Pracodawca przy wydatkowaniu środków z ZFŚS powinien pamiętać o kryterium socjalnym

ZFŚS jest specjalnym środkiem przeznaczonym na finansowanie przez pracodawcę działalności socjalnej na rzecz pracowników, byłych pracowników - emerytów i rencistów oraz rodzin obu tych grup.

Ustawowa definicja działalności socjalnej obejmuje wiele rodzajów usług i świadczeń, których podstawowym celem jest pomoc w realizacji potrzeb wynikających przede wszystkim z życiowej, rodzinnej, a w szczególności z materialnej sytuacji osób uprawnionych do korzystania z funduszu. W związku z tym należałoby się zastanowić, czy praktykowane przez niektórych pracodawców, zwłaszcza przed świętami, wykorzystywanie środków socjalnych dla obdarowywania wszystkich pracowników prezentami w różnej postaci, np. paczkami, bonami, kartami przedpłaconymi czy też świadczeniami pieniężnymi o identycznej lub o zbliżonej często wartości, służy realizacji podstawowych celów, dla jakich ten fundusz jest tworzony. Taka praktyka w wielu przypadkach może budzić zasadnicze wątpliwości.

Fundusz świadczeń socjalnych nie jest funduszem okolicznościowym, a jego środki nie podlegają prostemu podziałowi wśród pracowników, tzn. nie wypłaca się z tego funduszu świadczeń z pominięciem wyłącznie socjalnego dla tych wypłat uzasadnienia. Oznacza to, że praktykowane niekiedy wypłaty (gratyfikacje), zwłaszcza przed świętami, wszystkim pracownikom w jednakowej lub zbliżonej wysokości, są nieprawidłowe.

Prosty podział tych środków oznacza bowiem istotną zmianę charakteru funduszu, który staje się źródłem wypłat o wynagrodzeniowym, a więc pozasocjalnym charakterze.

Świadczenia ZFŚS ze względu na ich socjalny charakter nie mają charakteru roszczenia ze stosunku pracy. Ich celem jest bowiem wyrównywanie różnic w poziomie życia pracowników, a nie wynagradzanie za wykonywaną pracę. Uprawnienie pracowników do korzystania z pomocy socjalnej pracodawcy nie musi być więc zawsze tożsame z gwarancją jej otrzymania.

Ustawa o ZFŚS nie wyłącza możliwości udzielania pracownikom pomocy materialnej zarówno w formie finansowej, jak i rzeczowej. Z przepisów wynika , że taka pomoc (w praktyce zapomoga) powinna mieć charakter socjalny - czyli powinna być kierowana do osób znajdujących się w relatywnie trudniejszej, utrzymującej się dłuższy czas, sytuacji materialnej.

Nie ma zakazu, aby świadczenia przyznać pracownikom np. w grudniu. Jednak powodem dokonania tego rodzaju wydatków z funduszu socjalnego nie powinny być wyłącznie zbliżające się święta i chęć obdarowania na tą okoliczność wszystkich pracowników - od prezesa firmy do osób zajmujących najniższe stanowiska w hierarchii służbowej.

Rodzaje i formy świadczeń dopuszczonych do sfinansowania z ZFŚS określa art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS. Definicja działalności socjalnej, przewiduje m.in. udzielanie materialnej pomocy w formie finansowej lub rzeczowej, z tym, że realizacja takich świadczeń musi być ściśle powiązana z wyłącznie socjalną potrzebą i sytuacją osoby ubiegającej się o taką pomoc. Oznacza to że samo wystąpienie określonej okoliczności takiej jak np. zbliżające się święta nie rodzi automatyzmu w przyznaniu pomocy z ZFŚS. Dopiero wystąpienie podobnych okoliczności w warunkach trudnej sytuacji materialnej danej osoby może uzasadniać podejmowanie decyzji o przyznaniu pomocy z ZFŚS w formie dostosowanej do konkretnej potrzeby.

Jeżeli u pracodawcy zapadła decyzja o przyznaniu pracownikom pomocy materialnej z funduszu w okolicach świąt, najpierw należy rozpoznać potrzeby związane z sytuacją socjalną poszczególnych osób. Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu (bez względu na rodzaj i formę świadczenia bądź usługi) jest uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Oznacza to, że pomoc socjalna musi być skierowana do indywidualnej osoby.

Na pomoc materialną w formie zakupu z ZFŚS konkretnych towarów (czyli np. paczek z artykułami spożywczymi) lub pomocy w formie pieniężnej pracodawca może zdecydować się wówczas, jeżeli wprowadził, w uzgodnieniu ze związkami zawodowymi, a gdy one nie działają - z reprezentantem załogi odpowiednie postanowienia do zakładowego regulaminu świadczeń socjalnych i wymaga tego sytuacja socjalna poszczególnych osób uprawnionych. Dlatego w obowiązującym w firmie regulaminie należy określić:

● przypadki i rodzaje potrzeb uzasadniających ubieganie się o zapomogę,

● sposób dokumentowania i potwierdzania zdarzeń i okoliczności uzasadniających przyznanie pomocy,

● częstotliwość i wysokość pomocy,

● tryb ubiegania się o bezzwrotną pomoc materialną.

