Jakie należności trzeba wypłacić pracownikowi w związku z podróżą służbową

radca prawny specjalizujący się w prawie pracy i prawie cywilnym. Wykładowca w Wyższej Szkole Zarządzania i Bankowości w Krakowie. Autorka wielu publikacji m.in. z zakresu prawa pracy

Jeżeli w obowiązującym u pracodawcy regulaminie wynagradzania, układzie zbiorowym pracy lub umowach o pracę zawartych z poszczególnymi pracownikami nie są uregulowane kwestie związane z podróżami służbowymi, stosuje się przepisy określające wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami. Nie ma znaczenia przy tym, czy pracodawca jest ze sfery budżetowej.

Jednym z podstawowych świadczeń wypłacanych pracownikom w związku z podróżą służbową są diety. Przeznaczone one są na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży.

Obecnie w przypadku podróży służbowej na obszarze Polski wysokość jednej diety została określona w wysokości 23 zł za dobę podróży. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania. Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i obejmuje od 8 do 12 godzin, przysługuje połowa diety, a jeśli ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.

W przypadku gdy podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę do 8 godzin przysługuje połowa diety, a ponad 8 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Ma to miejsce wtedy, gdy pracownik jest wydelegowany do miejscowości jego pobytu stałego lub czasowego oraz w przypadkach gdy pracownik w czasie weekendu przebywa w domu. Ponadto diety nie przysługują, jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Miejscowość, w której pracodawca udostępnił pracownikowi nieodpłatnie lokal mieszkalny i w której pracownik faktycznie przebywał, choćby bez zamiaru stałego tam pobytu, bez względu na dopełnienie obowiązku meldunkowego, jest miejscowością czasowego pobytu pracownika w rozumieniu par. 4 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.). W takich przypadkach pracodawca nie musi wypłacać diety.

Wprawdzie w przepisie nie doprecyzowano, co dokładnie trzeba rozumieć przez określenie całodzienne wyżywienie, jednak powszechnie przyjmuje się, że dorosły człowiek spożywa trzy posiłki dziennie. W związku z tym jedynie zapewnienie pracownikowi trzech bezpłatnych posiłków zwalnia pracodawcę z obowiązku wypłacenia diety.

W przypadku gdy pracodawca zapewnia tylko niektóre posiłki (np. śniadanie), nadal ma obowiązek wypłacenia diety. W przepisach nie ma też mowy o tym, że w takich przypadkach dieta powinna być proporcjonalnie pomniejszana.

W związku z tym przyjmuje się, że pracodawca powinien wypłacić ją pracownikowi w pełnej wysokości.

W takiej sytuacji pracownicy mogą liczyć na zwrot wydatków poniesionych na wizytę w domu. Zgodnie bowiem z obowiązującymi w tym zakresie przepisami pracownikowi przebywającemu w podróży trwającej co najmniej dziesięć dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.

Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20 proc. diety, czyli obecnie jest to zaledwie 4,60 zł.

Rzeczywiście ta kwota nie zawsze wystarcza na pokrycie faktycznych kosztów związanych z przemieszczaniem się po mieście stanowiącym cel podróży służbowej. W związku z tym w przepisach przewidziano dodatkowe rozwiązanie pozwalające na zwrócenie pracownikowi wszystkich udokumentowanych kosztów.

Polega ono na tym, że na wniosek pracownika pracodawca wyraża zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Tak więc pracownik powinien złożyć stosowny wniosek w tej sprawie i jednocześnie zadbać o udokumentowanie wydatków na bilety komunikacji miejskiej. Jednak musi on pamiętać, że warunkiem zastosowania opisywanego rozwiązania jest uzyskanie akceptacji pracodawcy.

Za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150 proc. diety.

Obecnie wysokość diety jest ustalona w wysokości 23 zł, więc ryczałt za nocleg wynosi 34,50 zł. W sytuacji gdy nocleg kosztuje pracownika więcej, warto zadbać o rachunek. W przeciwnym razie koszty poniesione na skorzystanie z usług np. hotelu nie muszą być zrekompensowane przez pracodawcę w całości.

Poza tym należy pamiętać, że ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej sześć godzin pomiędzy godzinami 21.00 i 7.00. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży. Rozliczenie kosztów podróży przez pracownika powinno nastąpić w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki.

Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Jednak obowiązek dokumentowania wydatków nie dotyczy diet, które mają pokrywać zwiększone koszty wyżywienia w czasie podróży, oraz wydatków objętych ryczałtami.

Nie ma żadnych przeszkód prawnych, by pracodawca przyjął bardziej korzystne dla swoich pracowników rozwiązania w zakresie dotyczącym wysokości diet wypłacanych w związku z podróżami służbowymi.

Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej (obecnie jest to 23 zł).

W każdym razie można stwierdzić, że pracodawca może zobowiązać się do wypłacania wyższej diety. Jeśli więc zakładzie pracy zasady wypłacania należności z tytułu podróży służbowych są określone w regulaminie wynagradzania, to można wprowadzić do niego dodatkowe postanowienie, na podstawie którego będą wypłacane wyższe diety, np. w wysokości 40 zł za jeden dzień.

Jeśli tylko pracownik dysponuje dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatków na leczenie za granicą, to pracodawca powinien mu je zwrócić. Tego rodzaju zrekompensowanie wydatków powinno nastąpić ze środków pracodawcy. Nie podlegają zwrotowi jedynie koszty leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i zabiegów kosmetycznych oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych oraz zakupu okularów.