Pracodawca może obniżać koszty prowadzenia działalności socjalnej

Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą odstępować od tworzenia funduszu lub dowolnie ustalać wysokość odpisu za ZFŚS. Jest to możliwe w drodze zmiany układu zbiorowego pracy, a w przypadku braku układu przez zmianę regulaminu wynagradzania. Natomiast pracodawcy uprawnieni do wypłacania świadczenia urlopowego mogą ustalać je w niższej od ustawowej wysokości, a nawet rezygnować z jego wypłaty.

Regulacje zawarte w ustawie o ZFŚS obejmują wszystkich pracodawców w rozumieniu art. 3 k.p., a więc również jednostki organizacyjne bez względu na posiadanie osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, jeśli zatrudniają one pracowników.

Ze względu na sposób prowadzenia gospodarki finansowej oraz liczbę pełnych etatów, według stanu z 1 stycznia danego roku, przepisy ustawy o ZFŚS różnicują sposób sprawowania przez pracodawców opieki socjalnej nad pracownikami, emerytami i ich rodzinami.

Pracodawcy, którzy prowadzą samodzielną gospodarkę finansową - np. w formie spółek, spółdzielni, zakładów opieki zdrowotnej, stowarzyszeń itp. - stosują rozwiązania przyjęte w ustawie o ZFŚS w oparciu o kryterium liczby 20 pełnych etatów. Chodzi o stan z 1 stycznia danego roku, bez względu na późniejsze zmiany w stanie zatrudnienia w danym roku kalendarzowym.

Jeśli natomiast zatrudnienie wynosi mniej niż 20 pełnych etatów - to pracodawcy mogą alternatywnie: tworzyć fundusz do wysokości i na zasadach określonych w ustawie lub mogą uprościć obowiązki socjalne i wypłacać świadczenie urlopowe pracownikom korzystającym raz w roku z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Sfera budżetowa, czyli pracodawcy gospodarujący w formie jednostek budżetowych, gospodarstw pomocniczych oraz zakładów budżetowych (od 2011 roku jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe), zawsze tworzą fundusz bez względu na liczbę osób zatrudnionych i nie mogą oni wpływać na wysokość odpisu na fundusz ani odstąpić od tego obowiązku.

Pracodawcy, których kondycja finansowa wymaga niekiedy zmiany gospodarki finansowej, mogą dokonywać także stosownych modyfikacji w sferze wydatków na działalność socjalną. Zakres i sposób wprowadzenia możliwych w tym obszarze zmian określa ustawa o ZFŚS. Jednakże mogą ich dokonywać wyłącznie pracodawcy spoza sfery budżetowej.

Prowadzenie gospodarki budżetowej jest bowiem ściśle regulowane przez przepisy ustawy o finansach publicznych. Jej podstawową cechą jest planowanie finansowe i precyzyjna realizacja tego planu. W praktyce samodzielność finansowa jednostek budżetowych jest więc znacznie ograniczona.

Zakres i sposób realizacji zmian, zwłaszcza w sferze tworzenia środków na zakładową działalność socjalną, w stosunku do powszechnie obowiązujących zasad, określa art. 4 ustawy o ZFŚS. W myśl tego przepisu pracodawcy z poza budżetówki, zobowiązani do tworzenia ZFŚS ze względu na zatrudnianie co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą dowolnie kształtować wysokość odpisu na fundusz lub postanawiać, że fundusz nie będzie tworzony. Jest to możliwe w drodze układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania, jeśli pracownicy nie są objęci układem.

Odpis na ZFŚS obciąża koszty działalności pracodawcy. W porównaniu z innymi wydatkami związanymi z zatrudnieniem pracowników fundusz ten ma niewielki udział procentowy w kosztach. Według pracodawców to około 0,15 procent kosztów ich działalności. Jednak w sytuacji konieczności redukowania wydatków mających wpływ na konkurencyjność firmy na rynku rozważane są zwykle różne możliwości.

W zakresie działalności socjalnej zwykle pierwszym krokiem pracodawcy jest propozycja zmniejszenia wysokości odpisu na ZFŚS poprzez obniżenie wskaźnika procentowego odpisu. W tej sytuacji pracodawca zmniejszy koszty działalności, ale zarazem będzie dysponować środkami na podstawową pomoc socjalną dla pracowników.

Rezygnacja z tworzenia funduszu, czyli z corocznego naliczania odpisu na fundusz, może być rozważana szczególnie w dwóch sytuacjach. Po pierwsze, gdy na koncie ZFŚS są niewykorzystane środki z odpisów za poprzednie lata. Po drugie, jeżeli sytuacja firmy jest tak zła, że przeznaczenie dodatkowych środków na działalność socjalną może być zagrożeniem dla jej funkcjonowania.