Jednak o przyznaniu pomocy materialnej z ZFŚS powinna ostatecznie decydować sytuacja materialna i życiowa danej osoby. Uzasadnia to prowadzenie indywidualnej klasyfikacji osób zainteresowanych pomocą.

Pomoc materialna jest jednym z ważniejszych rodzajów działalności socjalnej, ponieważ dotyczy najpilniejszych, bieżących potrzeb socjalnych pracowników, które mogą być zaspokajane najszybciej i najefektywniej.

Pomoc finansowa to różnego rodzaju zapomogi bezzwrotne, których częstotliwość przyznawania oraz wysokość określa regulamin ZFŚS obowiązujący u danego pracodawcy.

Planowany limit środków przeznaczonych na zapomogi w danym roku kalendarzowym określony jest przede wszystkim w planie wydatków z tego funduszu na dany rok kalendarzowy. W praktyce zapomogi finansowe spełniają rolę doraźnej pomocy i uzupełniania dochodów rodziny pracownika, która znalazła się w trudnej sytuacji nie tylko losowej, ale także życiowej, a przede wszystkim materialnej (dochodowej).

Ze względu na swoje przeznaczenie, wysokość zapomóg finansowych jest zwykle określona w regulaminach ZFŚS i uzależniona od wielkości środków zgromadzonych w funduszu, które pracodawca w uzgodnieniu z ustawowymi przedstawicielami załogi przeznaczył na ten cel.

Natomiast pomoc rzeczowa z funduszu to rodzaj materialnej pomocy bezzwrotnej przyznawanej osobom uprawnionym w postaci rzeczowej. W tym przypadku pracodawca dokonuje bezpośrednio zakupu określonych towarów za środki funduszu i przekazuje je zainteresowanym. Mogą to być podręczniki szkolne dla dzieci pracowników, odzież, artykuły i sprzęt gospodarstwa domowego, żywność, lekarstwa itp.

Konkretne formy przyznawania pomocy materialnej mogą być bardzo różne. Przykładem takiej pomocy jest zakup leków dla pracownika, który choruje, czy też wyposażenie dziecka pracownika w podręczniki na początku roku szkolnego. Ustawa o ZFSŚ nie zabrania również, aby przyznać pracownikom paczki na święta. W świetle przepisów nie ma jednak uzasadnienia, aby przyznać w jednym czasie, wszystkim pracownikom pomoc w formie rzeczowej i na dodatek o jednakowej wartości. Co do zasady bowiem, jest to rodzaj zapomogi, którą przyznaje się, jeżeli zachodzi taka potrzeba, a więc raczej incydentalnie. Trudno byłoby wytłumaczyć, dlaczego w jednym czasie i wszyscy, nawet w najlepszej sytuacji dochodowej (np. kierownictwo firmy), dostają zapomogi przed świętami. Taką pomoc może i powinna otrzymać ta grupa pracowników i emerytów, która jest w relatywnie gorszej sytuacji materialnej, uzasadniającej przyznanie wsparcia.

Aby bon towarowy, paczka żywnościowa lub zapomoga pieniężna mogły być sfinansowane ze środków funduszu socjalnego, muszą być spełnione dwa podstawowe warunki:

● możliwość ubiegania się pracowników o takie świadczenia powinna wynikać z postanowień zakładowego regulaminu funduszu - jako materialnej pomocy w formie rzeczowej lub finansowej, co skutkuje tym, że:

● przy kwalifikowaniu osób uprawnionych do tego rodzaju pomocy trzeba stosować obligatoryjnie kryteria socjalne, tzn. ocenę sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej (dochodowej) osoby uprawnionej (sposób jej ustalania powinien być unormowany w regulaminie ZFŚS).

Przyznawanie ulgowych świadczeń i wysokość dopłat z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych powinny być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby korzystającej z funduszu. Nie ma w tym zakresie wyjątków. Nawet regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może zmienić tej zasady.

Pracodawca administrujący środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może ich wydatkować niezgodnie z regulaminem zakładowej działalności socjalnej, którego postanowienia nie mogą być sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego, to jest uzależniającego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.

Przepis art. 8 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. t. j. z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.) nie stanowi podstawy przyznania wszystkim pracownikom świadczeń pieniężnych, które nie zmierzają do realizacji celów socjalnych zgodnych z art. 1 ust. 1 i art. 2 pkt 1 tej ustawy.

Jadwiga Stefaniak

specjalista z zakresu prawa pracy

Art. 2 pkt 1, art. 8 ust. 1, ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.).