiązać kontakt z telepracownikiem wówczas, gdy uzna to za niezbędne. Wykonywanie pracy w formie telepracy nie wyłącza bowiem korzystania przez pracodawcę z jednego z podstawowych uprawnień wynikających z istoty stosunku pracy, jakim jest pełnienie funkcji kierowniczej w procesie pracy.

Pracownik wykonujący pracę w tej formie powinien być poinformowany o jednostce organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się jego stanowisko pracy, a także o osobie lub organie odpowiedzialnych za współpracę z nim i upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania przez niego pracy.

Ponadto pracodawca powinien określić zasady ochrony danych przekazywanych telepracownikowi w związku z wykonywaniem przez niego pracy.

Konieczne jest także wymienienie się między pracodawcą i telepracownikiem informacjami niezbędnymi do wzajemnego porozumiewania się za pomocą środków komunikacji elektronicznej albo podobnych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość.

Zakres obowiązków pracodawcy jest przy tej formie pracy w określony sposób ograniczony. Co do zasady pracodawca realizuje w takim przypadku obowiązki dot. bhp w zakresie wynikającym z rodzaju i warunków wykonywanej pracy, z wyłączeniem:

● obowiązku dbałości o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy, określonego w art. 212 pkt 4 k.p.,

● obowiązków dotyczących obiektów budowlanych i pomieszczeń pracy (rozdział III działu dziesiątego kodeksu pracy),

● obowiązku zapewnienia odpowiednich urządzeń higieniczno-sanitarnych, określonego w art. 233 k.p.

Ponadto pracodawca, dostarczając telepracownikowi własny sprzęt do wykonywania pracy w formie telepracy, musi zadbać o to, aby spełniał on wymagania określone w rozdziale VI działu dziesiątego kodeksu pracy dotyczące maszyn i urządzeń technicznych.

Jeżeli praca jest wykonywana w domu telepracownika, pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, za uprzednią zgodą pracownika, przy czym pierwsza kontrola w tym zakresie jest przeprowadzana na wniosek pracownika, przed rozpoczęciem przez niego wykonywania pracy.

Przeprowadzenie kontroli pracy wykonywanej w domu wymaga uprzedniej zgody pracownika wyrażonej na piśmie albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej, albo podobnych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość.

Pracodawca w każdym przypadku powinien dostosować sposób przeprowadzenia kontroli nie tylko do miejsca wykonywania pracy (dom), ale także do jej charakteru. Czynności kontrolne nie mogą naruszać prywatności telepracownika oraz jego rodziny, a także utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych zgodnie z ich przeznaczeniem. Jeżeli zatem np. charakter pracy nie wymaga jej wykonywania w porze nocnej, nie powinno się proponować telepracownikowi przeprowadzenia kontroli w godzinach zwyczajowo określanych jako cisza nocna.

Szczegółowy sposób i formę kontroli wykonywania pracy przez telepracownika można określić w umowie zawieranej z pracodawcą. W umowie tej można np. ustalić konkretne dni i godziny kontroli, tak aby nie utrudniała ona normalnego funkcjonowania pozostałym członkom rodziny.

Jeśli pracodawca nie jest już zainteresowany tą formą wykonywania pracy przez pracownika, może wystąpić o przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy przez pracownika. Procedura przewrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy przez telepracownika zależy to od momentu, w którym pracodawca podejmuje taką decyduje. Jeżeli dochodzi do tego w okresie trzech miesięcy od podjęcia przez pracownika pracy w formie telepracy, to wniosek pracodawcy w tej sprawie złożony pracownikowi jest wiążący. Strony ustalają wówczas termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia utrzymania wniosku przez pracownika. Jeżeli natomiast pracodawca podejmuje taką decyzję po upływie trzech miesięcy od podjęcia przez pracownika pracy w formie telepracy to wówczas przywrócenie telepracownikowi poprzednich warunków wykonywania pracy następuje na ogólnych zasadach, tj. w drodze wypowiedzenia zmieniającego (art. 42 par. 1-3 k.p.).

Zaprzestanie wykonywania pracy w formie telepracy, jeżeli nastąpiło zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie procedurami, nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę. Pracownik może bowiem w okresie trzech miesięcy od dnia rozpoczęcia wykonywania pracy w formie telepracy złożyć pracodawcy wiążący wniosek dotyczący chęci powrotu do poprzednich warunków wykonywania pracy. Złożenie takiego wniosku po upływie trzech miesięcy nie jest wprawdzie wiążące dla pracodawcy, powinien on jednak w miarę możliwości uwzględnić wniosek pracownika.

Odrębną kwestią jest natomiast zaprzestanie wykonywania pracy w formie telepracy noszące znamiona ciężkiego naruszenia przez pracownika jego podstawowych obowiązków. Jeżeli zatem np. pracownik opuścił swoje stanowisko pracy (w domu), nie informując o tym pracodawcy - pracodawca może uznać, oceniając konkretne okoliczności takiego zdarzenia, że pracownik w sposób ciężki naruszył swoje podstawowe obowiązki pracownicze, i rozwiązać z nim umowę o pracę w trybie przewidzianym w art. 52 k. p., a więc bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Jeżeli uzgodnienie między stronami dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy nastąpiło przy zawieraniu umowy o pracę, to oznacza, że ten warunek zatrudnienia staje się jednym z istotnych warunków umowy o pracę. Jego zmiana, tak jak każdego innego warunku zatrudnienia wynikającego z umowy o pracę - może nastąpić w drodze porozumienia stron lub w trybie tzw. wypowiedzenia zmieniającego.

Pracodawca może zatem, jeżeli istnieje uzasadniona przyczyna takiej decyzji, wypowiedzieć telepracownikowi warunki umowy o pracę w części dotyczącej świadczenia pracy w formie telepracy i zaproponować pracownikowi inne warunki wykonywania pracy (np. zamiast w domu, w siedzibie pracodawcy) - stosując tryb wynikający z art. 42 par. 1-3 k.p.

Nieprzyjęcie przez pracownika nowych warunków zatrudnienia spowoduje, że umowa rozwiąże się z upływem okresu wypowiedzenia. Pracownik może oczywiście kwestionować taką decyzję pracodawcy na drodze sądowej.

Pracownik wykonujący pracę w tej formie nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy.

Ewentualne zróżnicowanie może być stosowane, jeżeli da się uzasadnić odrębnościami związanymi z warunkami wykonywania pracy w formie telepracy. Telepracownik nie może zatem uznać, że jest traktowany gorzej od innych pracowników wykonujących ten sam rodzaj pracy, ale na terenie zakładu pracy, jeżeli pracodawca poleci mu dojazd do siedziby pracodawcy na szkolenie z zakresu bhp organizowane dla wszystkich pracowników w godzinach pracy. Nie można bowiem wymagać, aby pracodawca zorganizował dla telepracownika szkolenie z zakresu bhp w jego miejscu pracy, t.j. w domu.

Pracodawca został ponadto zobowiązany do umożliwiania telepracownikowi, na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników, przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej. Takie gwarancje przeciwdziałają izolacji telepracowników, która mogłaby nastąpić w związku z wykonywaniem przez nich pracy poza siedzibą pracodawcy.