Kiedy firma dostanie zwrot kosztów za zatrudnienie młodocianego

O refundację mogą się ubiegać pracodawcy, którzy na podstawie zawartej z młodocianym umowy o przygotowanie zawodowe wypłacają mu wynagrodzenie, a do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych płacą za niego składki na ubezpieczenia (emerytalne, rentowe i wypadkowe). Za młodocianego pracodawcy odprowadzają też składkę chorobową i na ubezpieczenie zdrowotne. Jednak te składki nie są objęte refundacją.

Kwota refundacji zależy od przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z poprzedniego kwartału (4, 5, 6 proc.) oraz od tego, na którym roku nauki jest taki pracownik (I, II czy III).

Pracodawca trzem swoim młodocianym pracownikom płaci po 600 zł brutto miesięcznie. W tej sytuacji nie otrzyma z Funduszu Pracy refundacji pełnej kwoty tych wynagrodzeń. Refundacja wynosi bowiem maksymalnie 4, 5 i 6 proc. przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale za uczących się zawodu. Od 1 czerwca do końca sierpnia bieżącego roku jest to co najwyżej odpowiednio 132,66 zł w pierwszym roku nauki młodocianego, 165,82 zł w drugim i 198,98 zł w trzecim.

Przedsiębiorca otrzyma refundację maksymalnie za trzy osoby, jeśli zatrudnia wyłącznie młodocianych. Jeśli więc pracują dla niego w tym roku dwaj młodociani, to może się ubiegać o refundację za zatrudnienie jeszcze jednego młodocianego. Inne firmy otrzymają refundację jedynie za trzech młodocianych za każdego zatrudnionego pracownika na pełnym etacie. Czyli, jeśli zatrudniają na przykład trzech pracowników na pełnych etatach, to mogą jeszcze zatrudnić dziewięciu młodocianych.

O refundację mogą wystąpić pracodawcy, jeśli zatrudniają młodocianych w określonych zawodach. Ich wykaz tworzy marszałek województwa po zasięgnięciu opinii wojewódzkiej rady zatrudnienia. Jest on ogłaszany w wojewódzkim wykazie zawodów i publikowany na stronie internetowej wojewódzkich urzędów pracy. Na przykład przedsiębiorcy z województwa mazowieckiego mogą zatrudniać młodocianych w jednym ze 129 zawodów. Są to m.in. takie zawody jak: murarz, zdun, betoniarz, stolarz, dekarz, monter konstrukcji. Jeśli więc przedsiębiorca z województwa mazowieckiego przyjmie młodocianego do pracy w zawodzie nieznajdującym się w wykazie, to nie będzie mógł się ubiegać o refundację za jego zatrudnienie.

Może się tak zdarzyć, że firma posiadająca oddziały w kilku województwach będzie mogła w pewnym województwie wystąpić o refundację w odniesieniu do pewnego zawodu, a w innym województwie już nie, bo ten zawód nie znalazł się na liście zawodów wykonywanych przez młodocianych, za które należy się zwrot poniesionych wydatków.

Młodocianego mogą uczyć zawodu w firmie nauczyciele lub instruktorzy praktycznej nauki zawodu. Instruktorami mogą być:

1) pracownicy (posiadający kwalifikacje wymagane od nauczycieli), dla których praca dydaktyczna i wychowawcza z uczniami lub młodocianymi stanowi podstawowe zajęcie i jest wykonywana w tygodniowym wymiarze godzin przewidzianym dla nauczycieli,

2) pracodawcy lub wyznaczeni przez nich pracownicy albo osoby prowadzące indywidualne gospodarstwa rolne, dla których praca dydaktyczna i wychowawcza z uczniami lub młodocianymi nie stanowi podstawowego zajęcia lub jest wykonywana w tygodniowym wymiarze godzin niższym niż przewidziany dla nauczycieli, w ramach obowiązującego ich tygodniowego czasu pracy.

Instruktorzy praktycznej nauki zawodu określeni w pkt 2 powinni posiadać co najmniej tytuł mistrza w zawodzie, którego będą nauczać, lub w zawodzie wchodzącym w zakres zawodu, którego będą nauczać. Oprócz tego muszą mieć przygotowanie pedagogiczne wymagane od nauczycieli lub ukończony kurs pedagogiczny.

Firma, która chce zatrudnić młodocianych, musi sama albo za pośrednictwem organizacji zrzeszającej pracodawców złożyć do centrum edukacji i pracy młodzieży (centrum edukacji) wniosek o zawarcie umowy o refundację wynagrodzeń wypłacanych młodocianym pracownikom oraz składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanych wynagrodzeń. Takie centra edukacji są ponadpowiatowymi jednostkami OHP działającymi na terenie województwa. Jeżeli wniosek dotyczy pracowników młodocianych dokształcających się w formach szkolnych może to zrobić od 1 stycznia do 15 listopada. Jeśli chodzi o młodocianych niedokształcających się w formach szkolnych, wniosek taki składany jest w terminach ogłaszanych przez centrum edukacji.

Wniosek o zawarcie umowy o refundację zawiera, m.in. dane adresowe przedsiębiorcy, jego NIP, oznaczenie prowadzonej działalności według PKD, liczbę młodocianych, którzy mają być zatrudnieni i zawody, które będą wykonywali. Do wniosku należy dołączyć oryginały lub kopie poświadczone za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających spełnienie wymagań zawodowych i pedagogicznych przez osoby prowadzące przygotowanie zawodowe młodocianych.

