Przy zatrudnieniu 20 pracowników trzeba wprowadzić regulamin pracy

Stan zatrudnienia w firmie nie pozostaje obojętny dla sytuacji pracodawcy. Przy mniejszym zespole pracowniczym pracodawcy są zwolnieni z niektórych powinności, a ich działalność jest generalnie mniej sformalizowana. Małe firmy nie muszą bowiem wydawać regulaminów oraz wypłacać pracownikom odpraw pieniężnych z tytułu utraty miejsca pracy. Jeżeli jednak zatrudnienie wzrośnie do 20 pracowników, to po stronie pracodawcy powstaną te obowiązki.

Przepisy prawa wprowadzając określone obowiązki po stronie pracodawcy i uzależniając ich obowiązywanie od wielkości zatrudnienia, najczęściej posługują się liczbą 20 pracowników. Kryterium to pojawia się przede wszystkim w k.p. w obszarze stanowienia aktów prawa zakładowego. Poza tym zostało ono przyjęte w przepisach dotyczących zwolnień grupowych, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz w zakresie wypłaty świadczeń z ubezpieczenia społecznego.

Ustawodawca posługuje się jednak kryterium wielkości zatrudnienia, używając różnych zwrotów, tj. "mniej niż 20 pracowników, "co najmniej 20 pracowników" czy "powyżej 20 pracowników". Rozgraniczenie tych pojęć jest niewątpliwie istotne dla prawidłowego ustalenia obowiązywania określonych obowiązków. Poza tym nie w każdym przypadku przepisy prawa precyzyjnie określają, w jakim momencie stan zatrudnienia rodzi dla pracodawcy określony obowiązek.

Wprawdzie dla pracodawcy najistotniejszym momentem jest przekroczenie liczby dwudziestu pracowników w firmie, to jednak w niektórych przypadkach przepisy prawa posługują się odmiennym kryterium zatrudnienia. Ma to miejsce w szczególności w zakresie tworzenia różnych struktur w zakładzie.

I tak, obowiązek tworzenia służby bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczy pracodawców zatrudniających więcej niż 100 pracowników. Jeżeli bowiem w zakładzie jest zatrudnionych mniej osób, pracodawca nie musi tworzyć służby bhp, a wykonywanie jej zadań może powierzyć pracownikowi zatrudnionemu przy innej pracy, względnie po spełnieniu określonych wymogów - przyjąć na siebie.

Jeszcze inaczej wygląda sytuacja w tych zakładach, w których załoga pracownicza jest liczniejsza. Otóż pracodawcy zatrudniający więcej niż 250 są zobligowani powołać komisję bezpieczeństwa i higieny pracy.

Od wielkości zatrudnienia uwarunkowane jest także to, czy w danym zakładzie funkcjonuje rada pracowników. Może ona bowiem powstać u pracodawcy zatrudniającego co najmniej 50 pracowników. Skład tej rady i zasady jej wyboru uwarunkowane są wielkością zatrudnienia. I tak u pracodawcy zatrudniającego do 100 pracowników członków rady wybiera się spośród kandydatów zgłoszonych na piśmie przez grupę co najmniej dziesięciu pracowników. Natomiast tam, gdzie jest zatrudnionych więcej niż 100 osób, radę wybiera się z inicjatywy co najmniej 20 pracowników.

Z mocy przepisów k.p. pracodawca jest zobligowany do stanowienia wewnętrznych aktów zakładowych. Dotyczy to regulaminu pracy i regulaminu wynagradzania. W obu przypadkach o obowiązku wydania przepisów zakładowych decyduje liczba zatrudnionych. Dla pracodawcy nieobjętego układem zbiorowym prac, obowiązek ten rodzi zatrudnienie w firmie dwudziestego pracownika.

Przedmiotem regulaminu pracy są organizacja i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. Kodeks pracy stwierdza, że jeżeli w powyższym zakresie obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy (wyłączenie podwójnego regulowania tej samej materii) lub gdy zatrudnienie wynosi mniej niż 20 pracowników, pracodawca nie wydaje regulaminu pracy. Toteż w małych firmach pracodawca organizuje proces pracy za pomocą wydawanych zarządzeń, decyzji czy poleceń służbowych.

Jeżeli jednak stan zatrudnienia w firmie wyniesie 20 pracowników, a w zakresie organizacji i porządku pracy nie obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy, powstaje obowiązek sformalizowania tych kwestii w regulaminie pracy. Dokument taki tworzy pracodawca, który występuje w tej roli samodzielnie albo czyni uzgodnienia z zakładową organizacją związkową, jeżeli taka u niego działa.