W każdym przypadku realizacja jednego z tych rozwiązań wymaga zastosowania odpowiednich, ustawowych procedur zmieniających prawo zakładowe.

Wprowadzanie zmian w obowiązkach i poziomie środków socjalnych u pracodawców spoza sfery budżetowej jest uzależnione od tego, czy pracownicy są objęci układem zbiorowym pracy, czy w firmie jest obowiązek tworzenia regulaminu wynagradzania (zatrudnienie co najmniej 20 pracowników), czy też zatrudnienie wynosi mniej niż 20 pracowników i pracodawca nie ma obowiązku wydania regulaminu wynagradzania.

Należy zwrócić uwagę, iż wymienionych zmian nie dokonuje się w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, który zgodnie z ustawą o zfśs, służy wyłącznie ustaleniu zasad gospodarowania funduszem.

Przy regulaminie wynagradzania zmiany dotyczące wskaźnika i tworzenia funduszu wprowadza się w drodze aneksu do tego regulaminu, którego treść musi być uzgodniona z zakładową organizacją związkową, a gdy ona nie działa, to z przedstawicielami załogi (art. 8 ust. 2 w związku z art. 4 ustawy o ZFŚS). Aneks do regulaminu wynagradzania nie wymaga dodatkowej rejestracji i wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia przez pracodawcę w sposób u niego przyjęty.

Procedura rezygnacji lub ograniczenia działalności socjalnej poprzez zmianę regulaminu wynagradzania powinna wyglądać w następujący sposób należy:

● przygotować projekt aneksu do regulaminu wynagradzania w sprawie nietworzenia ZFŚS lub obniżenia wskaźnika procentowego odpisu na ten fundusz;

● przedstawić projekt aneksu zakładowym organizacjom związkowym, a gdy one nie działają - przedstawicielowi pracowników;

● po uzyskaniu akceptacji związków lub reprezentanta załogi - ogłosić pracownikom treści aneksu w sposób przyjęty u pracodawcy, np. przez przekazanie go bezpośrednio każdemu pracownikowi za potwierdzeniem odbioru, rozesłanie go za pośrednictwem intranetu (wewnętrznej sieci komputerowej), wywieszenie na tablicy ogłoszeń itp. Zmiany wchodzą w życie po 14 dniach od ogłoszenia przez pracodawcę w sposób u niego przyjęty.

Wprowadzenie zmian u pracodawcy, który nie ma obowiązku tworzenia regulaminu wynagradzania i nie jest objęty układem zbiorowym pracy o rezygnacji z tworzenia funduszu i wypłacania świadczenia urlopowego, jest możliwe przez poinformowanie o tym pracowników do końca stycznia danego roku (art. 3 ust. 3a ustawy o ZFŚS). Nie przekazanie pracownikom takiej informacji w tym terminie oznacza, że ten pracodawca w roku kalendarzowym na zasadzie wyboru albo tworzy fundusz, albo wypłaca świadczenie urlopowe.

Nieutworzenie funduszu oznaczałoby, że pracodawca podjął decyzję o wypłacaniu pracownikom w danym roku świadczeń urlopowych. Orzecznictwo sądowe w tym zakresie nie jest jednak jednolite.

W praktyce, aby uniknąć sporu, o rezygnacji z tworzenia funduszu lub rezygnacji z wypłacania świadczenia urlopowego należy poinformować pracowników w pierwszym miesiącu roku (do końca stycznia) - w sposób przyjęty w firmie (czyli np. wręczając każdemu pismo w tej sprawie i odbierając od pracownika podpis dokumentujący otrzymanie pisma).

Zmiany do układu zbiorowego pracy wprowadza się w drodze protokołów dodatkowych, do których stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące zmiany tego układu. Stronami układu są pracodawca i związki zawodowe. Protokół do zakładowego układu wymaga rejestracji przez okręgowego inspektora pracy i wchodzi w życie w terminie określonym w protokole, jednak nie wcześniej niż z dniem jego zarejestrowania.

W praktyce dla przejrzystości przepisów i zgodnie z zasadą pewności regulacji prawnych nie poleca się wprowadzania zmian w uprawnieniach socjalnych pracowników w trakcie roku kalendarzowego. Najlepiej przygotować odpowiednie regulacje w poprzednim roku, uzgodnić z załogą i wprowadzić je z mocą obowiązującą od 1 stycznia następnego roku.

Nawet w przypadku rezygnacji z funduszu niewykorzystane środki z lat poprzednich zgromadzone na rachunku bankowym pracodawca powinien wykorzystać do końca zgodnie z przeznaczeniem, tzn. wydatkować je na działalność socjalną, według zasad określonych w regulaminie. Fundusz socjalny jest bowiem funduszem specjalnym, którego tworzenie i funkcjonowanie jest określone w ustawie o ZFŚS. Nie przewiduje ona ich wydatkowania na inne cele niż organizowanie przez pracodawcę działalności socjalnej na rzecz osób uprawnionych oraz na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych (art. 1 ust. 1 ust. ustawy o ZFŚS).