Jeśli wniosek zawiera braki formalne, centrum edukacji wzywa wnioskodawcę do ich usunięcia. Wszystkie kopie dokumentów muszą być poświadczone przez firmę za zgodność z oryginałem. Właściciele firm czasami zapominają o podpisach i pieczątkach firmowych. Takie uchybienia mogą jednak usunąć, jeśli osobiście stawią się i je skorygują.

Centrum edukacji sporządza opinię do takiego wniosku o refundację i przekazuje do właściwej komendy OHP. Wojewódzka komenda OHP ma 30 dni, licząc od daty złożenia w centrum edukacji kopii umów o pracę w celu przygotowania zawodowego zawartych z młodocianymi, na zawiadomienie pracodawcy o sposobie rozpatrzenia wniosku o zawarcie umowy. Po dostarczeniu przez pracodawcę kopii umów oraz pozytywnym uwzględnieniu jego wniosku OHP zawiera z nim umowę o refundację.

Przedsiębiorcy powinni pamiętać, że jeżeli zawarliby umowę o pracę z młodocianym przed dniem złożenia wniosku o zawarcie umowy o refundację lub w tym dniu, to nie otrzymają jej. OHP odrzuci wniosek od takiego przedsiębiorcy.

Jeśli OHP rozpatrzy wniosek przedsiębiorcy o refundację pozytywnie, to następnym etapem jest podpisanie z taką firmą umowy o refundację. Powinna ona określać: liczbę młodocianych, rodzaj wykonywanego przez nich zawodu lub zakres przyuczania do wykonywania określonej pracy, wysokość i termin wypłaty refundacji.

Pracodawca zobowiązuje się ponadto, że dołączy do umowy imienny wykaz młodocianych, podając m.in. datę zawarcia z nimi umowy o przygotowanie zawodowe, czas jej trwania oraz deklarację potwierdzającą chęć kontynuowania przez pół roku zatrudnienia po zakończeniu przygotowania zawodowego. Pracodawca za każdym razem niezależnie od przyjętego okresu wypłaty musi dostarczać do wojewódzkiego hufca pracy listę płac młodocianych, dla których stara się o refundację, i dowód opłaconych składek ubezpieczeniowych od tych wynagrodzeń (ZUS DRA). Zobowiązany jest też przedstawić dowód przelewu wynagrodzenia na konto młodocianego czy przekaz pocztowy. Firmy czasami przedstawiają listę płac, na której znajdują się nazwiska młodocianych, ale bez ich podpisów lub nie dostarczają potwierdzenia przelewu. Wszystkie te dokumenty pracodawca powinien załączyć w oryginałach lub kopiach poświadczonych za zgodność z oryginałem.

Kolejnym krokiem dla firmy po zawarciu umowy z OHP jest złożenie przez nią wniosku o wypłatę refundacji. Strony dowolnie określają terminy jej wypłat. Może to być miesiąc, kwartał, pół roku albo rok.

Umowa o refundację wynagrodzeń młodocianych została zawarta 10 miesięcy temu. Pracodawca jednak ani razu nie złożył wniosku o refundację. W umowie o refundację wynagrodzeń młodocianych pracowników wskazano, że pieniądze będą wypłacane co kwartał. Firma powinna więc składać taki wniosek co trzy miesiące. Oznacza, że we wniosku, który będzie składała teraz, musi zaznaczyć, że chodzi o refundację bieżącą i zaległą. Gdyby upłynęło więcej niż 12 miesięcy, to przedsiębiorca w ogóle nie otrzymałby refundacji. Roszczenia pracodawców o refundacje z Funduszu Pracy przedawniają się z upływem 12 miesięcy od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne.

Hufiec pracy przekazuje środki z Funduszu Pracy z tytułu refundacji wynagrodzeń i składek na ubezpieczenia społeczne na wskazany przez pracodawcę rachunek bankowy, w terminach określonych w umowie.

Przedsiębiorca w trakcie realizacji umowy o refundację zmienił numer konta bankowego. Minęło już kilka miesięcy. W tej sytuacji o nowym numerze konta musi on bezzwłocznie powiadomić wojewódzką komendę OHP. Zmiany tego numeru dokonuje się w formie aneksu do umowy o refundację. W tym celu przedsiębiorca może zgłosić się do OHP albo poczekać, aż wojewódzka komenda OHP przyśle aneks do podpisu pocztą. Aby refundacja nie była wstrzymana, należy go jak najszybciej odesłać. Po podpisaniu aneksu do umowy wszystkie należności zostaną wypłacone.

Pracownik młodociany - osoba, która ukończyła 15 i ma nie więcej niż 18 lat

Paweł Jakubczak

pawel.jakubczak@infor.pl

Ustawa z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (t.j. Dz.U. z 2008 r. nr 69, poz. 415 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 26 kwietnia 2007 roku w sprawie refundowania ze środków Funduszu Pracy wynagrodzeń wypłacanych młodocianym pracownikom (Dz.U. nr 77, poz. 518 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra edukacji narodowej i sportu z 1 lipca 2002 r. w sprawie praktycznej nauki zawodu (Dz.U. nr 113, poz. 988 z późn. zm.).