Pracodawca posiłkujący się w swojej działalności osobami zatrudnionymi na podstawie umów o pracę nakładczą musi pamiętać, że identyczny stan zatrudnienia (co najmniej 20 wykonawców) nakłada na niego obowiązek ustalenia regulaminu pracy nakładczej określającego wzajemne obowiązki nakładcy i wykonawców. Dokument ten podobnie jak regulamin pracy jest wydawany przez pracodawcę (nakładcę) samodzielnie, a gdy działa u niego organizacja związkowa - wymaga zasięgnięcia jej opinii.

Taka sama wielkość zatrudnienia obliguje pracodawcę do unormowania sfery płacowej pracowników w ramach regulaminu wynagradzania. Przepisy prawa pracy regulują tę kwestię w ten sposób, że w zakładach pracy, w których obowiązują układy zbiorowe pracy, warunki wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą zamieszcza się w tych aktach. Natomiast pracodawca, który nie jest objęty układem pracy i zatrudnia mniej niż 20 osób, kwestie płacowe zamieszcza w umowach o pracę.

Obowiązek wydania regulaminu wynagradzania spoczywa zaś na pracodawcy, który zatrudnia co najmniej 20 pracowników nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy. W takim przypadku warunki wynagradzania za pracę oraz zasady przyznawania innych świadczeń związanych z pracą powinny być uregulowane w tym dokumencie. Regulamin wynagradzania ustala pracodawca samodzielnie lub w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową, jeżeli taka u niego działa.

Stan zatrudnienia w firmie nie tylko decyduje o tym, czy pracodawca jest zobligowany wydać określone akty zakładowe, ale także ma znaczenie dla obowiązków, które wiążą się ze sferą jego działalności socjalnej. W przeciwieństwie jednak do regulaminu pracy i wynagradzania przepisy prawa precyzyjnie określają, w jakim momencie stan zatrudnienia decyduje o utworzeniu funduszu świadczeń socjalnych.

Fundusz ten tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Natomiast firmy zatrudniające na ten dzień mniejszą liczbę pracowników mogą tworzyć fundusz świadczeń socjalnych lub wypłacać świadczenia urlopowe. Fundusz jest obowiązkowy bez względu na liczbę zatrudnionych u pracodawców prowadzących działalność w formach organizacyjno-prawnych jednostek sektora finansów publicznych (od 1 stycznia 2011 r. u pracodawców prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych).

Pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pracowników, nieobjęci układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania, informacje w sprawie nietworzenia funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego muszą przekazać pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w sposób u nich przyjęty.

W orzecznictwie sądowym przyjmuje się, że firma prawidłowo wywiązuje się z tej powinności, wywieszając zawiadomienie na tablicy ogłoszeń, przesyłając je każdemu zatrudnionemu przez internet czy wręczając osobiście (wyrok Sądu Okręgowego w Warszawie z 15 stycznia 2008 r., XII Pa 442/2007, LexPolonica nr 2138801).

Natomiast w przypadku pracodawców, u których obowiązuje układ zbiorowy pracy lub regulamin wynagradzania, postanowienia o rezygnacji z tworzenia funduszu lub wypłacania świadczeń urlopowych zamieszcza się w tych aktach. Także pracodawcy zobowiązani tworzyć fundusz świadczeń socjalnych (z wyjątkiem należących do sektora finansów publicznych) mogą zwolnić się z tego obowiązku lub dowolnie ukształtować wysokość odpisu na fundusz.

W takim przypadku konieczne jest, aby zapis o rezygnacji tworzenia funduszu został zamieszczony w układzie zbiorowym pracy, a jeżeli pracodawca nie jest nim objęty - w regulaminie wynagradzania. Jeżeli jednak w zakładzie nie działa zakładowa organizacja związkowa, postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na fundusz lub jego nietworzenia wymagają uzgodnienia z przedstawicielem załogi reprezentującym jej interesy.

Wielkość zatrudnienia ma istotny wpływ na zakres obowiązków pracodawcy, który podejmuje decyzje o zwolnieniach pracowników z przyczyn ich niedotyczących. Surowszym rygorom podlegają bowiem pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników, do których ma zastosowanie ustawa o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników.

Inaczej natomiast przedstawia się sprawa u pracodawcy z mniej liczebną załogą. Mniejsi pracodawcy są bowiem w dogodniejszej sytuacji, co jednak dla pracowników oznacza słabszą ochronę. Pracodawców tych nie obowiązuje bowiem skomplikowana procedura dokonywania zwolnień. Nie mają oni również obowiązku wypłaty odprawy pieniężnej z tytułu utraty miejsca pracy i samodzielnie ustalają kryteria doboru pracowników do zwolnienia, kierując się przede wszystkim interesem swojej firmy.

