Harmonogram jest wiążący dla pracownika

Plan zawiera terminy wykorzystania urlopu przez poszczególnych pracowników. Ustalany jest najczęściej na rok (można na krócej, np. na kwartał). Obejmuje całość przysługującego pracownikowi urlopu, zarówno bieżącego, jak i zaległego, z wyjątkiem czterech dni urlopu na żądanie, przysługujących w danym roku (art. 163 par. 1 k.p.). Urlop na żądanie niewykorzystany w poprzednim roku uwzględnia się jako zwykłe dni.

Wnioski pracowników nie są wiążące dla pracodawcy, ale może się do nich przychylić. Od tej zasady są dwa wyjątki. Po pierwsze, pracodawca jest związany wnioskiem o udzielenie urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po macierzyńskim (art. 163 par. 3 k.p.). Pracodawca musi udzielić wówczas urlopu wypoczynkowego w pełnym wymiarze, niezależnie od tego, czy następnie będzie wykorzystany urlop wychowawczy.

Ponadto pełny urlop wypoczynkowy przysługuje bezpośrednio po macierzyńskim, nawet w razie nie przepracowania w danym roku kalendarzowym ani jednego dnia. Po drugie pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi młodocianemu uczęszczającemu do szkoły udzielić urlopu podczas ferii, bez składnia przez niego wniosku.

Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę albo u pracodawcy ona nie działa. Wówczas pracodawca sam podejmuje decyzję o rezygnacji z planu urlopów.

Jeżeli jednak pracodawca zobowiązany jest do ustalenia planu urlopów, powinien podać go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w jego firmie. Można wywiesić plan na tablicy ogłoszeń, wyłożyć do wglądu w dziale kadr lub rozesłać pocztą intranetową. Od momentu takiego ogłoszenia plan jest wiążący zarówno dla pracodawcy, jak i pracowników. Oznacza to, że terminy wykorzystania urlopu można zmieniać wyjątkowo, zgodnie z przepisami kodeksu pracy, np. przesunięcie terminu rozpoczęcia urlopu, odwołanie z urlopu.

Zdarza się, że plan nie obejmie wszystkich pracowników, np. przyjęto nową osobę, dotychczasowy pracownik był chory podczas sporządzania planu. W takiej sytuacji pracownik nie może sam, bez uzgodnienia z pracodawcą, udać się na urlop czy też dowolnie ustalić termin urlopu. Samowolne udanie się pracownika na urlop jest ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych (nieusprawiedliwiona nieobecność) i uprawnia pracodawcę do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 52 par. 1 pkt 1 k.p.).