Pracodawca tworzący fundusz korzysta też z pewnych ułatwień finansowych. Wydatki na utworzenie funduszu są zawsze dla niego kosztem podatkowym zmniejszającym podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym od prowadzonej działalności, a świadczenia socjalne nie wchodzą do podstawy ustalania składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. W związku z tym, ewentualne próby przenoszenia przez pracodawców zgromadzonych na rachunku ZFŚS środków np. na zasilenie środków obrotowych, ich wykorzystywanie na regulowanie pozasocjalnych zobowiązań (m.in. wobec ZUS lub organów skarbowych) są sprzeczne z ustawą. W takich sytuacjach pracodawcy grozi kara grzywny.

Pracodawcy, którzy nie tworzą ZFŚS, mogą prowadzić działalność socjalną ze środków zgromadzonych na odrębnym funduszu socjalno - bytowym. Nie ma powszechnie obowiązujących regulacji dotyczących warunków ich tworzenia i wykorzystywania zgromadzonych tam środków. Jedynym przepisem, który wprost wskazuje na takie rozwiązanie, jest par. 2 pkt 20 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. o ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. Jednakże regulacja zawarta w tym rozporządzeniu dotyczy wyłącznie zasad zwolnienia tych środków ze składek na ubezpieczenie społeczne do wysokości odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.

1. W regulaminie wynagradzania wprowadza się następujące zmiany:

Dodaje się par. 10 w następującym brzmieniu:

Par. 10

Na podstawie art. 4 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.) nie tworzy się zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Niewykorzystane środki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zgromadzone na odrębnym rachunku bankowym, służą do wyczerpania finansowania działalności socjalnej według zasad określonych w zakładowym regulaminie ZFŚS.

2. Aneks wchodzi w życie po 14 dniach od ogłoszenia z mocą od 1 stycznia 2011 r.

1. W regulaminie wynagradzania wprowadza się następujące zmiany:

Dodaje się par. 10 w następującym brzmieniu:

Par. 10

Wysokość odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych wynosi 20 procent przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej, o którym mowa w art. 5 ust. 2 i 7 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.).

2. Aneks wchodzi w życie po 14 dniach od ogłoszenia z mocą od 1 stycznia 2011 r.

Firma znajduje się w trudnej sytuacji finansowej.

Ze względu na zmniejszenie produkcji musi ciąć koszty, w tym pracownicze. Dlatego pracodawca wystąpił do reprezentantów załogi z propozycją nietworzenia funduszu przez najbliższe dwa lata. W tym czasie zgodnie z prognozami długo terminowymi sytuacja na rynku powinna znacząco się poprawić.

W okresie dwóch następnych lat kalendarzowych koszty działalności pracodawcy zostaną w ten sposób obniżone o kwoty corocznych odpisów na ZFŚS.

Firma przez wiele lat tworzyła ZFŚS, niekiedy dodatkowo zasilając fundusz z zysku netto do podziału. Praktycznie nie wykorzystywała wszystkich środków na działalność socjalną, w związku z tym stan niewykorzystanych środków narastał rok do roku. Art. 11 ustawy o ZFŚS bowiem stanowi, iż niewykorzystane w danym roku środki przechodzą do wykorzystania na rok następny. W chwili obecnej oszczędności są pokaźne i mając świadomość braku możliwości wykorzystania tej nadwyżki na inne niż socjalne cele, pracodawca złożył związkom zawodowym propozycję wprowadzenia do regulaminu wynagradzania postanowienia o nietworzeniu funduszu przez najbliższe 2 lata. Zgromadzone środki funduszu pozwalają bowiem na bieżącą obsługę działalności socjalnej, a nawet na podwyższenie wysokości niektórych świadczeń socjalnych.

"Na podstawie art. 3 ust. 3a ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.) informuję, że w 2011 roku nie tworzę zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Na 2011 rok ustalam świadczenie urlopowe w wysokości 20 procent przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej, stanowiącego ustawową podstawę naliczania odpisu na ZFŚS w 2011 roku".

"Na podstawie art. 3 ust. 3a ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.) informuję, że w 2011 roku nie tworzę zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz nie wypłacam świadczeń socjalnych, o których mowa w tej ustawie".

Jadwiga Stefaniak

gp@infor.pl

Art. 1, art. 2, art. 3, art. 4, art. 5, art. 6, art. 11 i art. 12 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. nr 43, poz. 349).

Par. 2 pkt 19, pkt 20 i pkt 21 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 61, poz. 1106 z późn. zm.).