Natomiast pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników muszą przestrzegać procedury ustalonej w przytoczonej ustawie. Jej przepisy zobowiązują pracodawcę do konsultowania zamiaru zwolnień z działającą u niego organizacją związkową, a w razie jej braku z przedstawicielem pracowników wyłonionym w trybie przyjętym w zakładzie pracy. Poza tym pracodawca współdziałając z istniejącymi u niego organizacjami związkowymi, ma obowiązek zawrzeć porozumienie w tym zakresie albo jeżeli nie działają u niego związki zawodowe, ustalić regulamin zwolnień po uprzedniej konsultacji z przedstawicielem załogi.

Pracodawca dokonujący zwolnień grupowych musi także pamiętać, że nie wszystkim pracownikom może on wypowiedzieć umowy o pracę. Niektórzy z nich korzystają bowiem ze szczególnej ochrony stosunku pracy, która nie pozwala pracodawcy na ujęcie ich w wykazie osób zwalnianych. Także odprawa pieniężna przysługująca pracownikowi w razie utraty miejsca pracy z przyczyn nieleżących po jego stronie, należy się od pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 pracowników. Odprawy tej nie muszą więc wypłacać pracodawcy mający mniejszy stan zatrudnienia.

Do kryterium wielkości zatrudnienia nawiązują także przepisy dotyczące świadczeń z ubezpieczeń społecznych. Należy jednak zwrócić uwagę, że w tym przypadku próg zatrudnienia został ustalony nieco inaczej. Pracodawca występujący w roli płatnika składek na ubezpieczenie chorobowe ma bowiem dodatkowe powinności, gdy zgłasza do tego ubezpieczenia powyżej 20 ubezpieczonych.

W takim przypadku na pracodawcy spoczywa obowiązek ustalania prawa do zasiłków określonych w ustawie o świadczeniach z ubezpieczenia społecznego (chorobowych, macierzyńskich, opiekuńczych i świadczeń rehabilitacyjnych) oraz ich wysokości, a także dokonywania ich wypłaty.

Prawo do tych świadczeń pracodawcy ustalają wyłącznie w czasie zatrudnienia, gdyż po jego ustaniu zasiłki wypłaca ZUS.

Liczbę ubezpieczonych ustala się według stanu na dzień 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego, a w stosunku do płatników składek, którzy na ten dzień nie zgłaszali nikogo do ubezpieczenia chorobowego - według stanu na pierwszy miesiąc, w którym dokonali takiego zgłoszenia.

Jeżeli do wypłaty zasiłków zobowiązany jest ZUS, pracodawca przedkłada zaświadczenie zawierające zestawienie składników wynagrodzenia stanowiących podstawę ich wymiaru. ZUS kontynuuje jednak podjętą wcześniej wypłatę zasiłków po dniu 31 grudnia, nawet jeśli pracodawca od dnia 1 stycznia zobowiązany jest do ich wypłaty.

Stan zatrudnienia oscylujący wokół liczby dwudziestu pracowników decyduje również o niektórych szczegółowych obowiązkach pracodawcy z zakresu bhp. Dotyczą one w szczególności zapewnienia pracownikom dodatkowych pomieszczeń oraz wyposażenia ich w niezbędne urządzenia sanitarne.

W zakresie prac z użyciem materiałów niebezpiecznych (zakaźnych lub toksycznych) wymaga się, aby przy wyjściu z pomieszczenia, w którym odbywa się taka praca, znajdowała się co najmniej jedna umywalka z doprowadzoną do niej ciepłą wodą - na każdych dwudziestu pracowników jednocześnie zatrudnionych, lecz nie mniej niż jedna umywalka przy mniejszej liczbie zatrudnionych.

Natomiast pracodawca zatrudniający do dwudziestu pracowników powinien zapewnić im co najmniej ustępy i umywalki, a także warunki do higienicznego przechowywania odzieży własnej, roboczej i ochronnej oraz do higienicznego spożywania posiłków.

Pracodawca zatrudniający powyżej dwudziestu pracowników na jednej zmianie powinien zapewnić pracownikom pomieszczenie do spożywania posiłków. Obowiązek ten dotyczy również pracodawców zatrudniających dwudziestu i mniej pracowników, jeżeli narażeni są na kontakt ze szkodliwymi środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi, materiałami biologicznie zakaźnymi albo przy pracach szczególnie brudzących.

● jednomiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik przepracował u danego pracodawcy mniej niż dwa lata,

● dwumiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli staż zakładowy wynosi co najmniej dwa lata, jednak nie więcej niż osiem lat,

● trzymiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik przepracował u danego pracodawcy ponad osiem lat.

● ustala regulamin wynagradzania,

● ustala regulamin pracy,

● ustala regulamin pracy nakładczej,

● podlega przepisom ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, w tym wypłaca zwalnianym pracownikom odprawy pieniężne,

● tworzy fundusz świadczeń socjalnych,

● ustala prawa i wypłaca świadczenia w razie choroby i macierzyństwa.

W umowie o pracę nie jest dopuszczalne zaliczenie pracownika zajmującego stanowisko kierownika działu ekspedycji do grona osób zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy z intencją wyłączenia go z oddziaływania regulaminu wynagradzania, jeżeli kompetencje tego pracownika nie mają charakteru zarządczego.

Regulamin wynagradzania nie może wejść w życie bez uzgodnienia z organizacją związkową działającą u pracodawcy. Jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jedna organizacja związkowa, stosuje się art. 30 ust. 5 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (jednolity tekst: Dz. U. z 2001 r. Nr 79, poz. 854 ze zm.). Oznacza to, że jeśli organizacje związkowe przedstawią wspólne, negatywne stanowisko, to regulamin wynagradzania nie może być przez pracodawcę ustalony.

Z powodu likwidacji stanowiska pracy pracodawca wypowiedział w czerwcu jednemu z pracowników umowę o pracę, która rozwiąże się z upływem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia na koniec lipca. Pracodawca od stycznia tego roku zatrudnia 18 pracowników. Jeżeli chodzi o konsekwencje finansowe dla pracodawcy, to niezależnie od tego, czy dokonuje on zwolnień grupowych, czy też indywidualnych, jeżeli podlega przepisom ustawy o zwolnieniach grupowych, a wyłącznym powodem zwolnienia są przyczyny niedotyczące pracownika, musi liczyć się z koniecznością wypłaty stosownej odprawy. Oznacza to, że także w razie pojedynczego zwolnienia należy wypłacić stosowną odprawę pieniężną.

W opisanej sytuacji pracodawca nie będzie jednak zobowiązany do wypłaty pracownikowi odprawy pieniężnej, gdyż zatrudnia w firmie mniej niż 20 pracowników.

Pracodawca zatrudniający ponad stu pracowników zamierza w sierpniu dokonać zwolnień grupowych w firmie. Wypowiedzeniem będzie objętych dwudziestu dwóch pracowników, w tym trzech zatrudnionych na podstawie umowy zawartej na czas określony. Umowy z tymi pracownikami miały trwać do końca 2010 roku. W ramach zwolnień grupowych pracodawca może wypowiedzieć każdą umową zawartą na czas określony za dwutygodniowym wypowiedzeniem. Jednakże pozbawiając pracowników miejsca pracy przed upływem terminu końcowego określonego w umowie z przyczyn od nich niezależnych, pracodawca będzie zobowiązany wypłacić im stosowne odprawy pieniężne. Tak będzie w opisanym przypadku. W orzecznictwie przyjmuje się ponadto, że w razie wypowiadania pracownikom stosunków pracy w ramach zwolnienia grupowego, do umów o pracę zawartych na czas określony mają także zastosowanie przepisy dotyczące trybu konsultacyjnego wynikającego z przepisów ustawy o zwolnieniach grupowych

1 stycznia w firmie zatrudnionych było 24 pracowników, w tym dwanaście osób w niepełnym wymiarze czasu pracy. W opisanej sytuacji pracodawca nie musiał tworzyć funduszu świadczeń socjalnych, gdyż w przeliczeniu na pełne etaty stan zatrudnienia w jego zakładzie wyniósł 18 pracowników, bo (12 x 1 etat) + (12 x 1/2 etatu) = 18 etatów.

1 stycznia w firmie zatrudnionych było na pełen etat 27 pracowników, wobec czego pracodawca utworzył zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Taki stan zatrudnienia utrzymał się do końca pierwszego kwartału, ale już na koniec czerwca uległ obniżeniu o ośmiu pracowników. Zmiany w liczbie zatrudnionych pracowników zachodzące w trakcie roku nie mają wpływu na utworzony fundusz świadczeń socjalnych. Pracodawca tworzy bowiem fundusz w oparciu o stan zatrudnienia ustalony na dzień 1 stycznia danego roku i ta liczba pracowników ma dla niego rozstrzygające znaczenie.

Danuta Klucz

ekspert z zakresu prawa pracy

Art. 77², art. 104 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Art. 3 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.).